MS Query - Podręcznik Urzytkownika


Wprowadzenie.
Prezentacja Microsoft Query.

Miło nam przedstawić programy Microsoft Query dla Windows oraz Microsoft Query dla Apple Macintosh. W paragrafie tym dokonamy prezentacji Microsoft Query, pokażemy jak uruchomić ten program oraz nakreślimy plan nauki korzystania z programu.
Ogólnie rzecz biorąc, programy Microsoft Query dla obu środowisk operacyjnych są identyczne. Kiedy jednak wystąpią różnice, w tekście pojawią się specjalne oznaczenia, takie jak np. "W Microsoft Query dla Windows" lub "W Microsoft Query dla Macintosha". Należy wówczas postępować zgodnie z instrukcjami przeznaczonymi dla danej wersji.
Podobnie rzecz się ma z rysunkami, które odnoszą się do obu środowisk. Kiedy jednak w polu dialogu pojawia się lista nazw plików, prezentowana jest wersja dla Microsoft Windows. Podczas pracy z programem Microsoft Query dla Macintosha pojawiają się podobne pola dialogu, z tym że nie występują w nich nazwy plików typu MS-DOS.

Czym jest Microsoft Query?

Program Microsoft Query jest prostym, a przy tym potężnym narzędziem graficznym pozwalającym na wyszukiwanie i przetwarzanie danych pochodzących z rozmaitych źródeł, włączając w to następujące formaty: Microsoft Excel, Microsoft FoxPro, Microsoft Access, Paradox, dBASE, Microsoft SQL Server, ORACLE Server, tekst oraz Btrieve. (Programy obsługi dla niektórych z podanych źródeł są dołączone do Microsoft Query. W sprawie dodatkowych programów obsługi należy się kontaktować z firmą Microsoft lub Apple.) Pracując z programem Microsoft Query wystarczy podać jakie dane, w takim porządku i w jaki sposób mają być wyświetlane.
Można korzystać z Microsoft Query, aby:
- Uzyskiwać dostęp do danych w jednolity sposób.
- Przeglądać, edytować i porządkować dane.
- Wprowadzać dane do plików, wykorzystywanych przez aplikacje w środowisku Microsoft Windows lub Macintosh, np. do arkusza Microsoft Excel.
Na przykład można zażądać wyświetlenia listy klientów, wszystkich danych na temat pewnego produktu lub też danych uporządkowanych według sumy wartości sprzedaży. Program Microsoft Query znajdzie odpowiednie dane, wyświetli je w celu dokonania analizy lub zmian, a nawet obliczy sumy. Wyniki zapytania mogą być w razie potrzeby wstawione do arkusza kalkulacyjnego Microsoft Excel i można je uwzględnić w raporcie, wydrukować oraz zachować do pracy w przyszłości.

Od czego zacząć?

Właśnie od tego wprowadzenia! Służy ono do zapoznania się z programem Microsoft Query. W rozdziale 1, "Zapytania - pierwsze kroki", omówiono proces tworzenia nowego zapytania. Pozostała część poradnika wyjaśnia, jak realizować w programie Microsoft Query specyficzne zadania, takie jak wyświetlanie wyłącznie potrzebnych danych oraz zmiana sposobu prezentacji wyników zapytania.
Z programem Microsoft Query można pracować korzystając z myszy lub klawiatury. Niektóre z opisanych procedur wykorzystują klawisze skrótów. Stosując Microsoft Query dla Macintosha warto pamiętać o dwóch zasadach:
- Wywołania skrócone, wykorzystujące klawisze funkcyjne ([F1], [F2] itd.) oraz klawisze [Home], [End], [Page Up] i [Page Down] są dostępne tylko w klawiaturach rozszerzonych.
- Klawisze [Enetr] i [Return] są sobie równoważne; jednak w tej książce odwołujemy się wyłącznie do klawisza [Enter].
Podsumowanie sposobów korzystania z klawiatury znajduje się w Pomocy, w temacie "Korzystanie z klawiatury".

Gdzie szukać informacji poza tym podręcznikiem?

W skład pakietu Microsoft Query oprócz tego poradnika wchodzi dodatkowo Sufler (Cue Cards) oraz system Pomocy. W Microsoft Query dla Windows dołączone są także przykładowe dane.

Korzystanie z Suflera.

Sufler jest instruktorem, który krok po kroku uczy posługiwania się programem Microsoft Query w trakcie tworzenia własnych zapytań, udzielając odpowiednich wskazówek. Instrukcje Suflera obejmują cały proces tworzenia prostego zapytania pozwalając jednocześnie pracować podczas nauki.

Aby wywołać Suflera:
- W Microsoft Query dla Windows wybierz z menu "Pomoc" opcję "Sufler"; w Microsoft Query dla Macintosha wybierz tę samą opcję z menu "Okno".

Korzystanie z Pomocy.

W Pomocy istnieje system powiązań poszczególnych tematów. Można tam także znaleźć informacje w rodzaju przepisów "jak to zrobić" dla tych tematów, których nie zawiera Sufler. Kliknąwszy w Pomocy tekst podkreślony, można przejść od jednego tematu do innego, powiązanego z poprzednim. Można również przejść z Pomocy do Suflera uzyskując szczegółowe instrukcje dotyczące danego zadania.
 
Aby skorzystać z Pomocy:
- W Microsoft Query dla Windows naciśnij klawisz [F1].
- W Microsoft Query dla Macintosha naciśnij kombinację klawiszy [Command+kreska ukośna (/)].
-lub-
W celu wyświetlenia spisu treści Pomocy wybierz opcję "Spis treści" w Microsoft Query dla Windows lub opcję "Pomoc" w menu "Okno" w Microsoft Query dla Macintosha.
-lub-
W celu uzyskania Pomocy na temat określonego polecenia lub elementu okna - kliknij przycisk "Pomoc" na pasku narzędzi, a następnie wybierz polecenie lub kliknij w obszarze ekranu, którego Pomoc ma dotyczyć. Można również nacisnąć kombinację klawiszy [Shift+F1] w programie Microsoft Query dla Windows lub [Command+Shift+znak zapytania] w programie Microsoft Query dla Macintosha, a następnie kliknąć element, którego Pomoc ma dotyczyć.

Wyszukiwanie tematu Pomocy.
Książka ta zawiera odnośniki do specyficznych tematów Pomocy. Napotykając w podręczniku tekst: "wyszukaj w Pomocy temat..." (lub podobny) należy skorzystać z opcji "Szukaj" w oknie Pomocy w celu wyszukania danego słowa lub wyrażenia.

Aby wyszukać temat Pomocy:
1. W programie Microsoft Query dla Windows wybierz polecenie "Szukaj" z menu "Pomoc" (lub, jeśli okno Pomocy jest już otwarte, wybierz przycisk "Szukaj" umieszczony w górnej części okna Pomocy).
W Microsoft Query dla Macintosha wybierz opcję "Pomoc" z menu "Okno", a następnie przycisk "Szukaj" umieszczony w górnej części okna Pomocy. Zostanie wyświetlone pole dialogu "Szukaj".
2. W polu umieszczonym w górnej części pola dialogu można wpisać kilka pierwszych liter wyszukiwanego słowa lub wyrażenia. W trakcie wpisywania w polu listy bezpośrednio poniżej obszaru wpisywania wyświetlane są nowe słowa i wyrażenia.
 3. Dwukrotnie kliknij słowo lub wyrażenie związane z tematem (lub zaznacz je i wybierz przycisk "Pokaż tematy"). W polu znajdującym się w dolnej części okna dialogowego wyświetlane są tematy związane z wybranym słowem lub wyrażeniem.
4. W tej dolnej części okna dwukrotnie kliknij temat, który ma być wyświetlony (lub zaznacz go i wybierz przycisk "Idź do").

Korzystanie z przykładowych danych firmy Northwind Traders.

Jedną z metod nauki korzystania z programu Microsoft Query jest eksperymentowanie z przykładowymi danymi. Program dostarczany jest z przykładowymi danymi, dotyczącymi Northwind Traders, fikcyjnej firmy importowo-eksportowej, która specjalizuje się w handlu żywnością z całego świata. Wiele przykładów z dokumentacji programu Microsoft Query odwołuje się do danych dotyczących firmy Northwind Traders, które przechowywane są w formacie dBASE. Dane te nie są dostępne dla programu Microsoft Query dla Macintosha, niemniej ich omówienie jest pomocne w nauce.

Dodatkowe informacje.
Zawartość i strukturę danych firmy Northwind Traders można znaleźć w Dodatku A, "Przykładowe dane firmy Northwind Traders".

Jak uruchomić Microsoft Query?

Program Microsoft Query dla Windows można uruchomić z "Menedżera programów" Windows, a Microsoft Query dla Macintosha z pulpitu Macintosha. Program Microsoft Query można również uruchomić z poziomu aplikacji Microsoft Windows lub aplikacji Macintosha, takiej jak na przykład Microsoft Excel.

Uwaga:
Instrukcję uruchamiania programu Microsoft Query można znaleźć w dokumentacji aplikacji, z którą program został dostarczony.

Aby uruchomić program Microsoft Query dla Windows:
1. W "Menedżerze programów" Windows otwórz grupę zawierającą ikonę Microsoft Query.
2. Dwukrotnie kliknij ikonę Microsoft Query.

Rys. nr 1.
Przedstawia ikonę Microsoft Query zawierającą trzy tabele.

Aby uruchomić program Microsoft Query dla Macintosha:
1. Na pulpicie Macintosha dwukrotnie kliknij kartotekę, w której zainstalowano Microsoft Query.
2. Dwukrotnie kliknij ikonę Microsoft Query.

O tym, jak wywołać program Microsoft Query z poziomu Microsoft Excel można się dowiedzieć z Pomocy tego programu. Wywoływanie Microsoft Query z innych aplikacji Windows lub aplikacji Macintosha powinno być opisane w dokumentacji tych aplikacji.
Po pierwszym uruchomieniu programu Microsoft Query pojawia się ekran z zapytaniem, czy do tworzenia lub otwierania zapytań ma być stosowany Sufler.

Rys. nr 2.
Przedstawia okno "MS Query - Sufler", które zawiera:
- pasek tytułu wraz z przyciskiem "Zamknij" (z lewej strony).
- pasek menu z opcjami: "Menu", "Szukaj" oraz "Wstecz".
- pole informacyjne z tekstem: "Witaj w programie Microsoft Query! Korzystając z Suflera możesz:
- Wykonywać swą pracę ucząc się jednocześnie korzystania z programu Microsoft Query. Sufler, przyjazny nauczyciel, pomoże Ci - krok za krokiem - tworzyć nowe zapytanie" (ostatnie dwa zdania przypisane są do przycisku, pod którym znajduje się pole wyboru: "Nie wyświetlać tej karty po uruchomieniu programu").

Podczas tworzenia i otwierania zapytań można korzystać z Suflera albo postępować zgodnie z opisem przedstawionym w rozdziale 1 tego podręcznika, "Zapytania - pierwsze kroki".

Rozdział 1.
Zapytania - pierwsze kroki.

Rozdział ten zawiera podstawowe wiadomości dotyczące zapytań - czym one są, w jakim celu się je stosuje i w jaki sposób można je tworzyć. Jest  to rozdział przeznaczony dla tych, którzy nigdy nie korzystali z zapytań bądź chcieliby uzyskać krótki przegląd działania programu Microsoft Query.
W rozdziale tym omówimy:
- Czym jest zapytanie.
- W jakim celu stosuje się zapytania.
- Terminologię potrzebną przed rozpoczęciem pracy.
- Jak korzystać z paska narzędzi.
- Jak utworzyć zapytanie.
- Jak zachować zapytanie.
- Jak zamknąć zapytanie.
- Jak otworzyć zapytanie.
- Jak zakończyć pracę z programem Microsoft Query

Czym jest zapytanie?

Zapytanie jest konkretnym pytaniem dotyczącym danych, takim jak "Jakich dostawców ma nasza firma?" lub "Jakie zamówienia były złożone w maju?". Po uruchomieniu zapytania otrzymuje się w odpowiedzi dane spełniające podane warunki.

Rys. nr 3.
Przedstawia u góry zapytanie: "Jakich dostawców ma nasza firma?". U dołu mamy wyświetlony fragment tabeli "Firma" z listą dostawców.

