MS Ofice 2000 Rozdział 1 Wprowadzenie do pakietu Microsoft Office 2000 1 Pakiet Office 2000—Zapraszamy 2 Instalowanie pakietu Office 4 Zainstaluj teraz 4 Dostosuj 4 Uzyskiwanie Pomocy 5 ; Co nowego 7 Zwiększanie produktywności 8 Współpraca w sieci Web 9 Wielojęzyczna obsługa użytkowników 10 Redukcja całkowitego kosztu nabycia l O Obsługa formatu HTML jako formatu pliku towarzysz ącego 11 Programowanie 12 Rozdział 2 Korzystanie z programu Word 2000 13 Wprowadzenie do programu Word 2000 14 Pisanie listów 15 Tworzenie podręcznika 16 Publikowanie w sieci Web 17 Rozpoczynanie pracy w programie Word 18 Co nowego 20 Zwiększanie produktywności 20 Współpraca w sieci Web 21 • Wielojęzyczna obsługa użytkowników 21 Obsługa formatu dokumentu HTML 22 ', Praca z programem Word 2000 24 Tworzenie dokumentu 24 Nawigowanie w dokumentach 25 Przeglądanie dokumentu 25 Zarządzanie wieloma dokumentami 26 Przenoszenie się w obrębie dokumentów 26 Poznajemy pakiet Microsoft Office v Przenoszenie tekstu 28 Dodawanie obiektów 28 Zmiana wyglądu dokumentu 29 Formatowanie tekstu 29 Formatowanie akapitu 29 Formatowanie strony 30 Modyfikowanie formatu 30 Korzystanie ze stylów 31 Automatyzacja wpisywania tekstu 31 Korygowanie pisowni i gramatyki 31 Wstawianie niestandardowego tekstu za pomoc ą Autotekstu i Autouzupełniania 32 Przeglądanie statystyki dokumentu i właściwości pliku 32 Tworzenie dokumentów prawniczych 33 Korzystanie z grafiki 33 Dodawanie obrazów 33 Korzystanie z narzędzi do rysowania w programie Word 34 Tworzenie wykresów 35 Dodawanie tabel 35 Tworzenie tabel 35 Edycja tabel 36 Współpraca w dokumentach 36 Udostępnianie dokumentów 36 Zarządzanie pocztą e-mail 37 Współpraca w sieci Web 38 Korzystanie z formatu HTML i stron sieci Web 38 Tworzenie stron sieci Web 38 Zmiana wyglądu stron sieci Web 39 Przeglądanie stron sieci Web 40 Korzystanie z serwerów sieci Web 41 Organizacja dużego dokumentu 41 Tworzenie spisu treści 41 Tworzenie spisu ilustracji 42 Tworzenie indeksu 42 Odwołania w dokumencie 43 Korzystanie z dokumentów głównych 44 vi Poznajemy pakiet Microsoft Office Korzystanie z okna dialogowego Opcje 45 Automatyzacja programu Word za pomoc ą makr 46 Pomoc dla użytkowników programu WordPerfect 46 Funkcje obsługi wielu j ęzyków 47 Rozdział 3 Korzystanie z programu Excel 2000 51 Wprowadzenie do programu Excel 2000 52 Wykonywanie scenariuszy co-j e śli 53 Tworzenie list 53 Umieszczanie danych w sieci Web 54 Podstawowe informacje na temat programu Excel 55 Co nowego 56 Zwiększanie produktywności 56 Współpraca w sieci Web 57 Wielojęzyczna obsługa użytkowników 58 Obsługa formatu dokumentu HTML 58 Praca z programem Excel 2000 59 Korzystanie z arkuszy 59 Wprowadzenie do arkuszy 59 Przechowywanie arkuszy w skoroszycie 60 Ochrona skoroszytów i arkuszy 60 Konsolidacja arkuszy 61 Wprowadzanie danych 61 Wpisywanie tekstu i liczb do komórek 61 Wypełnianie wierszy i kolumn 62 Sprawdzanie poprawności danych 63 Inspekcja arkusza 63 Korzystanie z danych zewnętrznych 64 Korzystanie z danych programu Access 2000 64 Wykonywanie kwerend 65 Nawiązywanie połączenia z bazami danych SQL 65 Interakcja z dużymi bazami danych 66 Zmiana wyglądu danych 66 Formatowanie danych 66 Formatowanie arkusza 67 Tworzenie konspektu arkusza 68 Poznajemy pakiet Microsoft Office Vii Korzystanie z funkcji 70 Dodawanie grafiki 71 Tworzenie wykresów na podstawie danych 72 Tworzenie map 73 Korzystanie z sieci Web 73 Zapisywanie arkuszy w sieci Web 73 Korzystanie z formantów sieci Web programu Excel 74 Pobieranie danych ze stron sieci Web 74 Współpraca za pomocą programów Dyskusje w sieci Web i NetMeeting 75 Korzystanie z poczty e-mail 75 Analiza danych 76 Wykonywanie analizy co-jeśli 76 Praca z raportami tabel przestawnych 76 Zarządzanie listami 77 Tworzenie listy 77 Sortowanie listy 78 Dostosowanie programu Excel 79 Rozbudowa programu Excel za pomoc ą dodatków 79 Automatyzacja programu Excel za pomoc ą makr 80 Korzy stanie z funkcji obsługi wielu języków 81 Rozdział 4 Korzystanie z programu PowerPoint 2000 83 Wprowadzenie do programu PowerPoint 2000 84 Wyświetlanie pokazu slajdów 85 Przygotowanie kiosku 86 Umieszczanie prezentacji w sieci Web 87 Tworzenie i wyświetlanie prezentacji 87 Co nowego. 89 Zwiększanie produktywności 89 Współpraca w sieci Web 90 Wielojęzyczna obsługa użytkowników 91 Obsługa formatu dokumentu HTML 91 Praca z programem PowerPoint 2000 93 Tworzenie prezentacji 93 Generowanie slajdów 94 Tworzenie slajdów 94 Edytowanie slajdów 94 viii Poznajemy pakiet Microsoft Office Dodawanie projektów 96 Przeglądanie slajdów 96 Tworzenie notatek i materiałów informacyjnych 97 Dodawanie tekstu 98 Wstawianie tekstu 98 Formatowanie tekstu 98 Sprawdzanie tekstu 99 Korzystanie z multimediów 99 Dodawanie obrazów 99 Dodawanie muzyki i dźwięku 100 Dodawanie animacji 101 Dodawanie łączy i akcji 101 Tworzenie tabel i wykresów 102 Przygotowanie prezentacji 103 Próba pokazu slajdów 103 Przygotowanie pokazów 103 Rozpowszechnianie pokazów 104 Przeprowadzanie pokazu slajdów na żywo 105 Wyświetlanie prezentacji opartej na sieci Web 105 Emisja w sieci intranet 106 Współpraca z innymi osobami 107 Uczestniczenie w spotkaniu oniine 107 Korzystanie z komentarzy 108 Dostosowanie programu PowerPoint 108 Korzystanie z polecenia Opcje 108 Automatyzacja programu PowerPoint za pomoc ą makr 109 Korzystanie z funkcj i obsługi wielu j ęzyków 110 Rozdział 5 Korzystanie z programu Outlook 2000 111 Wprowadzenie do programu Outlook 2000 112 Oszczędzanie czasu 113 Kontrolowanie informacji 113 Cenowego 115 Zwiększanie produktywności 115 , Współpraca w sieci Web 117 Integracja z pakietem Office 119 Wieloj ęzyczna obsługa użytkowników 120 Poznajemy pakiet Microsoft Office lx Praca z programem Outlook 2000 123 Organizowanie pracy 123 Przeglądanie harmonogramu całego dnia 124 Nawigacja w programie Outlook 124 Katalogowanie informacji 125 Tworzenie folderów 125 Wyszukiwanie informacji 127 Tworzenie listy Do zrobienia 128 Oznaczanie elementu flag ą monitującą 129 Wysyłanie i odbieranie wiadomo ści e-inail 129 Rozpoczynanie pracy z poczt ą e-mail 129 Zapisywanie nie wysłanej wiadomo ści 130 Odwoływanie wysłanych wiadomo ści 130 Głosowanie za pomocą wiadomości e-mail 130 Pobieranie wiadomości e-mail 130 Zarządzanie wiadomościami e-mail 131 Przeglądanie wiadomości e-mail 131 Organizowanie wiadomo ści e-mail 132 Korzystanie z narzędzia Wiadomości-śmieci 133 Dostosowanie wiadomo ści e-mail 134 Formatowanie wiadomości 134 Podpisy wiadomości 135 Dostosowanie słownika 136 Obsługa Kalendarza 136 Planowanie działań w Kalendarzu 137 Śledzenie kontaktów 138 Dodawanie kontaktów 138 Zastosowanie folderów Kontakty j ako ksi ążek adresowych 139 Śledzenie działań kontaktu 139 Wyszukiwanie kontaktu 141 Korzystanie z listy dystrybucyjnej 142 Korzystanie z korespondencji seryjnej z folderu kontaktu 142 Zapisywanie notatek i przypomnień 143 Współpraca programu Outlook z programem Microsoft Exchange Seryer 143 Udostępnianie informacji za pomoc ą folderów publicznych 144 Zarządzanie kalendarzem innej osoby 144 X Poznajemy pakiet Microsoft Office Praca w trybie offline 146 Korzystanie z programu Outlook w sieci Web lub sieci intranet 147 Korzystanie ze standardów sieci Web 147 Współużytkowanie folderów programu Outlook w sieci Web 147 Wysyłanie i odbieranie informacji poprzez sieć Web 148 Wezwania na spotkania w sieci Web 149 Korzystanie ze stref bezpieczeństwa 149 Przeglądanie ulubionych stron sieci Web 149 Publikowanie kalendarza w sieci Web 150 Przygotowanie spotkań lub pokazów ominę 150 Archiwizowanie informacji 151 Korzystanie z funkcji obsługi wielu j ęzyków 152 RozdziałG Korzystanie z programu Access 2000 153 Wprowadzenie do programu Access 2000 154 Śledzenie danych 155 Co nowego 157 Zwiększanie produktywności 157 Integracja z pakietem Orfice 158 Praca z programem Access 2000 160 Planowanie bazy danych 160 Projektowanie bazy danych 160 Zrozumienie obiektów baz danych 161 Tworzenie bazy danych 162 . Tworzenie tabel i formularzy 163 Korzystanie z bazy danych 165 Wprowadzanie danych 165 Wyszukiwanie, pobieranie i zmiana danych 165 Generowanie raportów 166 Udostępnianie danych w sieci Web 169 Wykorzystanie programu Access z programem Microsoft SQL Server 170 Utrzymanie efektywnego działania bazy danych 171 Optymalizowanie wydajności 171 Dostosowanie w celu zwiększenia efektywności 171 Korzystanie z funkcji obsługi wielu j ęzyków 172 Poznajemy pakiet Microsoft Office id wprowadzenie ao programu rronirage ^uuu i /ł Zastosowania i użytkownicy 175 Łatwa obsługa i rozbudowane możliwości 175 Tworzenie witryny sieci Web 176 Co nowego 177 Zwiększanie produktywności 177 Obsługa formatu dokumentu HTML 178 Integracja z pakietem Office 179 Wielojęzyczna obsługa użytkowników 179 Programowanie 180 Praca z programem FrontPage 2000 181 Tworzenie witryny sieci Web 181 Przeglądanie struktury witryny sieci Web 182 Tworzenie strony sieci Web 183 Opracowanie struktury strony sieci Web 183 Dodawanie zawartości 184 Wybór widoku w edytorze FrontPage 185 Zmiana właściwości obiektów 185 Zmiana wyglądu strony sieci Web 186 Zastosowanie kompozycji na stronach sieci Web 186 Korzystanie ze stylów na stronie sieci Web 187 Importowanie zawartości do strony sieci Web 187 Organizowanie nawigacji stron sieci Web 188 Korzystanie z tabel i ramek 189 Tworzenie tabeli 189 Korzystanie z ramek 190 Tworzenie interakcyjnych stron sieci Web 190 Tworzenie stron sieci Web za pomoc ą formularzy 191 Korzystanie ze składników 192 Sprawozdania finansowe 193 Publikowanie witryny sieci Web 194 Przygotowanie do opublikowania 194 Opcje publikowania 195 Obsługa witryny sieci Web 196 Zarządzanie witryną 197 Tworzenie witryn podrzędnych 197 xii Poznajemy pakiet Microsoft Office Rozdział 8 Korzystanie z programu PhotoDraw 2000 201 Wprowadzenie do programu PhotoDraw 2000 202 Tworzenie grafiki składaj ącej się z różnych elementów 203 Tworzenie profesjonalnej grafiki do użytku w firmie 204 Praca w programie PhotoDraw 205 Korzystanie z narzędzi programu PhotoDraw 205 Obszar roboczy programu PhotoDraw 205 Dodatkowe informacje na temat programu PhotoDraw 206 Tworzenie obrazów 207 Rysowanie i malowanie 207 Korzystanie z szablonów 208 Korzystanie z galeńi Clip Gallery 208 Edytowanie obrazów 209 Modyfikowanie obrazów 209 Edytowanie fotografii cyfrowych 209 Dodawanie tekstu 210 Dodawanie obiektów tekstowych 210 Tworzenie efektów tekstowych 210 Wzbogacanie obrazów 211 Modyfikowanie linii i obramowań 211 Zastosowanie wypełnień 211 Wykorzystanie koloru 212 Zastosowanie efektów 212 Umieszczanie obrazów 213 Koordynacj a z pakietem Office 213 Tworzenie obrazów dla sieci Web 214 Drukowanie 214 Rozdział9 Korzystanie z programu Publisher 2000 215 Wprowadzenie do programu Publisher 2000 216 Kiedy należy korzystać z programu Publisher 217 Cenowego 218 Zwiększanie produktywności 218 Integracja z pakietem Office 219 Poznajemy pakiet Microsoft Office xlii Korzystanie z wstępnie zaprojektowanej publikacji 221 Rozpoczynanie pracy od pustej publikacji 222 Edycja publikacji 222 Korzystanie z narzędzi służących do zmiany układu publikacji 222 Zastosowanie ramek 223 Wprowadzanie tekstu 223 Tworzenie tabeli 225 Zmiana wyglądu publikacji 226 Wybieranie obiektów z Galerii projektów 226' Zmiana schematów kolorów 227 Dodawanie obrazów 227 Dodawanie kształtów 228 Korzystanie z kolorów 229 Układanie obiektów w warstwach 230 Drukowanie publikacji 231 Sprawdzanie publikacji 231 Uruchomienie korespondencji seryjnej 232 Przygotowanie publikacji do druku w drukami 232 Korzystanie z funkcji profesjonalnych 233 Publikowanie gotowych publikacji przeznaczonych dla sieci Web 234 Korzystanie z narzędzi sieci Web 234 Dodawanie funkcji sieci Web 234 Publikowanie w sieci Web 236 Rozdział 10 Korzystanie z menedżera Smali Business Customer Manager 237 Praca z menedżerem Smali Business Customer Manager 238 Importowanie danych 238 Aktualizowanie danych 239 Ochrona danych 239 Zarządzanie klientami za pomoc ą programu Outlook 240 Współużytkowanie danych z wieloma użytkownikami 241 Analizowanie danych dotyczących klientów 241 Automatyzowanie często wykonywanych zadań w pakiecie Orfice 242 xlv Poznajemy pakiet Micrósoft Orfice Ułatwienia dostępu 244 Dostosowanie systemu Windows 245 Pliki do ściągnięcia 246 Ściąganie plików 247 Dokumentacja Microsoft w innych postaciach 247 Produkty i usługi dla niepełnosprawnych innych firm 248 Dodatkowe informacje i usługi dla niepełnosprawnych 249 Microsoft 249 INFON 249 FPMilNR 249 Tracę R&D Center 250 Poznajemy pakiet Microsoft Office XV Wprowadzenie do pakietu Microsoft Office 2000 Spis treści Pakiet Office 2000—Zapraszamy 2 Instalowanie pakietu Office 4 Zainstaluj teraz 4 Dostosuj 4 Uzyskiwanie Pomocy 5 Co nowego 7 Zwiększanie produktywności 8 Współpraca w sieci Web 9 Wielojęzyczna obsługa użytkowników 10 Redukcj a całkowitego kosztu nabycia l O Obsługa formatu HTML jako formatu pliku towarzyszącego 11 Programowanie 12 Poznajemy pakiet Microsoft Gffice 1 Pakiet Office 2000 — Zapraszamy Pakiet biurowy Microsoft® Office 2000 oferuje nowe możliwości przetwarzania danych w firmach, dostępne na progu nowego tysiąclecia. Teraz użytkownicy mogą pracować szybciej i bardziej efektywnie niż kiedykolwiek, korzystając z wielu nowych funkcji, dostępnych w pakiecie Office 2000. Tego można było oczekiwać. Pakiet Office 2000 oferuje jednak również nowe sposoby współpracy z innymi osobami za pomocą sieci Web lub firmowej sieci intranet. Niezależnie od tego, czy użytkownik współpracuje z osobami będącymi w tym samym pokoju, na drugim końcu biura lub na całym świecie, pakiet Office 2000 ułatwić wykonanie wielu zadań. Niniejszy podręcznik umożliwia użytkownikom poznanie funkcji każdego programu należącego do pakietu Office 2000. Użytkownicy, którzy poznali już określony program pakietu Office, mogą pominąć paragraf „Co nowego". Mogą oni również przeczytać cały podręcznik i odkryć nowe funkcje, które umożliwiają zaoszczędzenie czasu i energii. Użytkownicy, którzy nigdy nie korzystali z określonego programu pakietu Office, mogą dzięki temu podręcznikowi szybko zapoznać się z możliwościami oferowanymi przez dany program. 