wies�awa gierz abc sekretarki PWZN Print 6 Llublin 1997 Wsp�autor rozdzia�u I Adam Cholewi�ski Przedruk i adaptacja na podstawie pozycji wydanej przez O�rodek Doradztwa i Doskonalenia Kadr Sp. z o.o. Gda�sk 1994 Wst�p W�a�ciwie zorganizowany sekretariat decyduj�co wp�ywa na skuteczno�� pracy kierownika ka�dej firmy. Nieprzypadkowo sekretark� nazywa si� "praw� r�k� szefa", a sekretariat "wizyt�wk� firmy". Z�o�ono�� i r�norodno�� oczekiwa� stawianych sekretarkom w poszczeg�lnych firmach, utrudni�a sformu�owanie "modelu" sekretarki, idealnego w ka�dych okoliczno�ciach. Mo�na jednak wskaza� po��dane kierunki doskonalenia - zar�wno wiedzy merytorycznej jak i cech osobowo�ci, charakteru czy kultury bycia. W ksi��ce znajdziecie Pa�stwo szereg podpowiedzi gotowych rozwi�za�, ale i problem�w do przemy�lenia. Wieloletnie do�wiadczenie autorki w szkoleniu zawodowych sekretarek pozwoli�o przywo�a� szereg praktycznych przyk�ad�w ilustruj�cych omawiane tre�ci. Skorzystaj� z nich z pewno�ci� osoby przygotowuj�ce si� do zawodu, ale i do�wiadczone sekretarki, �wiadome potrzeby sta�ego doskonalenia umiej�tno�ci. Rola i znaczenie sekretariatu 1. Warunki sprawnego dzia�ania Sekretariatu Komplikowanie si� proces�w zarz�dzania oraz wzrost zada� administracyjnych wymaga nowego spojrzenia na organizacj� i technik� pracy biurowej. W nowoczesnym uj�ciu praca biurowa uto�samiana jest z organizacj� obiegu informacji, kt�ra jest podstaw� podejmowania prawid�owych decyzji w procesie zarz�dzania. Niedocenianie problematyki organizacji i techniki pracy biurowej, przez kadr� kierownicz� r�nych szczebli zarz�dzania, prowadzi do nadmiernego rozbudowania aparatu administracyjnego, co jest bardzo kosztowne i nieracjonalne. Rozbudowanie aparatu administracyjnego ponad uzasadnione potrzeby powoduje przede wszystkim "przewlek�e" za�atwienie spraw i niepodejmowanie w odpowiednim czasie decyzji. Udoskonalenie procesu zarz�dzania wymaga wi�c zastosowania nowoczesnych metod techniki i organizacji pracy biurowej i nowoczesnego sprz�tu technicznego. Takie podej�cie do organizacji i techniki pracy biurowej wymaga z kolei wysokich kwalifikacji zawodowych wszystkich pracownik�w administracyjnych. Eksponuj�c przede wszystkim rol� us�ugow� administracji nale�y mie� na uwadze przedmiot tej us�ugi, to jest informacj�. Zatem czynno�ci biurowe mo�na zdefiniowa�, jako czynno�ci wyst�puj�ce w toku obiegu informacji. Od tych czynno�ci zale�y jako�� informacji i sprawno�� procesu zarz�dzania, nie mo�na wi�c oddzieli� czynno�ci biurowych od funkcji zarz�dzania. Obecnie "biuro" to ju� nie wyodr�bniony zesp� kom�rek pomocniczych (kancelaria, ksi�gowo�� itp.), ale og� kom�rek organizacyjnych sk�adaj�cych si� na rozbudowan� struktur� zarz�dzania. W ramach tej struktury nast�puje specjalizacja zar�wno tradycyjnych jak i nowoczesnych funkcji zarz�dzania (marketing, sterowanie zapleczem naukowo-technicznym itp.). Wysokie wymagania w zakresie sprawno�ci systemu zarz�dzania stawiane ka�dej firmie wi��� si� bezpo�rednio z warunkiem pracy dyrektor�w. W tych nowych warunkach dyrektor nie powinien po�wi�ca� tak du�o czasu czynno�ciom typowo administracyjnym, w wi�kszym stopniu powinien korzysta� z pracy sekretarskiej. Sekretariat to wa�ne ogniwo w dzia�alno�ci ka�dej firmy. Od sekretariatu zale�� warunki w jakich dyrektor pracuje i podejmuje decyzje. "Sekretariat jest kom�rk� organizacyjn� niezb�dn� do zapewnienia sprawnej dzia�alno�ci dyrektora. Do sekretariatu trafiaj� z regu�y informacje, na podstawie kt�rych dyrektor podejmuje decyzje, wydaje polecenia i dyspozycje". (W�adys�aw Rodowicz, Fryderyk Zoll, Sprawna sekretarka, PWE Warszawa 1973 str. 6) Ka�da kom�rka organizacyjna, a wi�c i sekretariat musi mie� swoje miejsce w strukturze organizacyjnej i jasno sprecyzowany cel dzia�ania. Cel dzia�ania wyznacza kierunek i struktur� dzia�ania. �cis�e okre�lenie celu jest bardzo po�yteczne, ale nie zawsze w pe�ni mo�liwe wynika to z rodzaju hierarchii cel�w przy uwzgl�dnieniu czasu w jakim dzia�anie przebiega, jak r�wnie� od donios�o�ci (cenno�ci) dzia�ania. Sprecyzowanie dzia�ania sekretariatu zawsze nastr�cza�o du�o trudno�ci uczestniczkom kurs�w, przyjmowa�y one prawie zawsze zadania za cel sekretariatu. Cel firmy musi odpowiada� pewnym warunkom dzia�ania, musi by� zgodny z istniej�cymi warunkami gospodarczymi (np. warunkami rynku, rozwojem techniki i technologii), a wi�c podlega ewolucji podobnie jak i cel sekretariatu. Dotychczasowe okre�lenie, �e "celem sekretariatu jest wsp�udzia� w planowaniu i przygotowaniu pracy dyrektora oraz maksymalne odci��enie go od wykonywania spraw bie��cych i manipulacyjnych" jest niewystarczaj�ce. Celem sekretariatu jest wsp�udzia� w ca�ym procesie zarz�dzania firm� p[rzez dyrektora. Pocz�wszy od planowania czasu pracy dyrektora (ochrony jego czasu pracy) poprzez organizowanie pracy w�asnej i dyrektora, co ma du�y wp�yw na skuteczno�� zarz�dzania, ko�cz�c na systematycznym kontrolowaniu termin�w wykonania zada�, tak istotnych dla szybko�ci obiegu informacji i szybko�ci podejmowania decyzji. Realizacja przyj�tego celu powinna przebiega� w ramach w�a�ciwego podzia�u zada�. Do podstawowych zada� sekretariatu nale�y: 1. Za�atwianie korespondencji przychodz�cej i wychodz�cej. W ramach realizacji tego zadania obowi�zkiem sekretarki jest zabezpieczenie przychodz�cej korespondencji przez odpowiedni� rejestracj�, przekazywanie i przechowywanie. 2. Pisanie na maszynie pism dla szefa. 3. Planowanie czasu szefa i opracowanie harmonogramu zaj��. 4. Prowadzenie korespondencji szefa przez samodzielne przygotowanie projekt�w odpowiedzi na pisma wed�ug przyj�tych zasad. 5. Obs�ugiwanie telefonu: odbieranie, ��czenie, udzielanie informacji, rejestrowanie rozm�w telefonicznych. 6. Przyjmowanie interesant�w. Realizacja tego zadania wymaga przeprowadzenia wst�pnego wywiadu i ustalenia, czy spraw� musi za�atwi� szef, czy te� inny pracownik. Niezb�dne jest taktowne udzielanie informacji i umiej�tne kierowanie ruchem interesant�w. 7. Prowadzenie terminarza zaj��, kontrolowanie termin�w obowi�zuj�cych szefa i podleg�e kom�rki. Sekretarka powinna by� "kartotek� pami�ci" dla dyrektora, rejestrowa� polecenia i potwierdza� ich przyj�cie oraz wykonanie. 8. Przygotowanie posiedze�, narad i konferencji. Sekretarka w ramach tego zadania powinna wykona� szereg czynno�ci takich jak: wys�anie zaprosze� i program�w, przygotowanie obs�ugi zebrania, protoko�owanie wed�ug obowi�zuj�cych zasad. 9. Przygotowanie podr�y s�u�bowych szefa. Niezb�dne czynno�ci zwi�zane z realizacj� tego zadania to: zawiadomienie o przyje�dzie, wystawienie i rozliczenie delegacji, zam�wienie noclegu i zakup bilet�w. 10. Gromadzenie i przygotowanie materia��w dla szefa. Dobrze zorganizowany sekretariat jest "bankiem informacji". Sekretarka powinna ustali� z szefem jaka informacja jest jemu niezb�dna i tak j� opracowa�, �eby posiada�a wszystkie cechy dobrej informacji i by�a mo�liwa do szybkiego odszukania (wskazane jest stosowanie techniki wizualnej). 11. Dbanie o czysto�� i estetyk� gabinetu szefa i sekretariatu. Powstawanie ma�ych i �rednich przedsi�biorstw - firm, powoduje, �e w sekretariacie s� wykonywane dodatkowe zadania nie maj�ce zwi�zku z "czyst�" prac� sekretarsk�. Do takich zada� mo�na zaliczy�: - zakup i rozliczenie materia��w biurowych, - prowadzenie listy obecno�ci pracownik�w, - za�atwianie spraw kadrowych (urlopy, bilety miesi�czne, delegacje), - prowadzenie kasy. Zakres kompetencji sekretariatu zale�y w du�ej mierze od dobrej organizacji pracy, przygotowania zawodowego i do�wiadczenia sekretarki. Praca sekretarki w por�wnaniu z innymi pracami biurowymi ma charakter wielostronny i wymaga znacznie wi�kszego wysi�ku, inicjatywy, szerszego zakresu wiadomo�ci i umiej�tno�ci. Kandydatka na sekretark� powinna po zapoznaniu si� ze szczeg�owym zakresem zada� zastanowi� si�, czy odpowiadaj� jej warunki pracy i czy posiada wymagane walory osobiste. Wydaje si� zatem celowe podanie cech "idealnej sekretarki" po to, aby ka�da kandydatka przeprowadzi�a "rachunek sumienia" i zestawi�a cechy idealne z posiadanymi i okre�li�a swoj� osobowo��. Cechy osobowe idealnej sekretarki to: 1. Uczynno�� w pracy. 2. Uprzejmo��. 3. Takt. 4. Umiej�tno�� nawi�zywania kontakt�w. 5. Opanowanie. 6. Dyscyplina. 7. Szczero�� i lojalno��. 8. Prawdom�wno�� (to przekazywanie prawdziwych, a nie "upi�kszonych" informacji). 9. Obowi�zkowo��. 10. Punktualno��. 11. Systematyczno�� i umi�owanie porz�dku. 12. Dok�adno�� w wykonywaniu pracy. 13. Dyspozycyjno�� (gotowo�� do podj�cia pracy). 14. Zdrowie. 15. Dobry s�uch. 16. Podzielno�� uwagi. 17. Niezawodna pami��. 18. Szybka orientacja, spostrzegawczo�� i refleks. 19. Pewno�� siebie (odno�nie umiej�tno�ci wykonywania pracy, ale nie zarozumialstwo). 20. Odwaga w podejmowaniu decyzji. 21. Zmys� organizacyjny. 22. Kultura osobista. 23. Reprezentacyjny wygl�d. 24. U�miech, pogoda ducha. Wymienione cechy osobowe sekretarki okre�lane jako "idealne" zosta�y przekazane do oceny uczestniczkom kurs�w zorganizowanych w ramach szkolenia sekretarek legitymuj�cych si� wieloletnim sta�em. Na podstawie ich do�wiadcze� zosta� opracowany model kwalifikacyjny cech osobowych sekretarki. Sekretarka powinna by�: 1. Komunikatywna. 2. Uprzejma. 3. Systematyczna. 4. Grzeczna. 5. Inteligentna. 6. S�owna. 7. Stanowcza. 8. Obowi�zkowa. 9. Wyrozumia�a. 10. Reprezentacyjna. 11. Cierpliwa. 12. Lojalna. 13. Ambitna. 14. Zr�wnowa�ona. 15. Posiadaj�ca intuicj�. 16. Skromna. 17. Zaradna. 18. Dyskretna. Po��dane cechy osobowe musz� by� uzupe�niane umiej�tno�ciami zawodowymi, kt�rych zakres w dobie zmian systemowych jest do�� rozleg�y i wymaga ci�g�ego doskonalenia tak z punktu widzenia organizacji, jak i techniki pracy umys�owej. Wymagane w tym zawodzie umiej�tno�ci to: 1. Wiedza og�lna z zakresu zarz�dzania i organizacji pracy. 2. Wiedza fachowa: korespondencja, redagowanie pism. 3. Bieg�a znajomo�� j�zyk�w obcych. 4. Dobra znajomo�� j�zyka polskiego. 5. Umiej�tno�� maszynopisania i stenografii. 6. Obs�uga urz�dze� technicznych. 7. Podstawy psychologii (umiej�tno�� przekonywania, prowadzenia dyskusji, roz�adowania konflikt�w). 8. Podstawy ekonomii (poj�cie doch�d, zysk, strata, rentowno��, kredyt itp.) Jak podkre�lono, organizacja pracy wp�ywa w decyduj�cy spos�b na warunki pracy dyrektora. Znajomo�� i wykorzystanie szeregu zasad i metod organizacji i prakseologii to w�a�nie sprawno�� organizacyjna sekretariatu. Zasady, kt�re warto zapami�ta� i zastosowa� przy organizowaniu pracy biura i sekretariatu to: 1. Zasada podzia�u pracy. Zasada ta polega przede wszystkim na podzieleniu pracy ca�o�ciowej na czynno�ci i przekazanie ich do realizacji pracownikom lub zespo�om pracowniczym. Przydzieleniu okre�lonych czynno�ci do realizacji musi towarzyszy� przydzia� �ci�le okre�lonych kompetencji do ich realizacji. Nieprzestrzeganie tej zasady prowadzi do "dublowania czynno�ci", do nieporozumie� co do zakresu wykonania zada� i odpowiedzialno�ci za ich wykonanie. Bardzo cz�sto zdarza si� w praktyce, �e sekretarki nie maj� jasno sprecyzowanych zada� do wykonania, co powoduje wiele napi�� i nieporozumie�. 2. Zasada planowania i rytmiczno�ci pracy polega na odpowiednim roz�o�eniu pracy w czasie i wykonaniu jej z jednakowym nat�eniem. Du�� wag� nale�y przywi�zywa� do planowania "dnia pracy dyrektora" i na tej podstawie planowa� w�asny czas pracy, co wyeliminuje chaotyczno��, nerwowo�� i nadmierny wysi�ek. 3. Harmonizacja czynno�ci - harmonia w dzia�aniu, to przede wszystkim wzajemne uzgodnienie planowania czynno�ci i takie ich powi�zanie, aby jedne wyp�ywa�y z drugich bez zb�dnych przerw w pracy. Bior�c pod uwag� z�o�ono�� pracy w sekretariacie, poprawnie opracowany harmonogram mo�e przyczyni� si� do terminowego wykonania zada� i niedopuszczenia do "spi�trzenia pracy" i wykonania jej w godzinach nadliczbowych lub wieczorami w domu. Wyniki uzyskane z obserwacji czasu pracy sekretarek niejednokrotnie wykazywa�y, �e czas ich pracy wynosi� od 9 do 10 godzin, a w wi�kszo�ci by�o to spowodowane z�� organizacj� pracy i brakiem harmonii w dzia�aniu. 4. Zasada podporz�dkowania hierarchicznego, jest �ci�le zwi�zana z zasad� jednoosobowego kierownictwa i zasad� drogi s�u�bowej. Wed�ug tej zasady, w ka�dej instytucji, powinna by� �ci�le ustalona wzajemna zale�no�� s�u�bowa pracownik�w. Ka�dy pracownik powinien zna� swoje miejsce w strukturze organizacyjnej i podlega� bezpo�rednio jednemu prze�o�onemu i od niego te� otrzymywa� polecenia i jemu przekazywa� informacje o stopniu realizacji tych polece�. Niedocenianie roli sekretariatu by�o mi�dzy innymi spowodowane tym, �e d�ugie lata sekretariat nie mia� w�a�ciwego miejsca w strukturze organizacyjnej. Niew�a�ciwa lokalizacja sekretariatu w hierarchii s�u�bowej, brak okre�lenia jego roli powodowa�y zatrudnianie os�b na stanowisko sekretarki bez odpowiednich kwalifikacji i predyspozycji. 5. Zasada doboru pracownik�w o odpowiednich kwalifikacjach i predyspozycjach jest zasad�, kt�r� mo�na najlepiej okre�li� znanym powiedzeniem "w�a�ciwy cz�owiek na w�a�ciwym miejscu". Przy doborze pracownik�w nale�y zawsze mie� na uwadze ich wykszta�cenie, predyspozycje i zami�owanie do pracy. Ta zasada powinna mie� szczeg�lne zastosowanie przy doborze kandydatek na sekretarki, gdy� nie bez powodu podano w niniejszym opracowaniu cechy osobowe i zawodowe, kt�rymi powinna charakteryzowa� si� przysz�a sekretarka, od kt�rej zale�y bezpo�rednio sprawno�� pracy dyrektora, a po�rednio i ca�ej firmy. 6. Zasada nadzoru i kontroli. Kontrola ma szczeg�lne znaczenie w procesie zarz�dzania, powinna by� wykonywana w czasie trwania pracy, jak i po jej zako�czeniu. Przestrzeganie tej zasady ma du�e znaczenie w pracy sekretariatu. Zadania jakie powinien realizowa� zgodnie z planem jej szef, jak r�wnie� zadania wynikaj�ce z bie��cej dzia�alno�ci powinny by� przez sekretark� wpisane do "terminarzyka" i na bie��co kontrolowane. Sekretarka jest zobowi�zana przed rozpocz�ciem pracy ustali� z szefem stan jego pracy, jak i wszystkie sprawy bie��ce do za�atwienia i dok�adnie odnotowa�, a nast�pnie �ledzi� tok ich realizacji. 7. Zasada sprawozdawczo�ci stanowi uzupe�nienie zasady kontroli. Sprawozdawczo�� jest instrumentem pozwalaj�cym na szybk� orientacj�, co do kszta�towania si� podstawowych wska�nik�w techniczno-ekonomicznych firmy, jak i ocen� przebiegu pracy w poszczeg�lnych kom�rkach. Sprawozdania mog� mie� r�n� form�, mog� to by� "biuletyny informacyjne", lub "wykresy" opracowane przy wykorzystaniu metod graficznych. W obecnej sytuacji gospodarczej, gdzie szybko�� informacji ma donios�e znaczenie dla ka�dego stanowiska pracy, a przede wszystkim dla szefa firmy, wyb�r prostej metody graficznej dla prezentacji zachodz�cych zjawisk gospodarczych wydaje si� zasadniczy. Pozwala bowiem na szybk� orientacj� co do kszta�towania si� podstawowych wska�nik�w techniczno-ekonomicznych takich jak: wykonanie produkcji, poziom koszt�w, rozchody, przychody, rentowno��, zysk itp. Sekretarka powinna umie� nie tylko odczyta� wykresy obrazuj�ce r�ne problemy ekonomiczne, ale i opracowa� je, a przede wszystkim aktualizowa� dane za pomoc� prostych "narz�dzi" (pinezki, wst��ki itp.). Istnieje kilka rodzaj�w wykres�w, do najbardziej znanych i prostych w konstrukcji mo�na zaliczy�: - wykres na osiach wsp�rz�dnych, - wykres liniowy, - wykres s�upkowy. Stosuj�c wykres na osiach wsp�rz�dnych, mo�na na przyk�adzie zatrudnionych zobrazowa� podzia� na kobiety i m�czyzn, mo�na te� przedstawi� plan i wykonanie zada� produkcyjnych. Wykres liniowy polega na przedstawieniu okre�lonych zjawisk za pomoc� linii prostych u�o�onych obok siebie. Na tym wykresie mo�na przedstawi� wykonanie produkcji wg asortyment�w lub produkcji eksportowej z uwzgl�dnieniem kierunk�w eksportu. R�wnie� bardzo prostym w odczytaniu jak i sporz�dzaniu jest wykres s�upkowy. Za pomoc� tego wykresu mo�na przedstawi� kszta�townie si� wykonania produkcji wed�ug asortyment�w, jak r�wnie� obieg pieni�ny i wk�ady oszcz�dno�ciowe w bankach. 8. Zasada dyscypliny pracy. Nale�y z ca�ym naciskiem podkre�li�, �e nie chodzi tu tylko o dyscyplin� czysto formaln� polegaj�c� na punktualnym przychodzeniu i wychodzeniu z biura, ale o faktyczn� dyscyplin� wyra�aj�c� si� w sumiennym i obowi�zkowym wykonywaniu zada� powierzonych przez szefa. 9. Zasada podporz�dkowania interesu osobistego interesom instytucji. Jak praktyka wykaza�a zasada ta jest trudna do stosowania przez pracownik�w, wprawdzie ka�dy zdaje sobie spraw�, �e jest cz�stk� pewnej zbiorowo�ci, �e jego praca zmierza do wsp�lnego celu, ale w wi�kszo�ci interes osobisty przewa�a i dyscyplina pracy staje si� czysto formalna, a wysi�ek zminimalizowany. Pokutuje wi�c zasada "mniej pracy, wi�cej p�acy". Nawi�zuj�c do celu sekretariatu, jaki powinien by� realizowany przez tak specyficzne stanowisko, to przede wszystkim sekretarka, jako prawa r�ka szefa musi mie� na uwadze dobro instytucji, bo jej stanowisko to "wizyt�wka instytucji". Dzia�anie instytucji zale�y nie tylko od pracy jej kom�rek wewn�trznych, ale i od ca�ego otoczenia (interesant�w, kooperant�w itp.) ma to istotny wp�yw na organizacj� pracy sekretariatu. Organizacj� instytucji prekseolog ocenia z punktu widzenia jej sprawno�ci. Bior�c pod uwag�, �e interesant swoje kroki kieruje przede wszystkim do sekretariatu, st�d te� sprawno�� instytucji widzi przez "pryzmat" sprawno�ci sekretariatu. "Dzia�anie sprawne w rozumieniu prekseologicznym, to takie dzia�anie, kt�re ma mo�liwie najwi�cej walor�w dobrej roboty". Tadeusz Kotarbi�ski w swoim "Traktacie o dobrej robocie" podaje wiele zasad maj�cych walory dobrej roboty. Niezb�dnym wydaje si� zatem w tym opracowaniu podanie najistotniejszych zasad i uzmys�owienie sekretarce, �e od ich poznania i stosowania zale�y skuteczno�� dzia�ania jej sekretariatu. 1. Skuteczno�� dzia�ania to dzia�anie, kt�re pozwala na osi�gni�cie zamierzonego celu. Mo�na tu poda� wiele przyk�ad�w skutecznego dzia�ania pracy sekretariatu. Prostym przyk�adem mo�e by� samodzielne za�atwianie spraw nie wymagaj�cych interwencji szefa, co pozwala na ochron� jego czasu pracy. 2. Korzystno�� dzia�ania, zachodzi w�wczas gdy osi�gni�te wyniki s� wy�sze od poniesionych. Korzystne dzia�anie w pracy biurowej nie koniecznie musi mie� charakter wymierny. Mo�na poda� przyk�ad zainstalowania komputer�w w sekretariacie, kt�re wp�ywaj� na jako�� informacji, jej szybko�� w obiegu oraz przejrzysto��, ale nie koniecznie maj� zwi�zek z ni�szymi kosztami opracowania informacji. 3. Ekonomiczno�� dzia�ania, jest to stosunek wyniku u�ytecznego do kosztu dzia�ania. Wy�szy efekt od nak�ad�w czyni dzia�anie ekonomiczne. W sekretariacie dzia�anie ekonomiczne, to przede wszystkim dob�r wykorzystania blankiet�w i formularzy do okre�lonych rodzaj�w korespondencji, jak r�wnie� umiej�tne prowadzenie kr�tkich i tre�ciwych rozm�w telefonicznych. S� to podstawowe zasady, kt�re powinny by� stosowane w "dobrej robocie", jednak nie mo�na w pracy biurowej pomin�� i innych zasad takich jak: - dok�adno�� dzia�ania, kt�ra ma zwi�zek z dok�adno�ci� przekazywania informacji odzwierciedlaj�cych stan faktyczny, jak r�wnie� z dok�adno�ci� opracowania pism, sprawozda� itp. - prostota w dzia�aniu, to nie sporz�dzanie opracowa� nikomu niepotrzebnych, tylko dlatego, aby si� zabezpieczy� "na wszelki wypadek", ale tylko takich, kt�re s� niezb�dne szefowi. - preparacja dzia�ania, to przygotowanie dzia�ania - jego zaplanowania, co jest niezb�dne w ka�dej dzia�alno�ci, a w sekretariacie szczeg�lnie w przygotowaniu narad i posiedze�, pisania pism wg obowi�zuj�cych zasad, prowadzenia rozm�w telefonicznych itp. - instrumentalizacja, to jest w pewnym stopniu dyrektywa dzia�ania, kt�ra stwierdza, �e wyposa�enie w narz�dzia pracy zwi�kszaj� jej sprawno��. W chwili obecnej ka�dy sekretariat powinien by� wyposa�ony w nowoczesne urz�dzenia biurowe. Praktyka jednak wykazuje, �e wi�kszo�� sekretariat�w tych urz�dze� nie posiada i praca opiera si� na pracy r�cznej co prowadzi do biurokracji i zatrudniania ludzi o niskich kwalifikacjach. Sekretarka wykorzystuj�ca w swojej pracy nowoczesne urz�dzenia ma czas na doskonalenie swoich umiej�tno�ci i podwy�szanie kwalifikacji. - minimalizacja interwencji zwraca uwag�, �e dzia�anie musi by� tak przygotowane, aby nie wyst�powa�a konieczno�� interwencji w czasie jego realizacji. Bardzo cz�sto wyst�puje konieczno�� interwencji w zakresie redagowania pism. Pismo ju� napisane musi by� niejednokrotnie ponownie redagowane. Celowym wydaje si� wcze�niejsze uzgodnienie tre�ci pisma i dopiero jej ostateczne opracowanie i przepisanie. Jasne u�wiadomienie celu dzia�ania i dobranie odpowiednich �rodk�w do jego realizacji, poznanie zasad warunkuj�cych dobr� organizacj� i "dobr� robot�" to podstawowe warunki dzia�ania biur i sekretariat�w. 2. Wiadomo�ci o miejscu pracy sekretarki Poznanie zada� i dzia�alno�ci instytucji, w kt�rej sekretarka b�dzie pracowa�a jest pierwszym jej obowi�zkiem. Powstaje zatem pierwsze pytanie, sk�d czerpa� informacje aby jak najwi�cej wiedzie� o swoim miejscu pracy. Sprawa jest prosta w przypadku kiedy sekretarka pracowa�a ju� w tej instytucji, wprawdzie na innym stanowisku ale zagadnienia firmy zna. Mo�na te� uzyska� niezb�dne informacje od odchodz�cej sekretarki, lub bezpo�rednio od szefa. Jednak sekretarka rozpoczynaj�c prac� powinna by� na tyle przygotowana do zawodu, aby sama wiedzia�a jak zdoby� niezb�dne dla niej informacje w tym pocz�tkowym okresie jej pracy. Powinna wi�c rozpoczyna� od poznania struktury organizacyjnej firmy. "Struktura organizacyjna, w najprostszym uj�ciu oznacza budow� wewn�trzn� instytucji i jej rozcz�onkowanie, czyli podzia� na kom�rki organizacyjne... struktury organizacyjne s� formami organizacyjnymi funkcji realizowanych w ramach spo�ecznego podzia�u pracy". Realizowanie funkcji w ramach spo�ecznego podzia�u pracy wp�ywa na podzia� struktury na piony, kom�rki organizacyjne i stanowiska. Podzia� ten odpowiada przewa�nie funkcjom realizowanym w firmie, gdzie mog� wyst�powa� takie piony jak: techniczny, produkcyjny, handlowy, administracyjny, ksi�gowo�� itp. Na czele pionu stoj� zast�pcy kierownika-dyrektora firmy. Kierownikowi pionu podporz�dkowane s� kom�rki organizacyjne jedno lub wieloosobowe. Wieloosobowe kom�rki dziel� si� na stanowiska pracy. Struktur� organizacyjn� przedstawia si� za pomoc� wykresu zwanego schematem organizacyjnym. Schemat organizacyjny wyst�puje w ka�dej firmie-instytucji i poprawno�� jego opracowania �wiadczy o dobrej organizacji tej firmy-instytucji. Schemat powinien by�: aktualny, przejrzysty, obrazuj�cy jasne linie powi�za� hierarchicznych, posiada� w�a�ciw� nomenklatur� stanowisk i symbolik� kom�rek. Symbolika stosowana przy prezentowaniu schematu powinna by� jednolita tzn. oparta na tych samych kryteriach umownych. Najcz�ciej stosowane s� symbole literowe. Powszechnie oznacza si� stanowisko dyrektora i stanowiska jego zast�pc�w pojedynczymi du�ymi literami alfabetu np. D - dyrektor E - zast�pca d8s ekonomicznych T - zast�pca d8s technicznych W praktyce, tylko stanowisko G��wnego Ksi�gowego oznacza si� symbolik� dwuliterow� GK pomimo, �e zgodnie z przepisami G��wny Ksi�gowy jest na prawach zast�pcy dyrektora. Dzia�y i kom�rki wchodz�ce w sk�ad pionu oznacza si� symbolik� dwuliterow� np. EA - dzia� administracyjno-handlowy TM - dzia� G��wnego Mechanika Kom�rki ni�szego rz�du oznacza si� symbolami trzyliterowymi sk�adaj�cymi si� z du�ych i ma�ych liter np. EAa - sekcja administracyjno-gospodarcza TMr - sekcja remontowa Podana zasada opracowania symboli dla oznaczenia pion�w, dzia��w i kom�rek nie jest w praktyce �ci�le przestrzegana, wydaje si�, �e nie ma to tak istotnego znaczenia dla firm. Wa�ne jest aby przyj�� okre�lon� symbolik� i poprawnie j� stosowa�, gdy� u�atwia ona sekretarce za�atwianie korespondencji tzn. rejestrowanie, dor�czanie i wysy�anie. Po zapoznaniu si� ze schematem organizacyjnym sekretarka powinna zorientowa� si� kim s� zast�pcy jej szefa i kierownicy poszczeg�lnych dzia��w. Informacje takie powinny obejmowa�: a) imi� i nazwisko oraz tytu� naukowy osoby zajmuj�cej dane stanowisko, b) numer telefonu s�u�bowego i numer pokoju, c) numer telefonu prywatnego i adres zamieszkania. Wszystkie te informacje powinna odnotowa� we w�asnym "podr�cznym spisie telefon�w". W dobrym tonie jest, aby sekretarka upewni�a si�, kiedy i w jakich sprawach mo�e dzwoni� do domu szefa i kierownik�w oraz kogo i w jakich sprawach mo�e informowa� o prywatnym telefonie lub adresie szefa. Nast�pnym bardzo wa�nym elementem organizacji firmy, z kt�rym musi zapozna� si� sekretarka, jest regulamin organizacyjny. Okre�la on zakres obowi�zk�w, uprawnie� i odpowiedzialno�ci ka�dego stanowiska pracy. Ka�dy pracownik powinien nie tylko wiedzie�, jakie jest jego miejsce w strukturze organizacyjnej instytucji, ale i jakie ci��� na nim obowi�zki, za co ponosi odpowiedzialno�� i jakie posiada uprawnienia. Poznanie przez sekretark� zakresu obowi�zk�w, uprawnie� i odpowiedzialno�ci pracownik�w pozwala na ochron� czasu pracy szefa i kierowanie interesant�w w sprawach niewymagaj�cych jego bezpo�redniej ingerencji do os�b, kt�re s� odpowiedzialne za dany odcinek pracy. Uj�te w pewn� ca�o�� zakresy czynno�ci poszczeg�lnych stanowisk tworzy dokument zwany w praktyce "Ksi�g� s�u�b". Ksi�ga ta stanowi podstaw� do opracowania instrukcji obiegu dokument�w. Celem instrukcji jest zobrazowanie drogi obiegu dokument�w, czasu ich przebiegu i miejsc zatrzymania. Dobra organizacja wewn�trzna obiegu dokument�w jest niezmiernie wa�na dla zapewnienia w�a�ciwego procesu podejmowania decyzji. Dobrze zorganizowany obieg dokument�w, to szybkie dor�czenie korespondencji pracownikom za�atwiaj�cym okre�lone sprawy i szybsze wysy�anie odpowiedzi. Ma to istotne znaczenie w dobie konkurencji. Przy sporz�dzaniu instrukcji obiegu dokument�w mo�na stosowa� form� opisow� i form� graficzn�. Forma opisowa nie jest form� przejrzyst� pozwalaj�c� na szybk� orientacj� o miejscach zatrzymania i czynno�ciach wykonywanych na dokumentach. R�wnie� czas trwania czynno�ci manipulacyjnych wykonywanych w czasie obiegu dokument�w mo�e by� �atwo poddany analizie. Zastosowanie techniki organizatorskiej tzw. kartowania w obiegu dokument�w pozwala na szybk� orientacj� drogi i czasu obiegu dokumentu oraz daje mo�liwo�� wyeliminowania wyst�puj�cych nieprawid�owo�ci. Posiada jeszcze jedn� wielk� zalet� organizacyjn�. W ka�dej firmie pewne czynno�ci zanikaj�, a pewne pojawiaj� si�, co wymaga udokumentowania. Stosuj�c form� opisow�, ka�de zmiany obiegu dokument�w czyni� instrukcj� nieaktualn�. Instrukcja opracowana przy wykorzystaniu formy graficznej nie musi posiada� "sztywnej formy ksi��kowej" i karty obiegu dla dokument�w ju� nieaktualnych mog� by� wy��czone, a nowe w��czone i tym sposobem instrukcja jest zawsze aktualna. Opracowanie instrukcji obiegu dokument�w przy wykorzystaniu techniki organizatorskiej wymaga opracowania dla ka�dego dokumentu dw�ch kart. Karty obiegu i kontroli dokumentu oraz schematu obiegu dokumentu. Przy opracowaniu schematu obiegu dokumentu wykorzystuje si� symbole geometryczne. Symbole geometryczne stosowane do badania obiegu dokument�w "K�ko" - pod poj�ciem "operacja" rozumie si� wszystkie czynno�ci wp�ywaj�ce w spos�b istotny na zmian� dokumentu np. wype�nienie rubryki, podpisanie. "Podw�jne k�ko" - emisja dokumentu, najwa�niejsza czynno�� operacji polegaj�ca na wystawieniu dokumentu. Liczba wpisana do symbolu oznacza liczb� egzemplarzy. "K�ko przekre�lone od prawej strony do lewej w d� (na ukos)" - zatwierdzenie dokumentu. "Kwadrat" - kontrola - sprawdzenie tre�ci dokumentu. "X" - odczytanie tre�ci dokumentu. "Strza�ka w prawo" - przemieszczenie - droga dokumentu, przebywanie mi�dzy kolejnymi czynno�ciami. "P� ko�a (ustawione jak litera D)" - oczekiwanie - przerwa w obiegu. "Tr�jk�t odwr�cony wierzcho�kiem w d�" - sk�adowanie - przechowywanie w segregatorze, kartotece, archiwum itp. "Ko�o z wpisanym znakiem wi�kszo�ci odwr�conym wierzcho�kiem do g�ry" - dekompletowanie8rozdzielanie dokumentu. "W�yk" - dokument u adresata poza przedsi�biorstwem. "Kwadrat przekre�lony dwoma przek�tnymi" - likwidacja dokumentu. "Ko�o z wpisanym znakiem wi�kszo�ci odwr�conym wierzcho�kiem do do�u" - kompletowanie (��czenie dokumentu). "Ko�o przekre�lone od lewej strony do prawej w d� (na ukos) - podpisanie dokumentu. Karta obiegu i kontroli dokument�w (wz�r) Grupa dokumentu - Nr 7 1. Nazwa dokumentu - dow�d wp�aty - KW (kasa wyp�aci) 2. Symbol dokumentu 3. Cel wystawienia - rozch�d got�wki z kasy 4. Wystawca dokumentu - kasa Ilo�� egz. - 5. Termin wystawienia - wg potrzeb 6. Dokument kontroluje pod wzgl�dem: 1) merytorycznym ... 2) rachunkowym ... 3) formalnym ... 7. Dokument zatwierdza - G�. ksi�gowy 8. Uwagi. Schemat obiegu dokumentu (KW - dow�d wp�aty) 1. W kasie dokument zostaje wystawiony i podpisany i przechodzi - 2. do G��wnego ksi�gowego w celu zatwierdzeni. 3. Po zatwierdzeniu wraca do kasy celem wykonania operacji oraz zostaje podpisany przez osob� lub instytucj� dokonuj�c� operacji. 4. Dokument zostaje wpisany i pod��czony w kasie do raportu kasowego. 5. od�o�enie dokumentu a8a. Sekretarka po bli�szym zapoznaniu si� z tre�ci� instrukcji obiegu dokument�w "poznaje" wystawc� dokumentu, osoby (stanowiska), kt�re dokumenty kontroluj�, podpisuj� i za�atwiaj�. Nie b�dzie mia�a w�wczas �adnych w�tpliwo�ci, gdzie dokument skierowa�, kiedy jej szef bez bli�szych wyja�nie� "autora" dokumentu nie b�dzie chcia� zatwierdzi�. R�wnie� przyjmuj�c dokumenty przyniesione do sekretariatu przez referent�w do kontroli i zatwierdzenia musi sprawdza� przed przy�o�eniem piecz�tki, czy faktycznie jej szef powinien te dokumenty zatwierdzi�, czy wystarczy zatwierdzenie bezpo�redniego prze�o�onego wystawcy dokumentu. Powinna by� zorientowana, �e przy opracowaniu instrukcji obowi�zuje zasada "lokalizacji decyzji". Decyzja powinna by� podejmowana tak nisko, jak to jest mo�liwe ze wzgl�du na dost�pno�� informacji i tak wysoko, jak to jest mo�liwe dla zabezpieczenia interesu instytucji. Sekretarka powinna wi�c dokonywa� selekcji dokumentacji i dopiero przekazywa� j� szefowi do akceptacji chroni�c tym sposobem, bardzo skutecznie, jego czas pracy. Aby dokumentacja mog�a by� w pe�ni zabezpieczona i odpowiada�a potrzebom instytucji musi by� opracowany funkcjonalny spos�b przyjmowania, za�atwiania, wysy�ania i przechowywania informacji. Spos�b wykonywania tych czynno�ci reguluje instrukcja kancelaryjna. Instrukcja kancelaryjna jest ostatecznym formalnym i normatywnym dokumentem reguluj�cym nast�puj�ce zadania. - zasady obiegu pism, - zasady przyj�tego systemu kancelaryjnego, - czynno�ci sekretariatu lub kancelarii w zakresie przyjmowania i wysy�ania pism, - tryb przesy�ania i dor�czania pism wewn�trz instytucji, - tryb przegl�dania i przydzielania pism do za�atwiania, - tryb rejestracji i znakowania pism, - dopuszczalne formy za�atwiania spraw, - zakres aprobaty wst�pnej i uprawnienia do podpisu, - zasady terminowania i kontroli za�atwiania spraw, - zasady przechowywania akt bie��cych oraz tryb przekazywania akt do sk�adnicy. Do�� cz�sto spotykan� sytuacj� w praktyce, szczeg�lnie w ma�ych firmach, jest obci��enie sekretariatu ca�o�ci� zagadnie� zwi�zanych z przyjmowaniem i wysy�aniem korespondencji. Sekretarka jest wi�c zobowi�zana do nadzorowania za�atwiania korespondencji zgodnie z zaleceniami instrukcji kancelaryjnej. Praktyczne dzia�ania zwi�zane z prawid�owym przebiegiem pism powinny sprowadza� si� w fazie przyjmowania do: a) przyj�cie pism i podzielenie ich na: pisma polecone, kt�re powinny by� wpisane do "kartoteki wa�niejszych wp�yw�w", prywatne i zastrze�one "do r�k w�asnych" oraz pozosta�e, kt�re musz� by� sprawdzone i zarejestrowane, b) otwarcie i sprawdzenie czy w kopercie nie znajduj� si� pisma mylnie skierowane, czy do pism do��czone s� za��czniki i czy w kopertach zbiorowych znajduj� si� wszystkie pisma, kt�rych znaki spraw odnotowane s� na zewn�trznej stronie koperty. Je�eli wyst�puj� braki nale�y je odnotowa� na pi�mie i na kopercie. Po dok�adnym sprawdzeniu, na pierwszej stronie pisma w g�rnej cz�ci pod nag��wkiem, nale�y odcisn�� "piecz�tk� wp�ywu". W tre�ci piecz�tki wp�ywu z wmontowanym datownikiem nale�y wpisa� liczb� za��cznik�w, symbol wydzia�u-kom�rki, kt�remu wp�yw zosta� przydzielony. Na telegramach oznacza si� opr�cz daty godzin� i minut� wp�ywu na telefonogramach dodatkowo odnotowuje si� imi� i nazwisko oraz stanowisko s�u�bowe nadaj�cego i przyjmuj�cego. Dok�adne sprawdzenie korespondencji ma du�e znaczenie w zakresie szybko�ci i poprawno�ci obiegu dokument�w. Sekretarka przy sprawdzaniu pism powinna zwraca� szczeg�ln� uwag� na: - dat� pisma i dat� stempla pocztowego, czy nie wyst�puj� tu ra��ce r�nice, - czy pismo nie jest uszkodzone, - czy na pi�mie nie brakuje nazwy i adresu nadawcy oraz wymaganych podpis�w. Powinna r�wnie� zapozna� si� z przepisami reguluj�cymi spos�b za�atwiania pism tajnych i poufnych. c) rejestrowanie i rozdzielanie pism wed�ug przyj�tego systemu kancelaryjnego. Przez system kancelaryjny rozumie si� zasady formalnego post�powania z pismami i z�o�onymi z nich aktami spraw. Rozr�niamy dwa systemy: system dziennikowy-rejestrowy i system bezdziennikowy z dwoma jego odmianami system bezdziennikowy-bezrejestrowy i system bezdziennikowy rejestrowy. System bezdziennikowy-bezrejestrowy zrywa z jak�kolwiek zasad� rejestrowania i kwitowania pism, natomiast system bezdziennikowy-rejestrowy ogranicza rejestrowanie pism do poszczeg�lnych spraw przez referenta bez udzia�u s�u�b kancelaryjnych lub sekretariatu. "W tym systemie odpowiedzialno�� za za�atwianie spraw ci��y ca�kowicie na referencie. Referent sam rejestruje sprawy, za�atwia je, stara si� o aprobat� prze�o�onego, troszczy si� o sporz�dzenie maszynopisu, uzyskuje podpis i sam wreszcie odk�ada akta do odpowiedniej teczki". W systemie bezdziennikowym podstawow� rol� odgrywa prawid�owo opracowany podzia� zada� dla poszczeg�lnych kom�rek i jednolity wykaz akt. Wszystkie pisma s� wi�c przechowywane i grupowane wed�ug podzia�u rzeczowego spraw, kt�rego wyrazem jest obowi�zuj�cy w instytucji jednolity wykaz akt. Powstaje wi�c pytanie, czy mo�na rozsta� si� z dziennikiem i wprowadzi� powszechnie system bezdziennikowy. Wielu kierownik�w za przyczyn� stosowania dziennika podaje brak wzajemnego zaufania mi�dzy wsp�pracownikami. Wydaje si� jednak, �e nie tylko ten czynnik nale�y bra� pod uwag�, ale przede wszystkim poziom organizacji instytucji. Warunkiem wprowadzenia systemu bezdziennikowego musi by� wysoki poziom organizacji, wysoki poziom fachowo�ci i poczucia odpowiedzialno�ci pracownik�w za realizacj� zada�. System bezdziennikowy na pewno prowadzi do wymiernych efekt�w, takich jak: skr�cenie drogi obiegu dokumentu, a przez to szybkie za�atwianie spraw, eliminuje zb�dne i pracoch�onne czynno�ci zwi�zane z rejestracj� dokument�w. Prezentowane wyniki samofotografii dnia pracy przez sekretarki uczestniczki seminarium jednoznacznie wykaza�y, �e czas, kt�ry zu�y�y na za�atwienie korespondencji przychodz�cej i wychodz�cej wynosi� od 34 do 40 procent ich czasu pracy, jest to wi�c "ogrom" straconego czasu, kt�ry z powodzeniem m�g�by by� wykorzystany na doskonalenie zawodu. Decyzja o wprowadzeniu "od zaraz" systemu bezdziennikowego nie usprawni pracy biurowej w instytucji. Nale�y na wst�pie przeprowadzi� diagnoz� stanu organizacyjnego, wytypowa� rodzaje pism przychodz�cych i wychodz�cych w stosunku do kt�rych powinno si� na razie stosowa� system dziennikowy w takiej formie jak dotychczas. Mo�na opracowa� skr�cony spos�b rejestracji wed�ug podanego wzoru i zmierza� do ca�kowitego wyeliminowania systemu dziennikowego poprzez usprawnienia organizacyjne. Skr�cony spos�b rejestracji pism 1. Lp. 2. Nadawca (pismo dotycz�ce sprawy) 3. Data a) wys�ania b) otrzymania 4. Znak pisma 5. Pokwitowanie. Warunkiem wprowadzenia systemu bezdziennikowego, jak ju� zaznaczono, jest opracowanie na wst�pie rzeczowego wykazu akt. Aktami nazywamy dokumenty, pisma, protoko�y i notatki o charakterze urz�dowym powstaj�ce w zwi�zku z dzia�alno�ci� danej instytucji. Wykaz akt, to uporz�dkowany zestaw zagadnie� i spraw wyst�puj�cych w tej instytucji. Celem sporz�dzenia takiego wykazu jest u�atwienie odszukania akt konkretnej sprawy, kierowanie pisma do osoby za�atwiaj�cej dan� spraw� i prowadz�cej zwi�zan� z tym dokumentacj�. Wykaz akt opiera si� na klasyfikacji rzeczowej tzn. na podziale wszystkich akt wg zagadnie�. Przy opracowaniu wykazu post�puje si� podobnie, jak przy opracowaniu struktury organizacyjnej. Najpierw dokonuje si� podzia�u zada� og�lnych, za realizacj� kt�rych odpowiadaj� kom�rki wy�szego rz�du takie jak: wydzia�y, dzia�y i nast�pnie przechodzi si� do zada� bardziej szczeg�owych, za wykonanie kt�rych odpowiadaj� sekcje-stanowiska pracy. Przy opracowaniu rzeczowego wykazu akt, nie pos�ugujemy si� pe�n� nazw� akt, ale symbolami cyfrowymi, stosuj�c dziesi�tny system kwalifikacji od 0 do 9. Ka�da klasa zagadnie� jest okre�lona za pomoc� kr�tkiej nazwy "Has�a klasyfikacyjnego". Przyk�adowy wykaz hase� klasyfikacyjnych podaje poni�sze zestawienie. I. Akta typowe wyst�puj�ce we wszystkich instytucjach i zak�adach pracy Symbol i has�o klasyfikacyjne: 0 - zarz�dzanie 1 - personel (kadry) 2 - �rodki rzeczowe 3 - finanse ksi�gowo�� Ii. Akta specyficzne dla danej jednostki Iia. np. Zak�ad produkcyjny Symbol i has�o klasyfikacyjne 4 - utrzymanie ruchu 5 - przygotowanie produkcji 6 - marketing (zbyt) 7 - transport i zaopatrzenie 8 - rezerwa Iib. Urz�d np. gminy Symbol i has�o klasyfikacyjne 4 - gospodarka komunalna i mieszkaniowa 5 - sprawy kultury, o�wiaty i zdrowia 6 - rolnictwo, le�nictwo, skup p�od�w rolnych 7 - przemys�, handel 8 - administracja spraw wewn�trznych 9 - urz�d stanu cywilnego. Jak wynika z zestawienia, klasy od 0 do 3 s� przeznaczone na klasyfikowanie akt typowych wyst�puj�cych we wszystkich zak�adach pracy (instytucjach), natomiast klasy od 4 do 9 dotycz� specyficznej dzia�alno�ci danego zak�adu (instytucji). W ramach hase�, ka�da grupa zagadnie� dzieli si� na 10 grup ni�szego rz�du. Dokonuj�c podzia�u na zagadnienia cz�stkowe np. has�a "zarz�dzanie" otrzymamy nast�puj�cy wykaz: 0 - Zarz�dzanie (grupa podstawowa pierwszego stopnia) 00 - Organy kolegialne - komisje zarz�du (grupa drugiego stopnia) 01 - Organizacja (grupa drugiego stopnia) 010 - Og�lne przepisy prawne (grupa trzeciego stopnia) 011 - Organizacja w�adz nadrz�dnych (grupa trzeciego stopnia) 02 - Planowanie i sprawozdawczo�� (grupa drugiego stopnia) 021 - Wytyczne do planowania (grupa trzeciego stopnia) 03 - Statystyka (grupa drugiego stopnia) 031 - �r�d�owe materia�y statystyczne (grupa trzeciego stopnia) 04 - Normalizacja (grupa drugiego stopnia) 041 - Normy wydane przez w�asn� jednostk� (grupa trzeciego stopnia) 05 - Pomoc prawna, skargi, wnioski (grupa drugiego stopnia) 051 - Sprawy arbitra�owe (grupa trzeciego stopnia) 06 - Wydawnictwa informacyjne (grupa drugiego stopnia) 061 - Teki wydawnicze (grupa trzeciego stopnia) 07 - Wsp�dzia�anie (grupa drugiego stopnia) 071 - Wsp�dzia�anie z organami samorz�dowymi (grupa trzeciego stopnia) 08 - Biurowo��, archiwum zak�adowe (grupa drugiego stopnia) 081 - Lokale i urz�dzenia biurowe (grupa trzeciego stopnia) 09 - Kontrola (grupa drugiego stopnia) 091 - Kontrola wewn�trzna jednostki (grupa trzeciego stopnia) Wykaz akt powinien by� jednolity dla ca�ej instytucji. Powinny obowi�zywa� jednolite kryteria podzia�u akt we wszystkich kom�rkach organizacyjnych. Jednolity wykaz akt dla ca�ej instytucji dopuszcza r�ny spos�b klasykikacji tylko w obr�bie poszczeg�lnych grup np. akta osobowe pracownik�w w wykazie s� oznaczone symbolem 180, kt�ry jest wsp�lny dla ca�ej dokumentacji dotycz�cej tego zagadnienia, a w obr�bie tej grupy akta osobowe pracownik�w s� prowadzone w porz�dku alfabetycznym. Pe�ny znak sprawy powinien sk�ada� si� z trzech cz�on�w: 1. Symbolu kom�rki organizacyjnej. 2. Symbolu w�a�ciwego has�a z wykazu akt. 3. Symbolu kolejnego numeru sprawy za�atwianej w ramach danego zagadnienia. Ka�dej pozycji wykazu akt odpowiada oznakowana teczka zawieraj�ca akta danej kategorii o tym samym znaku. Sekretarka dysponuj�c takim wykazem mo�e bez trudu skierowa� pismo przychodz�ce do odpowiedniej kom�rki i ustali� u kogo znajduj� si� akta sprawy, o kt�re szef j� prosi. Do jednolitego wykazu akt powinna by� do��czona instrukcja archiwalna. Czynno�ci zwi�zane z wysy�aniem korespondencji powinny obejmowa�: - segregowanie pism przeznaczonych do wysy�ki na miejscowe i zamiejscowe, - umieszczenie na kopertach (o ile s� bez nadruku) piecz�tki nag��wkowej, - zaadresowanie oraz wpisanie znak�w pism znajduj�cych si� w kopercie, - naklejenie znaczka lub ofrankowanie stwierdzaj�ce uiszczenie op�aty za przesy�k�, - wpisanie przesy�ki do pocztowej ksi��ki nadawczej, kt�r� kupuje si� na poczcie. Pisma wysy�ane s� zgodnie z dyspozycj� umieszczon� nad adresem odbiorcy. Do pocztowej ksi��ki nadawczej ka�de pismo polecone wpisuje si� oddzielnie, natomiast zwyk�e ��cznie, stempel pocztowy w ksi��ce pocztowej stanowi dow�d wys�ania pisma i podstaw� do rozliczenia si�. Kopertowaniem, przyjmowaniem i wysy�aniem pism tajnych i poufnych zajmuje si� sekretarka, ale pod warunkiem, �e jest do tego uprawniona i zna przepisy dotycz�ce prowadzenia tego rodzaju akt. Pisma tajne i poufne wysy�ane s� w podw�jnej kopercie. Napis "tajne" i "poufne" znajduje si� w kopercie wewn�trznej. Na kopercie zewn�trznej umieszcza si� nad adresem odbiorcy napis "polecony" i o ile sekretarka wie, kto prowadzi w danej instytucji sprawy tajne powinna pod adresem dopisa� "do r�k w�asnych Pana Marka Kowalskiego". Przesy�ki miejscowe wysy�ane s� przez go�c�w i potwierdzone przez odbiorc�w na "karcie dor�cze�", kt�ra zawiera takie rubryki jak: - dat� odbioru, - nazw� odbiorcy i jego adres, - znak pisma i rodzaj przesy�ki, - oraz potwierdzenie odbiorcy (data, piecz��, podpis) Instrukcja kancelaryjna reguluje r�wnie� wewn�trzny obieg pism. Najcz�ciej korespondencja wewn�trzna opracowana przez poszczeg�lne kom�rki przekazywana jest do sekretariatu, gdzie sekretarka na kopii potwierdza przyj�cie pisma. Kopia przechowywana jest w aktach kom�rki organizacyjnej, kt�ra by�a inicjatorem pisma. Obieg wewn�trzny odbywa si� za po�rednictwem go�ca. Przy dor�czeniu pisma goniec zobowi�zany jest za��da� czytelnego pokwitowania. Rozprowadzaniem zarz�dze�, pism og�lnych, polece� itp. zajmuje si� r�wnie� sekretariat. Kopie pism, wszystkim kom�rkom wyszczeg�lnionym w rozdzielniku dor�cza goniec i uzyskuje potwierdzenie odbioru. Rozdzielnik taki zawiera nast�puj�ce rubryki. 1. Lp. 2. Symbol kom�rki. 3. Nazwa kom�rki. 4. Pokwitowanie odbioru: a) imi� i nazwisko b) podpis 5. Uwagi. 3. Wyposa�enie sekretariatu Techniczne urz�dzenia biurowe s� dzisiaj nieod��cznym elementem ka�dego nowoczesnego biura. Wraz z post�pem technicznym ro�nie zar�wno ich liczba, stopie� skomplikowania, jak i jako�� oferowanych us�ug. Od wykwalifikowanej sekretarki wymaga si� dzi� znajomo�ci urz�dze� r�nych typ�w, ich zastosowa� oraz umiej�tno�ci obs�ugi. Wsp�czesne urz�dzenia mo�na podzieli� na cztery podstawowe grupy: a) urz�dzenia ��czno�ci i komunikacji: - telefon, - automatyczna sekretarka, - fax; b) urz�dzenia do tworzenia dokument�w: - maszyna do pisania, - bindownica; c) urz�dzenia do kopiowania, powielania: - kserokopiarka; d) urz�dzenia do gromadzenia, przechowywania i przetwarzania informacji: - system archiwizacyjny, - dyktafon, - niszczarka dokument�w, - system komputerowy. a) Urz�dzenia ��czno�ci i komunikacji Telefon jest urz�dzeniem, s�u��cym do przekazywania informacji g�osowej na odleg�o�� za po�rednictwem sieci telekomunikacyjnej. Obecnie na rynku jest bardzo wiele r�nego typu telefon�w, oferuj�cych opr�cz podstawowej funkcji, r�ne dodatkowe udogodnienia. Przy wyborze konkretnego modelu, nale�y zwr�ci� uwag� na kilka czynnik�w. Przede wszystkim telefon powinien mie� homologacj� tzn. by� przystosowany do krajowej sieci telekomunikacyjnej. Istotna jest pojemno�� pami�ci numer�w tj. liczba i d�ugo�� numer�w mo�liwych do zapami�tania. Dobry telefon powinien mie� tak�e mo�liwo�� jednoprzyciskowego wybierania najcz�ciej u�ywanych numer�w oraz automatyczne powtarzanie wybierania w przypadku nie uzyskania po��czenia. Kolejn� wa�n� funkcj� jest tzw. tryb g�o�nom�wi�cy, pozwalaj�cy na pods�uch rozmowy. Rozwini�ciem telefonu s� minicentrale telefoniczne coraz cz�ciej stosowane we wsp�czesnych biurach, gdy� pozwalaj� na pod��czenie wi�cej ni� jednego aparatu do jednej linii. Istotnymi parametrami (opr�cz wymienionych) s� tu: ilo�� linii zewn�trznych i wewn�trznych, z kt�rymi mo�e wsp�pracowa� centrala. Wa�na jest mo�liwo�� dowolnej konfiguracji pod��czonych aparat�w (aparaty r�wnoprawne lub podporz�dkowane jednemu aparatowi nadrz�dnemu - struktura sekretarsko-dyrektorska). Ka�dy aparat powinien mie� dost�p do linii zewn�trznych, a tak�e mo�liwo�� po��cze� wewn�trznych (interkomowych). Centralka powinna na bie��co informowa� o stanie linii (wolna, zaj�ta, rozmowa zawieszona) oraz umo�liwia� prze��czanie rozm�w mi�dzy u�ytkownikami. Pomocna mo�e by� funkcja przywo�ania pozwalaj�ca nada� komunikat, kt�ry s�ycha� przez g�o�niki pozosta�ych aparat�w. Du�ym udogodnieniem jest mo�liwo�� zawieszenia rozmowy, dzi�ki kt�rej mo�na np. zasi�gn�� dodatkowych informacji. Automatyczna sekretarka jest urz�dzeniem, pozwalaj�cym na zapis i odtwarzanie rozm�w telefonicznych, prowadzonych poza godzinami pracy biura. Przy wyborze nale�y zwr�ci� uwag� na rodzaj i d�ugo�� kasety u�ywanej przez automatyczn� sekretark�. Im d�u�sze kasety mo�e ona u�ywa�, tym wi�cej rozm�w jest w stanie zapami�ta�. Wa�na jest tak�e szybko�� przesuwu ta�my (szczeg�lnie przy d�ugich kasetach), gdy� bezpo�rdnio wp�ywa na czas oczekiwania rozm�wcy na mo�liwo�� pozostawienia informacji. Ze wzgl�du na wielokrotne wykorzystywanie tej samej ta�my bardzo wa�na jest jako�� kasowania i zapisu - nie powinno by� przes�uch�w z wcze�niej nagrywanych rozm�w. Powinna istnie� mo�liwo�� ustawienia op�nienia w��czenia si� sekretarki (po ilu sygna�ach dzwonka ma si� w��czy�). Pozwala to na ustawienie natychmiastowego w��czenia poza godzinami pracy biura, i w��czenia z zadanym op�nieniem w czasie pracy, daj�c czas na odebranie rozmowy. Wa�na jest te� mo�liwo�� pods�uchu linii, a przez to mo�liwo�� wyboru, czy chcemy dan� rozmow� odebra� i zrezygnowa� z nagrywania, czy wolimy by si� nagra�a. Bardzo istotne jest prawid�owe przygotowanie tekstu, kt�ry s�yszy rozm�wca po w��czeniu si� sekretarki. Powinien on zawiera� informacje o numerze, do kt�rego si� dodzwoni� i o jego w�a�cicielu (czyli nazw� naszej firmy) oraz pro�b� o odpowied� na cztery poni�sze pytania: - kim jest rozm�wca, - dlaczego dzwoni, - czego od nas oczekuje, - kiedy i w jaki spos�b mo�na si� z nim skontaktowa�? Fax jest urz�dzeniem, s�u��cym do przekazywania informacji wizualnej na odleg�o�� za po�rednictwem sieci telekomunikacyjnej. Mo�na go okre�li� jako "kserokopiarka na odleg�o��". Jest on rozwini�ciem coraz rzadziej u�ywanego telexu, kt�ry umo�liwia� przesy�anie jedynie tekstu. Fax mo�e by� wykorzystany do szybkiego przesy�ania wszelkiego rodzaju list�w, poda�, pism urz�dowych czy ofert. Oczywi�cie przy za�o�eniu, �e adresat posiada r�wnie� fax o odpowiednich parametrach. Podobnie, jak w przypadku telefonu, wa�ne jest dostosowanie urz�dzenia do krajowej sieci telekomunikacyjnej (homologacja). Jest to szczeg�lnie istotne ze wzgl�du na bardzo nisk� jako�� po��cze�, co cz�sto przy u�yciu nieodpowiednich fax�w powoduje tak du�e przek�amanie na ��czach, �e otrzymane informacje s� nieczytelne i staj� si� bezu�yteczne. Dlatego te�, bardzo wa�ne jest, aby fax by� wyposa�ony w funkcje automatycznej korekcji b��d�w. Istotnymi cechami dobrego faxu s� tak�e: szybko�� przekazywania dokument�w i jako�� transmisji, na kt