Dlaczego stosuje się zapytania?

Zapytania służą do wyszukiwania całości lub części zbioru danych, który jest przechowywany poza programem Microsoft Query - w innej aplikacji, w innym miejscu.
Zastosowanie programu Microsoft Query nie ogranicza się jednak wyłącznie do wyszukiwania danych. Możliwe jest również:
- Dodawanie i zmiana danych. Zapytanie pozwala uaktualniać dane w miejscu, w którym są one faktycznie przechowywane.
- Wybieranie danych. Podając kryteria można określić sposób wyboru danych pojawiających się w odpowiedzi na zapytanie. W ten sposób można filtrować dane, eliminując te, które nie są istotne w danym momencie. Na przykład możliwe jest obejrzenie danych dotyczących sprzedaży, ale tylko w danym miesiącu.
- Dokonywanie obliczeń. Na podstawie wybranych danych można dokonywać obliczeń. Na przykład można obliczyć wartość sprzedaży dla każdego sprzedawcy lub średnią cenę sprzedawanych przez firmę produktów.
- Formatowanie danych. Postać danych pojawiających się w wyniku zapytania można dostosować do własnych potrzeb. Na przykład można wyświetlać dane różnymi czcionkami lub w różnych układach.
- Sortowanie danych. Dane można wyświetlać w określonym porządku. Na przykład można uporządkować klientów w kolejności alfabetycznej nazwisk.
- Przenoszenie danych do plików innych aplikacji. Po wyszukaniu potrzebnych danych można je skopiować tak, by były dostępne w innej aplikacji. Na przykład można skopiować dane do arkusza Microsoft Excel lub dokumentu Microsoft Word.

Terminologia potrzebna przed rozpoczęciem pracy.

W Microsoft Query dane są wyszukiwane z "tabel". W tabelach dane są przechowywane w kolumnach (lub "polach") i wierszach (lub "rekordach"). Przykładami tabel są arkusze kalkulacyjne Microsoft Excel, pliki tekstowe z danymi w postaci stabelaryzowanej, tabele ORACLE Server lub SQL Server oraz pliki dBASE.
Każda tabela zawiera zbiór danych, zwykle dotyczących konkretnego tematu. Na przykład dane dotyczące firmy Northwind Traders są umieszczone w kilku tabelach; w jednej z nich przechowywane są informacje o dostawcach firmy, w innej - informacje dotyczące sprzedawanych produktów itd.
"Pole" tabeli jest szczególnym typem informacji, takim jak nazwisko lub suma zamówienia. Pole odpowiada kolumnie tabeli. W podanym dalej przykładzie "Firma", "Kontakt" oraz "Tytuł" są polami zawierającymi informacje o dostawcach firmy Northwind Traders. Z drugiej strony "rekord" jest zbiorem informacji o jednej osobie, jednym wydarzeniu lub obiekcie, takim jak firma Exotic Liquids. Rekord jest reprezentowany przez wiersz tabeli. Każdy rekord zawiera te same pola, a każde pole rekordu zawiera informacje tego samego typu.

Rys. nr 4.
Przedstawia tabelę "Dostawcy", w której wskazano na:
- trzy kolumny (pola): "Firma", "Kontakt" oraz "Tytuł".
- w każdej kolumnie wyświetlone są wiersze (rekordy) z danymi.

W celu uzyskania dostępu do tabel w programie Microsoft Query stosuje się wiele rozmaitych "źródeł danych". Źródło zawiera dane do udostępnienia oraz informacje potrzebne do uzyskania dostępu. Jednym z przykładów źródła danych jest baza danych SQL Server wraz z serwerem, na którym się znajduje oraz sieć stosowana do dostępu do tego serwera. Innym przykładem jest katalog lub kartoteka zawierająca zbiór plików dBASE.
Tworząc zapytanie wybiera się konkretne źródło danych, które ma być stosowane przez Microsoft Query. Źródło danych przekazuje do programu Microsoft Query informacje o typie tabeli lub tabel zawierających dane, takich jak pliki arkuszy kalkulacyjnych Microsoft Excel, pliki utworzone w formacie dBASE lub tabele utworzone za pomocą serwera ORACLE.
W pewnych typach źródeł danych tabele są grupowane w "bazę danych". Baza danych przypomina szafkę, w której szufladkami są tabele. Wszystkie informacje zawarte w szafce są związane z jednym tematem, takim jak sprzedaż w firmie lub stan magazynu, natomiast szufladki zawierają informacje dotyczące danego tematu, jak na przykład produkty firmy, klienci czy zamówienia. Podobnie jak do przechowywania danych o tematach można korzystać z kilku szafek, w źródle danych można też korzystać z więcej niż jednej bazy danych.

Uwaga:
W pewnych typach źródeł danych korzysta się z baz danych, nazywanych inaczej kwalifikatorami lub schematami. W programie Microsoft Query stosowana jest terminologia odpowiadająca konkretnemu źródłu danych.

Korzystanie z paska narzędzi.

Po uruchomieniu programu Microsoft Query pod paskiem menu u góry okna aplikacji pojawia się pasek narzędzi. Korzystanie z przycisków paska narzędzi znacznie skraca wywoływanie pewnych poleceń menu podczas tworzenia lub modyfikacji zapytań.

Rys. nr 5.
Przedstawia następujące przyciski na pasku narzędzi: "Nowe zapytanie", "Otwórz zapytanie", "Zachowaj zapytanie", "Wyświetl SQL", "Wyświetl tabele", "Wyświetl kryteria", "Dodaj tabele", "Dodaj kryteria", "Zmień typ obliczeń", "Sortuj rosnąco", "Sortuj malejąco", "Wykonaj zapytanie", "Aktualizacja automatyczna" oraz "Pomoc".

W całej tej książce, jeśli w opisywanej procedurze sugerowane jest  użycie przycisku paska narzędzi, na marginesie będzie się pojawiać obraz przycisku. Aby uzyskać opis dowolnego przycisku, wystarczy kliknąć przycisk Pomocy, a następnie kliknąć przycisk, którego opis ma dotyczyć (albo wyszukać w Pomocy temat dotyczący paska narzędzi).

Uwaga:
Po wywołaniu programu Microsoft Query z innej aplikacji na pasku narzędzi Microsoft Query pojawia się dodatkowy przycisk, służący do wyjścia z programu Microsoft Query i wstawienia danych z zapytania do innej aplikacji. (Nazwa tego przycisku zależy od używanej aplikacji.) Więcej informacji na ten temat można znaleźć w dodatkowej dokumentacji programu Microsoft Query przeznaczonej dla tej aplikacji.

Tworzenie zapytania.

W celu utworzenia zapytania należy wybrać źródło danych, które ma być użyte, dodać tabele zawierające dane, a następnie wybrać z tabel pola, które mają wystąpić w zapytaniu.

Wybieranie źródła danych.

Wybór źródła danych wskazuje, gdzie można znaleźć potrzebne dane, w jaki sposób uzyskać do nich dostęp oraz jakie dane mają być wybrane.

Aby wybrać źródło danych:
- Z menu "Plik" wybierz opcję "Nowe zapytanie".
-lub-
Kliknij na pasku narzędzi przycisk "Nowe zapytanie". Pojawi się pole dialogu "Wybierz źródło danych". Lista "Dostępne źródła danych" pokazuje źródła używane ostatnio w programie Microsoft Query - są one od razu dostępne dla zapytań. Jeśli potrzebne źródło danych znajduje się już na liście, wystarczy je dwukrotnie kliknąć (lub wskazać je, a następnie wybrać przycisk "Użyj").

Rys. nr 6.
Przedstawia okno dialogowe "Wybierz źródło danych", w którym wskazano na:
- pole listy "Dostępne źródła danych". Tutaj dwukrotnie kliknij źródło danych albo wskaż je.
- przycisk "Użyj". Następnie wybierz ten przycisk.

Uwaga:
Dla pewnych źródeł danych jest wyświetlane dodatkowe pole dialogu z zapytaniem o pomocnicze informacje, takie jak identyfikator użytkownika, hasło, nazwa bazy danych, katalogu lub kartoteki. Postać tego pola dialogu zmienia się w zależności od stosowanego źródła danych. Na przykład w niektórych dialogach występuje element o nazwie "baza danych" pozwalający wybrać grupę tabel, które mają być użyte. W innych może występować element równoważny, ale inaczej oznaczony, na przykład jako "kwalifikator". Może się również zdarzyć, że część elementów dialogu jest wyłączona, jeśli były już one określane wcześniej.

Jeśli potrzebne źródło danych nie było wcześniej używane w programie Microsoft Query, nie pojawia się na liście i w konsekwencji nie jest dostępne w zapytaniach. Przed wybraniem takiego źródła danych trzeba je wcześniej przygotować do wykorzystania.

Jak przygotować źródło danych do wykorzystania w zapytaniach :
1. W polu dialogu "Wybierz źródło danych" wybierz przycisk "Inne". Zostanie wyświetlone pole dialogu "Źródła danych ODBC", w którym pojawią  się wszystkie źródła danych zainstalowane w danym komputerze (łącznie z tymi, które były już używane i pojawiają się na liście "Dostępne źródła danych"). Każde z tych źródeł można wykorzystać w zapytaniach.

Uwaga:
Jeśli potrzebne źródło danych nie jest wymienione w polu dialogu "Źródła danych ODBC", można użyć przycisku "Nowe" do zdefiniowania nowych źródeł danych dla zainstalowanych już programów obsługi. Więcej informacji na ten temat można znaleźć w Dodatku B, "Programy obsługi ODBC: wymagania, instalacja, dodawanie źródeł danych".

2. Kliknij dwukrotnie źródło danych, którego zamierzasz użyć (lub wskaż je, a następnie wybierz przycisk "OK").

Rys. nr 7.
Przedstawia okno dialogowe "Źródła danych ODBC", w którym wskazano na:
- pole edycji z listą "Wprowadź źródło danych". Tutaj wskaż źródło danych na liście albo wpisz nazwę.

Uwaga:
Dla pewnych źródeł danych wyświetlane jest dodatkowe pole dialogu z zapytaniem o pomocnicze informacje, takie jak identyfikator użytkownika, hasło, nazwa bazy danych, katalogu lub kartoteki. Postać tego pola dialogu zmienia się w zależności od stosowanego źródła danych.

Ponownie zostanie wyświetlone pole dialogu "Wybierz źródło danych" zawierające już źródło wybrane z listy "Dostępne źródła danych".
3. Wybierz przycisk "Użyj" potwierdzając wybór źródła danych do własnych zapytań.
Wszystkie źródła danych wymienione lub dodane do listy "Dostępne źródła danych" w polu dialogu "Wybierz źródło danych" pozostają na niej w przyszłych sesjach roboczych, o ile nie zostaną celowo usunięte.

Aby usunąć źródło danych:
1. Wskaż źródło danych, które ma być usunięte.
2. Wybierz przycisk "Usuń". Program Microsoft Query usunie źródło danych, co spowoduje, że nie pojawi się już ono na liście i nie będzie dostępne w zapytaniach. Źródło danych można ponownie udostępnić wybierając przycisk "Inne" w polu dialogu "Wybierz źródło danych" i ponownie je wybierając.

Uwaga:
Źródła danych nie można usunąć, jeśli jest ono używane przez jakiekolwiek otwarte zapytanie. W takiej sytuacji należy zamknąć zapytanie, a następnie usunąć źródło danych.

Dodawanie tabel.

Po dokonaniu wyboru źródła danych pojawia się okno, w którym na pierwszym planie znajduje się pole dialogu "Dodaj tabele". Pole to służy do wybrania tabel, zawierających potrzebne do wyszukiwania dane.
W aplikacjach stanowiących pewne źródła danych (takich jak SQL Server czy Microsoft Access) termin "tabela" jest stosowany w odniesieniu do miejsca, w którym są przechowywane dane; w innych aplikacjach (takich jak Microsoft Excel i aplikacje tekstowe) stosowany jest w zamian termin "plik". Jeśli dane umieszczone są w pliku, Microsoft Query używa pliku jako tabeli.
 Jeśli dane pochodzą z pliku, jest wyświetlane pole dialogu o nazwie "Dodaj tabele". (W Microsoft Query dla Macintosha pojawia się podobne pole dialogu.)