2 Poznajemy pakiet Microsoft Office użytkownikom początkującym, jak i posiadającym wieloletnie doświadczenie, współpracującym z kilkoma osobami lub z całą firmą. Korzystanie z pakietu Orfice przynosi również korzyść osobom współpracującym z użytkownikiem. Oto kilka przykładów typowych korzyści wynikających z korzystania z pakietu Orfice 2000: • Duże firmy wykorzystują samonaprawiające się programy oraz Kreatora instalacji niestandardowej, który redukuje koszty instalacji i użytkowania. Łatwe publikowanie w sieci Web, dostępne dla każdego oznacza, że w biurowych sieciach intranet dostępne są nowe możliwości współpracy interakcyjnej. Funkcje obsługi wielu języków w pakiecie Office 2000 oferują dużym korporacjom prawdziwie globalne rozwiązanie. Pojedynczy plik wykonywalny, jak również obsługa standardu Unicode, oznaczają zwiększoną produktywność i łatwą komunikację. • Małe firmy zauważają, że program Office 2000 udostępnia podstawowe narzędzia, służące do bardziej efektywnego zarządzania firmą. Poznając pakiet Office 2000, edytując teksty, tworząc publikacje, arkusze kalkulacyjne, wiadomości e-mail i rozbudowane prezentacje oraz zarządzając informacjami na komputerze typu desktop użytkownicy odkryj ą wszystkie niezbędne narzędzia służące do zarządzania i pogłębiania relacji z klientami, szybszego wykonywania operacji oraz podejmowania lepszych decyzji dotyczących prowadzonej działalności. • Początkujący użytkownicy uczą się szybko dzięki znanemu interfejsowi użytkownika, który jest identyczny we wszystkich programach pakietu Orfice. Użytkownik, który pozna określoną technikę w jednym z programów pakietu Office, będzie mógł wykorzystać tę technikę w innym programie. System Pomocy pakietu Office może udostępnić początkującym użytkownikom wszystkie szczegółowe informacje, począwszy od krótkich porad, a skończywszy na całych witrynach sieci Web, zawierających informacje. • Doświadczeni użytkownicy mogą rozszerzyć swoją wiedzę na temat pakietu Office i pracować w sieci Web bez konieczności uczenia się nowych programów. Nowe funkcje dotyczące współpracy, takie jak prowadzenie dyskusji i interakcyjne strony sieci Web, ułatwiają doświadczonym użytkownikom pracę z dużo większą liczbą osób. Poznajemy pakiet Microsoft Office 3 Instalowanie pakietu Office Instalowanie pakietu Office 2000 jest łatwiejsze niż kiedykolwiek. Program instalacyjny nie tylko sprawdza posiadany dysk twardy i programy, ale również oferuje zupełnie nowe opcje instalacyjne. Można odpowiedzieć na kilka pytań, a następnie usiąść i zrelaksować się przez chwilę, podczas gdy pakiet Office jest instalowany, lub można wybrać wiele opcji dotyczących każdego aspektu oprogramowania, instalowanego przez pakiet Office na komputerze. Jeżeli użytkownik nie jest zadowolony z oprogramowania zainstalowanego przez pakiet Office, może je później usunąć. Po wyrażeniu zgody na Umowę Licencyjną można rozpocząć instalację. Można wybrać opcję Zainstaluj teraz lub Dostosuj. Po zakończeniu instalacji można przekazać pakietowi Office 2000 trochę informacji na swój temat. Zainstaluj teraz Po wybraniu instalacji domyślnej pakiet Office 2000 jest instalowany w folderze c:\Program Files\MicrosoftOffice\, przy czym użytkownik otrzyma bezpłatnie przeglądarkę sieci Web Microsoft Intemet Explorer w wersji 5. Poprzednia wersja pakietu Office zostanie usunięta. Ustawienia dotyczące preferencji aplikacji zostaną jednak zachowane. Żaden z osobistych dokumentów i szablonów użytkownika oraz innych plików nie zostanie usunięty. Dostosuj Jeżeli użytkownik zamierza dostosować instalację, pakiet Office 2000 prowadzi go przez cały proces. Lokalizacja instalacji umożliwia wybranie dysku i folderu, w którym zostanie zainstalowany pakiet Office 2000. Wyświetlane są dostępne dyski i ilość miejsca wymaganego do instalacji. Poprzednie wersje pakietu mogą być zachowane, jeżeli jest to konieczne, lub mogą być usunięte. Usunięcie starszych, niepotrzebnych już plików pozwala zwolnić miejsce na dysku twardym. Obsługa przeglądania sieci Web daje pewność, że oprogramowanie będzie uaktualnione do programu Intemet Explorer w wersji 5 oraz że użytkownik wybierze instalację standardową lub minimalną. Użytkownik może również zrezygnować z instalowania programu Intemet Explorer 5, jednak w takim przypadku wiele funkcji pakietu Office 2000 nie będzie dostępnych dla użytkownika. 4 Poznajemy pakiet Microsoft Office Opcja Znaczenie Uruchamiaj z Mojego Instalowanie wymaganych funkcji na dysku twardym. komputera Uruchamiaj wszystko Instalowanie wymaganych funkcji i podfunkcji na dysku z Mojego komputera twardym. Instalowane przy pierwszym Umieszczenie symboli zastępczych, które mogą być użyciu wykorzystane później. Funkcja nie jest jednak instalowana na dysku twardym aż do chwili, kiedy będzie potrzebna. ^ Uruchamiaj z sieci Funkcja nie jest instalowana na dysku twardym, jednak może być uruchomiona z miejsca, w którym została zainstalowana (sieć lub dysk CD-ROM). Uruchamiaj wszystko z sieci Funkcja nie jest instalowana na dysku twardym, jednak funkcja i podfunkcje mogą być uruchomione z miejsca, w którym zostały zainstalowane (sieć lub dysk CD-ROM). Niedostępne Funkcja nie zostanie zainstalowana i nie będzie dostępna (można jednak później zainstalować funkcję, ponownie uruchamiając program instalacyjny). Uwaga Jeżeli pakiet Office jest instalowany za pośrednictwem sieci, administrator sieci może wybrać odpowiednią instalację niestandardową za pomocą Kreatora instalacji niestandardowej. Uzyskiwanie Pomocy Pomoc jest dostępna na każdym etapie pracy w zakresie od etykietek ekranowych do witryny sieci Web firmy Microsoft, jednak większa część Pomocy jest prezentowana przez Asystenta pakietu Office—animowaną postać, która pomaga wyszukać potrzebne tematy. Użytkownik może zawsze ukryć Asystenta lub wybrać jedną z kilku animowanych postaci Asystenta. Pomoc dotyczącą dowolnego produktu należącego do pakietu Office można uzyskać w następujący sposób: Kreator odpowiedzi odpowiada na wszystkie zadawane pytania. Wystarczy kliknąć Asystenta pakietu Office, a pojawi się Kreator odpowiedzi. Po wpisaniu pytania Kreator wyświetli jeden lub kilka dostępnych tematów Pomocy. Szczegółowe informacje zostaną wyświetlone po kliknięciu wybranego tematu Pomocy. Jeżeli żaden z tematów nie jest odpowiedni, należy spróbować wykorzystać synonimy. Porady Asystenta są wyświetlane przez Asystenta pakietu Office, jeżeli uzna on, że może pomóc użytkownikowi. Jeżeli obok Asystenta widoczna jest ikona żarówki, należy kliknąć tę ikonę, aby uzyskać użyteczną poradę. Na przykład przy wielokrotnym wykonywaniu tej samej czynności Asystent może podpowiedzieć, w jaki sposób można szybciej wykonać daną czynność. Poznajemy pakiet Microsoft Office 5 kuknąc kartę Kreator odpowiedzi, aby zadać określone pytanie lub użyć karty Spis treści, aby przejrzeć spis treści. Chcąc wyszukać określone słowa i frazy, należy użyć karty Indeks. Można również wybrać z menu polecenie Co to jest?, a następnie kuknąć dowolny widoczny element, aby uzyskać informacje na jego temat. Etykietki ekranowe zwięźle wyjaśniają przeznaczenie elementu widocznego na ekranie lub jego działanie. Etykietki ekranowe są dostępne dla poleceń, elementów w oknach dialogowych i obszarów na ekranie, takich jak paski przewijania i przyciski na paskach narzędzi. Aby wyświetlić etykietkę ekranową, należy ustawić wskaźnik w obszarze elementu, na temat którego użytkownik chce uzyskać więcej informacji. Etykietki ekranowe w oknach dialogowych są wyświetlane przez kliknięcie ikony znaku zapytania w prawym górnym rogu okna dialogowego. Wskaźnik zmieni się w ikonę znaku zapytania. Następnie należy kliknąć dowolny element okna, na temat którego użytkownik chce uzyskać więcej informacji. Pomoc w sieci Web rozszerza zasoby Pomocy na lokalnym komputerze typu desktop i umożliwia korzystanie z witryny oniine prowadzonej przez firmę Microsoft. Kliknięcie polecenia Office w sieci Web w menu Pomoc umożliwia przeszukiwanie witryny, przeglądanie porad i artykułów oraz pobieranie oprogramowania uzupełniającego i uaktualniającego. Wydawnictwo Microsoft Press oferuje wiele książek, przeznaczonych zarówno dla początkujących użytkowników pakietu Office, jak i dla ekspertów. Nawet administratorom systemów i doświadczonym programistom wydawnictwo Microsoft Press może zaoferować odpowiednią książkę na temat pakietu Office. Aby uzyskać więcej informacji lub złożyć zamówienie, należy odwiedzić witrynę wydawnictwa w sieci Web pod adresem http://www.eu.microsoft.com/poland/mspress lub zadzwonić pod numer Infoserwisu 022 865 99 33 6 Poznajemy pakiet Microsoft Office Co nowego W pakiecie Office 2000 dostępne są dosłownie setki nowych funkcji, które można podzielić na sześć głównych kategorii: • Zwiększona produktywność jest uzyskiwana za pomocą funkcji pakietu Office, które wykonuj ą rutynowe zadania i umożliwiaj ą użytkownikowi skoncentrowanie się na działalności twórczej. Na przykład programy pakietu Office wykonują diagnozowanie i naprawiaj ą brakujące lub uszkodzone pliki kluczowe. Dzięki spersonalizowanym menu i paskom narzędzi polecenia i przyciski, które są często wykorzystywane, są tak przesuwane, aby były łatwo dostępne. • Współpraca w sieci Web jest obsługiwana przez pakiet Office 2000. Oprócz wykorzystania poczty e-mail do wysyłania dokumentów, można również udostępnić komentarze, dotyczące dokumentów publikowanych w sieci Web, za pomocą programu Dyskusje w sieci Web. Można również organizować spotkania oniine. • Obsługa wielu języków udostępnia wiele funkcji służących do edycji i formatowania, dzięki którym można pracować w dowolnym języku. • Programowanie jest łatwe dzięki systemowi dla deweloperów Microsoft Visual Basie® for Applications, który jest dostępny dla większości produktów. Można zarejestrować serię czynności i odtworzyć ją. Pisanie skryptów dla sieci Web jest również ułatwione dzięki edytorowi skryptów Microsoft Script Editor. • Redukcja całkowitego kosztu nabycia (TCO) pakietu Office 2000 jest uzyskiwana dzięki ulepszonej instalacji i obsłudze oraz większej wydajności w firmie, wynikającej z wykorzystania programów. Całkowity koszt nabycia jest obliczany przez zsumowanie kosztów zakupu, użytkowania i konserwacji produktu, takiego jak pakiet Office 2000, aby następnie odjąć te koszty od uzyskanych korzyści finansowych. Koszt TCO jest popularnym miernikiem w korporacjach i jest również użytecznym wyznacznikiem wartości, wykorzystywanym przez małe firmy lub przez osoby prywatne. • Obsługa formatu dokumentu HTML ułatwia odczytanie i zapisanie programów w formacie HTML. Wykorzystanie formatu HTML oznacza również, że każdy dokument pakietu Office, wysłany w tym formacie, może być odczytany przez dowolną osobę za pomocą przeglądarki sieci Web. W następnym paragrafie szczegółowo opisano poszczególne kategorie nowych funkcji, dostępnych w pakiecie Office 2000. W kolejnych rozdziałach tego podręcznika szczegółowo opisano wszystkie nowe funkcje dostępne w poszczególnych programach. Poznajemy pakiet Microsoft Office 7 Pakiet Office 2000 przejmuje większość zadań „porządkowych" i umożliwia użytkownikowi skoncentrowanie się na ważniejszych zagadnieniach. Spersonalizowane menu i paski narzędzi śledzą sposób pracy użytkownika i umieszczaj ą polecenia i przyciski, najczęściej wykorzystywane przez użytkownika, w taki sposób, aby były łatwo dostępne. Samonaprawiające się programy wyszukują uszkodzone pliki przed uruchomieniem programu. Okna dialogowe Otwórz i Zapisz jako zostały zaktualizowane i zawierają pasek Miejsca, na którym wyświetlane są foldery kluczowych lokalizacji, ostatnio używanych dokumentów (Historia), folder Moje dokumenty, folder Ulubione i Foldery w sieci Web, jak również ikona Pulpitu. Przycisk Wstecz służy do wyświetlania ostatnio przeglądanych dokumentów, podobnie jak w przeglądarkach sieci Web. Menu osobiste umożliwiają umieszczenie najbardziej potrzebnych poleceń na początku menu. Funkcja wybiera polecenia, które są najczęściej używane, a następnie skraca menu, eksponując często używane polecenia i ukrywając rzadko używane polecenia. Ustawienie wskaźnika w obszarze tytułu menu powoduje rozwinięcie menu i pokazanie wszystkich elementów. Po kilkukrotnym użyciu menu zostaną Spersonalizowane tak, aby na początku menu były wyświetlone najczęściej używane polecenia. Osobiste paski narzędzi są wyświetlane na ekranie zgodnie z częstością wykorzystania ich elementów. Często używane elementy są eksponowane, aby umożliwić wykorzystanie wielu pasków narzędzi w pojedynczym wierszu. Przycisk „suwaka" umożliwia szybkie wyświetlenie ukrytych przycisków. Funkcja gromadzenia i wklejania obsługuje do dwunastu oddzielnych elementów w Schowku. Widoki miniatur umożliwiają wklejanie lub przeciąganie i upuszczanie pojedynczych elementów lub całej grupy. Funkcja ta umożliwia szybkie przenoszenie kolekcji elementów z jednego dokumentu lub programu do innego. Adresy URL na paskach poleceń umożliwiają uzyskanie dostępu do sieci Web. Aby przenieść zawartość sieci Web bezpośrednio do aktywnego programu, należy wprowadzić adres URL na pasku poleceń. Podpisy cyfrowe mogą być umieszczane w dokumentach pakietu Office, aby zapewnić bezpieczeństwo dokumentów. Poczta e-mail w pakiecie Office jest zintegrowana z programami pakietu Office 2000 i umożliwia wysyłanie dokumentów bezpośrednio z programów. 8 Poznajemy pakiet Microsoft Office Asystent może być wyłączony. Program Clip Gallery zawiera tysiące rysunków, dźwięków i animacji. Pakiet Office udostępnia nowe narzędzia służące do wyszukiwania oraz możliwość przeciągania i upuszczania obrazów do dowolnego dokumentu pakietu Orfice. Okno programu Clip Gallery może być zredukowane i wyświetlone jako małe boczne okienko podczas pracy w dokumencie. Jeżeli użytkownik dysponuje dostępem do sieci Web, może pobrać klipy ze specjalnej strony sieci Web i dodać je do programu Clip Gallery. Współpraca w sieci Web Praca z siecią Web jest teraz naturalnym elementem rutynowych operacji, wykonywanych każdego dnia. Można tworzyć strony Web i szybko publikować je w sieci Web. Współużytkowanie informacji, oparte na sieci Web, znacznie rozszerza zakres operacji, które można wykonać na komputerze typu desktop. Możliwości oferowane przez program Intemet Explorer są wykorzystywane w programach pakietu Office i sprawiają, że praca ze stronami sieci Web jest równie łatwa, jak praca z dokumentami pakietu Orfice. Połączenie pakietu Office z siecią Web oznacza, że narzędzia analizy finansowej w pakiecie Office mogą wykorzystywać dane w wielu formach, pochodzących z serwera komunikacyjnego, dysku twardego lub przeglądarki sieci Web. Program Dyskusje w sieci Web umożliwia konwersację za pomocą klawiatury jednocześnie z kilkoma osobami na temat dokumentów opublikowanych w sieci Web przy użyciu innych programów pakietu Office. Dyskusje w sieci Web ułatwiają wspólną pracę kilku osób w dokumentach w sieci Web, jak również śledzenie komentarzy i zmian wprowadzonych w tych dokumentach. Zintegrowane programy Oniine Meeting i NetMeeting stanowią oprogramowanie konferencyjne przygotowujące spotkanie oniine z dowolnego programu pakietu Office. Można komunikować się z ludźmi w różnych lokalizacjach w czasie rzeczywistym za pomocą okna Rozmowa, a nawet pisać do siebie uwagi na tablicy elektronicznej. Subskrypcje w sieci Web umożliwiają wysyłanie wiadomości e-mail do użytkownika, jeżeli zostanie zaktualizowany ważny dokument lub strona sieci Web. Należy subskrybować dokument lub stronę sieci Web i zdecydować, czy powiadomienie o zmianach dokumentów powinno być umieszczone w wiadomość e-mail czy na stronie sieci Web. Zarządzanie plikami w sieci Web upraszcza zarządzanie plikami przechowywanymi na serwerze sieci Web. Dostęp do folderów sieci Web można uzyskać za pomocą dowolnego programu pakietu Office lub programu Intemet Explorer. Foldery sieci Web mogą być wykorzystane do przechowywania materiałów, przeglądania właściwości pliku i przeciągania plików z dowolnego dostępnego serwera sieci Web. Poznajemy pakiet Microsoft Office 9 Pakiet Office stał się globalnym rozwiązaniem korporacyjnym, dlatego zwiększa się zapotrzebowanie na proste metody zastosowania i użytkowania. W odpowiedzi na zapotrzebowanie dodano nowe funkcje i rozbudowano istniejące funkcje pakietu Orfice 2000, które umożliwiaj ą pracę w dowolnym języku. Pojedynczy globalny plik wykonywalny oznacza, że pakiet Office zawiera teraz tylko jedną wersję programu podstawowego, która upraszcza zastosowanie i użytkowanie w firmach o zasięgu globalnym. Międzynarodowe strony sieci Web zawierają tekst kodowany zgodnie zestandardem międzynarodowym, dlatego użytkownicy w systemach wykorzystujących różne języki mogą widzieć prawidłowe znaki. Standard Unicode ułatwia tworzenie dokumentów w wielu językach. Jest on dostępny we wszystkich programach pakietu Office 2000. Można wprowadzać i wyświetlać tekst w dowolnym obsługiwanym języku, pracując w dowolnej wersji językowej pakietu Office. Pakiet Microsoft Office 2000 Proofing Tools jest dostępny u licencjonowanych sprzedawców i zawiera dodatki, takie jak moduły sprawdzania pisowni dla większości głównych języków i dodatkowe narzędzia sprawdzające dla wybranych języków. Edytor Input Method Editor 2000 obsługuje rozbudowane metody wprowadzania danych w językach wschodnio-azjatyckich. Wszystkie programy pakietu Office 2000 obsługują tę funkcję. Redukcja całkowitego kosztu nabycia Instalacja i obsługa oprogramowania jest łatwiejsza w pakiecie Office 2000. Liczne opcje instalacyjne umożliwiaj ą zainstalowanie tylko potrzebnych funkcji. Można również uruchamiać programy z serwera lub skonfigurować je w taki sposób, aby były instalowane tylko wówczas, gdy program zostanie użyty po raz pierwszy. Instalacja na żądanie umożliwia instalowanie programów i składników tylko w razie konieczności i zaoszczędzenie miejsca na dysku twardym. Skróty, ikony i polecenia dla programów, które nie zostały zainstalowane, są wyświetlane w interfejsie. Po ich kliknięciu pakiet Office zainstaluje odpowiednie programy lub składniki. Samonaprawiające się programy automatycznie wykrywają i naprawiają błędy krytyczne. Podstawowe pliki i wpisy rejestru są sprawdzane automatycznie oraz naprawiane, jeżeli jest to konieczne, podczas uruchamienia programu pakietu Office. Polecenie Wy kryj i napraw jest używane do ponownego zainstalowania plików, których znaczenie nie jest krytyczne, takich jak brakujące lub uszkodzone czcionki lub szablony. 10 Poznajemy pakiet Microsoft Offiee instalacje. Mobilne profile użytkowników umożliwiają przenoszenie z urządzenia na urządzenie w lokalnej sieci i pobieranie z serwera ustawień charakterystycznych dla danego użytkownika i urządzenia. Administrator systemu może skonfigurować profil użytkownika, który będzie „podróżował" razem z użytkownikiem. Po załogowaniu się na innym komputerze komputer ten zostanie uruchomiony zgodnie z osobistą konfiguracją użytkownika. Obsługa formatu HTMLjako formatu pliku towarzyszącego HTML jest językiem sieci Web i jest obsługiwany przez programy pakietu Office 2000. Wykorzystując pojedynczy format pliku, można łatwo współużytkować dokumenty w sieci Web, nawet z użytkownikami, którzy nie zainstalowali pakietu Office 2000 na swoich komputerach. Pakiet Orfice 2000 akceptuje format dokumentu HTML na równi z innymi macierzystymi formatami pakietu Office, takimi jak dokumenty edytora tekstów Microsoft Word lub poszczególne arkusze arkuszy kalkulacyjnych programu Microsoft Excel. Oznacza to, że informacje utworzone w sieci Web lub sieci intranet przepływają swobodnie przez programy pakietu Office. Oznacza to również, że dokumenty sieci Web mogą być zapisywane jako dokumenty pakietu Office i odwrotnie. Zastosowanie HTML jako macierzystego formatu pliku umożliwia pakietowi Office zapisanie i odczytanie plików HTML z dużą precyzją. Funkcje znajdujące się w dokumencie sieci Web są zachowywane podczas zapisywania pliku w formacie pakietu Office. Funkcje dokumentów pakietu Office, które nie są obsługiwane w sieci Web, są zachowywane podczas zapisywania dokumentu pakietu Office w pliku HTML. Jeżeli dokument zostanie otwarty w przeglądarce sieci Web, funkcje te nie zostaną wyświetlone. Jeżeli jednak dokument pakietu Office zostanie ponownie otwarty w programie pakietu Office, użytkownik będzie mógł przeglądać i edytować oryginalne formatowanie. Współużytkowanie dokumentów w sieci Web jest równie łatwe jak pracowanie ze standardowymi dokumentami pakietu Office. Składniki Office Web Components umożliwiaj ą przeglądanie i manipulowanie informacjami w arkuszu kalkulacyjnym lub bazie danych za pomocą przeglądarki sieci Web i udostępnianie wyników w sieci Web. Można utworzyć niestandardowe rozwiązania i interakcyjne raporty za pomocą tych łatwych w użyciu składników. Polecenie Zapisz jako stronę sieci Web kopiuje plik do sieci Web bezpośrednio z programów pakietu Office. Zapisanie strony sieci Web na serwerze sieci Web staje się równie łatwe jak zapisanie strony na lokalnym dysku twardym. Poznajemy pakiet Microsoft Orfice 11 sieci Web w Schowku i wkleić lub przeciągnąć niektóre lub wszystkie elementy do dokumentu pakietu Office. Podglądy stron sieci Web tworzonych w pakiecie Office mogą być przeglądane w lokalnej przeglądarce, nawet przed zapisaniem pliku. Grafika na stronach sieci Web jest automatycznie zapisywana w formatach przyjaznych dla sieci Web. Po zapisaniu dokumentu jako strony sieci Web można edytować grafikę i obiekty na tej stronie. W tym celu należy otworzyć stronę sieci Web w programie pakietu Office. Obraz jest zapisywany zarówno w macierzystym formacie, jak i w formacie, który może być wyświetlony w przeglądarce. Ułatwia to edycję obrazów graficznych. Programowanie Można programować aplikacje pakietu Office w lepszy sposób niż dotychczas za pomocą języka Visual Basie for Applications. Visual Basie for Applications jest językiem programowania obsługiwanym przez programy pakietu Office. Jeżeli użytkownik zamierza po prostu zarejestrować makro i odtworzyć je, aby zaoszczędzić czas, lub jest gotowy do utworzenia całego nowego produktu, opartego na istniejącej aplikacji pakietu Office, to język Visual Basie for Applications może wykonać to zadanie. Można również dołączyć skrypty do stron sieci Web za pomocą edytora skryptów Microsoft Script Editor. Język Visual Basie 6.0 jest teraz wykorzystywany jako rdzeń języka Visual Basie for Applications. Ta najnowsza wersja języka Visual Basie oferuje więcej funkcji programowania, takich jak podpisy cyfrowe makr, możliwość tworzenia dodatków COM i ulepszona obsługa formantów Microsoft ActiveX®. Skrypty Sieci Web mogą być teraz tworzone za pomocą edytora skryptów Microsoft Script Editor. Można pisać własne skrypty w systemie dla deweloperów Visual Basie Script lub Microsoft JScript® i ułatwić dołączanie formantów ActiveX do arkusza przed opublikowaniem go w sieci Web. 12 Poznajemy pakiet Microsoft Office Korzystanie z programu wora zuuu Spis treści Wprowadzenie do programu Word 2000 14 Pisanie listów 15 Tworzenie podręcznika 16 Publikowanie w sieci Web 17 Rozpoczynanie pracy w programie Word 18 Co nowego 20 Zwiększanie produktywności 20 Współpraca w sieci Web 21 Wielojęzyczna obsługa użytkowników 21 Obsługa formatu dokumentu HTML 22 Praca z programem Word 2000 24 Tworzenie dokumentu 24 Nawigowanie w dokumentach 25 Dodawanie tekstu i zewnętrznych obiektów 27 Zmiana wyglądu dokumentu 29 Automatyzacja wpisywania tekstu 31 Korzystanie z grafiki 33 Dodawanie tabel 35 Współpraca w dokumentach 36 Korzystanie z formatu HTML i stron sieci Web 38 Organizacja dużego dokumentu 41 Tworzenie listy wysyłkowej 44 Dostosowanie programu Word 2000 45 Funkcje obsługi wielu języków 47 Poznajemy pakiet Microsoft Office 13 Wprowadzenie do programu Word 2000 Czy do Twoich obowiązków należy pisanie tekstów na papierze? Czy musisz zapisywać i edytować dokumenty przeznaczone do wydrukowania lub opublikowania oniine? Jeżeli tak, edytor tekstu Microsoft® Word 2000 może bardzo ułatwić życie. Program Word może przejąć trudy związane z pisaniem i umożliwić skoncentrowanie się na wyrażeniu idei słowami, które mogą być następnie wydrukowane lub opublikowane w sieci Web. Użytkownik programu Word 2000 rozpoczyna pracę od pustego elektronicznego arkusza papieru, reszta zależy już tylko od wyobraźni. Wystarczy rozpocząć wpisywanie słów na ekranie. Rozbudowane możliwości programu Word są widoczne podczas edycji wpisanego tekstu. Używając myszy, klawiatury i różnych poleceń skrótów można wyświetlić dowolny fragment dokumentu i natychmiast zmienić wpisany tekst. ^/ y d/ ^ 14 Poznajemy pakiet Microsoft Orfice Można zmieniać czcionki, kolory, rozmiary czcionek i odstępy między wierszami tekstu. Można tworzyć rysunki, tabele i wykresy. Program Word może sprawdzić pisownię i udostępnia wiele innych narzędzi, umożliwiających dopracowanie tekstu. Po wpisaniu tekstu i zmianie wyglądu tekstu zgodnie z potrzebami można nie tylko wydrukować dokument na papierze, ale również współpracować z innymi osobami wymieniając, spostrzeżenia za pośrednictwem sieci Web. Aby utworzyć stronę sieci Web, wystarczy kliknąć myszą podczas pracy w programie Word 2000! Pisanie listów Każdy pisze listy. W większości przypadków są to tylko życzenia na karcie urodzinowej. Co będzie jednak, jeśli konieczne będzie napisanie wielu listów? Załóżmy, że rozpoczynamy działalność gastronomiczną, związaną z zaopatrzeniem w owoce morza. Klienci uwielbiają serwowane dania. Powiedzą o tym swoim . przyjaciołom. Firma prosperuje dobrze i można rozszerzyć prowadzoną działalność. Konieczne jest szybkie rozpowszechnienie informacji na temat nowych usług. Wysyłanie listów bezpośrednio do potencjalnych klientów jest doskonałym sposobem dotarcia do szerokiego grona odbiorców. List może zawierać spis wszystkich korzyści, jakie mogą wyniknąć z obsługi następnego przyjęcia adresata—świeżo złowione owoce morza dla wszystkich gości. Decydujemy się poprosić przyjaciół o pomoc w wyszukaniu nazwisk oraz adresów i wkrótce rozpoczynamy wpisywanie obszernej listy wysyłkowej. Ręcznie wypisywanie pozdrowień i adresów na każdym liście, a następnie ponowne pisanie tych wszystkich adresów podczas adresowania kopert to jest już za wiele. Powinniśmy testować przepisy kulinarne, a nie pisać. Program Word 2000 może pomóc w takim przypadku. Najpierw należy napisać list do potencjalnych klientów, zawierający wszystkie informacje na temat prowadzonej działalności gastronomicznej i wyjaśniający dlaczego powinni oni skorzystać z naszych usług podczas organizowania następnego przyjęcia. Kreator listów programu Word ułatwia wykonanie tego zadania. Można utworzyć atrakcyjny firmowy nagłówek listowy i umieścić kilka klipów ClipArt, przedstawiających ryby, w wybranych miejscach na. Następnie można użyć Kreatora korespondencji seryjnej do wybrania nazwisk i adresów z listy wysyłkowej i zanim się spostrzeżemy, drukarka wydrukuje listy zaadresowane do poszczególnych klientów z listy. Program Word pomaga nawet drukować adresy na kopertach wraz z nowym logo firmowym. Program Word wykona wszystkie zadania oprócz naklejenia znaczków pocztowych. Poznajemy pakiet Microsoft Offlce 15 Prowadzona działalność gastronomiczna rozwija się bardzo dobrze. Tak dobrze, że konieczne było zatrudnienie kilku pracowników. Jednak nie jest łatwo usiąść i wyjaśnić pomocnikom, w jaki sposób można przygotować i dostarczyć wyśmienite owoce morza w dużych ilościach. Oprócz tego powtarzanie tych samych informacji jest męczące i zwykle martwimy się, że nie przekażemy wszystkich ważnych szczegółów. Najlepszym rozwiązaniem będzie zapisanie informacji dotyczących sposobu prowadzenia działalności. Zamierzamy utworzyć podręcznik, a program Word 2000 ułatwi wykonanie tego zadania. Nigdy nie pisaliśmy podręcznika, jednak program Word może pomóc uporządkować idee i przekazać je innym osobom. Konspekty są doskonałym sposobem połączenia wszystkich elementów. W widoku konspektu można rozpocząć wpisywanie tytułów rozdziałów. Po pierwsze należy wpisać najważniejsze tytuły, takie jak „Zakup żywności" i „Unikanie sytuacji awaryjnych". Następnie należy wpisać reguły dotyczące prowadzenia działalności w poszczególnych rozdziałach. W rozdziale „Unikanie sytuacji awaryjnych" należy wpisać reguły „Zawsze należy sprowadzić dodatkową ilość żywności" i „Należy przyjeżdżać wcześnie". Po utworzeniu konspektu, zawierającego wszystkie reguły, można ponownie przełączyć się do widoku normalny i wpisać pod każdym nagłówkiem akapity zawierające szczegółowe informacje. Zadanie będzie wykonane zanim się spostrzeżemy. Podczas ponownego czytania wpisanego tekstu wprowadza się zazwyczaj kilka zmian. Zabezpieczanie sałatki z krewetek przed zepsuciem powinno być opisane nie w rozdziale „Zakup żywności" tylko w rozdziale „Zachowanie świeżej żywności". Następnie można dodać tabelę przedstawiającą czas wymagany do gotowania różnych owoców morza i rysunek przedstawiający sposób układu zastawy stołowej, tacek z przystawkami i układy bufetu. Ostatecznie sprawdzana jest pisownia i program Word poprawia wszystkie błędy, które mogą znajdować się w dokumencie. Można wydrukować podręcznik, zamocować strony w spinaczu z trzema pierścieniami i wykorzystać podręcznik do szkolenia nowych pracowników. Największą korzyścią jest jednak możliwość wpisania nowych wskazówek i porad, wydrukowanie nowej strony i dołączenie jej do podręcznika. 16 Poznajemy pakiet Microsoft Office Prowadzona działalność gastronomiczna jest przebojem w mieście już od ponad roku. Firma ma stałych klientów. Powoduje to pewne problemy. Niektórzy klienci chcą, aby firma serwowała dania, które obecnie sąjuż uważane za tradycyjne. Inni klienci chcą spróbować czegoś nowego. Zdecydowano, że najlepszym rozwiązaniem byłoby utworzenie katalogu wszystkich dań oferowanych przez firmę. Wydaje się to wymagać dużo pracy, jednak program Word 2000 pomoże na każdym etapie tego procesu. Należy rozpocząć od sfotografowania wszystkich oferowanych dań, a następnie przekształcić fotografie w pliki elektroniczne. Program Word pomaga wyśrodkować fotografie na stronach katalogu i udostępnia tezaurus, aby można było przygotować opisy poszczególnych dań brzmiące absolutnie „smakowicie". Katalog może być następnie wydrukowany i rozesłany do potencjalnych klientów. Kilka miesięcy później katalog jest już jednak nieaktualny, ponieważ jedno z ulubionych dań, świeży dorsz, nie jest już dostępny. Oprócz tego opracowano kilka nowych dań, których hałaśliwie domagają się klienci. Można użyć programu Word do wprowadzenia zmian w katalogu i rozesłać nowe kopie katalogu, jednak mamy lepszy pomysł! Może umieścić katalog w sieci Web? Nie trzeba znać języka Hypertext Markup Language (HTML), ponieważ program Word może publikować w sieci Web również dokumenty przeznaczone do wydrukowania. Wystarczy użyć polecenia Zapisz jako stronę sieci Web i zadanie będzie wykonane. Sieć Web jest pełna kolorów, dlatego zdecydowano się ozdobić nowe strony specjalnymi kompozycjami formatowymi zapewniającymi elegancki styl dla wszystkich stron. Po wybraniu odpowiedniego schematu kolorów, czcionek i tła katalog prezentuje się znakomicie! Program Word udostępnia łącza między poszczególnymi stronami. Teraz firma jest obecna w sieci Web i klienci dzwonią ze wszystkich obszarów województwa, zlecając obsługę ich przyjęć. Firma rozrasta się tak szybko, że nawiązano współpracę z partnerami w sąsiednich miastach. Nowi partnerzy mają doskonałe pomysły do zakomunikowania i chcielibyśmy współpracować z nimi podczas opracowania nowego katalogu. Partnerzy nie dysponuj ą jednak wolnym czasem, aby spotkać się osobiście. Można przygotować spotkanie w trybie oniine. Wszyscy spotykają się w trybie oniine, rozmawiają i piszą do chwili, kiedy zostanie opracowany doskonały katalog gastronomiczny prezentujący owoce morza dostarczane przez firmę. Poznajemy pakiet Microsoft Office 17 W tym paragrafie opisano, w jaki sposób program Word 2000 ułatwia rozpoczęcie pracy i omówiono wszystkie główne zadania, które mogą być wykonane za pomocą programu Word. Oprócz wpisywania i edytowania tekstu w dokumentach można również dodawać tekst i obiekty, zmieniać wygląd dokumentów, dodawać grafikę i tabele, współpracować z innymi osobami i publikować tekst w sieci Web. W programie Word 2000 dostępne są następujące czynności: • Tworzenie nowego dokumentu jest pierwszą umiejętnością, której należy nauczyć się w programie Word. Dokumenty zawierają cały tekst, grafikę i inne materiały pomocnicze. • Dodawanie tekstu i obiektów stanowi rdzeń całej pracy w programie Word. Tworzenie i edytowanie tekstu jest czynnością wykonywaną przez całe dnie w programie Word. Wpisywanie tekstu polega na nawigowaniu po dokumencie i dodawaniu lub usuwaniu tekstu! Można również manipulować obiektami, takimi jak zewnętrzna grafika, hiperfącza i tabele programu Excel, aby zwiększyć czytelność dokumentu. • Zmiana wyglądu dokumentu umożliwia wyróżnienie tekstu. Można pracować z setkami czcionek, wymyślać skomplikowane układy i eksperymentować ze stylami, aby uzyskać dokument zgodny z oczekiwaniami. • Narzędzia edycyjne dają dużą władzę nad dokumentami. Można sprawdzać pisownię i gramatykę, wyszukiwać słowa za pomocą tezaurusa i wysyłać korespondencję. Dokumenty mogą być porządkowane za pomocą spisów treści, indeksów i przypisów dolnych. Program Word 2000 może uporządkować dowolny dokument. • Dodawanie grafiki jest „przyjemną" metodą zwiększenia wizualnej atrakcyjności dokumentu. Można wykorzystać wykresy do graficznego wyświetlania danych oraz grafikę do ilustrowania tekstu i przyciągnięcia uwagi czytelników. • Tworzenie tabeli służącej do wyświetlania liczb i innych informacji tabelarycznych umożliwia bardziej ścisłe wyrażenie znaczenia tekstu. Można również użyć tabel do przygotowania skomplikowanych układów tekstu i grafiki, takich jak nagłówek biuletynu. 18 Poznajemy pakiet Microsoft Office oraz do śledzenia zmian wprowadzanych przez poszczególnych recenzentów. Można również prowadzić dyskusje na temat dokumentu na serwerze sieci Web, a poszczególne osoby uczestniczące w dyskusji mogą umieszczać komentarze bezpośrednio w dokumencie. • Korzystanie z formatu HTML i stron sieci Web przyspiesza i ułatwia przekształcanie dokumentów w strony sieci Web. Można skorzystać z pomocy kreatora lub zapisać dokumenty w formacie HTML. Program Word posiada teraz wiele funkcji, dzięki którym strony sieci Web mogą być uatrakcyjnione i będą jeszcze bardziej przyciągać uwagę czytelników. Program Word 2000 zawiera narzędzia służące do wykonania wszystkich wspomnianych zadań, a nawet jeszcze więcej. Należy kontynuować lekturę, aby dowiedzieć się więcej o narzędziach w programie Word i sposobach wykorzystania tych narzędzi do tworzenia lepszych dokumentów niż kiedykolwiek przedtem. Poznajemy pakiet Microsoft Office 19 Co noweso W tym paragrafie wymieniono i zwięźle opisano wszystkie nowe funkcje programu Word 2000. Funkcje te opisano bardziej szczegółowo w paragrafie „Praca z programem Word 2000". Zwiększanie produktywności Korzystając z nowych funkcji programu Word 2000, można przyspieszyć pracę. Można zaoszczędzić czas i jednocześnie utworzyć dokumenty lepiej się prezentujące. Funkcja Kliknij i wpisz umożliwia ustawienie tekstu, grafiki, tabel lub innych elementów w dowolnym miejscu na stronie. Wystarczy ustawić wskaźnik, kliknąć dwukrotnie i rozpocząć wpisywanie. Powiększanie wydruku umożliwia skalowanie dokumentu zgodnie z różnymi rozmiarami papieru i drukowanie wielu stron na pojedynczym arkuszu papieru. Funkcja gromadzenia i wklejania umożliwia kopiowanie jednocześnie kilku elementów do Schowka. Można gromadzić informacje z wielu źródeł i wkleić je w jednym miejscu. Tabele zagnieżdżone mogą być umieszczone w innej tabeli. Można umieścić całą tabelę w komórce innej tabeli. Tabele swobodne mogą być umieszczone w dowolnym miejscu na strome. Można przesunąć tabelę do innego położenia lub zmienić rozmiar tabeli za pomocą jednego ruchu myszy. Tekst może być teraz zawijany wokół tabel, a tabele mogą być umieszczane obok siebie. Kolor 24-bitowy może być teraz wykorzystany jako kolor tekstu, obramowań i cieniowania. Można wybrać jeden z 16 milionów kolorów. Jeżeli karta monitorowa wyświetla obraz w trybie True color lub wyższym, to użytkownik oczekuje, że będzie mógł wykorzystać w dokumentach programu Word paletę zawierającą wiele kolorów. Graficzne znaki wypunktowania ułatwiają wstawianie niewielkich rysunków przed poszczególnymi elementami listy. Jeżeli konieczne jest ozdobienie listy punktowanej, wystarczy użyć grafiki WordArt lub własnej grafiki zamiast standardowych znaków wypunktowania. Zgodność wersji daje pewność, że jeżeli dokument programu Word jest współużytkowany z osobami posiadającymi wcześniejsze wersje programu Word, to można wyłączyć nowsze funkcje programu Word. Wyłączone funkcje nie będą widoczne w starszych wersjach programu. 20 Poznajemy pakiet Microsoft Office Jeżeli konieczne jest zakomunikowanie swoich pomysłów innym osobom, narzędzia programu Word 2000 służące do współpracy pomagają podczas pracy z innymi osobami. Program Word umożliwia komunikowanie pomysłów oraz bardziej efektywną interakcyjną współpracę z innymi osobami. Program Dyskusje w sieci Web pozwala na umieszczanie uwag i komentarzy na temat dokumentu. Umieszczając dokumenty na serwerze sieci Web można zaprosić inne osoby do tworzenia wątków komentarzy zakotwiczonych do określonego akapitu lub można prowadzić dyskusje na temat całego dokumentu. Osoby mogą kontynuować włączanie się do dyskusji aż do chwili, kiedy wszyscy wyrażą swoją opinię. Po zgłoszeniu komentarzy przez wszystkie osoby można zaakceptować lub odrzucić komentarze. Subskrypcje/powiadomienia w sieci Web umożliwiają powiadomienie użytkownika za pomocą wiadomości e-mail o wszystkich zmianach wprowadzonych w dokumencie lub folderze na określonym serwerze sieci Web. Skonfigurowanie spotkania w trybie oniine daje możliwość rozmowy z innymi osobami i słuchanie ich w czasie rzeczywistym, a nawet pisanie w tym czasie uwag do siebie nawzajem na tablicy elektronicznej. Można wykorzystać sieć Web do spotkania się „twarzą w twarz" z innymi osobami, nie odchodząc od swojego biurka. Papeteria osobista służy do dostosowania dokumentów pocztowych wówczas, gdy program Word jest wykorzystywany jak edytor wiadomości e-mail. Można wybrać wiele różnych ustawień dotyczących czcionek, tła i kompozycji. Obsługa wielu autopodpisów pozwala na wykorzystanie różnych podpisów w każdej wysyłanej wiadomości wówczas, gdy program Word jest wykorzystywany jak edytor wiadomości e-mail. Można utworzyć dowolną liczbę autopodpisów. Wielojęzyczna obsługa użytkowników Można teraz użyć programu Word do komunikowania się w wielu językach. Ponieważ pakiet biurowy Microsoft Orfice 2000 łączy niemal wszystkie wersje językowe w pojedynczym programie, użytkownik dysponuje dostępem jednocześnie do kilku języków. Można pisać w języku angielskim, francuskim i japońskim w tym samym dokumencie. Pakiet Microsoft Office 2000 Proofing Tools umożliwia użytkownikom zainstalowanie różnych narzędzi sprawdzających, utworzonych dla określonych języków. Instalowanie pakietu nie powoduje zmiany interfejsu użytkownika lub plików Pomocy. Poznajemy pakiet Microsoft Orfice 21 Autokorekta również obsługuje listy dla poszczególnych języków, dlatego pomyłki mogą być korygowane automatycznie niezależnie od użytego języka, nawet jeżeli kilka języków jest wykorzystywanych w tym samym dokumencie. Edytor Global Input Method Editor daje możliwość pisania pisanie w językach azjatyckich, nawet w europejskiej wersji językowej systemu operacyjnego Microsoft Windows® i środowiska graficznego. Można teraz pisać w języku japońskim, koreańskim i chińskim. Automatyczne wykrywanie formatu HTML i kodowanie plików tekstowych gwarantuje, że jeżeli program Word 2000 zostanie użyty do załadowania dokumentu HTML, zakodowanego zgodnie ze standardem innego języka, to dokument ten zostanie prawidłowo wyświetlony. Podczas eksportu plik ten jest konwertowany do odpowiedniego formatu HTML z odpowiednimi czcionkami. Obsługa formatu dokumentu HTML Program Word 2000 jest przystosowany do szybkiego „rytmu życia" sieci Web. Dokumenty napisane w programie Word mogą być zapisane w sieci Web. Można zapełnić całe witryny sieci Web bez opuszczania programu Word. Format HTML jest teraz macierzystym formatem pliku! Format pliku towarzyszącego HTML umożliwia zapisanie i załadowanie plików programu Word 2000 w formacie HTML. Format HTML jest standardem otwartym, dlatego dokument może być zapisany w formacie HTML i przeglądany w przeglądarce na dowolnej platformie. Ten „okrężny" format pliku pozwala utworzyć dokument w programie Word 2000, zapisać go jako HTML i później przenieść go z powrotem do programu Word bez utraty danych. Zachowanie tagów daje pewność, że podczas importu pliku HTML wszystkie nieznane tagi zostaną zapisane, nawet jeżeli program Word 2000 nie może ich wyświetlić. Zachowanie tagów oznacza zachowanie integralności plików HTML i umożliwia programowi Word 2000 obsługę formatów plików, które zostaną wprowadzone w przyszłości. Kreator stron sieci Web automatyzuje proces tworzenia strony sieci Web. Wystarczy odpowiedzieć na poszczególne pytania zadawane przez Kreatora, aby otrzymać gotową stronę sieci Web. Jeżeli konieczne jest pracowanie z kilkoma stronami sieci Web, Kreator stron sieci Web może zapewnić jednolity wygląd i system nawigacji w witrynie sieci Web. Podgląd dokumentów sieci Web służy do wyświetlania dokumentu w formie strony sieci Web. 22 Poznajemy pakiet Microsoft Offiee tekstu i animacje. Zgodność z przeglądarką jest zagwarantowana. Jeżeli użytkownik kliknie polecenie Zapisz jako stronę sieci Web, program Word wyszuka niezgodne funkcje i automatycznie modyfikuje je, aby uzyskać najlepsze wyniki podczas przeglądania dokumentu w przeglądarce. Edytor ramek stron sieci Web jest użytecznym narzędziem służącym do tworzenia wielu układów ramek na stronach sieci Web. Powszechnym sposobem użycia ramek jest wyświetlenie spisu treści w jednej ramce i stron sieci Web w innej ramce. Daje to pewność, że spis treści jest zawsze widoczny. Można wykorzystać pasek narzędzi Ramki do zaprojektowania ramek stron sieci Web, a program Word wykona całe kodowanie za użytkownika. Spis treści może być w łatwy sposób generowany dla witryny sieci Web. Można wykorzystać spis treści do utworzenia stron sieci Web z wieloma ramkami i ułatwienia nawigacji w witrynie sieci Web. Na przykład lewa ramka może zawierać listę stron i kliknięcie listy stron w tej ramce może powodować wyświetlenie odpowiedniej strony w prawej ramce. Formaty tabel zostały ulepszone i tabele utworzone w programie Word 2000 wyglądają tak samo na stronach sieci Web. Można również utworzyć zagnieżdżone tabele oraz kontrolować wypełnienie komórek, odstępy między komórkami i sposób zawijania tekstu wokół tabel swobodnych. Okno dialogowe Obramowanie i cieniowanie zostało zmodyfikowane, aby umożliwić tworzenie tabel atrakcyjnie wyglądających w sieci Web. Piksele i procenty są teraz obsługiwanymi jednostkami miary. Jednostki te są najczęściej wykorzystywane podczas tworzenia stron sieci Web i umożliwiają określenie z dużą precyzją rozmiaru i położenia obiektów na stronie sieci Web. Poznajemy pakiet Microsoft Office 23 Praca z programem Word 2000 Program Word 2000 oferuje wiele funkcji i ulepszeń, które mogą ułatwić efektywne tworzenie lepszych dokumentów. W tym paragrafie wymieniono wszystkie zadania, które mogą być wykonane za pomocą programu Word 2000 wraz z podstawowymi opisami odpowiednich funkcji. Należy zapoznać się z poniższymi informacjami, aby zobaczyć, co program Word 2000 ma do zaoferowania. Więcej informacji podano w Pomocy programu Word. Tworzenie dokumentu Program Word ułatwia wprowadzanie, edycję i wyświetlanie tekstu w formie wydruków lub w sieci Web. Dokument jest podstawowym formatem pliku programu Word 2000. Poszczególne dokumenty są wyświetlane w oddzielnych oknach w większym oknie programu Word. Po uruchomieniu programu Word w głównym oknie wyświetlany jest pusty dokument. Dokumenty mogą krótkie lub długie, a program Word pozwala pracować z dowolną liczbą dokumentów. Nowe dokumenty mogą być puste, utworzone na podstawie szablonu lub utworzone za pomocą kreatora. Utworzony pusty dokument można zapisać jako oddzielny plik. Można pracować z dowolną liczbą dokumentów, na jaką pozwala dostępna pamięć operacyjna. Szablony służą do tworzenia dokumentów, które wyglądają na początku identycznie. Szablony zawierają style, makra i tekst. Można użyć szablonów dostarczonych z programem Word lub można w łatwy sposób utworzyć własne szablony. Kreatorzy dokumentów przeprowadzają użytkownika przez proces tworzenia dokumentów określonego typu, takiego jak streszczenia, raporty firmowe, memoranda, listy, biuletyny, broszury i strony sieci Web. Wystarczy postępować zgodnie z instrukcjami kreatora, aby utworzyć nowy dokument. 24 Poznajemy pakiet Microsoft Orfice Można przeglądać, zarządzać i nawigować w dokumentach programu Word w różny sposób. Można przeglądać dokument w kilku układach, pracować jednocześnie z kilkoma dokumentami lub nawigować w dokumencie, używając myszy lub skrótów klawiaturowych. Przeglądanie dokumentu Program Word oferuje kilka sposobów przeglądania dokumentów. Można rozpocząć od widoku Układ wydruku, aby zobaczyć, jak dokument będzie wyglądał po wydrukowaniu. Można również wyświetlić prostszy widok Normalny lub przeglądać dokument w formie strony sieci Web lub w formie konspektu. Korzystając z okna dialogowego Powiększenie, można przeglądać dokument w powiększeniu mniejszym lub większym niż 100 procent oryginalnego rozmiaru. Widok Normalny wyświetla tekst w uproszczonym formacie, który umożliwia szybsze wpisywanie i nawigację w pliku. Widok układu strony sieci Web wyświetla dokument w formie przeznaczonej dla sieci Web. Podgląd strony sieci Web służy do zapisania dokumentu i wyświetlenia go w przeglądarce. Jest to domyślny widok strony sieci Web. Widok układu wydruku przedstawia wygląd tekstu i grafiki po wydrukowaniu dokumentu. Jest to teraz domyślny widok w programie Word 2000, który umożliwia pracę z dokumentem w jego prawdziwej postaci (tzw. „dostaniesz dokładnie to, co widzisz"). Podgląd wydruku daje możliwość zobaczenia, w jaki sposób dokument będzie wyglądał po wydrukowaniu. Można zobaczyć jednocześnie kilka stron. Widok Konspekt przedstawia dokument w formie konspektu. Poziomy nagłówków określaj ą wcięcia w konspekcie. Konspekt może być wykorzystany do organizowania dokumentu. Powiększanie i zmniejszanie umożliwia przeglądanie dokumentu w różnym powiększeniu. Aby zobaczyć szczegóły, należy powiększyć widok. Aby zobaczyć stronę w zredukowanym rozmiarze, należy zmniejszyć widok. Cztery dodatkowe opcje powiększenia są dostępne w widoku Układ wydruku: • Opcja Szerokość strony umożliwia powiększenie zgodnie z szerokością strony. • Opcja Szerokość tekstu umożliwia powiększenie zgodnie z szerokością tekstu na strome. • Opcja Cała strona umożliwia wyświetlenie całej strony. • Opcja Wiele stron umożliwia wyświetlenie dwóch lub większej liczby stron obok siebie. Poznajemy pakiet Microsoft Office 25 poszczególne dokumenty w oknie, podzielić okno lub przeglądać ten sam dokument w dwóch oknach. Zmiana układu dokumentów jest bardzo łatwa. Można przeglądać jednocześnie wszystkie dokumenty i przewijać widok niezależnie w poszczególnych dokumentach. Można zmienić rozmiar poszczególnych okien, aby oglądać tylko wybrane fragmenty dokumentu. Każdy nowy dokument pakietu Office 2000 jest wyświetlany na pasku zadań systemu Windows, dlatego można również przełączać z jednego dokumentu do innego za pomocą pój edynczego kliknięcia. Podział okien umożliwia pracę jednocześnie w dwóch fragmentach dokumentu. Można utworzyć pasek podziału, aby podzielić dokument na dwie sekcje. Każda sekcja może być przewijana niezależnie. Nowe okna mogą być tworzone w razie konieczności wyświetlenia nowego widoku tego samego dokumentu. Każdy widok może być przeglądany i edytowany niezależnie, jednak w każdym widoku wyświetlany jest ten sam dokument. Przenoszenie się w obrębie dokumentów Istnieje wiele sposobów nawigowania w dokumentach. Następujące funkcje mogą być wykorzystane do wyświetlania kolejnych stron oraz do przeglądania dokumentu według nagłówków, sekcji, komentarzy i innych elementów. Skróty klawiaturowe pozwalają na szybkie przeglądanie dokumentów. Klawisze strzałek przenoszą kursor o jeden znak w lewo lub w prawo oraz o jeden wiersz w górę lub w dół. Po naciśnięciu klawisza CTRL klawisze strzałek przenoszą kursor o jedno słowo w lewo lub w prawo oraz o jeden akapit w górę lub w dół. Klawisze PAGE UP i PAGE DOWN umożliwiają szybkie wyświetlenie kolejnych stron. Klawisze HOME i END przenoszą kursor na początek lub na koniec wiersza tekstu. Po naciśnięciu klawisza CTRL klawisze HOME i END przenoszą kursor na początek lub na koniec całego dokumentu. Paski przewijania po prawej stronie i u dołu ekranu umożliwiają przesunięcie widoku dokumentu pionowo lub poziomo. Można również wyświetlać kolejne strony lub różne fragmenty danej strony. Polecenie Przejdź do służy do wyświetlenia określonej lokalizacji lub obiektu w dokumencie (na przykład tabeli lub wiersza o określonym numerze), a następnie wyświetlenie kolejnych elementów. Na przykład można wyświetlać kolejne komentarze i zatrzymywać się przy każdym komentarzu w całym dokumencie lub tylko przy komentarzach umieszczonych przez określonego użytkownika. 26 Poznajemy pakiet Microsoft Office sekcje i strony. Należy wybrać element, na przykład tabelę, a następnie użyć przycisków z ikonami podwójnych strzałek u dołu pionowego paska przewijania do wyświetlenia następnej lub poprzedniej tabeli. Domyślnym ustawieniem jest Przeglądaj wg stron, które jest jednoznaczne z użyciem klawiszy PAGE UP i PAGE DOWN. Ikona podwójnej strzałki zostanie wyróżniona niebieskim kolorem po wybraniu innej metody przeglądania. Plan dokumentu wyświetla listę nagłówków w dokumencie w oddzielnym okienku. Plan dokumentu może być wykorzystany do wyświetlania kolejnych sekcji i śledzenia aktualnej lokalizacji w dokumencie. Po kliknięciu nagłówka w Planie dokumentu program Word wyświetla odpowiedni nagłówek w dokumencie, wyświetla tytuł nagłówka u góry okna i wyróżnia nagłówek w Planie dokumentu. Aby wybrać poziom szczegółów wyświetlanych w Planie dokumentu, należy kliknąć prawym przyciskiem myszy okienko Plan dokumentu, a następnie wybrać opcję. Na przykład można wyświetlić wszystkie nagłówki lub tylko nagłówki górnego poziomu oraz rozwinąć lub zwinąć poziom szczegółów pod wybranym nagłówkiem. Wyszukiwanie tekstu jest kolejnym sposobem nawigowania w dokumencie. Jeżeli poszukiwane jest określone słowo lub fraza, można użyć polecenia Znaj dź do wyświetlenia odpowiedniego fragmentu dokumentu. Hiperłącza umożliwiają przeglądanie dużych dokumentów. Należy utworzyć zakładkę w jednym fragmencie dokumentu i wstawić hiperłącze w innym fragmencie dokumentu. Aby wyświetlić zakładkę, należy kliknąć hiperłącze. Dodawanie tekstu i zewnętrznych obiektów Utworzony dokument powinien być wypełniony tekstem. Wystarczy rozpocząć wpisywanie. Tekst nie musi być wyryty w kamieniu. Można szybko przechodzić do dowolnego fragmentu dokumentu i zmieniać wpisany tekst. Można również wstawiać rysunki, hiperłącza i zewnętrzne obiekty takie jak arkusze kalkulacyjne programu Microsoft Excel. Wprowadzanie tekstu Wprowadzanie tekstu jest równie proste jak naciskanie klawiszy na klawiaturze. Wystarczy ustawić wskaźnik, kliknąć dwukrotnie i pisać. Punkt wstawiania jest migoczącą pionową kreską, która sygnalizuje miejsce umieszczenia tekstu. Można przesunąć punkt wstawiania, używając myszy, klawiatury lub poleceń menu. Poznajemy pakiet Microsoft Orfice 27 umieszczony i rozpocząć pisanie. Funkcja Kłiknij i pisz jest również użyteczna do wstawiania innych elementów, takich jak grafika i tabele, w pustych obszarach dokumentu. Podczas wstawiania elementu, funkcja Kliknij i pisz automatycznie formatuje element zgodnie z miejscem, w którym dany element został wstawiony. Tryby wstawiania i zastępowania stanowią dwie metody wprowadzania tekstu do programu Word. Aby dodać nowe litery w punkcie wstawiania, należy wykorzystać tryb wstawiania. Aby zamienić znaki podczas wpisywania tekstu w punkcie wstawiania, należy wykorzystać tryb zastępowania. Przenoszenie tekstu Można przenosić bloki tekstu w całym dokumencie. Należy zaznaczyć odpowiedni fragment tekstu i przenieść go, używając myszy, lub skopiować do Schowka. Zaznaczanie tekstu jest łatwe. Można zaznaczyć tekst, używając myszy lub klawiatury. Zmiana koloru tła tekstu sygnalizuje zaznaczenie tekstu. Edycja tekstu metodą „przeciągnij i upuść" umożliwia przeniesienie tekstu z jednej części dokumentu do innej. Po zaznaczeniu tekstu należy przeciągnąć go do nowej lokalizacji. Można również przenieść tekst do innego dokumentu za pomocą edycji tekstu metodą „przeciągnij i upuść". Kopiowanie i wklejanie jest kolejną metodą przenoszenia tekstu z jednego miejsca do innego. Należy zaznaczyć tekst przeznaczony do skopiowania i wykorzystać polecenie Kopiuj. Schowek pakietu Office może gromadzić i przechowywać do 12 elementów i wklejać je niezależnie z powrotem do tekstu. Polecenia Znajdź i Zamień umożliwiają wyszukiwanie tekstu, formatowania i znaków specjalnych w dokumencie. Polecenie Znajdź może być wykorzystane do wyszukania określonego słowa, frazy lub formatu tekstu w dokumencie. Polecenie Zamień może być wykorzystane do zastąpienia każdego wystąpienia znaku, słowa, frazy lub formatu tekstu w całym dokumencie. Dodawanie obiektów Program Word nie obsługuje wyłącznie tekstu. Można wstawiać rysunki, hiperłącza i zewnętrzne obiekty. Podczas edycji dokumentu użytkownik zauważy, że można pracować z tymi obiektami podobnie jak z tekstem. Wstawianie obiektów umożliwia pracę z elementami innymi niż tekst. Można wstawić rysunki, hiperłącza, zakładki i zewnętrzne obiekty, takie jak arkusze programu Excel. Można również wstawić podziały stron, numery stron, godziny i daty, autotekst, pola, symbole, komentarze, nagłówki i stopki, podpisy, indeksy, odsyłacze, tabele, pola tekstowe i zewnętrzne pliki. 28 Poznajemy pataet Microsoft Orfice l upuszczania . Edycja obiektów jest możliwa po dwukrotnym kliknięciu i uaktywnieniu obiektów. Zewnętrzne obiekty lub rysunki mogą być edytowane po dwukrotnym kliknięciu i uaktywnieniu. Na przykład aby edytować wstawiony arkusz, wystarczy kliknąć go dwukrotnie. Zmiana wyglądu dokumentu Napisane słowo ma dostateczną wartość, jednak program Word 2000 udostępnia wiele narzędzi służących do ulepszenia wyglądu tekstu i zróżnicowania układu dokumentów. Formatowanie jest wykonywane na trzech poziomach: znaku, akapitu i całego dokumentu. Można zapisać i zastosować te elementy formatowania za pomocą funkcji Style programu Word. Formatowanie tekstu Można zróżnicować sposób wyświetlania tekstu modyfikując czcionkę oraz jej rozmiar i kolor. Można również zastosować specjalne efekty, takie jak Cień, Kontur i Uwypuklenie. Czcionka jest podstawowym krojem pisma, za pomocą którego słowa są wyświetlane. Czcionki są grupowane w formie rodzin, takich jak Times New Roman lub Arial. Każda rodzina czcionek wyświetla poszczególne litery w innym kształcie. Rozmiar czcionki określa wielkość wyświetlanych liter. Rozmiar czcionki jest mierzony w punktach (1/72 część cala). Styl czcionki określa wyróżnienie lub grubość wyświetlanych liter. Każda czcionka może być wyświetlona z użyciem stylu Normalny, Kursywa (pochylona), Pogrubiona (grubsza), Pogrubiona kursywa (grubsza i pochylona) lub może być Podkreślona. Program Word udostępnia skróty dla stylu Pogrubiona, Kursywa i Podkreślona. Kolor i efekty specjalne służą do ozdobienia tekstu. Można wybrać jeden z kilku kolorów i efektów specjalnych, takich jak Cień, Kontur i Uwypuklenie. Formatowanie akapitu Podobnie jak program Excel śledzi liczby w komórkach, program Word gromadzi słowa w akapitach. Formatowanie akapitu określa wcięcia i odstępy oraz położenie podziałów strony. Można również w łatwy sposób przygotować listy punktowane i numerowane. Wyrównanie akapitu określa wyrównanie tekstu do lewej, do prawej, do środka lub justowanie tekstu (wyrównanie tekstu jednocześnie do lewej i do prawej). Wcięcia określają sposób ułożenia akapitu w poziomie. Na przykład można sprawić, aby pierwszy wiersz akapitu był dłuższy przez „wysunięcie" wiersza. Poznajemy pakiet Microsoft Orfice 29 Listy punktowane i numerowane organizują informacje w formie czytelnych list. Należy podświetlić odpowiedni tekst i wybrać z menu polecenie Wypunktowanie i numerowanie. Można wykorzystać niewielkie rysunki zamiast znaków wypunktowania w listach punktowanych. Formatowanie strony Można określić marginesy i orientację poszczególnych stron, wybrać rozmiar papieru i określić miejsca, w których powinny rozpoczynać się nowe sekcje. Można również dodać numery wierszy i obramowania stron. Polecenie Ustawienia Strony umożliwia wybranie marginesów i rozmiaru papieru dla poszczególnych stron. Można również określić orientację i dodać numery wierszy. Sekcje umożliwiają podzielenie dokumentu i wykorzystanie różnych formatów stron. Jedna z sekcji może zawierać tytułową stronę raportu, inna sekcja może być przeznaczona dla treści raportu, a w kolejnej sekcji mogą znajdować się dodatki. Podziały stron mogą być ustawione tak, aby zapobiec dzieleniu akapitów, wyświetlaniu pojedynczych słów w wierszu lub zachować określone akapity obok siebie. Można również wykorzystać przenoszenie wyrazów, jeżeli jest to konieczne. Modyfikowanie formatu Można automatycznie formatować tekst, kopiować formaty z jednego bloku tekstu do innego i pracować z kompozycjami wizualnymi. Malarz formatów kopiuje formatowanie tekstu i akapitu z jednej lokalizacji do innej. Wystarczy zaznaczyć tekst, którego format powinien być skopiowany i „malować" format na dowolnym tekście. Automatyczne formatowanie umożliwia szybkie zastosowanie formatowania, takiego jak nagłówki, listy punktowane, obramowania i inne. Można automatycznie formatować dokument po zakończeniu pisania lub formatować dokument podczas pisania. Na przykład, jeżeli użytkownik wpisze liczbę, a następnie kropkę, spację i tekst, program Word rozpozna intencje użytkownika i utworzy listę numerowaną. Kompozycje mogą być wykorzystane do zwiększenia wizualnej atrakcyjności i spójności dokumentów. Program Word zawiera kilka kompozycji: zbiór obrazów tła, linii, znaków wypunktowania, czcionek, kolorów i innych. Poznajemy pakiet Microsoft Orfice styl jest kolekcją elementów formatowania, które mogą być zastosowane w odniesieniu do tekstu. Program Word zawiera kilka podstawowych wbudowanych stylów nagłówków, akapitów i list. Można również utworzyć własne style. Zastosowanie stylu w odniesieniu do tekstu pozwala zaoszczędzić czas, ponieważ kilka różnych elementów formatowania może być jednocześnie zastosowanych w odniesieniu do jednego tekstu. Jeżeli definicja stylu zostanie zmieniona, program Word automatycznie zastosuje te zmiany w całym tekście w dokumencie, wykorzystującym dany styl. Style akapitów służą do definiowania wcięć, interlinii i wyrównania tekstu w akapicie. Style akapitów mogą również zawierać formatowanie tekstu. Style czcionek definiują czcionkę, rozmiar czcionki i inne formaty, takie jak pogrubienie, kursywa i podkreślenie. Znaki w akapicie mogą mieć własne style, nawet jeżeli styl akapitowy zostanie zastosowany w odniesieniu do całego akapitu. Automatyzacja wpisywania tekstu Program Word oferuje narzędzia ułatwiające analizę i automatyzujące zadania związane z wpisywaniem tekstu. Można sprawdzać pisownię i gramatykę, wstawić niestandardowe frazy, aby zaoszczędzić czas, oraz analizować i klasyfikować dokument. Program Word udostępnia nawet narzędzia edycyjne dla zawodowych prawników. Korygowanie pisowni i gramatyki Program Word udostępnia narzędzia sprawdzające, czy użytkownik używa prawidłowych słów w prawidłowy sposób. Można sprawdzać pisownię i gramatykę oraz użyć tezaurusa do wybrania „odpowiedniego" słowa. Pisownia i gramatyka są sprawdzane podczas wpisywania tekstu (błędy są podświetlane). Można również w dowolnej chwili sprawdzić cały dokument. Autokorekta automatycznie wykrywa nieprawidłowo napisane słowa i błędy gramatyczne oraz koryguje je podczas wpisywania. Autokorekta może również zastępować określone kombinacje znaków symbolami (na przykład znaki „TM" są automatycznie zastępowane symbolem „™") i poprawiać błędy pisowni wielką literą, takie jak dwie wielkie litery na początku słowa. Poznajemy pakiet Microsoft Orfice 31 Tezaurus jest wygodnym narzędziem ułatwiającym wyszukiwanie odpowiednich słów. Tezaurus wyświetla synonimy i antonimy dla poszczególnych słów. Wstawianie niestandardowego tekstu za pomocą Autotekstu i Autouzupełniania Program Word udostępnia narzędzia służące do automatycznego wstawiania często używanych słów i fraz podczas wpisywania. Program Word zawiera pewną liczbę wbudowanych fraz, ale można również dodać własne często używane teksty i grafiki. AutOtekst umożliwia wstawianie wielokrotnie używanych słów i fraz. Można również wstawić tekst ze specjalnym formatowaniem, na przykład numery stron, tabele oraz nagłówki i stopki. Program Word udostępnia standardowe wpisy Autotekstu. Użytkownik jednak może dodać własne. Autouzupełnianie pozwala szybko wstawić wpis Autotekstu lub datę. Po wpisaniu kilku pierwszych liter słowa lub frazy, odnotowanej na liście, pojawia się porada Autouzupełniania zawierająca całą zawartość elementu, który może zostać wstawiony. Jeżeli użytkownik naciśnie klawisz ENTER, program Word wstawi ten element. Przeglądanie statystyki dokumentu i właściwości pliku Program Word udostępnia narzędzia ułatwiające śledzenie właściwości pliku, takich jak temat lub tytuł oraz statystyki dokumentu, na przykład liczby wyrazów lub spacji. Statystyka wyrazów dotyczy liczby wyrazów w dokumencie, jak również liczby znaków, wierszy, akapitów i stron. Właściwości pliku są szczegółowymi informacjami zewnętrznymi dotyczącymi pliku dokumentu i ułatwiającymi późniejsze śledzenie pliku dokumentu. Można wprowadzić opisowy tytuł, nazwisko autora, temat i słowa kluczowe, identyfikujące tematy lub inne ważne informacje w dokumencie. Można później użyć właściwości pliku do wyszukania określonego dokumentu. Na przykład można wyszukać wszystkie dokumenty utworzone przez określonego autora. 32 Poznajemy pakiet Microsoft Office Program Word zawiera wiele tunkcji zaprojeKtowanycn zgoame ze specjalnymi wymaganiami zawodowych prawników. Dzięki programowi Word można w łatwy sposób utworzyć dokument z akapitami i numerami nagłówków, przypisami dolnymi, spisem treści, spisem urzędów i innymi zaawansowanymi składnikami prawniczymi. Korzystanie z grafiki Dobra grafika może bardzo ułatwić komunikowanie wiadomości i tworzenie unikatowego dokumentu. Program Word akceptuje najbardziej popularne formaty plików graficznych i zawiera obszerną kolekcję gotowych klipów. Można importować własne pliki graficzne z niemal każdego źródła, łącznie z większością skanerów i cyfrowych aparatów fotograficznych. Można utworzyć własną grafikę za pomocą narzędzi do rysowania, dostępnych w programie Word. Dodawanie obrazów Obrazy zapisane w wielu różnych formatach plików mogą być wstawiane do dokumentów programu Word. Po wstawieniu grafiki można ustawić jaw dowolnym miejscu na stronie, powiększyć lub zmniejszyć, przyciąć i wykorzystać różne techniki edycyjne. Galeria Clipart jest obszerną biblioteką gotowych grafik obejmującą szeroki zakres tematyczny. Program Word zawiera również kilka kategorii grafik zaprojektowanych specjalnie dla stron sieci Web, łącznie z tłami, transparentami, przyciskami i innymi składnikami. Galeria Clipart Live jest to olbrzymia kolekcja onhne zawierająca klipy, fotografie, efekty dźwiękowe i klipy animacyjne, które są udostępniane bezpłatnie licencjonowanym użytkownikom pakietu Orfice. Grafika może być wstawiona ze skanera lub kamery cyfrowej bezpośrednio do dokumentu programu Word. Program Word obsługuje większość urządzeń zgodnych ze standardem TWAIN (TWAlNjest standardem umożliwiającym połączenie skanerów i kamer z programem Word i innymi programami). Poznajemy pakiet Microsoft Office 33 CoreIDraw (.cdr), Encapsulated PostScript (.eps), Enhanced Metafile (.emf), Graphics Interchange Format (.gif), Joint Photographic Experts Group (.jpg). Kodak® Photo CD (.pcd), Macintosh® PICT (.pet), Micrografx (.drw), PC Paintbrush (.pcx), Portable Network Graphics (.png), Tagged Image File Format (.tif). Targa (.tga), Windows Bitmap (.bmp, .rle, .dib), Windows Metafile (.wmf) oraz WordPerfect Graphics (.wpg). Filtr graficzny musi być zainstalowany, aby można było importować niektóre z tych formatów. Więcej szczegółowych informacji podano w Pomocy programu Word. Pasek narzędzi Obraz zawiera wiele narzędzi ułatwiających uzyskanie odpowiedniego wyglądu obrazu. Korzystając z tych narzędzi można regulować jaskrawość i kontrast, przycinać obraz, kontrolować sposób zawijania tekstu wokół obrazu i sprawić, że niektóre kolory będą przezroczyste. Korzystanie z narzędzi do rysowania w programie Word Narzędzia do rysowania w programie Word mogą być użyte do tworzenia wszystkich rodzajów kształtów i efektów specjalnych tekstu. Narzędzia te mogą być wykorzystane do ilustrowania pomysłów i zwiększenia atrakcyjności dokumentu. Pasek narzędzi Rysowanie umożliwia wstawianie i formatowanie podstawowych kształtów, linii, autokształtów, wstawianie i edycja grafiki WordArt i stosowanie efektów specjalnych, takich jak cienie. Można również zmienić kolor wypełnienia, linii i tekstu wstawianych elementów oraz wykorzystać narzędzie Obrót dowolny do obrócenia elementu pod dowolnym kątem. Autoksztatiy są gotowymi kształtami, które mogą być wykorzystane w dokumentach do tworzenia elementów, takich jak diagramy i schematy blokowe, jak również elementów dekoracyjnych. Autokształty mogą być ustawione w dowolnym miejscu na stronie, a następnie obrócone, przerzucone, zabarwione i połączone z innymi kształtami. Aby dodać tekst do dowolnego autokształtu, wystarczy kliknąć kształt i wpisać tekst. Autokształty zawieraj ą kilka kategorii kształtów, takich jak linie, kształty geometryczne, strzałki i schematy blokowe. Dostępne są również trzy typy narzędzi do rysowania linii, które mogą być użyte do rysowania dowolnych kształtów. Pola tekstowe umożliwiają swobodne ustawienie na stronie tekstu niezależnie od pozostałego tekstu w dokumencie. Pola tekstowe mogą służyć jako uzupełnienie autokształtów lub innej grafiki importowanej do dokumentu. Siatka i linijka ułatwia pomiar obiektów i ustawienie ich na stronie. Siatka pomocnicza jest niewidoczną siatką linii, ułatwiającą wyrównanie narysowanych obiektów. Podczas przeciągania lub kreślenia obiektu lub autokształtu program Word wyrównuje ustawienie obiektu zgodnie z najbliższym punktem przecięcia linii siatki. Można wybrać jedną z kilku jednostek miary dla siatki i linijki, takich jak cale, centymetry, milimetry, punkty, cycera, procenty lub piksele. 34 Poznajemy pakiet Microsoft Orfice Korzystając z programu Microsott Graph, można utworzyć wiele typów wykresów w dokumentach programu Word. Można wybrać spośród wszystkich rodzajów wykresów słupkowych, kołowych, punktowych, liniowych i trójwymiarowych lub utworzyć własne, niestandardowe odmiany wykresów. Dane dla wykresu mogą być wprowadzone od podstaw lub importowane z innego pliku. Tworzenie wykresu od podstaw polega na wstawianiu wykresu programu Microsoft Graph bezpośrednio do dokumentu, a następnie wprowadzeniu danych dla wykresu za pomocą wbudowanego arkusza danych. Po utworzeniu wykresu można w łatwy sposób zmienić jego typ i edytować dane. Tworzenie wykresu na podstawie tabeli programu Word ma miejsce wówczas, gdy informacje, które powinny być wyświetlone w formie wykresu, zapisane są w tabeli. Dane z tabeli programu Word mogą być w łatwy sposób przekształcone w wykres przez podświetlenie danych w tabeli i wstawienie wykresu programu Microsoft Graph. Nowy wykres zostanie utworzony zgodnie z zaznaczonymi danymi. Tworzenie wykresu z wykorzystaniem danych importowanych odbywa się za podstawie plików tekstowych rozdzielanych lub plików z innego programu, takiego jak program Excel. Można również skopiować wykres z arkusza programu Excel i wkleić go bezpośrednio do dokumentu programu Word. Informacje na temat wykorzystania importowanych plików podano w opisie tematu „Formaty plików importowane przez program Microsoft Graph" w Pomocy. Dodawanie tabel Tabela może służyć do organizowania informacji za pomocą siatki. Tabela jest dobrym sposobem wyświetlania listy informacji, takich jak ceny lub zestawienia własności produktów. Tworzenie tabel Tabele mogą być wykorzystane do organizowania informacji na stronie. Można utworzyć zarówno prostą listę, jak i bardziej skomplikowane elementy publikacji (takie jak tworzenie nagłówka biuletynu). Wszystkie tabele programu Word są w pełni kompatybilne z formatem HTML. Oznacza to, że wyglądają równie dobrze na stronie sieci Web jak w programie Word. Tworzenie prostej tabeli polega na ustawieniu wskaźnika w miejscu, w którym powinna pojawić się tabela, a następnie użyciu polecenia Wstaw tabelę. Potem należy wybrać liczbę kolumn i wierszy, które tabela powinna zawierać. Tabela pojawi się na stronie po wykonaniu powyższych operacji. Wstawienie tabeli wymaga skorzystania z zewnętrznych źródeł za pomocą poleceń Kopiuj i Wklej. Po skopiowaniu arkusza programu Excel lub arkusza danych programu Access można wkleić te dane jako tabelę programu Word. Poznajemy pakiet Microsoft Orfice 35 Tabele mogą być edytowane, sortowane i formatowane. Można również przekształcić tabelę w tekst lub tekst w tabelę. Narzędzia do edycji tabel służą do edycji linii, wypełnień i obramowań tabel oraz kontrolowania wyrównania tekstu i obiektów w tabeli. Narzędzia do formatowania tabel umożliwiają dodanie lub usunięcie linii, formatowanie linii, dodanie koloru do komórek, dodanie wierszy i kolumn, kontrolowanie wyrównania zawartości komórek, sortowanie zawartości komórek, scalanie komórek i rozdzielanie komórek. Autoformatowanie tabel pozwala na wybór jednego z wielu wstępnie zaprojektowanych formatów tabel. Sortowanie tabeli daje możliwość posortowania zawartości tabeli i wykorzystania autosumowania do generowania sumy częściowej dla wiersza lub kolumny zawierającej wartości liczbowe. Przekształcanie tabeli w tekst i tekstu w tabelę umożliwia konwersję informacji zawartej w tabeli na zwykły tekst i odwrotnie—konwersję dowolnego zaznaczonego tekstu na tabelę. Można nawet utworzyć tabelę na podstawie pliku tekstowego wykorzystując w charakterze ograniczników (czyli separatorów kolumn) przecinki, tabulatory lub znaczniki akapitów. Współpraca w dokumentach Program Word 2000 stworzył nowe sposoby udostępniania informacji. Można wymieniać dokumenty, rozszerzać zakres korespondencji e-mail i współpracować z innymi osobami jednocześnie w tym samym dokumencie. Korzystając z poczty e-mail, sieci firmowej lub sieci Web, można pracować z osobami znajdującymi się po drugiej stronie sali lub na całym świecie! Udostępnianie dokumentów Jednym ze sposobów udostępnienia dokumentu innym osobom jest wysłanie im swojego dokumentu pocztą e-mail lub opublikowanie go w witrynie sieci Web, którą osoby te mogą odwiedzić. Osoby te mogą następnie edytować dokument lub umieszczać w nim komentarze, by następnie wysłać dokument po recenzji z powrotem do autora. Program Word 2000 udostępnia również sposoby ochrony dokumentu, pozwalające uniknąć wirusów i ograniczyć dostęp dla określonych użytkowników. Śledzenie zmian ma na celu sprawdzenie, kto wprowadził poszczególne zmiany i kiedy zmiany zostały wprowadzone. Jeżeli śledzenie zmian jest włączone, program Word wyróżnia wszystkie zmiany, formatując tekst za pomocą innego koloru i dodając pionowe linie na marginesie strony obok zmian w tekście. Można również porównać dwa podobne dokumenty, aby zobaczyć jakie są różnice między nimi. 36 Poznajemy pakiet Microsoft Office dokumentu i są oznaczone nazwiskiem użytkownika, który wprowadził dany komentarz. Wersje przechowują historię roboczą każdego utworzonego dokumentu, śledząc postępy dokumentu od początku do końca. Można otworzyć poszczególne wersje jako oddzielne dokumenty i porównać jeż innymi wersjami, aby zobaczyć jakie zmiany zostały wprowadzone, kto je wprowadził i kiedy. Ochrona dokumentu ma na celu ograniczenie dostępu innych użytkowników do dokumentu. Można ustawić hasło dla całego dokumentu, umożliwić użytkownikom tylko dodawanie komentarzy lub śledzić wprowadzane przez nich zmiany. Ochrona przed wirusami może być włączona, aby zapobiec uruchomieniu makr, które mogłyby zawierać niebezpieczny wirus. Można przechowywać listę sprawdzonych źródeł makr i umieszczać podpisy cyfrowe na utworzonych makrach, aby inni użytkownicy mogli zweryfikować swoją integralność. Zgodność z przeglądarkami umożliwia projektowanie strony sieci Web zgodnie z określoną wersją przeglądarki. Aby mieć pewność, że dokument będzie prawidłowo odczytany we wcześniejszej wersji przeglądarki, można skonfigurować program Word tak, aby nie korzystał z funkcji, których przeglądarka nie może wyświetlić. Można również wykorzystać podobną funkcję, aby mieć pewność, że dokumenty będą wyświetlane prawidłowo w poprzednich wersjach programu Word. Zarządzanie pocztą e-mail Rozbudowane funkcje programu Word mogą być wykorzystane do rozbudowania wiadomości e-mail. Można wysyłać wiadomości e-mail bezpośrednio z programu Word lub użyć programu Word jako edytora wiadomości e-mail w połączeniu z ulubionym programem pocztowym. Z programu Word można nawet wysyłać faksy! Wysyłanie wiadomości e-mail można prowadzić z programu Word za pomocą polecenia Wyślij do. Można wysłać aktualny dokument jako treść wiadomości e-mail lub jako załącznik. Aby natychmiast wysłać dokument do określonej skrzynki odbiorczej, wystarczy wybrać adresata. Rozsyłanie dokumentów umożliwia wysyłanie dokumentu pocztą e-mail kolejno do kilku użytkowników. Rozsyłanie dokumentu pozwala poszczególnym adresatom zapoznać się z recenzjami i komentarzami wprowadzonymi przez poprzedniego adresata. Zastosowanie programu Word jako edytora wiadomości e-mail pozwala połączyć program Word z ulubionym programem pocztowym i dzięki temu rozszerzyć możliwości edycji wiadomości e-mail o takie funkcje, jak Autokorekta, sprawdzanie pisowni i gramatyki, tezaurus, szablony, kompozycje itd. Program Word 2000 udostępnia również specjalne szablony z kompozycjami, zaprojektowane specjalnie dla wiadomości e-mail. Poznajemy pakiet Microsoft Orfice 37 wiadomości e-mail. Można tworzyć unikatowe podpisy dla różnych wiadomości. Kreator f aksów umożliwia wysyłanie dokumentów j akofaksów. Wystarczy powiedzieć Kreatorowi co powinno znaleźć się na stronie tytułowej, podać nazwisko i numer faksu, a Kreator wykona całą pracę za użytkownika. Współpraca w sieci Web Można teraz współpracować z innymi osobami w czasie rzeczywistym w sieci Web. Korzystając z programu Dyskusje w sieci Web, można współpracować, umieszczając wątki komentarzy w dokumencie na serwerze sieci Web w czasie rzeczywistym. Program NetMeeting może być wykorzystany do prowadzenia rozmów z innymi osobami oraz do pisania na elektronicznej tablicy lub w oknie Rozmowa. Program Dyskusje w sieci Web umożliwia kilku osobom pracę nad dokumentem w sieci Web. Komentarze mogą być zakotwiczone do akapitów lub załączone do całego dokumentu. Poszczególne osoby mogą umieszczać komentarze. Relacje między komentarzami są śledzone w formie wątków. Można pokazać tylko komentarze utworzone przez określonego użytkownika lub utworzone w określonym czasie. Po zebraniu komentarzy można zaakceptować lub odrzucić wszystkie, aby opracować nowy dokument. Program NetMeeting pozwala na oglądanie i słuchanie innych osób lub wykorzystywanie sieci Web do organizacji konferencji. Program NetMeeting jest dobrą metodą współpracy, jeżeli użytkownicy oddaleni od siebie o wiele kilometrów chcą spotkać się „twarzą w twarz" lub porozmawiać. Można mówić przez mikrofon i słyszeć odpowiedzi współpracownika w głośnikach komputera. Program NetMeeting udostępnia również elektroniczną tablicę, na której można pisać i odczytywać uwagi widoczne dla każdego. Korzystanie z formatu HTML i stron sieci Web Program Word 2000 ułatwia tworzenie stron sieci Web i pracę z formatem HTML— uniwersalnym językiem sieci Web. Można zapisywać dokumenty w formacie HTML jako macierzystym formacie pliku, tworzyć strony sieci Web za pomocą Kreatora stron sieci Web, użyć kompozycji do ozdobienia stron sieci Web, pracować z ramkami stron sieci Web oraz w łatwy sposób precyzyjnie zmieniać układ stron sieci Web. Tworzenie stron sieci Web Aby utworzyć nowe strony sieci Web, należy zapisać dokument w formacie pliku HTML, zapisać dokument jako stronę sieci Web lub użyć Kreatora stron sieci Web. Jeżeli konieczne jest utworzenie strony sieci Web, program Word 2000 wie, jak to zrobić. 38 Poznajemy pakiet Microsoft Office dlatego dokumenty mogą być zapisywane w formacie HTML i przeglądane w przeglądarce na dowolnej platformie. Ten „okrężny" format pliku umożliwia utworzenie dokumentu w programie Word 2000, zapisanie go w formacie HTML, a później przeniesienie go z powrotem do programu Word bez utraty danych. Podczas importu pliku HTML wszystkie nieznane tagi są zapisywane, nawet jeżeli program Word nie może ich wyświetlić. Umożliwia to zachowanie integralności plików HTML i umożliwia programowi Word obsługę formatów pliku, które zostaną wprowadzone w przyszłości. Polecenie Zapisz jako stronę sieci Web służy do zapisywania aktualnego dokumentu jako strony sieci Web. Polecenie to różni się od polecenia Zapisz jako, a następnie wybrania HTML jako formatu pliku. Kreator stron sieci Web prowadzi użytkownika przez etapy procesu tworzenia strony sieci Web od podstaw. Można utworzyć jedną lub tuzin stron sieci Web, korzystając z tej samej kompozycji graficznej i zapewnić nawigację między wszystkimi stronami. Jeżeli użytkownik nie tworzył dotychczas stron sieci Web, powinien skorzystać z Kreatora! Zmiana wyglądu stron sieci Web Strony sieci Web mogą być ozdobione za pomocą kompozycji, teł, grafiki, hiperłączy i ramek. Program Word może utworzyć atrakcyjnie wyglądające strony sieci Web z pełną szatą graficzną. Kompozycje umożliwiają wzbogacenie szaty graficznej stron sieci Web i zachowanie ich jednolitości. Program Word udostępnia zbiór kompozycji grupujących tła, znaki wypunktowania oraz elementy formatowania, takie jak kolor tekstu, czcionka i rozmiar czcionki. Można uzyskać więcej kompozycji korzystając z programu Microsoft Front Page® 2000 Web służącego do tworzenia witryn i zarządzania witrynami lub korzystając z witryny w sieci Web pakietu Office 2000. Niektóre kompozycje zawierają animacje i umożliwiają definiowanie koloru. Ponadto każda kompozycja udostępnia dwie wersje kolorystyczne, a użytkownik może wybrać domyślny schemat kolorów lub bardziej żywy schemat kolorów. Tła stron sieci Web pozwalają korzystać z atrakcyjnych kolorów, imponujących efektów wypełniania lub przyciągającego uwagę obrazu graficznego na stronie sieci Web. Obrazy są traktowane jako elementy mozaiki i są układane obok siebie, aby wypełnić tło strony. Kompozycje mogą być również wykorzystane jako tła. Poznajemy pakiet Microsoft Office 39 przeznaczonych specjalnie do wykorzystania na stronach sieci Web, łącznie ze znakami wypunktowania, przyciskami, liniami, tłami i transparentami. Grafika jest umieszczana na stronach sieci Web w taki sam sposób jak w dokumencie programu Word. Jeżeli dokument zostanie zapisany jako strona sieci Web, program Word przekonwertuje wszystkie obrazy graficzne na jeden z trzech formatów plików obsługiwanych w Intemecie (.gif, jpg lub .png). Hipertącza prowadzą do innej lokalizacji na tej samej stronie sieci Web, w witrynie sieci Web, do adresu e-mail lub innego dokumentu pakietu Office. Hiperłącza stanowią integralną część każdej strony sieci Web, a praca z nimi w programie Word jest łatwa. Program Word śledzi wszystkie łącza wstawione przez użytkownika, jak również ostatnio wykorzystywane pliki, strony sieci Web i adresy e-mail, dlatego można w łatwy sposób wstawić łącza do tych elementów bez konieczności zapamiętywania informacji dotyczących łączy. Można również utworzyć łącza do plików i stron sieci Web zapisanych na liście Ulubione. Ramki umożliwiają wyświetlenie jednocześnie kilku stron sieci Web w oknie przeglądarki. Program Word może umieścić spis treści w jednej ramce, a w innej ramce wyświetlić strony, do których prowadzą łącza. Spis treści będzie zawsze widoczny, co ułatwia nawigację. Można tworzyć ramki za pomocą Kreatora stron sieci Web lub użyć polecenia Konfiguracja ramek. Przeglądanie stron sieci Web Można zobaczyć potencjalne strony sieci Web podczas ich edycji w programie Word lub wyświetlić strony w dowolnej przeglądarce. Widok Układ strony sieci Web jest doskonałym widokiem do tworzenia i edycji stron sieci Web. Widok ten przekształca program Word w edytor stron sieci Web typu WYSIWYG (tzw. „dostaniesz dokładnie to, co widzisz"). Widok ten umożliwia uniknięcie zgadywania odnośnie do ostatecznego wyglądu strony sieci Web podczas jej tworzenia, ponieważ widok ten dokładnie przedstawia wygląd strony po wyświetleniu jej w sieci Web. Podgląd strony sieci Web przedstawia dokładnie wygląd ukończonej strony sieci Web, wyświetlając jaw domyślnej przeglądarce sieci Web. W przeciwieństwie do widoku Układ strony sieci Web nie można edytować strony w tym widoku, jednak można dokładnie zobaczyć jak strona będzie wyglądała. 40 Poznajemy pakiet Microsoft Office Strony mogą być zapisane na serwerze sieci wen mo przygotowane w IBKI sposoo, aoy użytkownicy mogli poinformować autora strony o tym, że chcą być powiadamiani, jeżeli jedna ze stron ulegnie zmianie. Zapisanie strony na serwerze sieci Web jest równie łatwe jak zapisanie pliku na lokalnym dysku twardym. W tym celu użytkownik musi mieć dostęp do Intemetu za pośrednictwem sieci firmowej lub połączenia telefonicznego. Wystarczy dodać adres serwera zdalnego do listy witryn sieci Web, aby podczas następnego zapisywania strony serwer zdalny pojawił się na liście dostępnych miejsc docelowych. Subskrypcje/powiadomienia w sieci Web umożliwiają użytkownikowi zgłoszenie zainteresowania dokumentem, zapisanym jako strona sieci Web lub w folderze sieci Web. Jeżeli strona sieci Web lub folder na serwerze sieci Web ulegnie zmianie, wiadomość e-mail informująca o zmianach zostanie wysłana do użytkownika. Organizacja dużego dokumentu Podczas pracy z dużym dokumentem program Word udostępnia kilka zaawansowanych narzędzi. Aby ułatwić czytelnikom zrozumienie struktury dokumentu, można utworzyć spis treści, spis ilustracji oraz indeks. Można umieścić pomocnicze informacje, korzystając z przypisów dolnych, podpisów, odsyłaczy i hiperłączy. Jeżeli dany dokument jest kolekcją dokumentów, można połączy ć je za pomocą dokumentu głównego. Tworzenie spisu treści Spis treści pełni rolę mapy dużego dokumentu. Spisy treści mogą być drukowane lub umieszczane na stronach sieci Web. Jeżeli dokument zostanie wydrukowany, numery stron będą widoczne w spisie treści. Po zapisaniu tego dokumentu jako strony sieci Web pozycje spisu treści będą wyświetlane jako hiperłącza, a numery stron zostaną ukryte. Można utworzyć spis treści oparty na stylach nagłówkowych, stylach poziomów konspektu lub stylach niestandardowych. Style nagłówkowe są wbudowane w programie Word i służą do tworzenia spisów treści. Pozycje w spisie treści tworzone w ten sposób są automatycznie ustawiane w kolejności zgodnej z wbudowanymi stylami nagłówkowymi, zastosowanymi w dokumencie. Style poziomów konspektu mogą być użyte do utworzenia spisu treści zgodnie ze stylami poziomów konspektu, zastosowanymi w dokumencie. Metodę te należy wykorzystać, jeżeli konieczne jest uniknięcie zmiany formatowania istniejących nagłówków. Poznajemy pakiet Microsoft Office 41 Spisu ilustracji stanowi listę wszystkich graficznych elementów w dokumencie. Podobnie jak w wypadku spisów treści spis ilustracji utworzony w programie Word może być w łatwy sposób użyty w dokumentach drukowanych i oniine. Podpisy towarzyszące poszczególnym elementom graficznych w dokumencie mogą być użyte do utworzenia spisu ilustracji. Poszczególne podpisy zostaną wykorzystane do utworzenia pozycji w spisie ilustracji. Style niestandardowe mogą służyć do tworzenia spisu ilustracji zgodnie z wymaganiami użytkownika. Poszczególne ilustracje, oznaczone podpisem sformatowanym za pomocą wybranego stylu niestandardowego, pojawią się automatycznie w spisie ilustracji. Tworzenie indeksu Indeks zawiera listę tematów i terminów omówionych w wydrukowanych dokumentach wraz z numerami stron, na których występują te tematy i terminy. Hasła indeksu zazwyczaj odnoszą się do poszczególnych słów lub fraz, tematów, które mogą obejmować kilka stron, lub innych haseł indeksu. Wystarczy zaznaczyć hasło indeksu w tekście i wybrać format indeksu, a program Word wykona wszystkie pozostałe operacje. Hasła indeksu są tworzone przez wybranie słowa lub frazy i przypisanie do niej hasła indeksu. Można zaznaczyć pojedyncze hasła lub polecić programowi Word automatyczne zaznaczenie wszystkich wystąpień określonego hasła indeksu. Można również użyć pliku konkordancji do dalszego zautomatyzowania procesu. Edycja i formatowanie haseł indeksu sprowadza się po prostu do edycji pól haseł indeksu w dokumencie. Podczas budowania indeksu zawsze jest tworzony nowy indeks. Tworzenie indeksów odbywa się przez wybór projektu, a następnie utworzenie indeksu. Program Word gromadzi wszystkie hasła indeksu, sortuje je alfabetycznie, tworzy odsyłacze do numerów stron, usuwa duplikaty haseł znajdujące się na tej samej stronie i wyświetla indeks w dokumencie. Aktualizacja indeksu polega na ponownym utworzeniu indeksu. Aktualizacja indeksu może być konieczna, jeżeli w dokumencie wprowadzono zmiany. 42 Poznajemy pakiet Microsoft Office Można utworzyć przypisy dolne i końcowe w dokumencie, Przypisy dome są wyświetlane u dołu najbliższej strony, a przypisy końcowe są wyświetlane na końcu dokumentu. Przypisy dolne i końcowe są zapisywane jako hiperłącza, jeżeli dokument zostanie przekształcony w stronę sieci Web. Podpisy mogą być umieszczane przy obrazach. Można również tworzyć odsyłacze i łącza w dokumencie za pomocą pól, zakładek i hiperłączy. Wstawianie przypisu dolnego lub końcowego odbywa się poprzez ustawienie wskaźnika w miejscu, w którym przypis powinien być umieszczony, i użycie polecenia Przypis z menu Wstaw. Później można edytować przypisy dolne i końcowe. Tworzenie podpisów ma na celu opis zawartości rysunków, diagramów, tabel i równań. Podpisy mogą być umieszczone ręcznie lub za pomocą autopodpisów. Jeżeli użytkownik zastosowuje autopodpisy, program Word automatycznie umieści podpisy w chwili wstawiania rysunków lub innych elementów do dokumentu. Tworzenie odsyłaczy umożliwia odwoływanie się do tekstu lub obiektu znajdującego się w innym miejscu w dokumencie. Można utworzyć odsyłacze do podpisów, zakładek, nagłówków, akapitów numerowanych itd. Można również formatować je jako hiperłącza tak, aby kliknięcie odsyłacza powodowało wyświetlenie elementu, do którego odwołuje się dany odsyłacz. Pola są wykorzystywane jako symbole zastępcze dla różnego rodzaju odwołań programu Word do lokalizacji w dokumencie. Można również użyć pól do obliczania lub wyświetlania różnych informacji i aktualizować pola w celu wyświetlenia nowych danych. Zakładki umożliwiają czytelnikom szybkie wyświetlenie określonej strony. Można również użyć zakładek do tworzenia odsyłaczy i haseł indeksu. Hiperłącza wstawione w dokumencie mogą kierować do innej lokalizacji w dokumencie, innego dokumentu pakietu Office, do intemetowej lub intranetowej witryny sieci Web lub adresu e-mail. Program Word śledzi wszystkie informacje dotyczące łączy wstawionych do dokumentu, ostatnio wykorzystywanych plików, stron sieci Web i adresów e-mail, dlatego można w łatwy sposób wstawić łącza prowadzące do tych elementów bez konieczności ponownego wprowadzania informacji dotyczących łącza. Można również tworzyć łącza do stron sieci Web, które zostały dodane do folderu Ulubione. Poznajemy pakiet Microsoft Orfice 43 Dokument główny jest kontenerem dla zbioru pokrewnych dokumentów. Można wykorzystać dokument główny do organizacji książki z kilkoma rozdziałami lub podzielenia dokumentu na mniejsze dokumenty podrzędne. Szablon dokumentu głównego zastępuje szablony poszczególnych dokumentów podrzędnych, jeżeli dokumenty podrzędne są przeglądane lub drukowane z dokumentu głównego. Tworzenie nowego dokumentu głównego należy rozpocząć w widoku konspektu i zadeklarować odpowiednie nagłówki jako dokumenty podrzędne. Podczas zapisywania dokumentu głównego program Word automatycznie przypisuje nazwy do poszczególnych dokumentów podrzędnych na podstawie nagłówków konspektu. Po wykonaniu tej operacji można dodawać lub usuwać dokumenty podrzędne w miarę konieczności. Praca z dokumentem podrzędnym wygląda podobnie, jak praca z każdym innym dokumentem programu Word. Można przeglądać dokumenty podrzędne pojedynczo lub razem w oknie dokumentu głównego. Tworzenie listy wysyłkowej Jeżeli użytkownik pracuje z listami seryjnymi lub chce wydrukować dużą ilość kopert lub etykiet adresowych, to funkcje wysyłkowe programu Word mogą ułatwić organizowanie danych adresowych, pobranie ich do dokumentu i wydrukowanie w odpowiednim formacie. Pomocnik korespondencji seryjnej prowadzi użytkownika przez proces tworzenia korespondencji seryjnej. Proces ten obejmuje tworzenie dokumentu, połączenie ze źródłem danych zawierającym wszystkie nazwiska i adresy oraz scalenie danych z dokumentem. Konfiguracja źródła danych ma na celu przygotowanie informacji adresowych dla list wysyłkowych. Źródło danych wybrane przez użytkownika może być plikiem tekstowym, arkuszem kalkulacyjnym lub bazą danych. Można utworzyć źródło danych ręcznie lub korzystając z Pomocnika korespondencji seryjnej. Jeżeli wykorzystany zostanie Pomocnik, program Word przygotuje źródło danych w formacie tabelarycznym. Pierwszy wiersz będzie zawierał nazwy pól, a następne wiersze będą zawierały właściwe dane. 44 Poznajemy pakiet Microsoft Office seryjnej można drukować etykiety, koperty lub listy seryjne. Rozpowszechnianie listów seryjnych za pomocą poczty e-mail lub faksu można przeprowadzić dzięki funkcjom korespondencji seryjnej programu Word. Elektroniczna lista wysyłkowa może być przygotowana za pomocą narzędzi i technik wykorzystywanych do przygotowania standardowej korespondencji. System musi zawierać program e-mail zgodny z interfejsem MAPI lub program faksowy. Więcej informacji podano w Pomocy programu Word. Dostosowanie programu Word 2000 Program Word może być dostosowany do stylu pracy użytkownika. Można utworzyć własne procedury dostosowania za pomocą makr. Możliwości dostosowania programu Word do stylu pracy użytkownika są nieograniczone. Korzystanie z okna dialogowego Opcje Program Word udostępnia opcje, które umożliwiają zmianę niemal wszystkich funkcji. Można wybrać wstępnie definiowane opcje, specjalnie dostosować sposób pracy z programem Word lub wykorzystać dodatki opracowane przez inne firmy. Okno dialogowe Opcje może być wykorzystane do określenia domyślnych opcji, które będą stosowane w każdym dokumencie, w którym pracuje użytkownik. Korzystając z okna dialogowego Opcje, można wyświetlić lub ukryć znaki specjalne (na przykład tabulatory i znaki akapitów), wyróżnić błędy pisowni i gramatyki podczas pracy (lub pozostawić je ukryte), wskazać domyślny folder do zapisywania plików i wykonać wybrać wiele innych opcji. Dostosowanie pasków narzędzi i menu ułatwia dostęp do często używanych poleceń. Program Word zawiera wiele różnych pasków narzędzi przeznaczonych dla wszystkich rodzajów funkcji. Można określić, które paski narzędzi będą wyświetlane, dodać przyciski do paska narzędzi i usunąć przyciski, które są rzadko używane. Można również utworzyć własne niestandardowe paski narzędzi, korzystając z wybranych menu i przycisków. Dodatki są to dodatkowe programy, które instaluje się w celu rozbudowania możliwości programu Word o niestandardowe polecenia i funkcje specjalne. Dodatki można uzyskać od niezależnych sprzedawców oprogramowania. Można również zaprogramować własne dodatki, wykorzystując do tego system dla deweloperów Microsoft Visual Basie® for Applications. Programy pakietu Office 2000 obsługują również dodatki zgodne z modelem Component Object Model (COM). Informacje na temat tworzenia niestandardowych dodatków COM podano w Pomocy programu Word. Poznajemy pakiet Microsoft Office 45 Jeżeli określona operacja Jest wieloKromie wyłamywana w programie wora, to należy rozważyć możliwość zastosowania makr. Korzystając z makr można zarejestrować i odtworzyć sekwencje naciśnięć klawiszy na klawiaturze. Zarejestrowanie makra polega na wykonaniu operacji w programie Word natychmiast po włączeniu rejestratora. Program Word śledzi wszystkie ruchy myszy i kliknięcia wykonywane przez użytkownika, jak również wpisany tekst. Na przykład, jeżeli konieczne jest napisanie dziennego raportu ze sprzedaży, można zarejestrować makro tworzące nowy dokument na podstawie szablonu zawierającego identyczny tekst dla wszystkich raportów. