MS Query - Podr�cznik Urzytkownika Wprowadzenie. Prezentacja Microsoft Query. Mi�o nam przedstawi� programy Microsoft Query dla Windows oraz Microsoft Query dla Apple Macintosh. W paragrafie tym dokonamy prezentacji Microsoft Query, poka�emy jak uruchomi� ten program oraz nakre�limy plan nauki korzystania z programu. Og�lnie rzecz bior�c, programy Microsoft Query dla obu �rodowisk operacyjnych s� identyczne. Kiedy jednak wyst�pi� r�nice, w tek�cie pojawi� si� specjalne oznaczenia, takie jak np. "W Microsoft Query dla Windows" lub "W Microsoft Query dla Macintosha". Nale�y w�wczas post�powa� zgodnie z instrukcjami przeznaczonymi dla danej wersji. Podobnie rzecz si� ma z rysunkami, kt�re odnosz� si� do obu �rodowisk. Kiedy jednak w polu dialogu pojawia si� lista nazw plik�w, prezentowana jest wersja dla Microsoft Windows. Podczas pracy z programem Microsoft Query dla Macintosha pojawiaj� si� podobne pola dialogu, z tym �e nie wyst�puj� w nich nazwy plik�w typu MS-DOS. Czym jest Microsoft Query? Program Microsoft Query jest prostym, a przy tym pot�nym narz�dziem graficznym pozwalaj�cym na wyszukiwanie i przetwarzanie danych pochodz�cych z rozmaitych �r�de�, w��czaj�c w to nast�puj�ce formaty: Microsoft Excel, Microsoft FoxPro, Microsoft Access, Paradox, dBASE, Microsoft SQL Server, ORACLE Server, tekst oraz Btrieve. (Programy obs�ugi dla niekt�rych z podanych �r�de� s� do��czone do Microsoft Query. W sprawie dodatkowych program�w obs�ugi nale�y si� kontaktowa� z firm� Microsoft lub Apple.) Pracuj�c z programem Microsoft Query wystarczy poda� jakie dane, w takim porz�dku i w jaki spos�b maj� by� wy�wietlane. Mo�na korzysta� z Microsoft Query, aby: - Uzyskiwa� dost�p do danych w jednolity spos�b. - Przegl�da�, edytowa� i porz�dkowa� dane. - Wprowadza� dane do plik�w, wykorzystywanych przez aplikacje w �rodowisku Microsoft Windows lub Macintosh, np. do arkusza Microsoft Excel. Na przyk�ad mo�na za��da� wy�wietlenia listy klient�w, wszystkich danych na temat pewnego produktu lub te� danych uporz�dkowanych wed�ug sumy warto�ci sprzeda�y. Program Microsoft Query znajdzie odpowiednie dane, wy�wietli je w celu dokonania analizy lub zmian, a nawet obliczy sumy. Wyniki zapytania mog� by� w razie potrzeby wstawione do arkusza kalkulacyjnego Microsoft Excel i mo�na je uwzgl�dni� w raporcie, wydrukowa� oraz zachowa� do pracy w przysz�o�ci. Od czego zacz��? W�a�nie od tego wprowadzenia! S�u�y ono do zapoznania si� z programem Microsoft Query. W rozdziale 1, "Zapytania - pierwsze kroki", om�wiono proces tworzenia nowego zapytania. Pozosta�a cz�� poradnika wyja�nia, jak realizowa� w programie Microsoft Query specyficzne zadania, takie jak wy�wietlanie wy��cznie potrzebnych danych oraz zmiana sposobu prezentacji wynik�w zapytania. Z programem Microsoft Query mo�na pracowa� korzystaj�c z myszy lub klawiatury. Niekt�re z opisanych procedur wykorzystuj� klawisze skr�t�w. Stosuj�c Microsoft Query dla Macintosha warto pami�ta� o dw�ch zasadach: - Wywo�ania skr�cone, wykorzystuj�ce klawisze funkcyjne ([F1], [F2] itd.) oraz klawisze [Home], [End], [Page Up] i [Page Down] s� dost�pne tylko w klawiaturach rozszerzonych. - Klawisze [Enetr] i [Return] s� sobie r�wnowa�ne; jednak w tej ksi��ce odwo�ujemy si� wy��cznie do klawisza [Enter]. Podsumowanie sposob�w korzystania z klawiatury znajduje si� w Pomocy, w temacie "Korzystanie z klawiatury". Gdzie szuka� informacji poza tym podr�cznikiem? W sk�ad pakietu Microsoft Query opr�cz tego poradnika wchodzi dodatkowo Sufler (Cue Cards) oraz system Pomocy. W Microsoft Query dla Windows do��czone s� tak�e przyk�adowe dane. Korzystanie z Suflera. Sufler jest instruktorem, kt�ry krok po kroku uczy pos�ugiwania si� programem Microsoft Query w trakcie tworzenia w�asnych zapyta�, udzielaj�c odpowiednich wskaz�wek. Instrukcje Suflera obejmuj� ca�y proces tworzenia prostego zapytania pozwalaj�c jednocze�nie pracowa� podczas nauki. Aby wywo�a� Suflera: - W Microsoft Query dla Windows wybierz z menu "Pomoc" opcj� "Sufler"; w Microsoft Query dla Macintosha wybierz t� sam� opcj� z menu "Okno". Korzystanie z Pomocy. W Pomocy istnieje system powi�za� poszczeg�lnych temat�w. Mo�na tam tak�e znale�� informacje w rodzaju przepis�w "jak to zrobi�" dla tych temat�w, kt�rych nie zawiera Sufler. Klikn�wszy w Pomocy tekst podkre�lony, mo�na przej�� od jednego tematu do innego, powi�zanego z poprzednim. Mo�na r�wnie� przej�� z Pomocy do Suflera uzyskuj�c szczeg�owe instrukcje dotycz�ce danego zadania. Aby skorzysta� z Pomocy: - W Microsoft Query dla Windows naci�nij klawisz [F1]. - W Microsoft Query dla Macintosha naci�nij kombinacj� klawiszy [Command+kreska uko�na (/)]. -lub- W celu wy�wietlenia spisu tre�ci Pomocy wybierz opcj� "Spis tre�ci" w Microsoft Query dla Windows lub opcj� "Pomoc" w menu "Okno" w Microsoft Query dla Macintosha. -lub- W celu uzyskania Pomocy na temat okre�lonego polecenia lub elementu okna - kliknij przycisk "Pomoc" na pasku narz�dzi, a nast�pnie wybierz polecenie lub kliknij w obszarze ekranu, kt�rego Pomoc ma dotyczy�. Mo�na r�wnie� nacisn�� kombinacj� klawiszy [Shift+F1] w programie Microsoft Query dla Windows lub [Command+Shift+znak zapytania] w programie Microsoft Query dla Macintosha, a nast�pnie klikn�� element, kt�rego Pomoc ma dotyczy�. Wyszukiwanie tematu Pomocy. Ksi��ka ta zawiera odno�niki do specyficznych temat�w Pomocy. Napotykaj�c w podr�czniku tekst: "wyszukaj w Pomocy temat..." (lub podobny) nale�y skorzysta� z opcji "Szukaj" w oknie Pomocy w celu wyszukania danego s�owa lub wyra�enia. Aby wyszuka� temat Pomocy: 1. W programie Microsoft Query dla Windows wybierz polecenie "Szukaj" z menu "Pomoc" (lub, je�li okno Pomocy jest ju� otwarte, wybierz przycisk "Szukaj" umieszczony w g�rnej cz�ci okna Pomocy). W Microsoft Query dla Macintosha wybierz opcj� "Pomoc" z menu "Okno", a nast�pnie przycisk "Szukaj" umieszczony w g�rnej cz�ci okna Pomocy. Zostanie wy�wietlone pole dialogu "Szukaj". 2. W polu umieszczonym w g�rnej cz�ci pola dialogu mo�na wpisa� kilka pierwszych liter wyszukiwanego s�owa lub wyra�enia. W trakcie wpisywania w polu listy bezpo�rednio poni�ej obszaru wpisywania wy�wietlane s� nowe s�owa i wyra�enia. 3. Dwukrotnie kliknij s�owo lub wyra�enie zwi�zane z tematem (lub zaznacz je i wybierz przycisk "Poka� tematy"). W polu znajduj�cym si� w dolnej cz�ci okna dialogowego wy�wietlane s� tematy zwi�zane z wybranym s�owem lub wyra�eniem. 4. W tej dolnej cz�ci okna dwukrotnie kliknij temat, kt�ry ma by� wy�wietlony (lub zaznacz go i wybierz przycisk "Id� do"). Korzystanie z przyk�adowych danych firmy Northwind Traders. Jedn� z metod nauki korzystania z programu Microsoft Query jest eksperymentowanie z przyk�adowymi danymi. Program dostarczany jest z przyk�adowymi danymi, dotycz�cymi Northwind Traders, fikcyjnej firmy importowo-eksportowej, kt�ra specjalizuje si� w handlu �ywno�ci� z ca�ego �wiata. Wiele przyk�ad�w z dokumentacji programu Microsoft Query odwo�uje si� do danych dotycz�cych firmy Northwind Traders, kt�re przechowywane s� w formacie dBASE. Dane te nie s� dost�pne dla programu Microsoft Query dla Macintosha, niemniej ich om�wienie jest pomocne w nauce. Dodatkowe informacje. Zawarto�� i struktur� danych firmy Northwind Traders mo�na znale�� w Dodatku A, "Przyk�adowe dane firmy Northwind Traders". Jak uruchomi� Microsoft Query? Program Microsoft Query dla Windows mo�na uruchomi� z "Mened�era program�w" Windows, a Microsoft Query dla Macintosha z pulpitu Macintosha. Program Microsoft Query mo�na r�wnie� uruchomi� z poziomu aplikacji Microsoft Windows lub aplikacji Macintosha, takiej jak na przyk�ad Microsoft Excel. Uwaga: Instrukcj� uruchamiania programu Microsoft Query mo�na znale�� w dokumentacji aplikacji, z kt�r� program zosta� dostarczony. Aby uruchomi� program Microsoft Query dla Windows: 1. W "Mened�erze program�w" Windows otw�rz grup� zawieraj�c� ikon� Microsoft Query. 2. Dwukrotnie kliknij ikon� Microsoft Query. Rys. nr 1. Przedstawia ikon� Microsoft Query zawieraj�c� trzy tabele. Aby uruchomi� program Microsoft Query dla Macintosha: 1. Na pulpicie Macintosha dwukrotnie kliknij kartotek�, w kt�rej zainstalowano Microsoft Query. 2. Dwukrotnie kliknij ikon� Microsoft Query. O tym, jak wywo�a� program Microsoft Query z poziomu Microsoft Excel mo�na si� dowiedzie� z Pomocy tego programu. Wywo�ywanie Microsoft Query z innych aplikacji Windows lub aplikacji Macintosha powinno by� opisane w dokumentacji tych aplikacji. Po pierwszym uruchomieniu programu Microsoft Query pojawia si� ekran z zapytaniem, czy do tworzenia lub otwierania zapyta� ma by� stosowany Sufler. Rys. nr 2. Przedstawia okno "MS Query - Sufler", kt�re zawiera: - pasek tytu�u wraz z przyciskiem "Zamknij" (z lewej strony). - pasek menu z opcjami: "Menu", "Szukaj" oraz "Wstecz". - pole informacyjne z tekstem: "Witaj w programie Microsoft Query! Korzystaj�c z Suflera mo�esz: - Wykonywa� sw� prac� ucz�c si� jednocze�nie korzystania z programu Microsoft Query. Sufler, przyjazny nauczyciel, pomo�e Ci - krok za krokiem - tworzy� nowe zapytanie" (ostatnie dwa zdania przypisane s� do przycisku, pod kt�rym znajduje si� pole wyboru: "Nie wy�wietla� tej karty po uruchomieniu programu"). Podczas tworzenia i otwierania zapyta� mo�na korzysta� z Suflera albo post�powa� zgodnie z opisem przedstawionym w rozdziale 1 tego podr�cznika, "Zapytania - pierwsze kroki". Rozdzia� 1. Zapytania - pierwsze kroki. Rozdzia� ten zawiera podstawowe wiadomo�ci dotycz�ce zapyta� - czym one s�, w jakim celu si� je stosuje i w jaki spos�b mo�na je tworzy�. Jest to rozdzia� przeznaczony dla tych, kt�rzy nigdy nie korzystali z zapyta� b�d� chcieliby uzyska� kr�tki przegl�d dzia�ania programu Microsoft Query. W rozdziale tym om�wimy: - Czym jest zapytanie. - W jakim celu stosuje si� zapytania. - Terminologi� potrzebn� przed rozpocz�ciem pracy. - Jak korzysta� z paska narz�dzi. - Jak utworzy� zapytanie. - Jak zachowa� zapytanie. - Jak zamkn�� zapytanie. - Jak otworzy� zapytanie. - Jak zako�czy� prac� z programem Microsoft Query Czym jest zapytanie? Zapytanie jest konkretnym pytaniem dotycz�cym danych, takim jak "Jakich dostawc�w ma nasza firma?" lub "Jakie zam�wienia by�y z�o�one w maju?". Po uruchomieniu zapytania otrzymuje si� w odpowiedzi dane spe�niaj�ce podane warunki. Rys. nr 3. Przedstawia u g�ry zapytanie: "Jakich dostawc�w ma nasza firma?". U do�u mamy wy�wietlony fragment tabeli "Firma" z list� dostawc�w. Dlaczego stosuje si� zapytania? Zapytania s�u�� do wyszukiwania ca�o�ci lub cz�ci zbioru danych, kt�ry jest przechowywany poza programem Microsoft Query - w innej aplikacji, w innym miejscu. Zastosowanie programu Microsoft Query nie ogranicza si� jednak wy��cznie do wyszukiwania danych. Mo�liwe jest r�wnie�: - Dodawanie i zmiana danych. Zapytanie pozwala uaktualnia� dane w miejscu, w kt�rym s� one faktycznie przechowywane. - Wybieranie danych. Podaj�c kryteria mo�na okre�li� spos�b wyboru danych pojawiaj�cych si� w odpowiedzi na zapytanie. W ten spos�b mo�na filtrowa� dane, eliminuj�c te, kt�re nie s� istotne w danym momencie. Na przyk�ad mo�liwe jest obejrzenie danych dotycz�cych sprzeda�y, ale tylko w danym miesi�cu. - Dokonywanie oblicze�. Na podstawie wybranych danych mo�na dokonywa� oblicze�. Na przyk�ad mo�na obliczy� warto�� sprzeda�y dla ka�dego sprzedawcy lub �redni� cen� sprzedawanych przez firm� produkt�w. - Formatowanie danych. Posta� danych pojawiaj�cych si� w wyniku zapytania mo�na dostosowa� do w�asnych potrzeb. Na przyk�ad mo�na wy�wietla� dane r�nymi czcionkami lub w r�nych uk�adach. - Sortowanie danych. Dane mo�na wy�wietla� w okre�lonym porz�dku. Na przyk�ad mo�na uporz�dkowa� klient�w w kolejno�ci alfabetycznej nazwisk. - Przenoszenie danych do plik�w innych aplikacji. Po wyszukaniu potrzebnych danych mo�na je skopiowa� tak, by by�y dost�pne w innej aplikacji. Na przyk�ad mo�na skopiowa� dane do arkusza Microsoft Excel lub dokumentu Microsoft Word. Terminologia potrzebna przed rozpocz�ciem pracy. W Microsoft Query dane s� wyszukiwane z "tabel". W tabelach dane s� przechowywane w kolumnach (lub "polach") i wierszach (lub "rekordach"). Przyk�adami tabel s� arkusze kalkulacyjne Microsoft Excel, pliki tekstowe z danymi w postaci stabelaryzowanej, tabele ORACLE Server lub SQL Server oraz pliki dBASE. Ka�da tabela zawiera zbi�r danych, zwykle dotycz�cych konkretnego tematu. Na przyk�ad dane dotycz�ce firmy Northwind Traders s� umieszczone w kilku tabelach; w jednej z nich przechowywane s� informacje o dostawcach firmy, w innej - informacje dotycz�ce sprzedawanych produkt�w itd. "Pole" tabeli jest szczeg�lnym typem informacji, takim jak nazwisko lub suma zam�wienia. Pole odpowiada kolumnie tabeli. W podanym dalej przyk�adzie "Firma", "Kontakt" oraz "Tytu�" s� polami zawieraj�cymi informacje o dostawcach firmy Northwind Traders. Z drugiej strony "rekord" jest zbiorem informacji o jednej osobie, jednym wydarzeniu lub obiekcie, takim jak firma Exotic Liquids. Rekord jest reprezentowany przez wiersz tabeli. Ka�dy rekord zawiera te same pola, a ka�de pole rekordu zawiera informacje tego samego typu. Rys. nr 4. Przedstawia tabel� "Dostawcy", w kt�rej wskazano na: - trzy kolumny (pola): "Firma", "Kontakt" oraz "Tytu�". - w ka�dej kolumnie wy�wietlone s� wiersze (rekordy) z danymi. W celu uzyskania dost�pu do tabel w programie Microsoft Query stosuje si� wiele rozmaitych "�r�de� danych". �r�d�o zawiera dane do udost�pnienia oraz informacje potrzebne do uzyskania dost�pu. Jednym z przyk�ad�w �r�d�a danych jest baza danych SQL Server wraz z serwerem, na kt�rym si� znajduje oraz sie� stosowana do dost�pu do tego serwera. Innym przyk�adem jest katalog lub kartoteka zawieraj�ca zbi�r plik�w dBASE. Tworz�c zapytanie wybiera si� konkretne �r�d�o danych, kt�re ma by� stosowane przez Microsoft Query. �r�d�o danych przekazuje do programu Microsoft Query informacje o typie tabeli lub tabel zawieraj�cych dane, takich jak pliki arkuszy kalkulacyjnych Microsoft Excel, pliki utworzone w formacie dBASE lub tabele utworzone za pomoc� serwera ORACLE. W pewnych typach �r�de� danych tabele s� grupowane w "baz� danych". Baza danych przypomina szafk�, w kt�rej szufladkami s� tabele. Wszystkie informacje zawarte w szafce s� zwi�zane z jednym tematem, takim jak sprzeda� w firmie lub stan magazynu, natomiast szufladki zawieraj� informacje dotycz�ce danego tematu, jak na przyk�ad produkty firmy, klienci czy zam�wienia. Podobnie jak do przechowywania danych o tematach mo�na korzysta� z kilku szafek, w �r�dle danych mo�na te� korzysta� z wi�cej ni� jednej bazy danych. Uwaga: W pewnych typach �r�de� danych korzysta si� z baz danych, nazywanych inaczej kwalifikatorami lub schematami. W programie Microsoft Query stosowana jest terminologia odpowiadaj�ca konkretnemu �r�d�u danych. Korzystanie z paska narz�dzi. Po uruchomieniu programu Microsoft Query pod paskiem menu u g�ry okna aplikacji pojawia si� pasek narz�dzi. Korzystanie z przycisk�w paska narz�dzi znacznie skraca wywo�ywanie pewnych polece� menu podczas tworzenia lub modyfikacji zapyta�. Rys. nr 5. Przedstawia nast�puj�ce przyciski na pasku narz�dzi: "Nowe zapytanie", "Otw�rz zapytanie", "Zachowaj zapytanie", "Wy�wietl SQL", "Wy�wietl tabele", "Wy�wietl kryteria", "Dodaj tabele", "Dodaj kryteria", "Zmie� typ oblicze�", "Sortuj rosn�co", "Sortuj malej�co", "Wykonaj zapytanie", "Aktualizacja automatyczna" oraz "Pomoc". W ca�ej tej ksi��ce, je�li w opisywanej procedurze sugerowane jest u�ycie przycisku paska narz�dzi, na marginesie b�dzie si� pojawia� obraz przycisku. Aby uzyska� opis dowolnego przycisku, wystarczy klikn�� przycisk Pomocy, a nast�pnie klikn�� przycisk, kt�rego opis ma dotyczy� (albo wyszuka� w Pomocy temat dotycz�cy paska narz�dzi). Uwaga: Po wywo�aniu programu Microsoft Query z innej aplikacji na pasku narz�dzi Microsoft Query pojawia si� dodatkowy przycisk, s�u��cy do wyj�cia z programu Microsoft Query i wstawienia danych z zapytania do innej aplikacji. (Nazwa tego przycisku zale�y od u�ywanej aplikacji.) Wi�cej informacji na ten temat mo�na znale�� w dodatkowej dokumentacji programu Microsoft Query przeznaczonej dla tej aplikacji. Tworzenie zapytania. W celu utworzenia zapytania nale�y wybra� �r�d�o danych, kt�re ma by� u�yte, doda� tabele zawieraj�ce dane, a nast�pnie wybra� z tabel pola, kt�re maj� wyst�pi� w zapytaniu. Wybieranie �r�d�a danych. Wyb�r �r�d�a danych wskazuje, gdzie mo�na znale�� potrzebne dane, w jaki spos�b uzyska� do nich dost�p oraz jakie dane maj� by� wybrane. Aby wybra� �r�d�o danych: - Z menu "Plik" wybierz opcj� "Nowe zapytanie". -lub- Kliknij na pasku narz�dzi przycisk "Nowe zapytanie". Pojawi si� pole dialogu "Wybierz �r�d�o danych". Lista "Dost�pne �r�d�a danych" pokazuje �r�d�a u�ywane ostatnio w programie Microsoft Query - s� one od razu dost�pne dla zapyta�. Je�li potrzebne �r�d�o danych znajduje si� ju� na li�cie, wystarczy je dwukrotnie klikn�� (lub wskaza� je, a nast�pnie wybra� przycisk "U�yj"). Rys. nr 6. Przedstawia okno dialogowe "Wybierz �r�d�o danych", w kt�rym wskazano na: - pole listy "Dost�pne �r�d�a danych". Tutaj dwukrotnie kliknij �r�d�o danych albo wska� je. - przycisk "U�yj". Nast�pnie wybierz ten przycisk. Uwaga: Dla pewnych �r�de� danych jest wy�wietlane dodatkowe pole dialogu z zapytaniem o pomocnicze informacje, takie jak identyfikator u�ytkownika, has�o, nazwa bazy danych, katalogu lub kartoteki. Posta� tego pola dialogu zmienia si� w zale�no�ci od stosowanego �r�d�a danych. Na przyk�ad w niekt�rych dialogach wyst�puje element o nazwie "baza danych" pozwalaj�cy wybra� grup� tabel, kt�re maj� by� u�yte. W innych mo�e wyst�powa� element r�wnowa�ny, ale inaczej oznaczony, na przyk�ad jako "kwalifikator". Mo�e si� r�wnie� zdarzy�, �e cz�� element�w dialogu jest wy��czona, je�li by�y ju� one okre�lane wcze�niej. Je�li potrzebne �r�d�o danych nie by�o wcze�niej u�ywane w programie Microsoft Query, nie pojawia si� na li�cie i w konsekwencji nie jest dost�pne w zapytaniach. Przed wybraniem takiego �r�d�a danych trzeba je wcze�niej przygotowa� do wykorzystania. Jak przygotowa� �r�d�o danych do wykorzystania w zapytaniach : 1. W polu dialogu "Wybierz �r�d�o danych" wybierz przycisk "Inne". Zostanie wy�wietlone pole dialogu "�r�d�a danych ODBC", w kt�rym pojawi� si� wszystkie �r�d�a danych zainstalowane w danym komputerze (��cznie z tymi, kt�re by�y ju� u�ywane i pojawiaj� si� na li�cie "Dost�pne �r�d�a danych"). Ka�de z tych �r�de� mo�na wykorzysta� w zapytaniach. Uwaga: Je�li potrzebne �r�d�o danych nie jest wymienione w polu dialogu "�r�d�a danych ODBC", mo�na u�y� przycisku "Nowe" do zdefiniowania nowych �r�de� danych dla zainstalowanych ju� program�w obs�ugi. Wi�cej informacji na ten temat mo�na znale�� w Dodatku B, "Programy obs�ugi ODBC: wymagania, instalacja, dodawanie �r�de� danych". 2. Kliknij dwukrotnie �r�d�o danych, kt�rego zamierzasz u�y� (lub wska� je, a nast�pnie wybierz przycisk "OK"). Rys. nr 7. Przedstawia okno dialogowe "�r�d�a danych ODBC", w kt�rym wskazano na: - pole edycji z list� "Wprowad� �r�d�o danych". Tutaj wska� �r�d�o danych na li�cie albo wpisz nazw�. Uwaga: Dla pewnych �r�de� danych wy�wietlane jest dodatkowe pole dialogu z zapytaniem o pomocnicze informacje, takie jak identyfikator u�ytkownika, has�o, nazwa bazy danych, katalogu lub kartoteki. Posta� tego pola dialogu zmienia si� w zale�no�ci od stosowanego �r�d�a danych. Ponownie zostanie wy�wietlone pole dialogu "Wybierz �r�d�o danych" zawieraj�ce ju� �r�d�o wybrane z listy "Dost�pne �r�d�a danych". 3. Wybierz przycisk "U�yj" potwierdzaj�c wyb�r �r�d�a danych do w�asnych zapyta�. Wszystkie �r�d�a danych wymienione lub dodane do listy "Dost�pne �r�d�a danych" w polu dialogu "Wybierz �r�d�o danych" pozostaj� na niej w przysz�ych sesjach roboczych, o ile nie zostan� celowo usuni�te. Aby usun�� �r�d�o danych: 1. Wska� �r�d�o danych, kt�re ma by� usuni�te. 2. Wybierz przycisk "Usu�". Program Microsoft Query usunie �r�d�o danych, co spowoduje, �e nie pojawi si� ju� ono na li�cie i nie b�dzie dost�pne w zapytaniach. �r�d�o danych mo�na ponownie udost�pni� wybieraj�c przycisk "Inne" w polu dialogu "Wybierz �r�d�o danych" i ponownie je wybieraj�c. Uwaga: �r�d�a danych nie mo�na usun��, je�li jest ono u�ywane przez jakiekolwiek otwarte zapytanie. W takiej sytuacji nale�y zamkn�� zapytanie, a nast�pnie usun�� �r�d�o danych. Dodawanie tabel. Po dokonaniu wyboru �r�d�a danych pojawia si� okno, w kt�rym na pierwszym planie znajduje si� pole dialogu "Dodaj tabele". Pole to s�u�y do wybrania tabel, zawieraj�cych potrzebne do wyszukiwania dane. W aplikacjach stanowi�cych pewne �r�d�a danych (takich jak SQL Server czy Microsoft Access) termin "tabela" jest stosowany w odniesieniu do miejsca, w kt�rym s� przechowywane dane; w innych aplikacjach (takich jak Microsoft Excel i aplikacje tekstowe) stosowany jest w zamian termin "plik". Je�li dane umieszczone s� w pliku, Microsoft Query u�ywa pliku jako tabeli. Je�li dane pochodz� z pliku, jest wy�wietlane pole dialogu o nazwie "Dodaj tabele". (W Microsoft Query dla Macintosha pojawia si� podobne pole dialogu.) Rys. nr 8. Przedstawia okno dialogowe "Dodaj tabele", kt�re zawiera: - pasek tytu�u wraz z przyciskiem "Zamknij" (z lewej strony). - pole edycji z list� "Nazwa tabeli". - pole listy "Wy�wietl pliki typu". - pole listy "Stacje dysk�w". - pole listy "Katalogi". - z prawej strony u g�ry dwa przyciski: "Dodaj" oraz "Zamknij". Je�li dane pochodz� z tabeli, wy�wietlane pole dialogu o nazwie "Dodaj tabele" ma nieco inn� posta�. (R�wnie� w programie Microsoft Query dla Macintosha pojawia si� podobne pole dialogu.) Rys. nr 9. Przestawia okno dialogowe "Dodaj tabele" (dane pochodz� z tabeli), kt�re zawiera: - pasek tytu�u wraz z przyciskiem "Zamknij" (z lewej strony). - pole listy "Tabela". - pole listy "W�a�ciciel". - pole listy "Katalog". - z prawej strony trzy przyciski: "Dodaj", "Zamknij" oraz "Opcje...". Uwaga: W drugim z wymienionych p�l dialogowych na li�cie "Tabela" b�d� wy�wietlone jedynie te tabele, kt�re zosta�y utworzone przez konkretnego w�a�ciciela, kt�rego mo�na wybra� w polu "W�a�ciciel". Mo�na r�wnie� wy�wietli� jedynie tabele nale��ce do okre�lonej bazy danych, wybieraj�c j� w polu "Katalog". (Pola "W�a�ciciel" i "Katalog" mog� nazywa� si� r�nie w zale�no�ci od �r�d�a danych.) Przycisk "Opcje" pozwala wy�wietli� dodatkowe pole dialogu, w kt�rym okre�la si� opcje tabeli (w tym wy�wietlanie na li�cie "Tabela" nazw tabel bazy danych, tabel systemowych, synonim�w i widok�w), a tak�e od�wie�a si� aktualn� list� tabel. Wi�cej informacji na ten temat mo�na znale�� w Pomocy wyszukuj�c temat "Dodaj tabele - polecenie". Aby doda� tabel� do zapytania: 1. W polu dialogu "Dodaj tabele" kliknij dwukrotnie tabel� zawieraj�c� dane potrzebne do zapytania (lub zaznacz tabel�, a nast�pnie wybierz przycisk "Dodaj").Tabela pojawia si� jako "lista p�l" u g�ry okna zapytania, w tle za polem dialogu "Dodaj tabele". Rys. nr 10. Na wierzchu mamy wy�wietlone okno dialogowe "Dodaj tabele", w kt�rym zaznaczono na li�cie tabel� "Sklepy". Pod spodem pojawi�o si� okno zapytania o nazwie "Zapyt_1", w kt�rym z lewej strony u g�ry wy�wietlona zosta�a tabela "Sklepy" z list� p�l tabeli. 2. Wybierz przycisk "Zamknij". Uwaga: Do zapytania mo�na doda� wi�cej ni� jedn� tabel� i mog� one pochodzi� z r�nych baz danych. Wi�cej informacji na temat takich zapyta� mo�na znale�� w rozdziale 6, "Tworzenie zapyta� wielotabelowych". Struktura okna zapytania. Po dodaniu tabel i zamkni�ciu pola dialogu "Dodaj tabele" pojawia si� okno zapytania. Okno to s�u�y do projektowania, modyfikowania i wykonywania zapyta�. Rys. nr 11. Przedstawia okno zapytania "Zapyt_1", kt�re zawiera: - pasek tytu�u wraz z przyciskiem "Zamknij" (z lewej strony). - okienko tabel (na rysunku wy�wietlona tabela "Produkty" z list� p�l). - okienko danych z trzema kolumnami: "Nr_prod", "Nazwa" oraz pusta kolumna. - zestaw wynik�w - to pojawiaj�ce si� dane w poszczeg�lnych kolumnach. - selektor rekordu - to przycisk z lewej strony pierwszej kolumny. - podw�jn�, ci�g�� lini� oddzielaj�c� okienko tabel od okienka danych. W tym miejscu nalezy przeci�ga� w celu zmiany rozmiar�w okienek. - na dole pasek stanu z przyciskami nawigacyjnymi (z lewej strony). Okno zapytania dzieli si� na "okienka". W okienku tabel jest wy�wietlana lista p�l, b�d�ca alfabetyczn� list� p�l tabeli, z kt�rej pochodz� wyszukiwane przez Microsoft Query dane. (Tabela ta jest cz�sto nazywana "tabel� podstawow�".) W okienku "danych", po dodaniu do niego p�l z listy p�l, pojawiaj� si� dane. Wy�wietlane dane to "zestaw wynik�w", kt�ry przedstawiony jest w postaci wierszy i kolumn, podobnie do arkusza kalkulacyjnego. Ka�de pole dodane do okienka danych pojawia si� w nim jako kolumna danych. W okienku danych jest zawsze wy�wietlana jedna pusta kolumna wskazuj�ca, gdzie mo�na doda� nast�pne pole z listy p�l. Ka�dy wiersz w okienku danych odpowiada jednemu rekordowi. Do wybranego rekordu mo�na si� przemie�ci� korzystaj�c z przycisk�w nawigacyjnych i zaznaczaj�c rekord za pomoc� klikni�cia selektora rekordu. (Wi�cej informacji dotycz�cych tego tematu mo�na znale�� w rozdziale 3, "Praca z danymi".) Uwaga: Okno zapytania zawiera r�wnie� "okienko kryteri�w", w kt�rym s� wy�wietlane wszystkie kryteria, jakie musz� spe�nia� dane pojawiaj�ce si� w zestawie wynik�w. Wi�cej informacji na temat wy�wietlania ikorzystania z okienka kryteri�w mo�na znale�� w rozdziale 4, "Wyszukiwanie potrzebnych rekord�w". Pasek stanu poni�ej okna zapytania (w lewym dolnym rogu okna aplikacji) zawiera informacje pomocne przy projektowaniu zapytania. W przypadku w�tpliwo�ci, co zrobi� dalej, mo�na na nim znale�� potrzebne wskaz�wki. Aby ukry� okienko tabeli: Okienko tabeli mo�na ukry� udost�pniaj�c tym samym wi�cej miejsca do wy�wietlania zestawu wynik�w. - Kliknij przycisk "Wy�wietl tabele" na pasku narz�dzi. (Przycisk b�dzie wygl�da� na nie wci�ni�ty). - lub - Z menu "Widok" wybierz opcj� "Tabele"; spowoduje to usuni�cie znacznika opcji. Okienko tabeli mo�na z powrotem wy�wietli� ponownie klikaj�c przycisk "Wy�wietl tabele" (lub wybieraj�c ponownie opcj� "Tabele"). Aby zmieni� rozmiar okienka: - Przeci�gnij pasek podzia�u, rozdzielaj�cy oba okienka, w g�r� lub w d�. Aby usun�� tabel� z okienka tabeli: 1. Kliknij gdziekolwiek w obr�bie listy p�l tabeli, kt�ra ma by� usuni�ta. 2. Naci�nij klawisz [Del]. - lub - Z menu "Tabele" wybierz polecenie "Usu� tabel�". Usuwaj�c tabel� z okienka tabel nie usuwa si� danych z tabeli podstawowej. Usuwa si� jedynie list� p�l i dane z aktywnego zapytania. Aby ponownie wy�wietli� pole dialogu "Dodaj tabele": Pole dialogu "Dodaj tabele" jest wy�wietlane w programie Microsoft Query automatycznie przy tworzeniu zapytania. Po zamkni�ciu pola dialogu mo�na je powt�rnie wy�wietli� w celu dodania do aktywnego zapytania kolejnych tabel. - Kliknij na pasku narz�dzi przycisk "Dodaj tabele". - lub - Z menu "Tabele" wybierz polecenie "Dodaj tabele". Wybieranie p�l. Zadaniem zapytania jest wyszukanie danych, kt�re odpowiadaj� postawionemu pytaniu. Czasami istnieje potrzeba obejrzenia wszystkich danych z tabeli podstawowej, jednak cz�sto wystarcza wyb�r jedynie ich podzbioru. Zaznaczaj�c pola na li�cie p�l i przenosz�c je do okienka danych mo�na okre�li�, kt�re dane maj� by� widoczne w wyniku zapytania. Uwaga: Zestaw wynik�w zapytania mo�na r�wnie� ogranicza� podaj�c kryteria, jakie maj� spe�nia� wy�wietlane rekordy. Na przyk�ad podczas korzystania z bazy Northwind Traders mo�na za��da� wy�wietlania z tabeli "Produkty" jedynie tych rekord�w, w kt�rych pole "Kategoria" ma warto�� "Napoje". Wi�cej informacji na ten temat mo�na znale�� w rozdziale 4, "Wyszukiwanie potrzebnych rekord�w". Dodawanie p�l do okienka danych. Okienko danych zawiera pust� kolumn�, kt�ra wskazuje, gdzie mo�na doda� pole z listy p�l. Po dodaniu pola pusta kolumna przesuwa si� na prawo. Do okienka danych mo�na jednocze�nie doda� wiele p�l stosuj�c w tym celu rozmaite techniki. Mo�na doda� pole z listy p�l lub doda� pole, kt�re wy�wietla wyniki oblicze� definiowanych przez u�ytkownika. Wi�cej informacji na temat dodawania p�l tego typu podano w rozdziale 5, "Wykonywanie oblicze�". Uwaga: Je�li nie jest potrzebne automatyczne wykonywanie zapytania, kt�re w programie Microsoft Query jest przeprowadzane po ka�dej modyfikacji zapytania lub po dodaniu pola, mo�na klikn�� przycisk "Aktualizacja automatyczna" lub wybra� opcj� "Aktualizacja automatyczna" z menu "Rekordy". Po wy��czeniu opcji "Aktualizacja automatyczna" dodanie pola powoduje jedynie wy�wietlenie nazw p�l, a nie danych. (Aktualizacja automatyczna jest wy��czona, je�li przycisk nie jest wci�ni�ty lub gdy opcja "Aktualizacja automatyczna" nie jest zaznaczona.) W momencie, w kt�rym zapytanie jest ju� gotowe, aby je wykona�, nale�y klikn�� przycisk "Wykonaj zapytanie" lub wybra� polecenie "Wykonaj zapytanie" z menu "Rekordy". Je�li opcja "Aktualizacja automatyczna" jest wy��czona, wybranie opcji "Cofnij" z menu "Edycja" powoduje przywr�cenie takiego stanu zapytania, jaki istnia� przy ostatnim wykonaniu zapytania. Aby doda� pole do okienka danych : - Kliknij dwukrotnie pole na li�cie p�l. Rys. nr 12. Przedstawia okno zapytania "Zapyt_1", w kt�rym wskazano na: - okienko tabel z wy�wietleniem tabeli "Produkty" wraz z list� p�l, a w niej na zaznaczone pole "Nr_prod". Tutaj dwukrotnie kliknij wskazane pole na li�cie p�l. - okienko danych z wy�wietleniem dodanego pola "Nr_prod" . Je�li opcja "Aktualizacja automatyczna" jest w��czona, zapytanie b�dzie wykonane automatycznie, po czym zostanie wy�wietlony aktualny zestaw wynik�w. Pole mo�na r�wnie� doda� w nast�puj�cy spos�b: - Przeci�gaj�c je z listy do pustej kolumny okienka danych. - Wpisuj�c nazw� pola w polu nag��wka pustej kolumny, a nast�pnie naciskaj�c klawisz [Enter]. - Klikaj�c strza�k� rozwijania w polu nag��wka pustej kolumny, a nast�pnie wybieraj�c nazw� pola. (Strza�ka rozwijania pojawia si� po klikni�ciu nag��wka pustej kolumny.) - Wybieraj�c polecenie "Dodaj kolumn�" z menu "Rekordy" i wpisuj�c nazw� pola w polu "Pole". Po dodaniu pierwszego pola do okienka danych, ka�de nast�pne pole jest dodawane na ko�cu zbioru danych niezale�nie od stosowanej metody dodawania p�l. Wstawianie p�l. Po zaznaczeniu kolumny w zestawie wynik�w, polecenie "Dodaj kolumn�" zamienia si� na "Wstaw kolumn�". Zaznaczenie kolumny przed dodaniem pola jest r�wnoznaczne z przekazaniem programowi Microsoft Query informacji, �e nowa kolumna ma by� wstawiona po lewej stronie zaznaczonej kolumny, a nie do��czona na ko�cu zestawu wynik�w. Aby zaznaczy� pole (kolumn�): Ka�de pole dodawane do okienka danych ma w�asny nag��wek, kt�ry s�u�y do zaznaczania pola. W tym celu: - Kliknij nag��wek kolumny. Rys. nr 13. Przedstawia fragment okienka danych z polem "Nr_prod", w kt�rym wskazano na klikni�cie nag��wka kolumny, aby wybra� kolumn�. - lub - Przejd� do kolumny i naci�nij kombinacj� klawiszy [Ctrl+spacja] w programie Microsoft Query dla Windows lub [Command+spacja] w programie Microsoft Query dla Macintosha. Aby wstawi� pole (kolumn�): 1. Po zaznaczeniu kolumny wybierz polecenie "Wstaw kolumn�" z menu "Rekordy". Pojawi si� pole dialogu "Wstaw kolumn�". 