Rys. nr 8.
Przedstawia okno dialogowe "Dodaj tabele", które zawiera:
- pasek tytułu wraz z przyciskiem "Zamknij" (z lewej strony).
- pole edycji z listą "Nazwa tabeli".
- pole listy "Wyświetl pliki typu".
- pole listy "Stacje dysków".
- pole listy "Katalogi".
- z prawej strony u góry dwa przyciski: "Dodaj" oraz "Zamknij".

Jeśli dane pochodzą z tabeli, wyświetlane pole dialogu o nazwie "Dodaj tabele" ma nieco inną postać. (Również w programie Microsoft Query dla Macintosha pojawia się podobne pole dialogu.)

Rys. nr 9.
Przestawia okno dialogowe "Dodaj tabele" (dane pochodzą z tabeli), które zawiera:
- pasek tytułu wraz z przyciskiem "Zamknij" (z lewej strony).
- pole listy "Tabela".
- pole listy "Właściciel".
- pole listy "Katalog".
- z prawej strony trzy przyciski: "Dodaj", "Zamknij" oraz "Opcje...".

Uwaga:
W drugim z wymienionych pól dialogowych na liście "Tabela" będą wyświetlone jedynie te tabele, które zostały utworzone przez konkretnego właściciela, którego można wybrać w polu "Właściciel". Można również wyświetlić jedynie tabele należące do określonej bazy danych, wybierając ją w polu "Katalog". (Pola "Właściciel" i "Katalog" mogą nazywać się różnie w zależności od źródła danych.) Przycisk "Opcje" pozwala wyświetlić dodatkowe pole dialogu, w którym określa się opcje tabeli (w tym wyświetlanie na liście "Tabela" nazw tabel bazy danych, tabel systemowych, synonimów i widoków), a także odświeża się aktualną listę tabel. Więcej informacji na ten temat można znaleźć w Pomocy wyszukując temat "Dodaj tabele - polecenie".

Aby dodać tabelę do zapytania:
1. W polu dialogu "Dodaj tabele" kliknij dwukrotnie tabelę zawierającą dane potrzebne do zapytania (lub zaznacz tabelę, a następnie wybierz przycisk "Dodaj").Tabela pojawia się jako "lista pól" u góry okna zapytania, w tle za polem dialogu "Dodaj tabele".

Rys. nr 10.
Na wierzchu mamy wyświetlone okno dialogowe "Dodaj tabele", w którym zaznaczono na liście tabelę "Sklepy". Pod spodem pojawiło się okno zapytania o nazwie "Zapyt_1", w którym  z lewej strony u góry wyświetlona została tabela "Sklepy" z listą pól tabeli.

2. Wybierz przycisk "Zamknij".

Uwaga:
Do zapytania można dodać więcej niż jedną tabelę i mogą one pochodzić z różnych baz danych. Więcej informacji na temat takich zapytań można znaleźć w rozdziale 6, "Tworzenie zapytań  wielotabelowych".

Struktura okna zapytania.

Po dodaniu tabel i zamknięciu pola dialogu "Dodaj tabele" pojawia się okno zapytania. Okno to służy do projektowania, modyfikowania i wykonywania zapytań.

Rys. nr 11.
Przedstawia okno zapytania "Zapyt_1", które zawiera:
- pasek tytułu wraz z przyciskiem "Zamknij" (z lewej strony).
- okienko tabel (na rysunku wyświetlona tabela "Produkty" z listą pól).
- okienko danych z trzema kolumnami: "Nr_prod", "Nazwa" oraz pusta kolumna.
- zestaw wyników - to pojawiające się dane w poszczególnych kolumnach.
- selektor rekordu - to przycisk z lewej strony pierwszej kolumny.
- podwójną, ciągłą linię oddzielającą okienko tabel od okienka danych. W tym miejscu nalezy przeciągać w celu zmiany rozmiarów okienek.
- na dole pasek stanu z przyciskami nawigacyjnymi (z lewej strony).

Okno zapytania dzieli się na "okienka". W okienku tabel jest wyświetlana lista pól, będąca alfabetyczną listą pól tabeli, z której pochodzą wyszukiwane przez Microsoft Query dane. (Tabela ta jest często nazywana "tabelą podstawową".) W okienku "danych", po dodaniu do niego pól z listy pól, pojawiają się dane. Wyświetlane dane to "zestaw wyników", który przedstawiony jest w postaci wierszy i kolumn, podobnie do arkusza kalkulacyjnego.
Każde pole dodane do okienka danych pojawia się w nim jako kolumna danych. W okienku danych jest zawsze wyświetlana jedna pusta kolumna wskazująca, gdzie można dodać następne pole z listy pól. Każdy wiersz w okienku danych odpowiada jednemu rekordowi. Do wybranego rekordu można się przemieścić korzystając z przycisków nawigacyjnych i zaznaczając rekord za pomocą kliknięcia selektora rekordu. (Więcej informacji dotyczących tego tematu można znaleźć w rozdziale 3, "Praca z danymi".)

Uwaga:
Okno zapytania zawiera również "okienko kryteriów", w którym są wyświetlane wszystkie kryteria, jakie muszą spełniać dane pojawiające się w zestawie wyników. Więcej informacji na temat wyświetlania ikorzystania z okienka kryteriów można znaleźć w rozdziale 4, "Wyszukiwanie potrzebnych rekordów".

Pasek stanu poniżej okna zapytania (w lewym dolnym rogu okna aplikacji) zawiera informacje pomocne przy projektowaniu zapytania. W przypadku wątpliwości, co zrobić dalej, można na nim znaleźć potrzebne wskazówki.

Aby ukryć okienko tabeli:
Okienko tabeli można ukryć udostępniając tym samym więcej miejsca do wyświetlania zestawu wyników.
- Kliknij przycisk "Wyświetl tabele" na pasku narzędzi. (Przycisk będzie wyglądał na nie wciśnięty).
- lub -
Z menu "Widok" wybierz opcję "Tabele"; spowoduje to usunięcie znacznika opcji. Okienko tabeli można z powrotem wyświetlić ponownie klikając przycisk "Wyświetl tabele" (lub wybierając ponownie opcję "Tabele").

Aby zmienić rozmiar okienka:
- Przeciągnij pasek podziału, rozdzielający oba okienka, w górę lub w dół.

Aby usunąć tabelę z okienka tabeli:
1. Kliknij gdziekolwiek w obrębie listy pól tabeli, która ma być usunięta.
2. Naciśnij klawisz [Del].
- lub -
Z menu "Tabele" wybierz polecenie "Usuń tabelę". Usuwając tabelę z okienka tabel nie usuwa się danych z tabeli podstawowej. Usuwa się jedynie listę pól i dane z aktywnego zapytania.
 
Aby ponownie wyświetlić pole dialogu "Dodaj tabele":
Pole dialogu "Dodaj tabele" jest wyświetlane w programie Microsoft Query automatycznie przy tworzeniu zapytania. Po zamknięciu pola dialogu można je powtórnie wyświetlić w celu dodania do aktywnego zapytania kolejnych tabel.
- Kliknij na pasku narzędzi przycisk "Dodaj tabele".
- lub -
Z menu "Tabele" wybierz polecenie "Dodaj tabele".

Wybieranie pól.

Zadaniem zapytania jest wyszukanie danych, które odpowiadają postawionemu pytaniu. Czasami istnieje potrzeba obejrzenia wszystkich danych z tabeli podstawowej, jednak często wystarcza wybór jedynie ich podzbioru. Zaznaczając pola na liście pól i przenosząc je do okienka danych można określić, które dane mają być widoczne w wyniku zapytania.

Uwaga:
Zestaw wyników zapytania można również ograniczać podając kryteria, jakie mają spełniać wyświetlane rekordy. Na przykład podczas korzystania z bazy Northwind Traders można zażądać wyświetlania z tabeli "Produkty" jedynie tych rekordów, w których pole "Kategoria" ma wartość "Napoje". Więcej informacji na ten temat można znaleźć w rozdziale 4, "Wyszukiwanie potrzebnych rekordów".

Dodawanie pól do okienka danych.
Okienko danych zawiera pustą kolumnę, która wskazuje, gdzie można dodać pole z listy pól. Po dodaniu pola pusta kolumna przesuwa się na prawo.
Do okienka danych można jednocześnie dodać wiele pól stosując w tym celu rozmaite techniki. Można dodać pole z listy pól lub dodać pole, które wyświetla wyniki obliczeń definiowanych przez użytkownika. Więcej informacji na temat dodawania pól tego typu podano w rozdziale 5, "Wykonywanie obliczeń".
 
Uwaga:
Jeśli nie jest potrzebne automatyczne wykonywanie zapytania, które w programie Microsoft Query jest przeprowadzane po każdej modyfikacji zapytania lub po dodaniu pola, można kliknąć przycisk "Aktualizacja automatyczna" lub wybrać opcję "Aktualizacja automatyczna" z menu "Rekordy". Po wyłączeniu opcji "Aktualizacja automatyczna" dodanie pola powoduje jedynie wyświetlenie nazw pól, a nie danych. (Aktualizacja automatyczna jest wyłączona, jeśli przycisk nie jest wciśnięty lub gdy opcja "Aktualizacja automatyczna" nie jest zaznaczona.) W momencie, w którym zapytanie jest już gotowe, aby je wykonać, należy kliknąć przycisk "Wykonaj zapytanie" lub wybrać polecenie "Wykonaj zapytanie" z menu "Rekordy".
Jeśli opcja "Aktualizacja automatyczna" jest wyłączona, wybranie opcji "Cofnij" z menu "Edycja" powoduje przywrócenie takiego stanu zapytania, jaki istniał przy ostatnim wykonaniu zapytania.

Aby dodać pole do okienka danych :
- Kliknij dwukrotnie pole na liście pól.

Rys. nr 12.
Przedstawia okno zapytania "Zapyt_1", w którym wskazano na:
- okienko tabel z wyświetleniem tabeli "Produkty" wraz z listą pól, a w niej na zaznaczone pole "Nr_prod". Tutaj dwukrotnie kliknij wskazane pole na liście pól.
- okienko danych z wyświetleniem dodanego pola "Nr_prod" .

Jeśli opcja "Aktualizacja automatyczna" jest włączona, zapytanie będzie wykonane automatycznie, po czym zostanie wyświetlony aktualny zestaw wyników.

Pole można również dodać w następujący sposób:
- Przeciągając je z listy do pustej kolumny okienka danych.
- Wpisując nazwę pola w polu nagłówka pustej kolumny, a następnie naciskając klawisz [Enter].
- Klikając strzałkę rozwijania w polu nagłówka pustej kolumny, a następnie wybierając nazwę pola. (Strzałka rozwijania pojawia się po kliknięciu nagłówka pustej kolumny.)
- Wybierając polecenie "Dodaj kolumnę" z menu "Rekordy" i wpisując nazwę pola w polu "Pole".
Po dodaniu pierwszego pola do okienka danych, każde następne pole jest dodawane na końcu zbioru danych niezależnie od stosowanej metody dodawania pól.

Wstawianie pól.
Po zaznaczeniu kolumny w zestawie wyników, polecenie "Dodaj kolumnę" zamienia się na "Wstaw kolumnę". Zaznaczenie kolumny przed dodaniem pola jest równoznaczne z przekazaniem programowi Microsoft Query informacji, że nowa kolumna ma być wstawiona po lewej stronie zaznaczonej kolumny, a nie dołączona na końcu zestawu wyników.

Aby zaznaczyć pole (kolumnę):
Każde pole dodawane do okienka danych ma własny nagłówek, który służy do zaznaczania pola. W tym celu:
- Kliknij nagłówek kolumny.

Rys. nr 13.
Przedstawia fragment okienka danych z polem "Nr_prod", w którym wskazano na kliknięcie nagłówka kolumny, aby wybrać kolumnę.

- lub - 
Przejdź do kolumny i naciśnij kombinację klawiszy [Ctrl+spacja] w programie Microsoft Query dla Windows lub [Command+spacja] w programie Microsoft Query dla Macintosha.
 
Aby wstawić pole (kolumnę):
1. Po zaznaczeniu kolumny wybierz polecenie "Wstaw kolumnę" z menu "Rekordy". Pojawi się pole dialogu "Wstaw kolumnę".
2. W obszarze o nazwie "Pole" wpisz nazwę pola lub wybierz pole z rozwijalnej listy.
3. Wybierz przycisk "Wstaw". Dane z pola zostaną wstawione w postaci kolumny, po lewej stronie zaznaczonej kolumny.
4. Wybierz przycisk "Zamknij".
Pole można również wstawić przeciągając je z listy na górę kolumny w zestawie wyników. Pole jest wstawiane po lewej stronie kolumny.

Rys. nr 14.
Przedstawia okno zapytania "Zapyt_1", w którym wskazano na przeciągnięcie pola "Wycofany" z listy pól w okienku tabeli "Produkty" na górę kolumny "Nazwa" w zestawie wyników (okienka danych).

Kolumna, która znajduje się pod spodem jest przesuwana w prawą stronę robiąc miejsce dla nowej kolumny.

Rys. nr 15.
Przedstawia okno zapytania "Zapyt_1", w którym wskazano na przeciągnięte pole "Wycofany" z tabeli "Produkty" do okienka danych. Kolumna "Wycofany" znajduje się po kolumnie "Nr_prod" a przed kolumną "Nazwa".

Aby dodać jednocześnie kilka pól:
- Kliknij pierwsze dodawane pole, a następnie trzymając przyciśnięty klawisz [Ctrl] w programie Microsoft Query dla Windows lub [Control] w Microsoft Query dla Macintosha, klikaj inne pola. Przeciągnij je jako grupę do okienka danych.
- lub -
Aby zaznaczyć blok pól, kliknij pierwsze pole, następnie trzymając przyciśnięty klawisz [Shift] kliknij ostatnie pole. Przeciągnij blok do okienka danych.

Dodawanie wszystkich pól jednocześnie.
Istnieją dwie metody dodawania do okienka danych jednocześnie wszystkich pól. Można użyć gwiazdki z listy pól lub przeciągnąć wszystkie pola jako grupę. Użyta metoda określa kolejność kolumn, w jakiej są one wyświetlane w okienku danych.

Uwaga:
Jeśli po utworzeniu zapytania, zawierającego w okienku danych wszystkie pola z listy, do tabeli podstawowej zostaną dodane nowe pola, będą one wyświetlane w zestawie wyników dopiero po ich dodaniu do okienka danych.

Aby dodać wszystkie pola w kolejności, w jakiej były tworzone:
- Kliknij dwukrotnie gwiazdkę (lub przeciągnij ją z pierwszej pozycji listy pól do okienka danych).
Wszystkie pola zostaną dodane do okienka danych w kolejności, w jakiej były utworzone w tabeli podstawowej.

Rys. nr 16.
Przedstawia u góry tabelę "Produkty" wraz z listą pól. W pierwszym wierszu tej listy znajduje się gwiazdka. Po dwukrotnym kliknięciu tej gwiazdki, Microsoft Query dodaje pola w kolejności ich utworzenia. U dołu mamy wyświetlony fragment okienka danych z wyświetleniem kolumn: "Nr_prod", "Nr_dost", "Kategorii", "Nazwy", "Nazwy_ang", "Il_jedn".

Aby dodać wszystkie pola w kolejności alfabetycznej:
1. Kliknij dwukrotnie tytuł listy pól zaznaczając w ten sposób wszystkie pola na liście.
2. Kliknij dowolne z zaznaczonych na liście pól i przeciągnij je do okienka danych. Pola zostaną dodane do okienka danych w kolejności alfabetycznej.

Rys. nr 17.
Przedstawia u góry tabelę "Produkty" wraz z listą pól, w której wskazano na dwukrotne kliknięcie paska tytułu tabeli i przeciągnięcie wszystkich pól na liście do okienka danych. Microsoft Query dodaje pola w kolejności alfabetycznej. U dołu mamy wyświetlony fragment okienka danych, w którym pola dodane są w kolejności alfabetycznej: "Cena_jedn", "Il_jedn", "Kategoria", "Minimum" oraz "Nazwa".

Wskazówka:
Jeśli trzeba dodać nie wszystkie pola tabeli podstawowej, ale ich większość, można kliknąć dwukrotnie pasek tytułu listy pól, a następnie trzymając przyciśnięty klawisz [Ctrl] w programie Microsoft  Query dla Windows lub klawisz [Control] w Microsoft Query dla Macintosha, kliknąć pola, które nie mają być dodane. Na końcu wystarczy przeciągnąć zaznaczone pola do okienka danych jako grupę.

Usuwanie pól.
Jeśli pole z zestawu wyników okazuje się niepotrzebne, można je usunąć. Usuwając pole nie usuwa się danych z tabeli podstawowej - usuwa się je jedynie z zapytania.

Uwaga:
Usuwając z zestawu wyników rekord (wiersz) usuwa się jednocześnie dane z tego rekordu w tabeli podstawowej. Więcej informacji na ten temat można znaleźć w rozdziale 3, "Praca z danymi".

Aby usunąć pole (kolumnę):
1. Wybierz pole w okienku danych klikając jego nagłówek.

Rys. nr 18.
Przedstawia fragment okienka danych z kolumnami: "Nr_prod", "Nazwa" i "Nr_dost", w którym wskazano na kliknięcie nagłówka kolumny "Nr_dost".

2. Naciśnij klawisz [Del].
- lub -
Wybierz z menu "Rekordy" polecenie "Usuń kolumnę".

Uwaga:
Z okienka danych nie można usunąć pustej kolumny.

Aby usunąć blok pól:
1. Kliknij nagłówek kolumny pierwszego pola do usunięcia.
2.Trzymając przyciśnięty klawisz [Shift] kliknij nagłówek ostatniej kolumny do usunięcia.
3. Naciśnij klawisz [Del] (lub wybierz polecenie "Usuń" z menu "Edycja").

Jak tworzy się nowe zapytanie?

Postawmy się w roli magazyniera firmy Northwind Traders. Jednym z zadań magazyniera jest śledzenie poziomu zapasów oraz upewnianie się, że firma ma wystarczający zapas każdego z produktów. W tym celu można utworzyć zapytanie, które wyszukuje dane dotyczące każdego z produktów firmy Northwind Traders.
Nowe zapytanie utworzymy wybierając jako źródło danych FoxPro 2.5.  Dodamy do zapytania tabelę "Produkty", a następnie dodamy do okienka danych następujące pola: "Nr_prod", "Nazwa", "Stan", "Zamówione", "Minimum" oraz "Wycofany".
Po zaprojektowaniu zapytania, okno zapytania powinno wyglądać następyująco:

Rys. nr 19.
Przedstawia okno zapytania "Zapyt_1", które zawiera:
- u góry tabelę "Produkty" wraz z listą pól.
- u dołu okienko danych z wyświetleniem kolumn: "Nr_prod", "Nazwa", "Stan", "Zamówione", "Minimum" oraz "Wycofany".

Można teraz porównać dane w polach "Stan", "Zamówione", "Minimum" oraz "Wycofany" wyszukując produkty, których zapasy powinny być uzupełnione.

Zachowywanie zapytania.

Po zaprojektowaniu zapytania można je zachować do ponownego użycia. Stosując opisaną dalej procedurę zachowuje się wzorzec zapytania. Wzorzec określa, które pola mają być wyszukiwane oraz w jaki sposób mają być wyświetlane, nie zawiera natomiast danych z zestawu wyników. Po zachowaniu wzorca, przy ponownym wywołaniu zapytania program Microsoft Query wyszukuje ze źródła danych najbardziej aktualne dane. Czasem jednak trzeba zachować zestaw wyników zapytania jako nową tabelę; informacje o sposobie utworzenia takiej tabeli można znaleźć w rozdziale 7, "Tworzenie i usuwanie tabel".
 
Aby zachować wzorzec zapytania:
1. Kliknij przycisk "Zachowaj zapytanie" na pasku narzędzi.
- lub -
Z menu "Plik" wybierz polecenie "Zachowaj zapytanie". W trakcie pierwszego zachowywania danego zapytania pojawia się pole dialogu "Zachowaj jako", w którym należy podać nazwę zapytania.
2. Wpisz nazwę oraz wybierz stację dysków lub katalog, w którym zapytanie ma być przechowywane.
3. W programie Microsoft Query dla Windows wybierz przycisk "OK". W programie Microsoft Query dla Macintosha wybierz przycisk "Zachowaj".

Aby zachować istniejący wzorzec zapytania pod nową nazwą:
1. Wybierz polecenie "Zachowaj jako" z menu "Plik". Pojawi się pole dialogu "Wybierz źródło danych".
2. Zaznacz plik .QRY, a następnie wybierz przycisk "Zachowaj".
3. W dialogu "Zachowaj jako" wpisz nazwę oraz wybierz stację dysków i katalog, w którym ma być przechowywany plik zapytania.
4. W programie Microsoft Query dla Windows wybierz przycisk "OK". W programie Microsoft Query dla Macintosha wybierz przycisk "Zachowaj".

Zamykanie zapytania.

Zapytanie zamyka się w momencie, gdy nie jest już więcej potrzebne w trakcie bieżącej sesji roboczej.

Aby zamknąć zapytanie:
1. Z menu "Plik" wybierz polecenie "Zamknij zapytanie". Jeśli w zapytaniu dokonano zmian, a nie było ono zachowane, pojawi się pytanie, czy zachować zmiany. Po wybraniu przycisku "Tak" dla zapytania, które nie miało jeszcze nadanej nazwy, wyświetlone zostanie pole dialogu "Zachowaj jako".
2. Wpisz nazwę oraz wybierz stację dysków i katalog dla zapytania.
3. W programie Microsoft Query dla Windows wybierz przycisk "OK"". W programie Microsoft Query dla Macintosha wybierz przycisk "Zachowaj".

Otwieranie zapytania.

Istniejące zapytania otwiera się, aby obejrzeć lub zmienić wzorzec zapytania bądź obejrzeć dane, wyszukiwane przez zapytanie.

Aby otworzyć zapytanie:
1. Kliknij przycisk "Otwórz zapytanie" na pasku narzędzi.
- lub -
W menu "Plik" wybierz polecenie "Otwórz zapytanie". Zostanie wyświetlona lista zapytań z bieżącego katalogu lub kartoteki.
2. W polu dialogu "Otwórz zapytanie" wybierz zapytanie do otwarcia. 
3. W programie Microsoft Query dla Windows wybierz przycisk "OK". W programie Microsoft Query dla Macintosha wybierz przycisk "Otwórz"

Uwaga:
Dla pewnych źródeł danych wyświetlane jest dodatkowe pole dialogu, w którym należy podać informacje uzupełniające, takie jak identyfikator użytkownika, hasło, nazwa bazy danych i katalogu lub kartoteki. Postać tego pola dialogu zmienia się w zależności od stosowanego źródła danych.

Zapytanie jest otwierane w oknie zapytania, w którym są wyświetlane tabele w okienku tabel oraz zestaw wyników w okienku danych (o ile opcja "Aktualizacja automatyczna" nie była wyłączona podczas zachowywania tego zapytania).

Uwaga:
Można jednocześnie otworzyć wiele zapytań.

Opuszczanie Microsoft Query.

Podczas opuszczania programu Microsoft Query wszystkie otwarte okna zapytań są automatycznie zamykane.

Aby opuścić program Microsoft Query :
- Wybierz z menu "Plik" polecenie "Koniec". Jeśli w jakimkolwiek zapytaniu dokonano zmian, a nie zostały one zachowane, pojawi się pytanie, czy zachować dokonane zmiany. Aby zachować zmiany, należy wybrać przycisk "Tak".
Jeśli program Microsoft Query został wywołany z innej aplikacji, polecenie "Koniec" ma inną nazwę. Na pasku narzędzi pojawia się również dodatkowy przycisk. Microsoft Query można opuścić za pomocą polecenia menu lub przycisku wstawiając dane z zapytania do stosowanej aplikacji. Więcej informacji na ten temat można znaleźć w dokumentacji aplikacji.

Rozdział 2.
Zmiana układu danych w okienku danych.

Po dodaniu wszystkich potrzebnych pól w okienku danych można zmienić sposób ich wyświetlania. Na przykład można zmienić kolejność kolumn, porządek danych w polu lub też wyświetlić dane inną czcionką. Układ danych jest zachowywany razem z zapytaniem i jest automatycznie odtwarzany przy następnym otwarciu zapytania.
W rozdziale tym nauczymy się, jak:
- Przesuwać kolumny.
- Zmieniać szerokość kolumny.
- Zmieniać wysokość wiersza.
- Ukrywać i pokazywać kolumny.
- Sortować dane w kolumnach.
- Zmieniać nagłówki kolumn.
- Zmieniać wyświetlaną czcionkę.

Przesuwanie kolumn.

W przypadku konieczności zmiany kolejności kolumn w okienku danych można je w łatwy sposób przesuwać aż do osiągnięcia żądanego ustawienia. Na przykład można ustawić kolumnę zawierającą nazwiska dostawców po prawej stronie kolumny ich identyfikatora.

Aby przesunąć kolumnę przez przeciąganie:
1. Wybierz kolumnę, która ma być przesunięta, kliknięciem jej nagłówka. Aby wybrać kilka kolumn, trzeba zaznaczyć pierwszą kolumnę z bloku, a następnie trzymając przyciśnięty klawisz [Shift] kliknąć nagłówek ostatniej kolumny z bloku.
2. Kliknij ponownie nagłówek kolumny i przeciągnij ją w nowe miejsce. Po zaznaczeniu wielu kolumn, przeciąga się całość klikając dowolny z nagłówków kolumn.

Rys. nr 20.
Przedstawia fragment okienka danych z kolumnami: "Nr_dost", "Firma", "Kraj" oraz "Tytuł", w którym wskazano na przeciągnięcie nagłówka kolumny "Firma" w nowe miejsce. Microsoft Query wstawi kolumnę po lewej stronie grubej kreski (na rysunku przed kolumnę "Tytuł").

Podczas przeciągania nagłówka kolumny pojawia się pionowa gruba linia wskazująca dokąd przesunie się kolumna po zwolnieniu przycisku myszy. Po zwolnieniu przycisku myszy kolumna ustawia się po lewej stronie tej linii.

Rys. nr 21.
Przedstawia fragment okienka danych z kolumnami identycznymi jak w poprzednim rysunku, z tym że kolumna "Firma" znajduje się teraz po kolumnie "Kraj" a przed kolumną "Tytuł".

Zmiana szerokości kolumny.

Jeśli kolumna w okienku danych jest zbyt szeroka lub za wąska do poprawnego wyświetlania zawartych w niej danych, można zmienić jej szerokość. Na przykład kolumna może być za wąska, aby pomieścić nazwy produktów.

Aby zmienić szerokość kolumny przez przeciąganie:
1. Ustaw wskaźnik nad prawą krawędzią nagłówka kolumny, której rozmiar ma być zmieniony. Wskaźnik zmieni się na strzałkę dwukierunkową.
2. Przeciągaj krawędź kolumny w lewo lub w prawo, aż do osiągnięcia żądanej szerokości.

Rys. nr 22.
Przedstawia fragment okienka danych z kolumnami: "Nr_dost", "Kraj", "Firma", "Tytuł", w którym wskazano miejsce na przeciągnięcie kolumny "Firma", aby zmienić jej szerokość. Wskaźnik myszy należy ustawić nad prawą krawędzią nagłówka kolumny "Firma" (zmieni kształt na dwukierunkową strzałkę) i przeciągnąć tę krawędź w prawo lub lewo, aż do osiągnięcia żądanej szerokości.

Aby zmienić szerokość kolumny za pomocą pola dialogu "Szerokość kolumny":
1. Kliknij w obszarze kolumny, której szerokość ma być zmieniona, a następnie wybierz opcję "Szerokość kolumny" z menu "Format". Pojawi się pole dialogu o nazwie "Szerokość kolumny".
2. Wpisz liczbę znaków, które mają być wyświetlane w kolumnie przy aktualnie wybranej czcionce, a następnie wybierz przycisk "OK". Program Microsoft Query może wyświetlać różną liczbę znaków w zależności od tego czy używane są litery wielkie lub litery różniące się od średniego rozmiaru czcionki.

Uwaga:
Wybierając opcję "Szerokość standardowa" można przywrócić domyślną szerokość kolumny.

Aby równocześnie zmienić szerokość kilku kolumn:
1. Zaznacz kolumny przeciągając wskaźnik myszy przez nagłówki kolumn.
2. Ustaw wskaźnik nad prawą krawędzią nagłówka kolumny jednej z zaznaczonych kolumn. Wskaźnik zmieni się na strzałkę dwukierunkową.
3. Przeciągaj krawędź kolumny w lewo lub w prawo, aż do uzyskania żądanej szerokości. Wszystkie zaznaczone kolumny są dopasowywane do tej samej szerokości.

Aby automatycznie zmienić szerokość kolumny:
W programie Microsoft Query możliwe jest automatyczne dostosowanie szerokości kolumny do danych o największej długości spośród wyświetlanych w okienku.
- Kliknij gdziekolwiek w obszarze kolumny, której format ma być zmieniony, a następnie wybierz opcję "Szerokość kolumny" z menu "Format". W polu dialogu "Szerokość kolumny" wybierz przycisk "Dopasuj".
- lub -
Kliknij dwukrotnie prawą krawędź nagłówka kolumny.

Rys. nr 23.
Przedstawia fragment okienka danych z kolumnami: "Nr_dost", "Firma", "Kraj", "Tytuł", "Kontakt", w którym wskazano na miejsce do kliknięcia, aby automatycznie ustalić szerokość kolumny. Na rysunku wskazano prawą krawędź nagłówka kolumny "Tytuł" (wskaźnik myszy ma kształt dwukierunkowej strzałki).

Uwaga:
Dopasowanie szerokości kolumny dotyczy jedynie danych wyświetlanych na ekranie; nie odnosi się do całego zestawu wyników. Pozwala to na szybsze działanie zapytania, zwłaszcza w przypadku dużych zestawów wyników. W rezultacie podczas przeglądania danych lub po ponownym wykonaniu zapytania i zmianie danych, może być potrzebne ponowne dopasowanie szerokości kolumny.

Zmiana wysokości wiersza.

Zmiana wysokości wszystkich wierszy w zestawie wyników pozwala na uwidocznienie większej lub mniejszej liczby danych. Można na przykład zwiększyć wysokość wierszy i zmniejszyć szerokość kolumn, przez co w okienku danych widocznych będzie więcej kolumn. Zwiększanie wysokości  wiersza powoduje, że dłuższe wartości są zawijane do kolejnych linii w każdym wierszu.

Aby zmienić wysokość wiersza przez przeciąganie:
1. Ustaw wskaźnik myszy pomiędzy dowolnymi dwoma wskaźnikami rekordów po lewej stronie okienka danych. Wskaźnik zmieni się na strzałkę dwukierunkową.
2. Przeciągaj wiersz w górę lub w dół, aż do osiągnięcia żądanej wysokości. Wszystkie wiersze zestawu wyników przyjmą nową wysokość.

Rys. nr 24.
Pokazano zmianę wysokości wiersza przez przeciąganie. Rysunek przedstawia fragment okienka danych z kolumnami: "Nr_klienta" oraz "Firma", w którym wskazano na:
- ustawienie wskaźnika myszy pomiędzy dwoma wskaźnikami rekordów (po lewej stronie okienka danych pomiędzy przyciskami selektora rekordu - wskaźnik myszy zmieni się na dwukierunkową strzałkę), aby zmienić wysokość wiersza.
- przeciągnięcie wiersza w górę lub w dół, aż do osiągnięcia żądanej wysokości.
- powiększenie wysokości wiersza powoduje zawijanie się wartości w kolejnych liniach.

Aby zmienić wysokość za pomocą pola dialogu "Wysokość wiersza":
1. Z menu "Format" wybierz opcję "Wysokość wiersza". Pojawi się pole dialogu "Wysokość wiersza".
2. Wpisz nową wysokość wiersza w punktach (1 punkt to 1/72 cala), a następnie wybierz przycisk "OK". Wszystkie wiersze zestawu wyników przyjmą określoną wysokość. (Wybierając opcję "Wysokość standardowa" można przywrócić domyślną wysokość wierszy.)

Uwaga:
Wybór opcji "Wysokość standardowa" powoduje automatyczne dopasowanie wysokości wiersza przy zmianie czcionki, za pomocą której w programie Microsoft Query są wyświetlane wyniki. Jeśli wysokość wiersza nie jest ustawiana automatycznie, po zmianie czcionki trzeba dodatkowo dopasować wysokość wiersza do nowej czcionki.

Ukrywanie i pokazywanie kolumn.

Czasami pojawia się potrzeba chwilowego ukrycia kolumny bez usuwania jej z zestawu wyników. Można na przykład przeglądać wybraną kolumnę ukrywając dane pojawiające się w kolumnach po lewej i prawej stronie. W programie Microsoft Query możliwe jest chwilowe ukrycie zbędnych kolumn, a następnie w razie potrzeby ponowne ich wyświetlenie.

Aby ukryć kolumnę:
1. Kliknij jakiekolwiek miejsce w obszarze kolumny do ukrycia.
2. Z menu "Format" wybierz polecenie "Ukryj kolumny". Kolumna zniknie z pola widzenia.

Aby pokazać kolumnę:
1. Z menu "Format" wybierz polecenie "Pokaż kolumny". Pojawi się pole dialogu "Pokaż kolumny". Na liście "Kolumny" zostaną wyświetlone wszystkie kolumny z zestawu wyników.

Rys. nr 25.
Przedstawia okno dialogowe "Pokaż kolumny", w którym wskazano pole listy "Kolumny", a w nim na:
- wybrane kolumny, które pokazuje okienko danych (zaznaczone).
- ukryte kolumny są nie wybrane.

2. Zaznacz nazwę kolumny do pokazania, a następnie wybierz przycisk "Pokaż". Kolumna pojawi się w zestawie wyników na swoim poprzednim miejscu.
3. Po zakończeniu ukrywania i pokazywania kolumn wybierz przycisk "Zamknij".

Sortowanie danych w kolumnach.

Analiza danych jest często znacznie łatwiejsza, kiedy rekordy są wyświetlane w kolejności alfabetycznej lub według wartości. Można na przykład uporządkować listę klientów według miast, w których mieszkają. Lista miast będzie uporządkowana alfabetycznie.

Rys. nr 26.
Przedstawia fragment okienka danych z kolumami: "Kraj", "Nr_klienta", "Miasto", w którym rekordy są posortowane alfabetycznie według miast.

W programie Microsoft Query możliwe jest wyświetlanie danych w rozmaitych "porządkach sortowania", które określają kolejność, w jakiej wyświetlane są rekordy zestawu wyników. Rekordy mogą być sortowane w porządku rosnącym (A-Z i 0-9) lub malejącym (Z-A i 9-0).
Porządek sortowania można określić dla więcej niż jednej kolumny. Oznacza to, że wartości w jednej kolumnie mogą być porządkowane w ramach grup wartości z innej kolumny. Sortowanie wykonywane jest w Microsoft Query w takiej samej kolejności, w jakiej było definiowane dla kolumn. Jeśli, na przykład, jako pierwszą kolumnę w sortowaniu wybrano kolumnę "Kraj", a następnie kolumnę "Miasto" i kolumnę "Nr_klienta", pierwszą sortowaną kolumną będzie kolumna "Kraj", drugą "Miasto", a trzecią "Nr_klienta", taj jakto pokazano na rysunku numer 27.

Rys. nr 27.
Przedstawia fragment okienka danych z kolumnami: "Kraj", "Nr_klienta", "Miasto", w którym pierwszą kolumną w sortowaniu jest kolumna "Kraj", drugą - kolumna "Miasto", a trzecią - kolumna "Nr_klienta". Na rysunku wskazano, że miasta w kolumnie "Miasto" są posortowane alfabetycznie dla każdego kraju.

Uwaga:
Zmiany kolejności kolumn w zestawie wyników dokonane po uporządkowaniu rekordów nie wpływają na ustaloną kolejność rekordów.

Porządkowanie według pojedynczej kolumny za pomocą przycisków sortowania:
1. Kliknij gdziekolwiek w obszarze kolumny, według której ma być wykonane sortowanie.
2. Kliknij na pasku narzędzi przycisk "Sortuj rosnąco" lub "Sortuj malejąco". Zostanie dokonane porządkowanie wartości kolumny w porządku rosnącym lub malejącym.

Sortowanie według kolejnych kolumn za pomocą przycisków sortowania:
1. Kliknij gdziekolwiek w obszarze następnej kolumny, według której ma być dokonane sortowanie.
2. Klikając przycisk "Sortuj rosnąco" lub "Sortuj malejąco" przytrzymaj klawisz [Ctrl] w programie Microsoft Query dla Windows lub klawisz [Command] w Microsoft Query dla Macintosha.
Gdyby klawisz [Ctrl] lub klawisz [Command] nie były wciśnięte, poprzednio zdefiniowane sortowanie zapytania zostałoby usunięte.
Porządkowanie w programie Microsoft Query dokonywane jest w takiej samej kolejności, w jakiej było definiowane dla kolumn. (Wartości w kolejnych kolumnach są sortowane w obrębie kolumn już posortowanych.)

Jednoczesne sortowanie wielokolumnowe za pomocą przycisków sortowania:
1. Ustaw w okienku danych kolumny w kolejności, w jakiej ma być dokonywane sortowanie, patrząc od lewej strony ku prawej. Jeśli, na przykład, w pierwszej kolejności sortowanie ma być wykonane według miasta, a nie kraju, kolumnę "Miasto" należy przenieść w położenie po lewej stronie kolumny "Kraj".
2. Zaznacz kolumny, według których ma być wykonane sortowanie, przeciągając wskaźnik przez nagłówki tych kolumn.
3. Kliknij przycisk "Sortuj rosnąco" lub "Sortuj malejąco" na pasku narzędzi. Porządkowanie zostanie wykonane według kolumn od lewej do prawej.

Sortowanie według kolumn za pomocą pola dialogu "Sortuj":
1. Z menu "Rekordy" wybierz polecenie "Sortuj". Pojawi się pole dialogu "Sortuj". Na liście "Kolumna" pojawią się wszystkie kolumny zestawu wyników niewykorzystane w sortowaniu.
2. Na liście "Kolumna" zaznacz kolumnę, według której ma być wykonane sortowanie.
- lub -
Jeśli sortowanie ma być dokonane według pola, którego nie ma w zestawie wyników, wpisz jego nazwę w polu "Kolumna".
3. Wybierz opcję "Rosnąco" lub "Malejąco", a następnie wybierz przycisk "Dodaj". Program Microsoft Query wykona sortowanie wartości w kolumnie. Po dodaniu sortowania dla kolumny jej nazwa jest usuwana z listy "Kolumna" i umieszczana na liście "Sortowania w zapytaniu".

Rys. nr 28.
Przedstawia okno dialogowe "Sortuj", w którym wskazano na:
- pole edycji "Kolumna" z listą zawierające nazwy nie sortowanych kolumn.
- pole listy "Sortowania w zapytaniu". Tutaj kolumny do sortowania są usuwane z listy "Kolumna" i tu umieszczane.

Kroki 2 i 3 można powtórzyć dla kolejnych kolumn uwzględnianych w sortowaniu. Lista "Sortowania w zapytaniu" zawiera nazwy sortowanych kolumn w kolejności, w jakiej program Microsoft Query wykonuje sortowanie.
4. Wybierz przycisk "Zamknij".

Aby usunąć porządek sortowania:
1. Z menu "Rekordy" wybierz polecenie "Sortuj". Pojawi się pole dialogu "Sortuj".
2. W polu dialogu "Sortuj" zaznacz kolumnę, która ma być usunięta z warunków sortowania, a następnie wybierz przycisk "Usuń". Wartości w kolumnie powrócą do porządku, w jakim były przed sortowaniem kolumny. Po usunięciu kolumny z listy "Sortowania w zapytaniu" nazwa kolumny ponownie pojawia się na liście "Kolumna".

Aby zmienić porządek sortowania wielokrotnego:
Jeśli sortowanie według wielu kolumn było dokonane za pomocą przycisków sortowania, a trzeba zmienić kolejność sortowania, należy skorzystać z pola dialogu "Sortuj".
1. Z menu "Rekordy" wybierz polecenie "Sortuj". Zostanie wyświetlone pole dialogu "Sortuj".
2. Na liście "Sortowania w zapytaniu" zaznacz kolumnę, która odpowiada porządkowi, z którego rezygnujesz, i wybierz przycisk "Usuń". Kolumna jest usuwana z listy "Sortowania w zapytaniu" i dodawana do listy "Kolumna".
3. Po zakończeniu zmiany porządku wynikającej z usunięcia kolumny, zaznacz na liście "Sortowania w zapytaniu" kolumnę, która ma być sortowana po właśnie usuniętej kolumnie z chwilą jej ponownego umieszczenia (i posortowania) na liście sortowania.
4. Na liście "Kolumna" zaznacz kolumnę, która została usunięta z pola "Sortowania w zapytaniu" w kroku 2.
5. Wybierz opcję porządkowania "Rosnąco" lub "Malejąco", a następnie wybierz przycisk "Dodaj". Kolumna jest dodawana do listy "Sortowania w zapytaniu" bezpośrednio nad wybraną kolumną, a zestaw wyników jest ponownie sortowany.

Zmiana nagłówków kolumn.

W przypadku gdyby nazwy pól tabeli podstawowej nie były właściwe jako nagłówki kolumn, można nadać kolumnom bardziej użyteczne i więcej mówiące nagłówki. Na przykład warto zmienić nagłówek "Dane_sprz" na bardziej czytelny: "Dane sprzedaży 1993". Nowy nagłówek nie zastępuje nazwy pola w tabeli podstawowej; pojawia się jedynie w zestawie wyników zapytania.

Aby zmienić nagłówek kolumny:
1. Dwukrotnie kliknij nagłówek, który ma być zmieniony
- lub -
Kliknij jakiekolwiek miejsce w obszarze kolumny, a następnie wybierz polecenie "Edytuj kolumnę" z menu "Rekordy". Pojawi się pole dialogu "Edytuj kolumnę" z nazw aktualnie wybranej kolumny umieszczoną w obszarze o nazwie "Pole".

Rys. nr 29.
Przedstawia okno dialogowe "Edytuj kolumnę", w którym wskazano na:
- pole edycji "Nagłówek kolumny". Tutaj wpisz nowy nagłówek kolumny.

2. W polu "Nagłówek kolumny" wpisz nowy nagłówek kolumny.
3. Wybierz przycisk "OK". W zestawie wyników zostanie wyświetlony nowy nagłówek kolumny.

Zmiana czcionki służącej do wyświetlania wyników.

Dane umieszczane w zestawie wyników mogą być wyświetlane w dowolnie wybranej z dostępnych w komputerze czcionek. Zmiana czcionki dotyczy całego zestawu wyników, a nie tylko pojedynczych komórek, wierszy czy kolumn.

Rys. nr 30.
Przedstawia zmianę czcionki służącej do wyświetlania wyników. Na rysunku pokazano fragment okienka danych z kolumnami: "Kategoria", "Nazwa", "Cena_jedn" przed i po zmianie czcionki. Jeśli zmienisz czcionkę to zmienisz ją dla całego zestawu wyników.

Aby zmienić czcionkę służącą do wyświetlania wyników:
1. Z menu "Format" wybierz opcję "Czcionka". Zostanie wyświetlone pole dialogu "Czcionka".
2. Zaznacz we właściwych polach czcionkę, jej styl, rozmiar i efekt (podkreślona). W polu "Przykład" można zobaczyć, jak będą wyglądać dane wyświetlane wybraną czcionką.
3. Wybierz przycisk "OK"

Uwaga:
Wybranie opcji "Wysokość standardowa" powoduje automatyczne dopasowanie wysokości wiersza przy zmianie czcionki służącej w programie Microsoft Query do wyświetlania wyników. Jeśli wysokość wiersza nie jest ustawiana automatycznie, po zmianie czcionki trzeba dodatkowo dopasować wysokość wiersza do nowej czcionki.

Rozdział 3.
Praca z danymi.

Program Microsoft Query umożliwia nie tylko przeglądanie danych. Jeśli dane pochodzą tylko z jednej tabeli, źródło danych zaś pozwala na ich modyfikację, za pomocą programu Microsoft Query można dokonać zmian danych zawartych w tabeli podstawowej. Przykładowo, jeśli zapytanie wyszukuje dane zawarte w pliku dBASE, można przy użyciu Microsoft Query dodać do pliku nowe dane lub usunąć dane istniejące. Można również kopiować dane z jednego miejsca do drugiego w obrębie okna zapytania lub z Microsoft Query do innej aplikacji (na przykład do Microsoft Word).
W rozdziale tym nauczymy się, w jaki sposób:
- Przemieszczać się pomiędzy polami i rekordami.
- Zmieniać dane.
- Kopiować dane z jednego miejsca do innego.

Przemieszczanie się pomiędzy polami i rekordami.

Przed zmianą danych należy wybrać w okienku danych pole lub rekord zawierający dane, które chcemy zmienić. Program Microsoft Query umożliwia przemieszczanie się pomiędzy polami i rekordami na kilka sposobów.

Przejście do innego rekordu.

Jeśli rekord, do którego chcemy przejść jest widoczny w okienku danych, wystarczy po prostu kliknąć dowolną komórkę tego rekordu, aby uczynić go "rekordem bieżącym". Rekord bieżący zawiera punkt wstawiania oraz wskaźnik w kształcie strzałki w obszarze selektora rekordu.

Rys. nr 31.
Przedstawia fragment okienka danych z kolumnami: "Nr_prod", "Nazwa", "Cena_jedn", w którym pokazano:
- wskaźnik rekordu bieżącego (ze strzałką pogrubioną w prawo przed pierwszą kolumną - na rysunku w trzecim wierszu kolumny przed kolumną "Nr_prod").
- punkt wstawiania (migający kursor - na rysunku w trzecim wierszu kolumny "Nr_prod").
- rekord bieżący (trzeci wiersz - na rysunku kolumny "Nr_prod").

Korzystanie z myszy.
Jeśli chcemy szybko przejść od jednego rekordu do drugiego przy użyciu myszy, wystarczy kliknąć przyciski nawigacyjne umieszczone w lewym dolnym rogu okna zapytania. Jeśli znamy numer rekordu, do którego chcemy się przemieścić, możemy wykorzystać pole numeru rekordu.

Rys. nr 32.
Przedstawia przyciski nawigacyjne umieszczone na pasku stanu w lewym dolnym rogu okna zapytania:
- "Pierwszy rekord" (z kreską pionową i strzałką skierowaną w lewo).
- "Poprzedni rekord" (ze strzałką skierowaną w lewo).
- pole edycji (obszar numeru rekordu).
- "Następny rekord" (ze strzałką skierowaną w prawo).
- "Ostatni rekord" (ze strzałką skierowaną w prawo i pionową kreską).

W celu przejścia do konkretnego rekordu:
1. Kliknij liczbę w polu numeru wybieranego rekordu (lub naciśnij klawisz [F5]).
2. Wpisz numer rekordu, do którego chcesz przejść, a następnie naciśnij klawisz [Enter].

Uwaga:
Do konkretnego rekordu można również przejść za pomocą polecenia "Idź do" z menu "Rekordy", wpisując numer żądanego rekordu, a następnie wybierając przycisk "OK'.

Korzystanie z klawiatury.
Można także posłużyć się klawiaturą. Poniżej podano sposoby przemieszczania się pomiędzy rekordami i nawigacji w oknie zapytania przy użyciu klawiatury:
- W celu przejścia do następnego lub poprzedniego rekordu naciśnij klawisz [strzałka w dół] lub [strzałka w górę].
- W celu przejścia do pierwszego pola (kolumny) pierwszego rekordu lub ostatniego pola ostatniego rekordu w Microsoft Query dla Windows, naciśnij kombinację klawiszy [Ctrl+Home] lub [Ctrl+End], W Microsoft Query dla Macintosha naciśnij kombinację klawiszy [Control+Home] lub [Control+End].
- W celu przejścia do następnego okienka naciśnij klawisz [F6].
- W celu przejścia do poprzedniego okienka naciśnij kombinację klawiszy [Shift+F6].
- W celu przewinięcia w górę lub w dół jednej strony w okienku danych naciśnij klawisz [PgUp] lub [PgDn].

Przejście do innego pola.

Jeśli pole (kolumna), do którego chcemy przejść, jest widoczne w okienku danych, wystarczy po prostu kliknąć gdziekolwiek w jego obrębie. Korzystając z klawiatury można stosować następujące sposoby przemieszczania się pomiędzy polami:
- W celu przejścia do następnego pola (kolumny) naciśnij klawisz [Tab], [strzałka w prawo] lub [Enter].
- W celu przejścia do poprzedniego pola (kolumny) naciśnij klawisze [Shift+Tab] lub [strzałka w lewo].
- W celu przejścia do pierwszego pola (kolumny) rekordu bieżącego naciśnij klawisz [Home].
- W celu przejścia do ostatniego pola (kolumny) rekordu bieżącego naciśnij klawisz [End].

Zmiana danych.

Zmieniając dane w zestawie wyników, zmienia się je również w tabeli podstawowej. Na przykład, jeśli zapytanie operuje na danych zawartych w pliku programu Paradox, to zmieniając dane w zestawie wyników zmienia się dane również w bazie danych programu Paradox.

Zezwalanie na zmiany.

Program Microsoft Query zabezpiecza dane przed zmianami, chyba że wyraźnie na nie zezwolimy. Ten sposób ochrony pozwala na wierne zachowanie danych. Przed dodaniem, edycją lub usunięciem danych należy wybrać opcję pozwalającą na zmianę danych.

Uwaga:
Zmian można dokonać tylko wtedy, gdy aktualizowane dane pochodzą z pojedynczej tablicy, a źródło danych pozwala na ich modyfikację.

Aby umożliwić zmianę danych:
- Z menu "Rekordy' wybierz opcję "Edycja dozwolona".

Rys. nr 33.
Przedstawia okienko menu "Rekordy" z wyświetlonymi opcjami, w którym wskazano na włączoną opcję "Edycja dozwolona". Opcja jest włączona, jeżeli przy poleceniu widnieje z lewej strony wskaźnik ('x').

Ważne:
Zwykle, gdy wprowadza się zmiany w określonym rekordzie, zmianie ulegają wszystkie identyczne z nim rekordy w zestawie wyników. Na przykład, jeśli z zestawu wyników zawierającego trzy identyczne rekordy usuniemy jeden z nich, to zostaną usunięte również dwa pozostałe.
Z tego względu celowe jest dodanie wszystkich pól tablicy do okienka danych przed dokonaniem zmian danych. Zapobiega to przypadkowej zmianie danych w rekordach zawierających pewne jednakowe pola. Jeśli niektóre pola tablicy znajdują się poza okienkiem danych, to można je dodać przez dwukrotne kliknięcie ich nazw na liście pól. (Więcej informacji na temat dodawania pól można znaleźć w paragrafie "Wybieranie pól" w rozdziale 1, "Zapytania - pierwsze kroki".)

Dodawanie rekordów.

Po wybraniu opcji "Edycja dozwolona", na końcu zestawu wyników zostanie dodany pusty wiersz. Jest on oznaczony gwiazdką w odpowiadającym mu obszarze wyboru rekordu.

Rys. nr 34.
Przedstawia fragment okienka danych z kolumnami: "Nr_prod", "Nazwa", "Cena_jedn", w którym wskazano na:
- wskaźnik nowego rekordu (gwiazdka w ostatnim pustym wierszu zestawu wyników - na rysunku przed kolumną "Nr_prod").
- pusty wiersz na końcu zestawu wyników.

Aby dodać nowy rekord:
1. Dodaj pola do okienka danych.
2. Wybierz polecenie "Edycja dozwolona" z menu "Rekordy" (jeśli nie zostało to uprzednio zrobione), umożliwiając zmianę danych.
3. Ustaw kursor w pierwszym polu (kolumnie) pustego wiersza.
4. Wpisz wartość, a następnie naciśnij klawisz [Tab] w celu przejścia do następnego pola.
5. Po wpisaniu wartości w pola nowego rekordu naciśnij klawisz [Tab] w celu przejścia do następnego pustego wiersza. Rekord zostaje zachowany w tabeli podstawowej.

Dlaczego nie można wprowadzić żądanej wartości?
Właściwości bazy danych, z której pochodzą dane zawarte w zapytaniu, mogą stanowić ograniczenie dla wartości wprowadzanych do pola. Gdy opuszczamy pole po wprowadzeniu danych, następuje sprawdzenie, czy wprowadzona wartość jest w danym polu dozwolona. Wartość nie zostanie przyjęta w następujących przypadkach:
- Wartość ma zły typ danych. Na przykład nie można wprowadzić tekstu w pole przeznaczone do przechowywania wyłącznie liczb.
- Wartość jest zbyt duża dla danego pola. Na przykład nie można wprowadzić 10 znaków w pole, które może przechowywać najwyżej 5 znaków.
- Wartość narusza reguły obowiązujące w bazie danych. Na przykład reguły mogą zabraniać przechowywania liczb większych niż 100.
W przypadku próby wprowadzenia niewłaściwej wartości zostaje wyświetlony komunikat wyjaśniający, dlaczego wartość nie będzie przyjęta. Dane należy wówczas usunąć, po czym wpisać nową wartość.

Zachowywanie danych.

Wyjście z rekordu lub zamknięcie zapytania powoduje automatyczne zachowanie danych w tabeli podstawowej. Nie trzeba robić nic więcej dla zachowania danych.
Podczas dodawania lub edycji rekordu na przycisku selektora rekordu pojawia się symbol ołówka. Ołówek przypomina, że wprowadzone zmiany nie zostały jeszcze zachowane.

Rys. nr 35.
Przedstawia fragment okienka danych z kolumnami: "Nr_dost", "Firma", "Kontakt", "Tytuł", w którym wskazano na:
- symbol ołówka na przycisku selektora rekordu. Ołówek wskazuje, że zmiany w rekordzie nie zostały dotychczas zachowane.
- zmieniany rekord (na rysunku w wierszu z symbolem ołówka w kolumnie "Firma").

Opuszczenie rekordu powoduje, że wprowadzone zmiany zostają zachowane, a ołówek znika.

Wybieranie danych.

Przed przystąpieniem do zamiany, kopiowania, przesuwania lub usuwania danych w zestawie wyników, dane należy zaznaczyć. Możemy zaznaczyć:
- Dane w obrębie komórki (na przecięciu wiersza i kolumny w okienku danych).
- Jeden lub więcej rekordów (wierszy).
- Jedno lub więcej pól (kolumn).

Korzystanie z myszy.
Poniżej przedstawiono sposoby zaznaczania danych za pomocą myszy:
- W celu zaznaczenia fragmentu danych w obrębie komórki kliknij dwukrotnie komórkę, a następnie przyciśnij przycisk myszy i przeciągnij wskaźnik przez dane, które chcesz zaznaczyć.
- W celu zaznaczenia całej zawartości komórki kliknij komórkę.
- W celu zaznaczenia pojedynczego rekordu (wiersza) kliknij selektor rekordu po lewej stronie rekordu.
- W celu zaznaczenia wielu rekordów (wierszy) kliknij selektor rekordu pierwszego rekordu i przeciągnij wskaźnik do ostatniego rekordu.
- W celu zaznaczenia pojedynczego pola (kolumny) kliknij nagłówek kolumny.
- W celu zaznaczenia wielu pól (kolumn) kliknij nagłówek kolumny pierwszego pola i przeciągnij wskaźnik do nagłówka kolumny ostatniego pola.
- W celu zaznaczenia wszystkich danych w zestawie wyników kliknij selektor rekordu w górnym lewym rogu okienka danych.

Korzystanie z klawiatury.
Poniżej przedstawiono sposoby zaznaczania danych za pomocą klawiatury:
- W celu zaznaczenia fragmentu danych w obrębie komórki - przesuń punkt wstawiania do początku zaznaczanego fragmentu, a następnie przyciśnij klawisz [Shift] i za pomocą klawiszy [strzałka w lewo] i [strzałka w prawo] przesuń się do końca fragmentu.
- W celu zaznaczenia całej zawartości komórki - naciśnij klawisz [F2]. (Aby anulować wybór, naciśnij klawisz [F2] ponownie.) 
- W celu zaznaczenia rekordu bieżącego (wiersza) - naciśnij kombinację klawiszy [Shift+spacja].
- W celu zaznaczenia wielu rekordów (wierszy) - naciśnij kombinację klawiszy [Shift+spacja], a następnie kombinację klawiszy [Shift+strzałka w górę] lub [Shift+strzałka w dół].
- W celu zaznaczenia pojedynczego pola (kolumny) - W Microsoft Query dla Windows, naciśnij kombinację [Ctrl+spacja]. W Microsoft Query dla Macintosha, naciśnij kombinację [Command+spacja].
- W celu zaznaczenia wielu pól (kolumn) - naciśnij kombinację [Ctrl+spacja] w Microsoft Query dla Windows lub [Command+spacja] w Microsoft Query dlaMacintosha, a następnie [Shift+strzałka w lewo] lub [Shift+strzałka w prawo].
- W celu zaznaczenia wszystkich danych w zestawie wyników - W Microsoft Query dla Windows naciśnij kombinację klawiszy [Ctrl+Shift+spacja]. W Microsoft Query dla Macintosha naciśnij kombinację klawiszy [Command+Shift+spacja].

Edytowanie danych w zestawie wyników.

Dane w komórce zestawu wyników można zmieniać zastępując całą zawartość komórki lub jej część albo wstawiając nowe dane bez zastępowania dotychczas istniejących. Można także usuwać całość lub część danych z komórki dla jednego lub wielu rekordów.
 
Zmiana danych w komórce.
Dane w komórce można zmieniać w całości lub tylko częściowo.

Aby zastąpić wartość w komórce :
1. Zaznacz dane do zastąpienia.
2. Wprowadź zmiany.

Aby wstawić wartość do komórki:
1. Kliknij w miejscu, w którym wstawianie ma się rozpocząć.
- lub -
Przemieść się do komórki za pomocą klawisza [Tab], a następnie naciśnij klawisz [F2] i przesuń klawiszami [strzałka w lewo] lub [strzałka w prawo] punkt wstawiania do miejsca, w którym wstawianie ma się rozpocząć.
2. Wpisz dane do wstawienia.

Wskazówka:
Jeśli zmiany wymagają więcej miejsca do wpisywania, należy użyć polecenia "Powiększ pole" z menu "Widok". (W Microsoft Query dla Windows można również kliknąć dwukrotnie prawym przyciskiem myszy.) Zawartość komórki zostanie wyświetlona w powiększonym polu tekstowym, w którym wpisuje się wymagane zmiany. Po zakończeniu wprowadzania zmian należy wybrać przycisk "OK", powodując wprowadzenie danych do pola, albo przycisk "Anuluj", aby anulować zmiany.

Opuszczenie rekordu spowoduje automatyczne zachowanie zmian. Nie trzeba robić nic więcej w celu zachowania zmian.

Usuwanie danych z komórki.
Dane z komórki można również usuwać w całości lub tylko częściowo.

Ostrzeżenie:
Usuwając dane z komórki w zestawie wyników usuwa się jednocześnie dane w tabeli podstawowej zapytania.

Aby usunąć dane z komórki:
1. Jeśli opcja "Edycja dozwolona" nie jest włączona, włącz ją wybierając odpowiednie polecenie z menu "Rekordy". Jeśli opcja jest włączona, obok polecenia w menu wyświetlany jest znacznik.
2. Zaznacz dane do usunięcia.
3. Z menu "Edycja" wybierz polecenie "Usuń".
- lub -
Naciśnij klawisz [Del]. Zaznaczony fragment zostanie usunięty.
Bezpośrednio po usunięciu danych z komórki, można przywrócić jej poprzednią zawartość naciskając klawisz [Esc] w programie Microsoft Query dla Windows lub kombinację klawiszy [Command+kropka] w programie Microsoft Query dla Macintosha.

Usuwanie jednego lub wielu rekordów.
Niepotrzebne już rekordy można usuwać pojedynczo lub grupami.
Rekord należy wcześniej zaznaczyć klikając jego selektor lub naciskając kombinację [Shift+spacja]. Wszystkie rekordy z zestawu wyników zaznacza się klikając selektor rekordu w lewym górnym rogu okienka danych.

