6049
Szczegóły | |
---|---|
Tytuł | 6049 |
Rozszerzenie: |
![](/images/demo/legimi.png)
![](/images/demo/legimi.png)
![Ceneo.pl](http://app.ceneostatic.pl/common/image/logo/ap-logo-transparent-small.png)
6049 PDF Ebook podgląd online:
Pobierz PDF
Zobacz podgląd 6049 pdf poniżej lub pobierz na swoje urządzenie za darmo bez rejestracji. 6049 Ebook podgląd za darmo w formacie PDF tylko na PDF-X.PL. Niektóre ebooki są ściśle chronione prawem autorskim i rozpowszechnianie ich jest zabronione, więc w takich wypadkach zamiast podglądu możesz jedynie przeczytać informacje, detale, opinie oraz sprawdzić okładkę.
6049 Ebook transkrypt - 20 pierwszych stron:
wies�awa gierz
abc sekretarki
PWZN
Print 6
Llublin 1997
Wsp�autor rozdzia�u I
Adam Cholewi�ski
Przedruk i adaptacja
na podstawie pozycji
wydanej przez O�rodek
Doradztwa i Doskonalenia
Kadr Sp. z o.o.
Gda�sk 1994
Wst�p
W�a�ciwie zorganizowany sekretariat decyduj�co wp�ywa na skuteczno��
pracy kierownika ka�dej firmy.
Nieprzypadkowo sekretark� nazywa si� "praw� r�k� szefa", a sekretariat
"wizyt�wk� firmy".
Z�o�ono�� i r�norodno�� oczekiwa� stawianych sekretarkom w
poszczeg�lnych firmach, utrudni�a sformu�owanie "modelu" sekretarki,
idealnego w ka�dych okoliczno�ciach.
Mo�na jednak wskaza� po��dane kierunki doskonalenia - zar�wno wiedzy
merytorycznej jak i cech osobowo�ci, charakteru czy kultury bycia. W
ksi��ce znajdziecie Pa�stwo szereg podpowiedzi gotowych rozwi�za�, ale i
problem�w do przemy�lenia.
Wieloletnie do�wiadczenie autorki w szkoleniu zawodowych sekretarek
pozwoli�o przywo�a� szereg praktycznych przyk�ad�w ilustruj�cych omawiane
tre�ci.
Skorzystaj� z nich z pewno�ci� osoby przygotowuj�ce si� do zawodu, ale i
do�wiadczone sekretarki, �wiadome potrzeby sta�ego doskonalenia
umiej�tno�ci.
Rola i znaczenie sekretariatu
1. Warunki sprawnego
dzia�ania Sekretariatu
Komplikowanie si� proces�w zarz�dzania oraz wzrost zada�
administracyjnych wymaga nowego spojrzenia na organizacj� i technik� pracy
biurowej.
W nowoczesnym uj�ciu praca biurowa uto�samiana jest z organizacj� obiegu
informacji, kt�ra jest podstaw� podejmowania prawid�owych decyzji w
procesie zarz�dzania.
Niedocenianie problematyki organizacji i techniki pracy biurowej, przez
kadr� kierownicz� r�nych szczebli zarz�dzania, prowadzi do nadmiernego
rozbudowania aparatu administracyjnego, co jest bardzo kosztowne i
nieracjonalne. Rozbudowanie aparatu administracyjnego ponad uzasadnione
potrzeby powoduje przede wszystkim "przewlek�e" za�atwienie spraw i
niepodejmowanie w odpowiednim czasie decyzji.
Udoskonalenie procesu zarz�dzania wymaga wi�c zastosowania nowoczesnych
metod techniki i organizacji pracy biurowej i nowoczesnego sprz�tu
technicznego. Takie podej�cie do organizacji i techniki pracy biurowej
wymaga z kolei wysokich kwalifikacji zawodowych wszystkich pracownik�w
administracyjnych.
Eksponuj�c przede wszystkim rol� us�ugow� administracji nale�y mie� na
uwadze przedmiot tej us�ugi, to jest informacj�.
Zatem czynno�ci biurowe mo�na zdefiniowa�, jako czynno�ci wyst�puj�ce w
toku obiegu informacji. Od tych czynno�ci zale�y jako�� informacji i
sprawno�� procesu zarz�dzania, nie mo�na wi�c oddzieli� czynno�ci biurowych
od funkcji zarz�dzania.
Obecnie "biuro" to ju� nie wyodr�bniony zesp� kom�rek pomocniczych
(kancelaria, ksi�gowo�� itp.), ale og� kom�rek organizacyjnych
sk�adaj�cych si� na rozbudowan� struktur� zarz�dzania. W ramach tej
struktury nast�puje specjalizacja zar�wno tradycyjnych jak i nowoczesnych
funkcji zarz�dzania (marketing, sterowanie zapleczem naukowo-technicznym
itp.).
Wysokie wymagania w zakresie sprawno�ci systemu zarz�dzania stawiane
ka�dej firmie wi��� si� bezpo�rednio z warunkiem pracy dyrektor�w. W tych
nowych warunkach dyrektor nie powinien po�wi�ca� tak du�o czasu czynno�ciom
typowo administracyjnym, w wi�kszym stopniu powinien korzysta� z pracy
sekretarskiej. Sekretariat to wa�ne ogniwo w dzia�alno�ci ka�dej firmy. Od
sekretariatu zale�� warunki w jakich dyrektor pracuje i podejmuje decyzje.
"Sekretariat jest kom�rk� organizacyjn� niezb�dn� do zapewnienia sprawnej
dzia�alno�ci dyrektora. Do sekretariatu trafiaj� z regu�y informacje, na
podstawie kt�rych dyrektor podejmuje decyzje, wydaje polecenia i
dyspozycje". (W�adys�aw Rodowicz, Fryderyk Zoll, Sprawna sekretarka, PWE
Warszawa 1973 str. 6)
Ka�da kom�rka organizacyjna, a wi�c i sekretariat musi mie� swoje miejsce
w strukturze organizacyjnej i jasno sprecyzowany cel dzia�ania. Cel
dzia�ania wyznacza kierunek i struktur� dzia�ania. �cis�e okre�lenie celu
jest bardzo po�yteczne, ale nie zawsze w pe�ni mo�liwe wynika to z rodzaju
hierarchii cel�w przy uwzgl�dnieniu czasu w jakim dzia�anie przebiega, jak
r�wnie� od donios�o�ci (cenno�ci) dzia�ania.
Sprecyzowanie dzia�ania sekretariatu zawsze nastr�cza�o du�o trudno�ci
uczestniczkom kurs�w, przyjmowa�y one prawie zawsze zadania za cel
sekretariatu.
Cel firmy musi odpowiada� pewnym warunkom dzia�ania, musi by� zgodny z
istniej�cymi warunkami gospodarczymi (np. warunkami rynku, rozwojem
techniki i technologii), a wi�c podlega ewolucji podobnie jak i cel
sekretariatu.
Dotychczasowe okre�lenie, �e "celem sekretariatu jest wsp�udzia� w
planowaniu i przygotowaniu pracy dyrektora oraz maksymalne odci��enie go od
wykonywania spraw bie��cych i manipulacyjnych" jest niewystarczaj�ce. Celem
sekretariatu jest wsp�udzia� w ca�ym procesie zarz�dzania firm� p[rzez
dyrektora. Pocz�wszy od planowania czasu pracy dyrektora (ochrony jego
czasu pracy) poprzez organizowanie pracy w�asnej i dyrektora, co ma du�y
wp�yw na skuteczno�� zarz�dzania, ko�cz�c na systematycznym kontrolowaniu
termin�w wykonania zada�, tak istotnych dla szybko�ci obiegu informacji i
szybko�ci podejmowania decyzji.
Realizacja przyj�tego celu powinna przebiega� w ramach w�a�ciwego
podzia�u zada�.
Do podstawowych zada� sekretariatu nale�y:
1. Za�atwianie korespondencji przychodz�cej i wychodz�cej.
W ramach realizacji tego zadania obowi�zkiem sekretarki jest
zabezpieczenie przychodz�cej korespondencji przez odpowiedni� rejestracj�,
przekazywanie i przechowywanie.