2. W obszarze o nazwie "Pole" wpisz nazw� pola lub wybierz pole z rozwijalnej listy. 3. Wybierz przycisk "Wstaw". Dane z pola zostan� wstawione w postaci kolumny, po lewej stronie zaznaczonej kolumny. 4. Wybierz przycisk "Zamknij". Pole mo�na r�wnie� wstawi� przeci�gaj�c je z listy na g�r� kolumny w zestawie wynik�w. Pole jest wstawiane po lewej stronie kolumny. Rys. nr 14. Przedstawia okno zapytania "Zapyt_1", w kt�rym wskazano na przeci�gni�cie pola "Wycofany" z listy p�l w okienku tabeli "Produkty" na g�r� kolumny "Nazwa" w zestawie wynik�w (okienka danych). Kolumna, kt�ra znajduje si� pod spodem jest przesuwana w praw� stron� robi�c miejsce dla nowej kolumny. Rys. nr 15. Przedstawia okno zapytania "Zapyt_1", w kt�rym wskazano na przeci�gni�te pole "Wycofany" z tabeli "Produkty" do okienka danych. Kolumna "Wycofany" znajduje si� po kolumnie "Nr_prod" a przed kolumn� "Nazwa". Aby doda� jednocze�nie kilka p�l: - Kliknij pierwsze dodawane pole, a nast�pnie trzymaj�c przyci�ni�ty klawisz [Ctrl] w programie Microsoft Query dla Windows lub [Control] w Microsoft Query dla Macintosha, klikaj inne pola. Przeci�gnij je jako grup� do okienka danych. - lub - Aby zaznaczy� blok p�l, kliknij pierwsze pole, nast�pnie trzymaj�c przyci�ni�ty klawisz [Shift] kliknij ostatnie pole. Przeci�gnij blok do okienka danych. Dodawanie wszystkich p�l jednocze�nie. Istniej� dwie metody dodawania do okienka danych jednocze�nie wszystkich p�l. Mo�na u�y� gwiazdki z listy p�l lub przeci�gn�� wszystkie pola jako grup�. U�yta metoda okre�la kolejno�� kolumn, w jakiej s� one wy�wietlane w okienku danych. Uwaga: Je�li po utworzeniu zapytania, zawieraj�cego w okienku danych wszystkie pola z listy, do tabeli podstawowej zostan� dodane nowe pola, b�d� one wy�wietlane w zestawie wynik�w dopiero po ich dodaniu do okienka danych. Aby doda� wszystkie pola w kolejno�ci, w jakiej by�y tworzone: - Kliknij dwukrotnie gwiazdk� (lub przeci�gnij j� z pierwszej pozycji listy p�l do okienka danych). Wszystkie pola zostan� dodane do okienka danych w kolejno�ci, w jakiej by�y utworzone w tabeli podstawowej. Rys. nr 16. Przedstawia u g�ry tabel� "Produkty" wraz z list� p�l. W pierwszym wierszu tej listy znajduje si� gwiazdka. Po dwukrotnym klikni�ciu tej gwiazdki, Microsoft Query dodaje pola w kolejno�ci ich utworzenia. U do�u mamy wy�wietlony fragment okienka danych z wy�wietleniem kolumn: "Nr_prod", "Nr_dost", "Kategorii", "Nazwy", "Nazwy_ang", "Il_jedn". Aby doda� wszystkie pola w kolejno�ci alfabetycznej: 1. Kliknij dwukrotnie tytu� listy p�l zaznaczaj�c w ten spos�b wszystkie pola na li�cie. 2. Kliknij dowolne z zaznaczonych na li�cie p�l i przeci�gnij je do okienka danych. Pola zostan� dodane do okienka danych w kolejno�ci alfabetycznej. Rys. nr 17. Przedstawia u g�ry tabel� "Produkty" wraz z list� p�l, w kt�rej wskazano na dwukrotne klikni�cie paska tytu�u tabeli i przeci�gni�cie wszystkich p�l na li�cie do okienka danych. Microsoft Query dodaje pola w kolejno�ci alfabetycznej. U do�u mamy wy�wietlony fragment okienka danych, w kt�rym pola dodane s� w kolejno�ci alfabetycznej: "Cena_jedn", "Il_jedn", "Kategoria", "Minimum" oraz "Nazwa". Wskaz�wka: Je�li trzeba doda� nie wszystkie pola tabeli podstawowej, ale ich wi�kszo��, mo�na klikn�� dwukrotnie pasek tytu�u listy p�l, a nast�pnie trzymaj�c przyci�ni�ty klawisz [Ctrl] w programie Microsoft Query dla Windows lub klawisz [Control] w Microsoft Query dla Macintosha, klikn�� pola, kt�re nie maj� by� dodane. Na ko�cu wystarczy przeci�gn�� zaznaczone pola do okienka danych jako grup�. Usuwanie p�l. Je�li pole z zestawu wynik�w okazuje si� niepotrzebne, mo�na je usun��. Usuwaj�c pole nie usuwa si� danych z tabeli podstawowej - usuwa si� je jedynie z zapytania. Uwaga: Usuwaj�c z zestawu wynik�w rekord (wiersz) usuwa si� jednocze�nie dane z tego rekordu w tabeli podstawowej. Wi�cej informacji na ten temat mo�na znale�� w rozdziale 3, "Praca z danymi". Aby usun�� pole (kolumn�): 1. Wybierz pole w okienku danych klikaj�c jego nag��wek. Rys. nr 18. Przedstawia fragment okienka danych z kolumnami: "Nr_prod", "Nazwa" i "Nr_dost", w kt�rym wskazano na klikni�cie nag��wka kolumny "Nr_dost". 2. Naci�nij klawisz [Del]. - lub - Wybierz z menu "Rekordy" polecenie "Usu� kolumn�". Uwaga: Z okienka danych nie mo�na usun�� pustej kolumny. Aby usun�� blok p�l: 1. Kliknij nag��wek kolumny pierwszego pola do usuni�cia. 2.Trzymaj�c przyci�ni�ty klawisz [Shift] kliknij nag��wek ostatniej kolumny do usuni�cia. 3. Naci�nij klawisz [Del] (lub wybierz polecenie "Usu�" z menu "Edycja"). Jak tworzy si� nowe zapytanie? Postawmy si� w roli magazyniera firmy Northwind Traders. Jednym z zada� magazyniera jest �ledzenie poziomu zapas�w oraz upewnianie si�, �e firma ma wystarczaj�cy zapas ka�dego z produkt�w. W tym celu mo�na utworzy� zapytanie, kt�re wyszukuje dane dotycz�ce ka�dego z produkt�w firmy Northwind Traders. Nowe zapytanie utworzymy wybieraj�c jako �r�d�o danych FoxPro 2.5. Dodamy do zapytania tabel� "Produkty", a nast�pnie dodamy do okienka danych nast�puj�ce pola: "Nr_prod", "Nazwa", "Stan", "Zam�wione", "Minimum" oraz "Wycofany". Po zaprojektowaniu zapytania, okno zapytania powinno wygl�da� nast�pyuj�co: Rys. nr 19. Przedstawia okno zapytania "Zapyt_1", kt�re zawiera: - u g�ry tabel� "Produkty" wraz z list� p�l. - u do�u okienko danych z wy�wietleniem kolumn: "Nr_prod", "Nazwa", "Stan", "Zam�wione", "Minimum" oraz "Wycofany". Mo�na teraz por�wna� dane w polach "Stan", "Zam�wione", "Minimum" oraz "Wycofany" wyszukuj�c produkty, kt�rych zapasy powinny by� uzupe�nione. Zachowywanie zapytania. Po zaprojektowaniu zapytania mo�na je zachowa� do ponownego u�ycia. Stosuj�c opisan� dalej procedur� zachowuje si� wzorzec zapytania. Wzorzec okre�la, kt�re pola maj� by� wyszukiwane oraz w jaki spos�b maj� by� wy�wietlane, nie zawiera natomiast danych z zestawu wynik�w. Po zachowaniu wzorca, przy ponownym wywo�aniu zapytania program Microsoft Query wyszukuje ze �r�d�a danych najbardziej aktualne dane. Czasem jednak trzeba zachowa� zestaw wynik�w zapytania jako now� tabel�; informacje o sposobie utworzenia takiej tabeli mo�na znale�� w rozdziale 7, "Tworzenie i usuwanie tabel". Aby zachowa� wzorzec zapytania: 1. Kliknij przycisk "Zachowaj zapytanie" na pasku narz�dzi. - lub - Z menu "Plik" wybierz polecenie "Zachowaj zapytanie". W trakcie pierwszego zachowywania danego zapytania pojawia si� pole dialogu "Zachowaj jako", w kt�rym nale�y poda� nazw� zapytania. 2. Wpisz nazw� oraz wybierz stacj� dysk�w lub katalog, w kt�rym zapytanie ma by� przechowywane. 3. W programie Microsoft Query dla Windows wybierz przycisk "OK". W programie Microsoft Query dla Macintosha wybierz przycisk "Zachowaj". Aby zachowa� istniej�cy wzorzec zapytania pod now� nazw�: 1. Wybierz polecenie "Zachowaj jako" z menu "Plik". Pojawi si� pole dialogu "Wybierz �r�d�o danych". 2. Zaznacz plik .QRY, a nast�pnie wybierz przycisk "Zachowaj". 3. W dialogu "Zachowaj jako" wpisz nazw� oraz wybierz stacj� dysk�w i katalog, w kt�rym ma by� przechowywany plik zapytania. 4. W programie Microsoft Query dla Windows wybierz przycisk "OK". W programie Microsoft Query dla Macintosha wybierz przycisk "Zachowaj". Zamykanie zapytania. Zapytanie zamyka si� w momencie, gdy nie jest ju� wi�cej potrzebne w trakcie bie��cej sesji roboczej. Aby zamkn�� zapytanie: 1. Z menu "Plik" wybierz polecenie "Zamknij zapytanie". Je�li w zapytaniu dokonano zmian, a nie by�o ono zachowane, pojawi si� pytanie, czy zachowa� zmiany. Po wybraniu przycisku "Tak" dla zapytania, kt�re nie mia�o jeszcze nadanej nazwy, wy�wietlone zostanie pole dialogu "Zachowaj jako". 2. Wpisz nazw� oraz wybierz stacj� dysk�w i katalog dla zapytania. 3. W programie Microsoft Query dla Windows wybierz przycisk "OK"". W programie Microsoft Query dla Macintosha wybierz przycisk "Zachowaj". Otwieranie zapytania. Istniej�ce zapytania otwiera si�, aby obejrze� lub zmieni� wzorzec zapytania b�d� obejrze� dane, wyszukiwane przez zapytanie. Aby otworzy� zapytanie: 1. Kliknij przycisk "Otw�rz zapytanie" na pasku narz�dzi. - lub - W menu "Plik" wybierz polecenie "Otw�rz zapytanie". Zostanie wy�wietlona lista zapyta� z bie��cego katalogu lub kartoteki. 2. W polu dialogu "Otw�rz zapytanie" wybierz zapytanie do otwarcia. 3. W programie Microsoft Query dla Windows wybierz przycisk "OK". W programie Microsoft Query dla Macintosha wybierz przycisk "Otw�rz" Uwaga: Dla pewnych �r�de� danych wy�wietlane jest dodatkowe pole dialogu, w kt�rym nale�y poda� informacje uzupe�niaj�ce, takie jak identyfikator u�ytkownika, has�o, nazwa bazy danych i katalogu lub kartoteki. Posta� tego pola dialogu zmienia si� w zale�no�ci od stosowanego �r�d�a danych. Zapytanie jest otwierane w oknie zapytania, w kt�rym s� wy�wietlane tabele w okienku tabel oraz zestaw wynik�w w okienku danych (o ile opcja "Aktualizacja automatyczna" nie by�a wy��czona podczas zachowywania tego zapytania). Uwaga: Mo�na jednocze�nie otworzy� wiele zapyta�. Opuszczanie Microsoft Query. Podczas opuszczania programu Microsoft Query wszystkie otwarte okna zapyta� s� automatycznie zamykane. Aby opu�ci� program Microsoft Query : - Wybierz z menu "Plik" polecenie "Koniec". Je�li w jakimkolwiek zapytaniu dokonano zmian, a nie zosta�y one zachowane, pojawi si� pytanie, czy zachowa� dokonane zmiany. Aby zachowa� zmiany, nale�y wybra� przycisk "Tak". Je�li program Microsoft Query zosta� wywo�any z innej aplikacji, polecenie "Koniec" ma inn� nazw�. Na pasku narz�dzi pojawia si� r�wnie� dodatkowy przycisk. Microsoft Query mo�na opu�ci� za pomoc� polecenia menu lub przycisku wstawiaj�c dane z zapytania do stosowanej aplikacji. Wi�cej informacji na ten temat mo�na znale�� w dokumentacji aplikacji. Rozdzia� 2. Zmiana uk�adu danych w okienku danych. Po dodaniu wszystkich potrzebnych p�l w okienku danych mo�na zmieni� spos�b ich wy�wietlania. Na przyk�ad mo�na zmieni� kolejno�� kolumn, porz�dek danych w polu lub te� wy�wietli� dane inn� czcionk�. Uk�ad danych jest zachowywany razem z zapytaniem i jest automatycznie odtwarzany przy nast�pnym otwarciu zapytania. W rozdziale tym nauczymy si�, jak: - Przesuwa� kolumny. - Zmienia� szeroko�� kolumny. - Zmienia� wysoko�� wiersza. - Ukrywa� i pokazywa� kolumny. - Sortowa� dane w kolumnach. - Zmienia� nag��wki kolumn. - Zmienia� wy�wietlan� czcionk�. Przesuwanie kolumn. W przypadku konieczno�ci zmiany kolejno�ci kolumn w okienku danych mo�na je w �atwy spos�b przesuwa� a� do osi�gni�cia ��danego ustawienia. Na przyk�ad mo�na ustawi� kolumn� zawieraj�c� nazwiska dostawc�w po prawej stronie kolumny ich identyfikatora. Aby przesun�� kolumn� przez przeci�ganie: 1. Wybierz kolumn�, kt�ra ma by� przesuni�ta, klikni�ciem jej nag��wka. Aby wybra� kilka kolumn, trzeba zaznaczy� pierwsz� kolumn� z bloku, a nast�pnie trzymaj�c przyci�ni�ty klawisz [Shift] klikn�� nag��wek ostatniej kolumny z bloku. 2. Kliknij ponownie nag��wek kolumny i przeci�gnij j� w nowe miejsce. Po zaznaczeniu wielu kolumn, przeci�ga si� ca�o�� klikaj�c dowolny z nag��wk�w kolumn. Rys. nr 20. Przedstawia fragment okienka danych z kolumnami: "Nr_dost", "Firma", "Kraj" oraz "Tytu�", w kt�rym wskazano na przeci�gni�cie nag��wka kolumny "Firma" w nowe miejsce. Microsoft Query wstawi kolumn� po lewej stronie grubej kreski (na rysunku przed kolumn� "Tytu�"). Podczas przeci�gania nag��wka kolumny pojawia si� pionowa gruba linia wskazuj�ca dok�d przesunie si� kolumna po zwolnieniu przycisku myszy. Po zwolnieniu przycisku myszy kolumna ustawia si� po lewej stronie tej linii. Rys. nr 21. Przedstawia fragment okienka danych z kolumnami identycznymi jak w poprzednim rysunku, z tym �e kolumna "Firma" znajduje si� teraz po kolumnie "Kraj" a przed kolumn� "Tytu�". Zmiana szeroko�ci kolumny. Je�li kolumna w okienku danych jest zbyt szeroka lub za w�ska do poprawnego wy�wietlania zawartych w niej danych, mo�na zmieni� jej szeroko��. Na przyk�ad kolumna mo�e by� za w�ska, aby pomie�ci� nazwy produkt�w. Aby zmieni� szeroko�� kolumny przez przeci�ganie: 1. Ustaw wska�nik nad praw� kraw�dzi� nag��wka kolumny, kt�rej rozmiar ma by� zmieniony. Wska�nik zmieni si� na strza�k� dwukierunkow�. 2. Przeci�gaj kraw�d� kolumny w lewo lub w prawo, a� do osi�gni�cia ��danej szeroko�ci. Rys. nr 22. Przedstawia fragment okienka danych z kolumnami: "Nr_dost", "Kraj", "Firma", "Tytu�", w kt�rym wskazano miejsce na przeci�gni�cie kolumny "Firma", aby zmieni� jej szeroko��. Wska�nik myszy nale�y ustawi� nad praw� kraw�dzi� nag��wka kolumny "Firma" (zmieni kszta�t na dwukierunkow� strza�k�) i przeci�gn�� t� kraw�d� w prawo lub lewo, a� do osi�gni�cia ��danej szeroko�ci. Aby zmieni� szeroko�� kolumny za pomoc� pola dialogu "Szeroko�� kolumny": 1. Kliknij w obszarze kolumny, kt�rej szeroko�� ma by� zmieniona, a nast�pnie wybierz opcj� "Szeroko�� kolumny" z menu "Format". Pojawi si� pole dialogu o nazwie "Szeroko�� kolumny". 2. Wpisz liczb� znak�w, kt�re maj� by� wy�wietlane w kolumnie przy aktualnie wybranej czcionce, a nast�pnie wybierz przycisk "OK". Program Microsoft Query mo�e wy�wietla� r�n� liczb� znak�w w zale�no�ci od tego czy u�ywane s� litery wielkie lub litery r�ni�ce si� od �redniego rozmiaru czcionki. Uwaga: Wybieraj�c opcj� "Szeroko�� standardowa" mo�na przywr�ci� domy�ln� szeroko�� kolumny. Aby r�wnocze�nie zmieni� szeroko�� kilku kolumn: 1. Zaznacz kolumny przeci�gaj�c wska�nik myszy przez nag��wki kolumn. 2. Ustaw wska�nik nad praw� kraw�dzi� nag��wka kolumny jednej z zaznaczonych kolumn. Wska�nik zmieni si� na strza�k� dwukierunkow�. 3. Przeci�gaj kraw�d� kolumny w lewo lub w prawo, a� do uzyskania ��danej szeroko�ci. Wszystkie zaznaczone kolumny s� dopasowywane do tej samej szeroko�ci. Aby automatycznie zmieni� szeroko�� kolumny: W programie Microsoft Query mo�liwe jest automatyczne dostosowanie szeroko�ci kolumny do danych o najwi�kszej d�ugo�ci spo�r�d wy�wietlanych w okienku. - Kliknij gdziekolwiek w obszarze kolumny, kt�rej format ma by� zmieniony, a nast�pnie wybierz opcj� "Szeroko�� kolumny" z menu "Format". W polu dialogu "Szeroko�� kolumny" wybierz przycisk "Dopasuj". - lub - Kliknij dwukrotnie praw� kraw�d� nag��wka kolumny. Rys. nr 23. Przedstawia fragment okienka danych z kolumnami: "Nr_dost", "Firma", "Kraj", "Tytu�", "Kontakt", w kt�rym wskazano na miejsce do klikni�cia, aby automatycznie ustali� szeroko�� kolumny. Na rysunku wskazano praw� kraw�d� nag��wka kolumny "Tytu�" (wska�nik myszy ma kszta�t dwukierunkowej strza�ki). Uwaga: Dopasowanie szeroko�ci kolumny dotyczy jedynie danych wy�wietlanych na ekranie; nie odnosi si� do ca�ego zestawu wynik�w. Pozwala to na szybsze dzia�anie zapytania, zw�aszcza w przypadku du�ych zestaw�w wynik�w. W rezultacie podczas przegl�dania danych lub po ponownym wykonaniu zapytania i zmianie danych, mo�e by� potrzebne ponowne dopasowanie szeroko�ci kolumny. Zmiana wysoko�ci wiersza. Zmiana wysoko�ci wszystkich wierszy w zestawie wynik�w pozwala na uwidocznienie wi�kszej lub mniejszej liczby danych. Mo�na na przyk�ad zwi�kszy� wysoko�� wierszy i zmniejszy� szeroko�� kolumn, przez co w okienku danych widocznych b�dzie wi�cej kolumn. Zwi�kszanie wysoko�ci wiersza powoduje, �e d�u�sze warto�ci s� zawijane do kolejnych linii w ka�dym wierszu. Aby zmieni� wysoko�� wiersza przez przeci�ganie: 1. Ustaw wska�nik myszy pomi�dzy dowolnymi dwoma wska�nikami rekord�w po lewej stronie okienka danych. Wska�nik zmieni si� na strza�k� dwukierunkow�. 2. Przeci�gaj wiersz w g�r� lub w d�, a� do osi�gni�cia ��danej wysoko�ci. Wszystkie wiersze zestawu wynik�w przyjm� now� wysoko��. Rys. nr 24. Pokazano zmian� wysoko�ci wiersza przez przeci�ganie. Rysunek przedstawia fragment okienka danych z kolumnami: "Nr_klienta" oraz "Firma", w kt�rym wskazano na: - ustawienie wska�nika myszy pomi�dzy dwoma wska�nikami rekord�w (po lewej stronie okienka danych pomi�dzy przyciskami selektora rekordu - wska�nik myszy zmieni si� na dwukierunkow� strza�k�), aby zmieni� wysoko�� wiersza. - przeci�gni�cie wiersza w g�r� lub w d�, a� do osi�gni�cia ��danej wysoko�ci. - powi�kszenie wysoko�ci wiersza powoduje zawijanie si� warto�ci w kolejnych liniach. Aby zmieni� wysoko�� za pomoc� pola dialogu "Wysoko�� wiersza": 1. Z menu "Format" wybierz opcj� "Wysoko�� wiersza". Pojawi si� pole dialogu "Wysoko�� wiersza". 2. Wpisz now� wysoko�� wiersza w punktach (1 punkt to 1/72 cala), a nast�pnie wybierz przycisk "OK". Wszystkie wiersze zestawu wynik�w przyjm� okre�lon� wysoko��. (Wybieraj�c opcj� "Wysoko�� standardowa" mo�na przywr�ci� domy�ln� wysoko�� wierszy.) Uwaga: Wyb�r opcji "Wysoko�� standardowa" powoduje automatyczne dopasowanie wysoko�ci wiersza przy zmianie czcionki, za pomoc� kt�rej w programie Microsoft Query s� wy�wietlane wyniki. Je�li wysoko�� wiersza nie jest ustawiana automatycznie, po zmianie czcionki trzeba dodatkowo dopasowa� wysoko�� wiersza do nowej czcionki. Ukrywanie i pokazywanie kolumn. Czasami pojawia si� potrzeba chwilowego ukrycia kolumny bez usuwania jej z zestawu wynik�w. Mo�na na przyk�ad przegl�da� wybran� kolumn� ukrywaj�c dane pojawiaj�ce si� w kolumnach po lewej i prawej stronie. W programie Microsoft Query mo�liwe jest chwilowe ukrycie zb�dnych kolumn, a nast�pnie w razie potrzeby ponowne ich wy�wietlenie. Aby ukry� kolumn�: 1. Kliknij jakiekolwiek miejsce w obszarze kolumny do ukrycia. 2. Z menu "Format" wybierz polecenie "Ukryj kolumny". Kolumna zniknie z pola widzenia. Aby pokaza� kolumn�: 1. Z menu "Format" wybierz polecenie "Poka� kolumny". Pojawi si� pole dialogu "Poka� kolumny". Na li�cie "Kolumny" zostan� wy�wietlone wszystkie kolumny z zestawu wynik�w. Rys. nr 25. Przedstawia okno dialogowe "Poka� kolumny", w kt�rym wskazano pole listy "Kolumny", a w nim na: - wybrane kolumny, kt�re pokazuje okienko danych (zaznaczone). - ukryte kolumny s� nie wybrane. 2. Zaznacz nazw� kolumny do pokazania, a nast�pnie wybierz przycisk "Poka�". Kolumna pojawi si� w zestawie wynik�w na swoim poprzednim miejscu. 3. Po zako�czeniu ukrywania i pokazywania kolumn wybierz przycisk "Zamknij". Sortowanie danych w kolumnach. Analiza danych jest cz�sto znacznie �atwiejsza, kiedy rekordy s� wy�wietlane w kolejno�ci alfabetycznej lub wed�ug warto�ci. Mo�na na przyk�ad uporz�dkowa� list� klient�w wed�ug miast, w kt�rych mie