Rys. nr 36.
Przedstawia okienko danych (zestaw wyników) z kolumnami: "Nr_dost", "Firma", "Kontakt", w którym wskazano na:
- selektor rekordu (przycisk przed pierwszą kolumną).
- miejsce, gdzie należy kliknąć, aby wybrać wszystkie rekordy (z lewej strony na pasku z nazwami kolumn).
- wybrany rekord (podświetlony wiersz).

Ostrzeżenie:
Usuwając rekordy z zestawu wyników usuwa się jednocześnie rekordy z tabeli podstawowej zapytania. Usunięcia rekordów nie można później odwołać.

Aby usunąć jeden lub więcej rekordów:
1. Jeśli opcja "Edycja dozwolona" nie jest włączona, włącz ją wybierając odpowiednie polecenie z menu "Rekordy". Kiedy opcja jest włączona, obok polecenia w menu wyświetlany jest znacznik.
2. Zaznacz rekord lub rekordy do usunięcia.
3. Z menu "Edycja" wybierz polecenie "Usuń".
- lub -
Naciśnij klawisz [Del]. Zostanie wyświetlony komunikat z prośbą o potwierdzenie usunięcia.
4. Wybierz przycisk "OK", aby potwierdzić usunięcie rekordu lub rekordów. Rekord lub rekordy zostaną usunięte z zestawu wyników oraz z tabeli podstawowej.

Gdy nie można usunąć lub zmienić danych.
Jeśli nie można usunąć lub zmienić danych, należy się upewnić, czy:
- Opcja "Edycja dozwolona" jest włączona. (Wybierz z menu "Rekordy" polecenie "Edycja dozwolona". Jeśli opcja ta jest włączona, obok niej pojawia się znacznik.)
- Źródło danych zezwala na zmiany danych. Niektóre źródła danych (takie jak te, które wykorzystują program obsługi dla programu Microsoft Excel, dołączony do Microsoft Query) nie pozwalają na zmianę danych. Więcej informacji na ten temat można znaleźć w dokumentacji aplikacji.

Ponadto istnieją pewne typy danych, których nie można zmienić lub usunąć, w tym:
- Dane pochodzące z zapytań, które dotyczą więcej niż jednej tabeli. Jeśli dane w zapytaniu pochodzą z wielu plików lub tabel, nie można dokonywać edycji danych w zestawie wyników.
- Dane w polach wyliczanych. Jeśli w zapytaniu dokonywane jest obliczenie, takie jak Cena*Ilość, wyniku tego obliczenia nie można bezpośrednio usunąć lub zmienić.
- Dane pochodzące z pól, które są zablokowane lub wyłączone. Jeśli dane w zapytaniu pochodzą z bazy danych, mogą być zabezpieczone przed zmianami za pomocą blokowania lub wyłączania pola.
- Dane w zablokowanych rekordach. W przypadku kiedy program Microsoft Query jest używany w środowisku wielu użytkowników (sieci) i aktualnie używany rekord jest zablokowany przez innego użytkownika, nie można tego rekordu usunąć ani zmienić.
- Dane w zapytaniach, w których są dokonywane obliczenia. Jeśli w zapytaniu dokonywane są obliczenia takie jak obliczanie średniej ceny lub sumy dostępnych jednostek, nie można modyfikować ani usuwać danych w zestawie wyników zapytania.

Innym powodem, dla którego usunięcie danych z pola może okazać się niemożliwe, jest, że tabela podstawowa, na której oparte jest zapytanie, może mieć wymaganie, by pole miało zawsze wartość - czyli nie było nigdy puste (pole wymagane).
Dodatkowo może okazać się niemożliwe dokonanie zmian w polach, które mogą zawierać tylko szczególny rodzaj danych. Jeśli dane w zapytaniu pochodzą z bazy danych, baza ta może nakładać ograniczenia na wartości pola. Na przykład może się okazać, że pole musi zawierać wartości pochodzące jedynie z samej bazy danych. Pole zawierające numery zamówień może być na przykład ograniczone tylko do numerów przypisywanych przez bazę danych.

Wycofywanie zmian.

Co zrobić, kiedy popełnimy błąd lub zmienimy zdanie? Ostatnio dokonywane zmiany wzorca zapytania można wycofać. Można również wycofać ostatnie zmiany wprowadzane do pola lub zmiany bieżącego rekordu, o ile nie rozpoczęła się edycja innego rekordu lub nie nastąpiło przejście do innego okna.
W menu "Edycja" znajduje się polecenie "Cofnij", które pozwala na wycofanie ostatnio wprowadzonych zmian. Poniżej przedstawiono listę wersji tego polecenia wraz z opisem ich efektów.
- Polecenie: "Cofnij - Dodaj tabelę" usuwa ostatnio dodaną do zapytania tabelę.
- Polecenie: "Cofnij - Usuń tabelę" ponownie dodaje tabelę ostatnio usuniętą z zapytania.
- Polecenie: "Cofnij - Dodaj kolumnę" usuwa ostatnie dodane do okienka danych pole (kolumnę). Jeśli do tabeli dodane były jednocześnie wszystkie pola, z okienka danych usuwane są wszystkie kolumny.
- Polecenie: "Cofnij - Usuń kolumnę" ponownie dodaje ostatnio usuniętez okienka danych pole (kolumnę).
- Polecenie: "Cofnij - Edytuj kryteria" odwołuje ostatnią zmianę w komórce okienka kryteriów.
- Polecenie: "Cofnij - Usuń kryteria" ponownie dodaje ostatnio usunięte kryteria z okienka kryteriów.
- Polecenie: "Cofnij - Dodaj połączenie" usuwa ostatnio dodane połączenie tabel.
- Polecenie: "Cofnij - Usuń połączenie" ponownie dodaje ostatnio usunięte połączenie tabel.
- Polecenie: "Cofnij - Dodaj sortowanie" usuwa ostatnio dodane sortowanie.
- Polecenie: "Cofnij - Usuń sortowanie" ponownie dodaje ostatnio usunięte sortowanie.
- Polecenie: "Cofnij - Bieżący rekord" odwołuje zmiany w bieżącym rekordzie.

Więcej informacji na temat tych poleceń można znaleźć w Pomocy wyszukując temat "Cofnij - polecenie".

Aby wycofać ostatnio wprowadzone zmiany:
- Wybierz z menu "Edycja" aktualną wersję polecenia "Cofnij".

Ostatnio wprowadzone zmiany pola lub rekordu można wycofać dopóty, dopóki nie nastąpiło przejście do innego rekordu lub do innego okna. Można jednak przesunąć się do okienka tabeli lub okienka kryteriów, wrócić do ostatnio edytowanego rekordu i cofnąć wprowadzone zmiany. 
Jednakże po prześciu do innego okna lub do innego rekordu zmiany stają się zmianami trwałymi.

Aby cofnąć ostatnie zmiany w komórce:
- W programie Microsoft Query dla Windows naciśnij klawisz [Esc]. W programie Microsoft Query dla Macintosha naciśnij kombinację klawiszy [Command+kropka].

Aby cofnąć wszystkie zmiany w bieżącym rekordzie:
- W menu "Edycja" wybierz polecenie "Cofnij - Bieżący rekord".
- lub -
W Microsoft Query dla Windows naciśnij dwukrotnie klawisz [Esc]. W Microsoft Query dla Macintosha naciśnij dwukrotnie kombinację klawiszy [Command+kropka].

Kopiowanie lub przenoszenie danych.

Kopiowanie lub przenoszenie danych pozwala często zaoszczędzić wiele czasu i uniknąć wielu błędów. W programie Microsoft Query można:
- Kopiować lub przenosić dane z komórki do komórki.
- Kopiować dane z programu Microsoft Query do innej aplikacji.

Kopiowanie lub przenoszenie danych z komórki do komórki.

W okienku danych można kopiować lub przenosić dane z komórki do komórki. Można również kopiować lub przenosić dane z komórki w okienku danych do komórki w okienku kryteriów (i odwrotnie).

Aby skopiować lub przenieść dane z jednej komórki do drugiej:
1. Zaznacz dane do skopiowania lub przeniesienia.
2. Z menu "Edycja" wybierz polecenie "Kopiuj", aby skopiować dane, lub polecenie "Wytnij", aby przenieść dane. Zaznaczone dane zostaną umieszczone w Schowku.
3. Przesuń się do komórki, w której dane mają być umieszczone. Jeśli dane mają zastąpić aktualną zawartość komórki, zaznacz całą wartość. Jeśli skopiowane lub wycięte dane mają być dodane do danych istniejących, ustaw punkt wstawiania w miejscu, w którym wstawianie ma się rozpocząć.
4. Z menu "Edycja" wybierz polecenie "Wklej". Dane zostaną wstawione do komórki.

Kopiowanie danych do innej aplikacji.

Dane z programu Microsoft Query można kopiować do innych aplikacji, takich jak Microsoft Excel. Typ zastosowanej metody przenoszenia danych określa, czy dane są danymi statycznymi czy dynamicznymi.
Dane "statyczne" nigdy się nie zmieniają, niezależnie od zmian następujących w danych oryginalnych. Na przykład jeśli dane z programu Microsoft Query są kopiowane do arkusza programu Microsoft Excel, a następnie oryginalne dane Microsoft Query ulegają zmianom, zmiany te niesą odzwierciedlane w arkuszu kalkulacyjnym. Oryginalne i skopiowane dane nie są ze sobą połączone ani powiązane. Odpowiada to po prostu wykonaniu zdjęcia danych w Microsoft Query i wstawieniu tego zdjęcia do arkuszakalkulacyjnego. Dane zachowują się tak, jakby były wpisane bezpośrednio do arkusza.

Dane "dynamiczne", w odróżnieniu od statycznych, odzwierciedlają zmiany dokonywane w danych oryginalnych. Jeśli na przykład dane z Microsoft Query są skopiowane do arkusza Microsoft Excel, a następnie dokonywane są zmiany danych oryginalnych, arkusz także się zmienia. Dzieje się tak, ponieważ dane w arkuszu są powiązane z danymi oryginalnymi i tak skopiowane dane są dynamicznie uaktualniane odzwierciedlając zmiany danych oryginalnych. Uaktualnianie takie zachodzi przy każdym otwarciu arkusza Microsoft Excel zawierającego skopiowane dane. Połączenie pomiędzy danymi oryginalnymi i skopiowanymi gwarantuje, że arkusz Microsoft Excel zawiera zawsze aktualne dane, ponieważ zawsze zostaje wykonane zapytanie w celu wyszukania najświeższych danych.

Uwaga:
W Microsoft Query dla Macintosha dynamiczne wstawianie/wklejanie danych jest możliwe pod warunkiem, że stosowany jest Macintosh System 7 lub jego późniejsza wersja.

Aby skopiować dane do innej aplikacji:
1. Zaznacz w zestawie wyników dane do skopiowania.
2. Z menu "Edycja" wybierz polecenie "Kopiuj".
- lub -
Jeśli dane mają zawierać nagłówki kolumn oraz numery wierszy, wybierz polecenie "Kopiuj specjalnie" z menu "Edycja". W dialogu "Kopiuj specjalnie" zaznacz potrzebne opcje, a następnie wybierz przycisk "OK". 
3. Wywołaj drugą aplikację otwierając plik, do którego dane mają być wstawione.
4. Zaznacz lewy górny róg obszaru, do którego dane mają być wstawione.
5. Jeśli dane mają być danymi statycznymi, wybierz z menu "Edycja" drugiej aplikacji polecenie "Wklej".
- lub -
Jeśli dane mają być zmieniane dynamicznie, wybierz z menu "Edycja" drugiej aplikacji polecenie "Wklej połączenie" (lub polecenie równoważne).

Uwaga:
W niektórych aplikacjach do dynamicznego wstawiania danych stosowane jest inne polecenie "Wklej". Należy się upewnić, którego polecenia użyć w danej aplikacji.

Jeśli dane są wstawiane za pomocą polecenia "Wklej", dane są po prostu wstawiane do drugiej aplikacji. Jeśli wstawianie następuje za pomocą polecenia "Wklej połączenie", poza wstawieniem danych tworzone jest powiązanie pomiędzy kopią danych a ich oryginałem. Za każdym razem podczas otwierania pliku zawierającego skopiowane dane, można odtworzyć połączenie i uaktualnić skopiowane dane, tak aby odzwierciedlały zmiany danych oryginalnych.