2. Pisanie na maszynie pism dla szefa.
3. Planowanie czasu szefa i opracowanie harmonogramu zaj��.
4. Prowadzenie korespondencji szefa przez samodzielne przygotowanie
projekt�w odpowiedzi na pisma wed�ug przyj�tych zasad.
5. Obs�ugiwanie telefonu: odbieranie, ��czenie, udzielanie informacji,
rejestrowanie rozm�w telefonicznych.
6. Przyjmowanie interesant�w.
Realizacja tego zadania wymaga przeprowadzenia wst�pnego wywiadu i
ustalenia, czy spraw� musi za�atwi� szef, czy te� inny pracownik. Niezb�dne
jest taktowne udzielanie informacji i umiej�tne kierowanie ruchem
interesant�w.
7. Prowadzenie terminarza zaj��, kontrolowanie termin�w obowi�zuj�cych
szefa i podleg�e kom�rki. Sekretarka powinna by� "kartotek� pami�ci" dla
dyrektora, rejestrowa� polecenia i potwierdza� ich przyj�cie oraz
wykonanie.
8. Przygotowanie posiedze�, narad i konferencji.
Sekretarka w ramach tego zadania powinna wykona� szereg czynno�ci takich
jak: wys�anie zaprosze� i program�w, przygotowanie obs�ugi zebrania,
protoko�owanie wed�ug obowi�zuj�cych zasad.
9. Przygotowanie podr�y s�u�bowych szefa.
Niezb�dne czynno�ci zwi�zane z realizacj� tego zadania to: zawiadomienie
o przyje�dzie, wystawienie i rozliczenie delegacji, zam�wienie noclegu i
zakup bilet�w.
10. Gromadzenie i przygotowanie materia��w dla szefa.
Dobrze zorganizowany sekretariat jest "bankiem informacji". Sekretarka
powinna ustali� z szefem jaka informacja jest jemu niezb�dna i tak j�
opracowa�, �eby posiada�a wszystkie cechy dobrej informacji i by�a mo�liwa
do szybkiego odszukania (wskazane jest stosowanie techniki wizualnej).
11. Dbanie o czysto�� i estetyk� gabinetu szefa i sekretariatu.
Powstawanie ma�ych i �rednich przedsi�biorstw - firm, powoduje, �e w
sekretariacie s� wykonywane dodatkowe zadania nie maj�ce zwi�zku z "czyst�"
prac� sekretarsk�.
Do takich zada� mo�na zaliczy�:
- zakup i rozliczenie materia��w biurowych,
- prowadzenie listy obecno�ci pracownik�w,
- za�atwianie spraw kadrowych (urlopy, bilety miesi�czne, delegacje),
- prowadzenie kasy.
Zakres kompetencji sekretariatu zale�y w du�ej mierze od dobrej
organizacji pracy, przygotowania zawodowego i do�wiadczenia sekretarki.
Praca sekretarki w por�wnaniu z innymi pracami biurowymi ma charakter
wielostronny i wymaga znacznie wi�kszego wysi�ku, inicjatywy, szerszego
zakresu wiadomo�ci i umiej�tno�ci.
Kandydatka na sekretark� powinna po zapoznaniu si� ze szczeg�owym
zakresem zada� zastanowi� si�, czy odpowiadaj� jej warunki pracy i czy
posiada wymagane walory osobiste.
Wydaje si� zatem celowe podanie cech "idealnej sekretarki" po to, aby
ka�da kandydatka przeprowadzi�a "rachunek sumienia" i zestawi�a cechy
idealne z posiadanymi i okre�li�a swoj� osobowo��.
Cechy osobowe idealnej sekretarki to:
1. Uczynno�� w pracy.
2. Uprzejmo��.
3. Takt.
4. Umiej�tno�� nawi�zywania kontakt�w.
5. Opanowanie.
6. Dyscyplina.
7. Szczero�� i lojalno��.
8. Prawdom�wno�� (to przekazywanie prawdziwych, a nie "upi�kszonych"
informacji).
9. Obowi�zkowo��.
10. Punktualno��.
11. Systematyczno�� i umi�owanie porz�dku.
12. Dok�adno�� w wykonywaniu pracy.
13. Dyspozycyjno�� (gotowo�� do podj�cia pracy).
14. Zdrowie.
15. Dobry s�uch.
16. Podzielno�� uwagi.
17. Niezawodna pami��.
18. Szybka orientacja, spostrzegawczo�� i refleks.
19. Pewno�� siebie (odno�nie umiej�tno�ci wykonywania pracy, ale nie
zarozumialstwo).
20. Odwaga w podejmowaniu decyzji.
21. Zmys� organizacyjny.
22. Kultura osobista.
23. Reprezentacyjny wygl�d.
24. U�miech, pogoda ducha.
Wymienione cechy osobowe sekretarki okre�lane jako "idealne" zosta�y
przekazane do oceny uczestniczkom kurs�w zorganizowanych w ramach szkolenia
sekretarek legitymuj�cych si� wieloletnim sta�em. Na podstawie ich
do�wiadcze� zosta� opracowany model kwalifikacyjny cech osobowych
sekretarki.
Sekretarka powinna by�:
1. Komunikatywna.
2. Uprzejma.
3. Systematyczna.
4. Grzeczna.
5. Inteligentna.
6. S�owna.
7. Stanowcza.
8. Obowi�zkowa.
9. Wyrozumia�a.
10. Reprezentacyjna.
11. Cierpliwa.
12. Lojalna.
13. Ambitna.
14. Zr�wnowa�ona.
15. Posiadaj�ca intuicj�.
16. Skromna.
17. Zaradna.
18. Dyskretna.
Po��dane cechy osobowe musz� by� uzupe�niane umiej�tno�ciami zawodowymi,
kt�rych zakres w dobie zmian systemowych jest do�� rozleg�y i wymaga
ci�g�ego doskonalenia tak z punktu widzenia organizacji, jak i techniki
pracy umys�owej.
Wymagane w tym zawodzie umiej�tno�ci to:
1. Wiedza og�lna z zakresu zarz�dzania i organizacji pracy.
2. Wiedza fachowa: korespondencja, redagowanie pism.
3. Bieg�a znajomo�� j�zyk�w obcych.
4. Dobra znajomo�� j�zyka polskiego.
5. Umiej�tno�� maszynopisania i stenografii.
6. Obs�uga urz�dze� technicznych.
7. Podstawy psychologii (umiej�tno�� przekonywania, prowadzenia dyskusji,
roz�adowania konflikt�w).
8. Podstawy ekonomii (poj�cie doch�d, zysk, strata, rentowno��, kredyt
itp.)
Jak podkre�lono, organizacja pracy wp�ywa w decyduj�cy spos�b na warunki
pracy dyrektora. Znajomo�� i wykorzystanie szeregu zasad i metod
organizacji i prakseologii to w�a�nie sprawno�� organizacyjna sekretariatu.
Zasady, kt�re warto zapami�ta� i zastosowa� przy organizowaniu pracy
biura i sekretariatu to:
1. Zasada podzia�u pracy.
Zasada ta polega przede wszystkim na podzieleniu pracy ca�o�ciowej na
czynno�ci i przekazanie ich do realizacji pracownikom lub zespo�om
pracowniczym. Przydzieleniu okre�lonych czynno�ci do realizacji musi
towarzyszy� przydzia� �ci�le okre�lonych kompetencji do ich realizacji.
Nieprzestrzeganie tej zasady prowadzi do "dublowania czynno�ci", do
nieporozumie� co do zakresu wykonania zada� i odpowiedzialno�ci za ich
wykonanie. Bardzo cz�sto zdarza si� w praktyce, �e sekretarki nie maj�
jasno sprecyzowanych zada� do wykonania, co powoduje wiele napi�� i
nieporozumie�.
2. Zasada planowania i rytmiczno�ci pracy polega na odpowiednim
roz�o�eniu pracy w czasie i wykonaniu jej z jednakowym nat�eniem. Du��
wag� nale�y przywi�zywa� do planowania "dnia pracy dyrektora" i na tej
podstawie planowa� w�asny czas pracy, co wyeliminuje chaotyczno��,
nerwowo�� i nadmierny wysi�ek.
3. Harmonizacja czynno�ci - harmonia w dzia�aniu, to przede wszystkim
wzajemne uzgodnienie planowania czynno�ci i takie ich powi�zanie, aby jedne
wyp�ywa�y z drugich bez zb�dnych przerw w pracy. Bior�c pod uwag� z�o�ono��
pracy w sekretariacie, poprawnie opracowany harmonogram mo�e przyczyni� si�
do terminowego wykonania zada� i niedopuszczenia do "spi�trzenia pracy" i
wykonania jej w godzinach nadliczbowych lub wieczorami w domu. Wyniki
uzyskane z obserwacji czasu pracy sekretarek niejednokrotnie wykazywa�y, �e
czas ich pracy wynosi� od 9 do 10 godzin, a w wi�kszo�ci by�o to
spowodowane z�� organizacj� pracy i brakiem harmonii w dzia�aniu.
4. Zasada podporz�dkowania hierarchicznego, jest �ci�le zwi�zana z zasad�
jednoosobowego kierownictwa i zasad� drogi s�u�bowej. Wed�ug tej zasady, w
ka�dej instytucji, powinna by� �ci�le ustalona wzajemna zale�no�� s�u�bowa
pracownik�w. Ka�dy pracownik powinien zna� swoje miejsce w strukturze
organizacyjnej i podlega� bezpo�rednio jednemu prze�o�onemu i od niego te�
otrzymywa� polecenia i jemu przekazywa� informacje o stopniu realizacji
tych polece�. Niedocenianie roli sekretariatu by�o mi�dzy innymi
spowodowane tym, �e d�ugie lata sekretariat nie mia� w�a�ciwego miejsca w
strukturze organizacyjnej. Niew�a�ciwa lokalizacja sekretariatu w
hierarchii s�u�bowej, brak okre�lenia jego roli powodowa�y zatrudnianie
os�b na stanowisko sekretarki bez odpowiednich kwalifikacji i
predyspozycji.
5. Zasada doboru pracownik�w o odpowiednich kwalifikacjach i
predyspozycjach jest zasad�, kt�r� mo�na najlepiej okre�li� znanym
powiedzeniem "w�a�ciwy cz�owiek na w�a�ciwym miejscu". Przy doborze
pracownik�w nale�y zawsze mie� na uwadze ich wykszta�cenie, predyspozycje i
zami�owanie do pracy. Ta zasada powinna mie� szczeg�lne zastosowanie przy
doborze kandydatek na sekretarki, gdy� nie bez powodu podano w niniejszym
opracowaniu cechy osobowe i zawodowe, kt�rymi powinna charakteryzowa� si�
przysz�a sekretarka, od kt�rej zale�y bezpo�rednio sprawno�� pracy
dyrektora, a po�rednio i ca�ej firmy.
6. Zasada nadzoru i kontroli.
Kontrola ma szczeg�lne znaczenie w procesie zarz�dzania, powinna by�
wykonywana w czasie trwania pracy, jak i po jej zako�czeniu. Przestrzeganie
tej zasady ma du�e znaczenie w pracy sekretariatu. Zadania jakie powinien
realizowa� zgodnie z planem jej szef, jak r�wnie� zadania wynikaj�ce z
bie��cej dzia�alno�ci powinny by� przez sekretark� wpisane do
"terminarzyka" i na bie��co kontrolowane. Sekretarka jest zobowi�zana przed
rozpocz�ciem pracy ustali� z szefem stan jego pracy, jak i wszystkie sprawy
bie��ce do za�atwienia i dok�adnie odnotowa�, a nast�pnie �ledzi� tok ich
realizacji.
7. Zasada sprawozdawczo�ci stanowi uzupe�nienie zasady kontroli.
Sprawozdawczo�� jest instrumentem pozwalaj�cym na szybk� orientacj�, co do
kszta�towania si� podstawowych wska�nik�w techniczno-ekonomicznych firmy,
jak i ocen� przebiegu pracy w poszczeg�lnych kom�rkach. Sprawozdania mog�
mie� r�n� form�, mog� to by� "biuletyny informacyjne", lub "wykresy"
opracowane przy wykorzystaniu metod graficznych. W obecnej sytuacji
gospodarczej, gdzie szybko�� informacji ma donios�e znaczenie dla ka�dego
stanowiska pracy, a przede wszystkim dla szefa firmy, wyb�r prostej metody
graficznej dla prezentacji zachodz�cych zjawisk gospodarczych wydaje si�
zasadniczy. Pozwala bowiem na szybk� orientacj� co do kszta�towania si�
podstawowych wska�nik�w techniczno-ekonomicznych takich jak: wykonanie
produkcji, poziom koszt�w, rozchody, przychody, rentowno��, zysk itp.
Sekretarka powinna umie� nie tylko odczyta� wykresy obrazuj�ce r�ne
problemy ekonomiczne, ale i opracowa� je, a przede wszystkim aktualizowa�
dane za pomoc� prostych "narz�dzi" (pinezki, wst��ki itp.).
Istnieje kilka rodzaj�w wykres�w, do najbardziej znanych i prostych w
konstrukcji mo�na zaliczy�:
- wykres na osiach wsp�rz�dnych,
- wykres liniowy,
- wykres s�upkowy.
Stosuj�c wykres na osiach wsp�rz�dnych, mo�na na przyk�adzie
zatrudnionych zobrazowa� podzia� na kobiety i m�czyzn, mo�na te�
przedstawi� plan i wykonanie zada� produkcyjnych.
Wykres liniowy polega na przedstawieniu okre�lonych zjawisk za pomoc�
linii prostych u�o�onych obok siebie. Na tym wykresie mo�na przedstawi�
wykonanie produkcji wg asortyment�w lub produkcji eksportowej z
uwzgl�dnieniem kierunk�w eksportu.
R�wnie� bardzo prostym w odczytaniu jak i sporz�dzaniu jest wykres
s�upkowy. Za pomoc� tego wykresu mo�na przedstawi� kszta�townie si�
wykonania produkcji wed�ug asortyment�w, jak r�wnie� obieg pieni�ny i
wk�ady oszcz�dno�ciowe w bankach.
8. Zasada dyscypliny pracy. Nale�y z ca�ym naciskiem podkre�li�, �e nie
chodzi tu tylko o dyscyplin� czysto formaln� polegaj�c� na punktualnym
przychodzeniu i wychodzeniu z biura, ale o faktyczn� dyscyplin� wyra�aj�c�
si� w sumiennym i obowi�zkowym wykonywaniu zada� powierzonych przez szefa.
9. Zasada podporz�dkowania interesu osobistego interesom instytucji. Jak
praktyka wykaza�a zasada ta jest trudna do stosowania przez pracownik�w,
wprawdzie ka�dy zdaje sobie spraw�, �e jest cz�stk� pewnej zbiorowo�ci, �e
jego praca zmierza do wsp�lnego celu, ale w wi�kszo�ci interes osobisty
przewa�a i dyscyplina pracy staje si� czysto formalna, a wysi�ek
zminimalizowany. Pokutuje wi�c zasada "mniej pracy, wi�cej p�acy".
Nawi�zuj�c do celu sekretariatu, jaki powinien by� realizowany przez tak
specyficzne stanowisko, to przede wszystkim sekretarka, jako prawa r�ka
szefa musi mie� na uwadze dobro instytucji, bo jej stanowisko to "wizyt�wka
instytucji".
Dzia�anie instytucji zale�y nie tylko od pracy jej kom�rek wewn�trznych,
ale i od ca�ego otoczenia (interesant�w, kooperant�w itp.) ma to istotny
wp�yw na organizacj� pracy sekretariatu. Organizacj� instytucji prekseolog
ocenia z punktu widzenia jej sprawno�ci. Bior�c pod uwag�, �e interesant
swoje kroki kieruje przede wszystkim do sekretariatu, st�d te� sprawno��
instytucji widzi przez "pryzmat" sprawno�ci sekretariatu. "Dzia�anie
sprawne w rozumieniu prekseologicznym, to takie dzia�anie, kt�re ma
mo�liwie najwi�cej walor�w dobrej roboty". Tadeusz Kotarbi�ski w swoim
"Traktacie o dobrej robocie" podaje wiele zasad maj�cych walory dobrej
roboty. Niezb�dnym wydaje si� zatem w tym opracowaniu podanie
najistotniejszych zasad i uzmys�owienie sekretarce, �e od ich poznania i
stosowania zale�y skuteczno�� dzia�ania jej sekretariatu.
1. Skuteczno�� dzia�ania to dzia�anie, kt�re pozwala na osi�gni�cie
zamierzonego celu. Mo�na tu poda� wiele przyk�ad�w skutecznego dzia�ania
pracy sekretariatu. Prostym przyk�adem mo�e by� samodzielne za�atwianie
spraw nie wymagaj�cych interwencji szefa, co pozwala na ochron� jego czasu
pracy.
2. Korzystno�� dzia�ania, zachodzi w�wczas gdy osi�gni�te wyniki s�
wy�sze od poniesionych. Korzystne dzia�anie w pracy biurowej nie koniecznie
musi mie� charakter wymierny. Mo�na poda� przyk�ad zainstalowania
komputer�w w sekretariacie, kt�re wp�ywaj� na jako�� informacji, jej
szybko�� w obiegu oraz przejrzysto��, ale nie koniecznie maj� zwi�zek z
ni�szymi kosztami opracowania informacji.
3. Ekonomiczno�� dzia�ania, jest to stosunek wyniku u�ytecznego do kosztu
dzia�ania. Wy�szy efekt od nak�ad�w czyni dzia�anie ekonomiczne. W
sekretariacie dzia�anie ekonomiczne, to przede wszystkim dob�r
wykorzystania blankiet�w i formularzy do okre�lonych rodzaj�w
korespondencji, jak r�wnie� umiej�tne prowadzenie kr�tkich i tre�ciwych
rozm�w telefonicznych.
S� to podstawowe zasady, kt�re powinny by� stosowane w "dobrej robocie",
jednak nie mo�na w pracy biurowej pomin�� i innych zasad takich jak:
- dok�adno�� dzia�ania, kt�ra ma zwi�zek z dok�adno�ci� przekazywania
informacji odzwierciedlaj�cych stan faktyczny, jak r�wnie� z dok�adno�ci�
opracowania pism, sprawozda� itp.
- prostota w dzia�aniu, to nie sporz�dzanie opracowa� nikomu
niepotrzebnych, tylko dlatego, aby si� zabezpieczy� "na wszelki wypadek",
ale tylko takich, kt�re s� niezb�dne szefowi.
- preparacja dzia�ania, to przygotowanie dzia�ania - jego zaplanowania,
co jest niezb�dne w ka�dej dzia�alno�ci, a w sekretariacie szczeg�lnie w
przygotowaniu narad i posiedze�, pisania pism wg obowi�zuj�cych zasad,
prowadzenia rozm�w telefonicznych itp.
- instrumentalizacja, to jest w pewnym stopniu dyrektywa dzia�ania, kt�ra
stwierdza, �e wyposa�enie w narz�dzia pracy zwi�kszaj� jej sprawno��. W
chwili obecnej ka�dy sekretariat powinien by� wyposa�ony w nowoczesne
urz�dzenia biurowe. Praktyka jednak wykazuje, �e wi�kszo�� sekretariat�w
tych urz�dze� nie posiada i praca opiera si� na pracy r�cznej co prowadzi
do biurokracji i zatrudniania ludzi o niskich kwalifikacjach. Sekretarka
wykorzystuj�ca w swojej pracy nowoczesne urz�dzenia ma czas na doskonalenie
swoich umiej�tno�ci i podwy�szanie kwalifikacji.
- minimalizacja interwencji zwraca uwag�, �e dzia�anie musi by� tak
przygotowane, aby nie wyst�powa�a konieczno�� interwencji w czasie jego
realizacji. Bardzo cz�sto wyst�puje konieczno�� interwencji w zakresie
redagowania pism. Pismo ju� napisane musi by� niejednokrotnie ponownie
redagowane. Celowym wydaje si� wcze�niejsze uzgodnienie tre�ci pisma i
dopiero jej ostateczne opracowanie i przepisanie.
Jasne u�wiadomienie celu dzia�ania i dobranie odpowiednich �rodk�w do
jego realizacji, poznanie zasad warunkuj�cych dobr� organizacj� i "dobr�
robot�" to podstawowe warunki dzia�ania biur i sekretariat�w.
2. Wiadomo�ci o miejscu
pracy sekretarki
Poznanie zada� i dzia�alno�ci instytucji, w kt�rej sekretarka b�dzie
pracowa�a jest pierwszym jej obowi�zkiem.
Powstaje zatem pierwsze pytanie, sk�d czerpa� informacje aby jak
najwi�cej wiedzie� o swoim miejscu pracy. Sprawa jest prosta w przypadku
kiedy sekretarka pracowa�a ju� w tej instytucji, wprawdzie na innym
stanowisku ale zagadnienia firmy zna. Mo�na te� uzyska� niezb�dne
informacje od odchodz�cej sekretarki, lub bezpo�rednio od szefa. Jednak
sekretarka rozpoczynaj�c prac� powinna by� na tyle przygotowana do zawodu,
aby sama wiedzia�a jak zdoby� niezb�dne dla niej informacje w tym
pocz�tkowym okresie jej pracy. Powinna wi�c rozpoczyna� od poznania
struktury organizacyjnej firmy. "Struktura organizacyjna, w najprostszym
uj�ciu oznacza budow� wewn�trzn� instytucji i jej rozcz�onkowanie, czyli
podzia� na kom�rki organizacyjne... struktury organizacyjne s� formami
organizacyjnymi funkcji realizowanych w ramach spo�ecznego podzia�u pracy".
Realizowanie funkcji w ramach spo�ecznego podzia�u pracy wp�ywa na
podzia� struktury na piony, kom�rki organizacyjne i stanowiska. Podzia� ten
odpowiada przewa�nie funkcjom realizowanym w firmie, gdzie mog� wyst�powa�
takie piony jak: techniczny, produkcyjny, handlowy, administracyjny,
ksi�gowo�� itp.
Na czele pionu stoj� zast�pcy kierownika-dyrektora firmy. Kierownikowi
pionu podporz�dkowane s� kom�rki organizacyjne jedno lub wieloosobowe.
Wieloosobowe kom�rki dziel� si� na stanowiska pracy.
Struktur� organizacyjn� przedstawia si� za pomoc� wykresu zwanego
schematem organizacyjnym. Schemat organizacyjny wyst�puje w ka�dej
firmie-instytucji i poprawno�� jego opracowania �wiadczy o dobrej
organizacji tej firmy-instytucji. Schemat powinien by�: aktualny,
przejrzysty, obrazuj�cy jasne linie powi�za� hierarchicznych, posiada�
w�a�ciw� nomenklatur� stanowisk i symbolik� kom�rek. Symbolika stosowana
przy prezentowaniu schematu powinna by� jednolita tzn. oparta na tych
samych kryteriach umownych.
Najcz�ciej stosowane s� symbole literowe. Powszechnie oznacza si�
stanowisko dyrektora i stanowiska jego zast�pc�w pojedynczymi du�ymi
literami alfabetu np.
D - dyrektor
E - zast�pca d8s ekonomicznych
T - zast�pca d8s technicznych
W praktyce, tylko stanowisko G��wnego Ksi�gowego oznacza si� symbolik�
dwuliterow� GK pomimo, �e zgodnie z przepisami G��wny Ksi�gowy jest na
prawach zast�pcy dyrektora.
Dzia�y i kom�rki wchodz�ce w sk�ad pionu oznacza si� symbolik�
dwuliterow� np.
EA - dzia� administracyjno-handlowy
TM - dzia� G��wnego Mechanika
Kom�rki ni�szego rz�du oznacza si� symbolami trzyliterowymi sk�adaj�cymi
si� z du�ych i ma�ych liter np.
EAa - sekcja administracyjno-gospodarcza
TMr - sekcja remontowa
Podana zasada opracowania symboli dla oznaczenia pion�w, dzia��w i
kom�rek nie jest w praktyce �ci�le przestrzegana, wydaje si�, �e nie ma to
tak istotnego znaczenia dla firm. Wa�ne jest aby przyj�� okre�lon�
symbolik� i poprawnie j� stosowa�, gdy� u�atwia ona sekretarce za�atwianie
korespondencji tzn. rejestrowanie, dor�czanie i wysy�anie.
Po zapoznaniu si� ze schematem organizacyjnym sekretarka powinna
zorientowa� si� kim s� zast�pcy jej szefa i kierownicy poszczeg�lnych
dzia��w.
Informacje takie powinny obejmowa�:
a) imi� i nazwisko oraz tytu� naukowy osoby zajmuj�cej dane stanowisko,
b) numer telefonu s�u�bowego i numer pokoju,
c) numer telefonu prywatnego i adres zamieszkania.
Wszystkie te informacje powinna odnotowa� we w�asnym "podr�cznym spisie
telefon�w". W dobrym tonie jest, aby sekretarka upewni�a si�, kiedy i w
jakich sprawach mo�e dzwoni� do domu szefa i kierownik�w oraz kogo i w
jakich sprawach mo�e informowa� o prywatnym telefonie lub adresie szefa.
Nast�pnym bardzo wa�nym elementem organizacji firmy, z kt�rym musi
zapozna� si� sekretarka, jest regulamin organizacyjny. Okre�la on zakres
obowi�zk�w, uprawnie� i odpowiedzialno�ci ka�dego stanowiska pracy. Ka�dy
pracownik powinien nie tylko wiedzie�, jakie jest jego miejsce w strukturze
organizacyjnej instytucji, ale i jakie ci��� na nim obowi�zki, za co ponosi
odpowiedzialno�� i jakie posiada uprawnienia.
Poznanie przez sekretark� zakresu obowi�zk�w, uprawnie� i
odpowiedzialno�ci pracownik�w pozwala na ochron� czasu pracy szefa i
kierowanie interesant�w w sprawach niewymagaj�cych jego bezpo�redniej
ingerencji do os�b, kt�re s� odpowiedzialne za dany odcinek pracy.
Uj�te w pewn� ca�o�� zakresy czynno�ci poszczeg�lnych stanowisk tworzy
dokument zwany w praktyce "Ksi�g� s�u�b". Ksi�ga ta stanowi podstaw� do
opracowania instrukcji obiegu dokument�w.
Celem instrukcji jest zobrazowanie drogi obiegu dokument�w, czasu ich
przebiegu i miejsc zatrzymania. Dobra organizacja wewn�trzna obiegu
dokument�w jest niezmiernie wa�na dla zapewnienia w�a�ciwego procesu
podejmowania decyzji. Dobrze zorganizowany obieg dokument�w, to szybkie
dor�czenie korespondencji pracownikom za�atwiaj�cym okre�lone sprawy i
szybsze wysy�anie odpowiedzi. Ma to istotne znaczenie w dobie konkurencji.
Przy sporz�dzaniu instrukcji obiegu dokument�w mo�na stosowa� form�
opisow� i form� graficzn�. Forma opisowa nie jest form� przejrzyst�
pozwalaj�c� na szybk� orientacj� o miejscach zatrzymania i czynno�ciach
wykonywanych na dokumentach. R�wnie� czas trwania czynno�ci manipulacyjnych
wykonywanych w czasie obiegu dokument�w mo�e by� �atwo poddany analizie.
Zastosowanie techniki organizatorskiej tzw. kartowania w obiegu dokument�w
pozwala na szybk� orientacj� drogi i czasu obiegu dokumentu oraz daje
mo�liwo�� wyeliminowania wyst�puj�cych nieprawid�owo�ci. Posiada jeszcze
jedn� wielk� zalet� organizacyjn�. W ka�dej firmie pewne czynno�ci
zanikaj�, a pewne pojawiaj� si�, co wymaga udokumentowania. Stosuj�c form�
opisow�, ka�de zmiany obiegu dokument�w czyni� instrukcj� nieaktualn�.
Instrukcja opracowana przy wykorzystaniu formy graficznej nie musi posiada�
"sztywnej formy ksi��kowej" i karty obiegu dla dokument�w ju� nieaktualnych
mog� by� wy��czone, a nowe w��czone i tym sposobem instrukcja jest zawsze
aktualna.
Opracowanie instrukcji obiegu dokument�w przy wykorzystaniu techniki
organizatorskiej wymaga opracowania dla ka�dego dokumentu dw�ch kart. Karty
obiegu i kontroli dokumentu oraz schematu obiegu dokumentu. Przy
opracowaniu schematu obiegu dokumentu wykorzystuje si� symbole
geometryczne.
Symbole geometryczne stosowane do badania obiegu dokument�w
"K�ko" - pod poj�ciem "operacja" rozumie si� wszystkie czynno�ci
wp�ywaj�ce w spos�b istotny na zmian� dokumentu np. wype�nienie rubryki,
podpisanie.
"Podw�jne k�ko" - emisja dokumentu, najwa�niejsza czynno�� operacji
polegaj�ca na wystawieniu dokumentu. Liczba wpisana do symbolu oznacza
liczb� egzemplarzy.
"K�ko przekre�lone od prawej strony do lewej w d� (na ukos)" -
zatwierdzenie dokumentu.
"Kwadrat" - kontrola - sprawdzenie tre�ci dokumentu.
"X" - odczytanie tre�ci dokumentu.
"Strza�ka w prawo" - przemieszczenie - droga dokumentu, przebywanie
mi�dzy kolejnymi czynno�ciami.
"P� ko�a (ustawione jak litera D)" - oczekiwanie - przerwa w obiegu.
"Tr�jk�t odwr�cony wierzcho�kiem w d�" - sk�adowanie - przechowywanie w
segregatorze, kartotece, archiwum itp.
"Ko�o z wpisanym znakiem wi�kszo�ci odwr�conym wierzcho�kiem do g�ry" -
dekompletowanie8rozdzielanie dokumentu.
"W�yk" - dokument u adresata poza przedsi�biorstwem.
"Kwadrat przekre�lony dwoma przek�tnymi" - likwidacja dokumentu.
"Ko�o z wpisanym znakiem wi�kszo�ci odwr�conym wierzcho�kiem do do�u" -
kompletowanie (��czenie dokumentu).
"Ko�o przekre�lone od lewej strony do prawej w d� (na ukos) - podpisanie
dokumentu.
Karta obiegu i kontroli dokument�w (wz�r)
Grupa dokumentu - Nr 7
1. Nazwa dokumentu - dow�d wp�aty - KW (kasa wyp�aci)
2. Symbol dokumentu
3. Cel wystawienia - rozch�d got�wki z kasy
4. Wystawca dokumentu - kasa
Ilo�� egz. -
5. Termin wystawienia - wg potrzeb
6. Dokument kontroluje pod wzgl�dem:
1) merytorycznym ...
2) rachunkowym ...
3) formalnym ...
7. Dokument zatwierdza - G�. ksi�gowy
8. Uwagi.
Schemat obiegu dokumentu (KW - dow�d wp�aty)
1. W kasie dokument zostaje wystawiony i podpisany i przechodzi -
2. do G��wnego ksi�gowego w celu zatwierdzeni.
3. Po zatwierdzeniu wraca do kasy celem wykonania operacji oraz zostaje
podpisany przez osob� lub instytucj� dokonuj�c� operacji.
4. Dokument zostaje wpisany i pod��czony w kasie do raportu kasowego.
5. od�o�enie dokumentu a8a.
Sekretarka po bli�szym zapoznaniu si� z tre�ci� instrukcji obiegu
dokument�w "poznaje" wystawc� dokumentu, osoby (stanowiska), kt�re
dokumenty kontroluj�, podpisuj� i za�atwiaj�. Nie b�dzie mia�a w�wczas
�adnych w�tpliwo�ci, gdzie dokument skierowa�, kiedy jej szef bez bli�szych
wyja�nie� "autora" dokumentu nie b�dzie chcia� zatwierdzi�. R�wnie�
przyjmuj�c dokumenty przyniesione do sekretariatu przez referent�w do
kontroli i zatwierdzenia musi sprawdza� przed przy�o�eniem piecz�tki, czy
faktycznie jej szef powinien te dokumenty zatwierdzi�, czy wystarczy
zatwierdzenie bezpo�redniego prze�o�onego wystawcy dokumentu. Powinna by�
zorientowana, �e przy opracowaniu instrukcji obowi�zuje zasada "lokalizacji
decyzji". Decyzja powinna by� podejmowana tak nisko, jak to jest mo�liwe ze
wzgl�du na dost�pno�� informacji i tak wysoko, jak to jest mo�liwe dla
zabezpieczenia interesu instytucji.
Sekretarka powinna wi�c dokonywa� selekcji dokumentacji i dopiero
przekazywa� j� szefowi do akceptacji chroni�c tym sposobem, bardzo
skutecznie, jego czas pracy.
Aby dokumentacja mog�a by� w pe�ni zabezpieczona i odpowiada�a potrzebom
instytucji musi by� opracowany funkcjonalny spos�b przyjmowania,
za�atwiania, wysy�ania i przechowywania informacji. Spos�b wykonywania tych
czynno�ci reguluje instrukcja kancelaryjna. Instrukcja kancelaryjna jest
ostatecznym formalnym i normatywnym dokumentem reguluj�cym nast�puj�ce
zadania.
- zasady obiegu pism,
- zasady przyj�tego systemu kancelaryjnego,
- czynno�ci sekretariatu lub kancelarii w zakresie przyjmowania i
wysy�ania pism,
- tryb przesy�ania i dor�czania pism wewn�trz instytucji,
- tryb przegl�dania i przydzielania pism do za�atwiania,
- tryb rejestracji i znakowania pism,
- dopuszczalne formy za�atwiania spraw,
- zakres aprobaty wst�pnej i uprawnienia do podpisu,
- zasady terminowania i kontroli za�atwiania spraw,
- zasady przechowywania akt bie��cych oraz tryb przekazywania akt do
sk�adnicy.
Do�� cz�sto spotykan� sytuacj� w praktyce, szczeg�lnie w ma�ych firmach,
jest obci��enie sekretariatu ca�o�ci� zagadnie� zwi�zanych z przyjmowaniem
i wysy�aniem korespondencji. Sekretarka jest wi�c zobowi�zana do
nadzorowania za�atwiania korespondencji zgodnie z zaleceniami instrukcji
kancelaryjnej.
Praktyczne dzia�ania zwi�zane z prawid�owym przebiegiem pism powinny
sprowadza� si� w fazie przyjmowania do:
a) przyj�cie pism i podzielenie ich na: pisma polecone, kt�re powinny by�
wpisane do "kartoteki wa�niejszych wp�yw�w", prywatne i zastrze�one "do r�k
w�asnych" oraz pozosta�e, kt�re musz� by� sprawdzone i zarejestrowane,
b) otwarcie i sprawdzenie czy w kopercie nie znajduj� si� pisma mylnie
skierowane, czy do pism do��czone s� za��czniki i czy w kopertach
zbiorowych znajduj� si� wszystkie pisma, kt�rych znaki spraw odnotowane s�
na zewn�trznej stronie koperty. Je�eli wyst�puj� braki nale�y je odnotowa�
na pi�mie i na kopercie. Po dok�adnym sprawdzeniu, na pierwszej stronie
pisma w g�rnej cz�ci pod nag��wkiem, nale�y odcisn�� "piecz�tk� wp�ywu". W
tre�ci piecz�tki wp�ywu z wmontowanym datownikiem nale�y wpisa� liczb�
za��cznik�w, symbol wydzia�u-kom�rki, kt�remu wp�yw zosta� przydzielony.
Na telegramach oznacza si� opr�cz daty godzin� i minut� wp�ywu na
telefonogramach dodatkowo odnotowuje si� imi� i nazwisko oraz stanowisko
s�u�bowe nadaj�cego i przyjmuj�cego. Dok�adne sprawdzenie korespondencji ma
du�e znaczenie w zakresie szybko�ci i poprawno�ci obiegu dokument�w.
Sekretarka przy sprawdzaniu pism powinna zwraca� szczeg�ln� uwag� na:
- dat� pisma i dat� stempla pocztowego, czy nie wyst�puj� tu ra��ce
r�nice,
- czy pismo nie jest uszkodzone,
- czy na pi�mie nie brakuje nazwy i adresu nadawcy oraz wymaganych
podpis�w.
Powinna r�wnie� zapozna� si� z przepisami reguluj�cymi spos�b za�atwiania
pism tajnych i poufnych.
c) rejestrowanie i rozdzielanie pism wed�ug przyj�tego systemu
kancelaryjnego.
Przez system kancelaryjny rozumie si� zasady formalnego post�powania z
pismami i z�o�onymi z nich aktami spraw.
Rozr�niamy dwa systemy: system dziennikowy-rejestrowy i system
bezdziennikowy z dwoma jego odmianami system bezdziennikowy-bezrejestrowy i
system bezdziennikowy rejestrowy. System bezdziennikowy-bezrejestrowy zrywa
z jak�kolwiek zasad� rejestrowania i kwitowania pism, natomiast system
bezdziennikowy-rejestrowy ogranicza rejestrowanie pism do poszczeg�lnych
spraw przez referenta bez udzia�u s�u�b kancelaryjnych lub sekretariatu. "W
tym systemie odpowiedzialno�� za za�atwianie spraw ci��y ca�kowicie na
referencie. Referent sam rejestruje sprawy, za�atwia je, stara si� o
aprobat� prze�o�onego, troszczy si� o sporz�dzenie maszynopisu, uzyskuje
podpis i sam wreszcie odk�ada akta do odpowiedniej teczki".
W systemie bezdziennikowym podstawow� rol� odgrywa prawid�owo opracowany
podzia� zada� dla poszczeg�lnych kom�rek i jednolity wykaz akt. Wszystkie
pisma s� wi�c przechowywane i grupowane wed�ug podzia�u rzeczowego spraw,
kt�rego wyrazem jest obowi�zuj�cy w instytucji jednolity wykaz akt.
Powstaje wi�c pytanie, czy mo�na rozsta� si� z dziennikiem i wprowadzi�
powszechnie system bezdziennikowy. Wielu kierownik�w za przyczyn�
stosowania dziennika podaje brak wzajemnego zaufania mi�dzy
wsp�pracownikami. Wydaje si� jednak, �e nie tylko ten czynnik nale�y bra�
pod uwag�, ale przede wszystkim poziom organizacji instytucji. Warunkiem
wprowadzenia systemu bezdziennikowego musi by� wysoki poziom organizacji,
wysoki poziom fachowo�ci i poczucia odpowiedzialno�ci pracownik�w za
realizacj� zada�.
System bezdziennikowy na pewno prowadzi do wymiernych efekt�w, takich
jak: skr�cenie drogi obiegu dokumentu, a przez to szybkie za�atwianie
spraw, eliminuje zb�dne i pracoch�onne czynno�ci zwi�zane z rejestracj�
dokument�w. Prezentowane wyniki samofotografii dnia pracy przez sekretarki
uczestniczki seminarium jednoznacznie wykaza�y, �e czas, kt�ry zu�y�y na
za�atwienie korespondencji przychodz�cej i wychodz�cej wynosi� od 34 do 40
procent ich czasu pracy, jest to wi�c "ogrom" straconego czasu, kt�ry z
powodzeniem m�g�by by� wykorzystany na doskonalenie zawodu.
Decyzja o wprowadzeniu "od zaraz" systemu bezdziennikowego nie usprawni
pracy biurowej w instytucji. Nale�y na wst�pie przeprowadzi� diagnoz� stanu
organizacyjnego, wytypowa� rodzaje pism przychodz�cych i wychodz�cych w
stosunku do kt�rych powinno si� na razie stosowa� system dziennikowy w
takiej formie jak dotychczas. Mo�na opracowa� skr�cony spos�b rejestracji
wed�ug podanego wzoru i zmierza� do ca�kowitego wyeliminowania systemu
dziennikowego poprzez usprawnienia organizacyjne.
Skr�cony spos�b rejestracji pism
1. Lp.
2. Nadawca (pismo dotycz�ce sprawy)
3. Data
a) wys�ania
b) otrzymania
4. Znak pisma
5. Pokwitowanie.
Warunkiem wprowadzenia systemu bezdziennikowego, jak ju� zaznaczono, jest
opracowanie na wst�pie rzeczowego wykazu akt.
Aktami nazywamy dokumenty, pisma, protoko�y i notatki o charakterze
urz�dowym powstaj�ce w zwi�zku z dzia�alno�ci� danej instytucji. Wykaz akt,
to uporz�dkowany zestaw zagadnie� i spraw wyst�puj�cych w tej instytucji.
Celem sporz�dzenia takiego wykazu jest u�atwienie odszukania akt konkretnej
sprawy, kierowanie pisma do osoby za�atwiaj�cej dan� spraw� i prowadz�cej
zwi�zan� z tym dokumentacj�.
Wykaz akt opiera si� na klasyfikacji rzeczowej tzn. na podziale
wszystkich akt wg zagadnie�. Przy opracowaniu wykazu post�puje si�
podobnie, jak przy opracowaniu struktury organizacyjnej. Najpierw dokonuje
si� podzia�u zada� og�lnych, za realizacj� kt�rych odpowiadaj� kom�rki
wy�szego rz�du takie jak: wydzia�y, dzia�y i nast�pnie przechodzi si� do
zada� bardziej szczeg�owych, za wykonanie kt�rych odpowiadaj�
sekcje-stanowiska pracy. Przy opracowaniu rzeczowego wykazu akt, nie
pos�ugujemy si� pe�n� nazw� akt, ale symbolami cyfrowymi, stosuj�c
dziesi�tny system kwalifikacji od 0 do 9.
Ka�da klasa zagadnie� jest okre�lona za pomoc� kr�tkiej nazwy "Has�a
klasyfikacyjnego".
Przyk�adowy wykaz hase� klasyfikacyjnych podaje poni�sze zestawienie.
I. Akta typowe wyst�puj�ce we wszystkich instytucjach i zak�adach pracy
Symbol i has�o klasyfikacyjne:
0 - zarz�dzanie
1 - personel (kadry)
2 - �rodki rzeczowe
3 - finanse ksi�gowo��
Ii. Akta specyficzne dla danej jednostki
Iia. np. Zak�ad produkcyjny
Symbol i has�o klasyfikacyjne
4 - utrzymanie ruchu
5 - przygotowanie produkcji
6 - marketing (zbyt)
7 - transport i zaopatrzenie
8 - rezerwa
Iib. Urz�d np. gminy
Symbol i has�o klasyfikacyjne
4 - gospodarka komunalna i mieszkaniowa
5 - sprawy kultury, o�wiaty i zdrowia
6 - rolnictwo, le�nictwo, skup p�od�w rolnych
7 - przemys�, handel
8 - administracja spraw wewn�trznych
9 - urz�d stanu cywilnego.
Jak wynika z zestawienia, klasy od 0 do 3 s� przeznaczone na
klasyfikowanie akt typowych wyst�puj�cych we wszystkich zak�adach pracy
(instytucjach), natomiast klasy od 4 do 9 dotycz� specyficznej dzia�alno�ci
danego zak�adu (instytucji). W ramach hase�, ka�da grupa zagadnie� dzieli
si� na 10 grup ni�szego rz�du.
Dokonuj�c podzia�u na zagadnienia cz�stkowe np. has�a "zarz�dzanie"
otrzymamy nast�puj�cy wykaz:
0 - Zarz�dzanie (grupa podstawowa pierwszego stopnia)
00 - Organy kolegialne - komisje zarz�du (grupa drugiego stopnia)
01 - Organizacja (grupa drugiego stopnia)
010 - Og�lne przepisy prawne (grupa trzeciego stopnia)
011 - Organizacja w�adz nadrz�dnych (grupa trzeciego stopnia)
02 - Planowanie i sprawozdawczo�� (grupa drugiego stopnia)
021 - Wytyczne do planowania (grupa trzeciego stopnia)
03 - Statystyka (grupa drugiego stopnia)
031 - �r�d�owe materia�y statystyczne (grupa trzeciego stopnia)
04 - Normalizacja (grupa drugiego stopnia)
041 - Normy wydane przez w�asn� jednostk� (grupa trzeciego stopnia)
05 - Pomoc prawna, skargi, wnioski (grupa drugiego stopnia)
051 - Sprawy arbitra�owe (grupa trzeciego stopnia)
06 - Wydawnictwa informacyjne (grupa drugiego stopnia)
061 - Teki wydawnicze (grupa trzeciego stopnia)
07 - Wsp�dzia�anie (grupa drugiego stopnia)
071 - Wsp�dzia�anie z organami samorz�dowymi (grupa trzeciego stopnia)
08 - Biurowo��, archiwum zak�adowe (grupa drugiego stopnia)
081 - Lokale i urz�dzenia biurowe (grupa trzeciego stopnia)
09 - Kontrola (grupa drugiego stopnia)
091 - Kontrola wewn�trzna jednostki (grupa trzeciego stopnia)
Wykaz akt powinien by� jednolity dla ca�ej instytucji. Powinny
obowi�zywa� jednolite kryteria podzia�u akt we wszystkich kom�rkach
organizacyjnych. Jednolity wykaz akt dla ca�ej instytucji dopuszcza r�ny
spos�b klasykikacji tylko w obr�bie poszczeg�lnych grup np. akta osobowe
pracownik�w w wykazie s� oznaczone symbolem 180, kt�ry jest wsp�lny dla
ca�ej dokumentacji dotycz�cej tego zagadnienia, a w obr�bie tej grupy akta
osobowe pracownik�w s� prowadzone w porz�dku alfabetycznym.
Pe�ny znak sprawy powinien sk�ada� si� z trzech cz�on�w:
1. Symbolu kom�rki organizacyjnej.
2. Symbolu w�a�ciwego has�a z wykazu akt.
3. Symbolu kolejnego numeru sprawy za�atwianej w ramach danego
zagadnienia.
Ka�dej pozycji wykazu akt odpowiada oznakowana teczka zawieraj�ca akta
danej kategorii o tym samym znaku. Sekretarka dysponuj�c takim wykazem mo�e
bez trudu skierowa� pismo przychodz�ce do odpowiedniej kom�rki i ustali� u
kogo znajduj� si� akta sprawy, o kt�re szef j� prosi.
Do jednolitego wykazu akt powinna by� do��czona instrukcja archiwalna.
Czynno�ci zwi�zane z wysy�aniem korespondencji powinny obejmowa�:
- segregowanie pism przeznaczonych do wysy�ki na miejscowe i zamiejscowe,
- umieszczenie na kopertach (o ile s� bez nadruku) piecz�tki nag��wkowej,
- zaadresowanie oraz wpisanie znak�w pism znajduj�cych si� w kopercie,
- naklejenie znaczka lub ofrankowanie stwierdzaj�ce uiszczenie op�aty za
przesy�k�,
- wpisanie przesy�ki do pocztowej ksi��ki nadawczej, kt�r� kupuje si� na
poczcie.
Pisma wysy�ane s� zgodnie z dyspozycj� umieszczon� nad adresem odbiorcy.
Do pocztowej ksi��ki nadawczej ka�de pismo polecone wpisuje si�
oddzielnie, natomiast zwyk�e ��cznie, stempel pocztowy w ksi��ce pocztowej
stanowi dow�d wys�ania pisma i podstaw� do rozliczenia si�.
Kopertowaniem, przyjmowaniem i wysy�aniem pism tajnych i poufnych zajmuje
si� sekretarka, ale pod warunkiem, �e jest do tego uprawniona i zna
przepisy dotycz�ce prowadzenia tego rodzaju akt. Pisma tajne i poufne
wysy�ane s� w podw�jnej kopercie. Napis "tajne" i "poufne" znajduje si� w
kopercie wewn�trznej. Na kopercie zewn�trznej umieszcza si� nad adresem
odbiorcy napis "polecony" i o ile sekretarka wie, kto prowadzi w danej
instytucji sprawy tajne powinna pod adresem dopisa� "do r�k w�asnych Pana
Marka Kowalskiego".
Przesy�ki miejscowe wysy�ane s� przez go�c�w i potwierdzone przez
odbiorc�w na "karcie dor�cze�", kt�ra zawiera takie rubryki jak:
- dat� odbioru,
- nazw� odbiorcy i jego adres,
- znak pisma i rodzaj przesy�ki,
- oraz potwierdzenie odbiorcy (data, piecz��, podpis)
Instrukcja kancelaryjna reguluje r�wnie� wewn�trzny obieg pism.
Najcz�ciej korespondencja wewn�trzna opracowana przez poszczeg�lne kom�rki
przekazywana jest do sekretariatu, gdzie sekretarka na kopii potwierdza
przyj�cie pisma. Kopia przechowywana jest w aktach kom�rki organizacyjnej,
kt�ra by�a inicjatorem pisma. Obieg wewn�trzny odbywa si� za po�rednictwem
go�ca. Przy dor�czeniu pisma goniec zobowi�zany jest za��da� czytelnego
pokwitowania.
Rozprowadzaniem zarz�dze�, pism og�lnych, polece� itp. zajmuje si�
r�wnie� sekretariat. Kopie pism, wszystkim kom�rkom wyszczeg�lnionym w
rozdzielniku dor�cza goniec i uzyskuje potwierdzenie odbioru. Rozdzielnik
taki zawiera nast�puj�ce rubryki.
1. Lp.
2. Symbol kom�rki.
3. Nazwa kom�rki.
4. Pokwitowanie odbioru:
a) imi� i nazwisko
b) podpis
5. Uwagi.
3. Wyposa�enie
sekretariatu
Techniczne urz�dzenia biurowe s� dzisiaj nieod��cznym elementem ka�dego
nowoczesnego biura. Wraz z post�pem technicznym ro�nie zar�wno ich liczba,
stopie� skomplikowania, jak i jako�� oferowanych us�ug. Od wykwalifikowanej
sekretarki wymaga si� dzi� znajomo�ci urz�dze� r�nych typ�w, ich
zastosowa� oraz umiej�tno�ci obs�ugi. Wsp�czesne urz�dzenia mo�na
podzieli� na cztery podstawowe grupy:
a) urz�dzenia ��czno�ci i komunikacji:
- telefon,
- automatyczna sekretarka,
- fax;
b) urz�dzenia do tworzenia dokument�w:
- maszyna do pisania,
- bindownica;
c) urz�dzenia do kopiowania, powielania:
- kserokopiarka;
d) urz�dzenia do gromadzenia, przechowywania i przetwarzania informacji:
- system archiwizacyjny,
- dyktafon,
- niszczarka dokument�w,
- system komputerowy.
a) Urz�dzenia ��czno�ci
i komunikacji
Telefon jest urz�dzeniem, s�u��cym do przekazywania informacji g�osowej
na odleg�o�� za po�rednictwem sieci telekomunikacyjnej. Obecnie na rynku
jest bardzo wiele r�nego typu telefon�w, oferuj�cych opr�cz podstawowej
funkcji, r�ne dodatkowe udogodnienia. Przy wyborze konkretnego modelu,
nale�y zwr�ci� uwag� na kilka czynnik�w. Przede wszystkim telefon powinien
mie� homologacj� tzn. by� przystosowany do krajowej sieci
telekomunikacyjnej. Istotna jest pojemno�� pami�ci numer�w tj. liczba i
d�ugo�� numer�w mo�liwych do zapami�tania. Dobry telefon powinien mie�
tak�e mo�liwo�� jednoprzyciskowego wybierania najcz�ciej u�ywanych numer�w
oraz automatyczne powtarzanie wybierania w przypadku nie uzyskania
po��czenia. Kolejn� wa�n� funkcj� jest tzw. tryb g�o�nom�wi�cy, pozwalaj�cy
na pods�uch rozmowy.
Rozwini�ciem telefonu s� minicentrale telefoniczne coraz cz�ciej
stosowane we wsp�czesnych biurach, gdy� pozwalaj� na pod��czenie wi�cej
ni� jednego aparatu do jednej linii. Istotnymi parametrami (opr�cz
wymienionych) s� tu: ilo�� linii zewn�trznych i wewn�trznych, z kt�rymi
mo�e wsp�pracowa� centrala. Wa�na jest mo�liwo�� dowolnej konfiguracji
pod��czonych aparat�w (aparaty r�wnoprawne lub podporz�dkowane jednemu
aparatowi nadrz�dnemu - struktura sekretarsko-dyrektorska). Ka�dy aparat
powinien mie� dost�p do linii zewn�trznych, a tak�e mo�liwo�� po��cze�
wewn�trznych (interkomowych). Centralka powinna na bie��co informowa� o
stanie linii (wolna, zaj�ta, rozmowa zawieszona) oraz umo�liwia�
prze��czanie rozm�w mi�dzy u�ytkownikami. Pomocna mo�e by� funkcja
przywo�ania pozwalaj�ca nada� komunikat, kt�ry s�ycha� przez g�o�niki
pozosta�ych aparat�w. Du�ym udogodnieniem jest mo�liwo�� zawieszenia
rozmowy, dzi�ki kt�rej mo�na np. zasi�gn�� dodatkowych informacji.
Automatyczna sekretarka jest urz�dzeniem, pozwalaj�cym na zapis i
odtwarzanie rozm�w telefonicznych, prowadzonych poza godzinami pracy biura.
Przy wyborze nale�y zwr�ci� uwag� na rodzaj i d�ugo�� kasety u�ywanej przez
automatyczn� sekretark�. Im d�u�sze kasety mo�e ona u�ywa�, tym wi�cej
rozm�w jest w stanie zapami�ta�. Wa�na jest tak�e szybko�� przesuwu ta�my
(szczeg�lnie przy d�ugich kasetach), gdy� bezpo�rdnio wp�ywa na czas
oczekiwania rozm�wcy na mo�liwo�� pozostawienia informacji. Ze wzgl�du na
wielokrotne wykorzystywanie tej samej ta�my bardzo wa�na jest jako��
kasowania i zapisu - nie powinno by� przes�uch�w z wcze�niej nagrywanych
rozm�w. Powinna istnie� mo�liwo�� ustawienia op�nienia w��czenia si�
sekretarki (po ilu sygna�ach dzwonka ma si� w��czy�). Pozwala to na
ustawienie natychmiastowego w��czenia poza godzinami pracy biura, i
w��czenia z zadanym op�nieniem w czasie pracy, daj�c czas na odebranie
rozmowy. Wa�na jest te� mo�liwo�� pods�uchu linii, a przez to mo�liwo��
wyboru, czy chcemy dan� rozmow� odebra� i zrezygnowa� z nagrywania, czy
wolimy by si� nagra�a. Bardzo istotne jest prawid�owe przygotowanie tekstu,
kt�ry s�yszy rozm�wca po w��czeniu si� sekretarki. Powinien on zawiera�
informacje o numerze, do kt�rego si� dodzwoni� i o jego w�a�cicielu (czyli
nazw� naszej firmy) oraz pro�b� o odpowied� na cztery poni�sze pytania:
- kim jest rozm�wca,
- dlaczego dzwoni,
- czego od nas oczekuje,
- kiedy i w jaki spos�b mo�na si� z nim skontaktowa�?
Fax jest urz�dzeniem, s�u��cym do przekazywania informacji wizualnej na
odleg�o�� za po�rednictwem sieci telekomunikacyjnej. Mo�na go okre�li� jako
"kserokopiarka na odleg�o��". Jest on rozwini�ciem coraz rzadziej u�ywanego
telexu, kt�ry umo�liwia� przesy�anie jedynie tekstu. Fax mo�e by�
wykorzystany do szybkiego przesy�ania wszelkiego rodzaju list�w, poda�,
pism urz�dowych czy ofert. Oczywi�cie przy za�o�eniu, �e adresat posiada
r�wnie� fax o odpowiednich parametrach. Podobnie, jak w przypadku telefonu,
wa�ne jest dostosowanie urz�dzenia do krajowej sieci telekomunikacyjnej
(homologacja). Jest to szczeg�lnie istotne ze wzgl�du na bardzo nisk�
jako�� po��cze�, co cz�sto przy u�yciu nieodpowiednich fax�w powoduje tak
du�e przek�amanie na ��czach, �e otrzymane informacje s� nieczytelne i
staj� si� bezu�yteczne. Dlatego te�, bardzo wa�ne jest, aby fax by�
wyposa�ony w funkcje automatycznej korekcji b��d�w.
Istotnymi cechami dobrego faxu s� tak�e: szybko�� przekazywania
dokument�w i jako�� transmisji, na kt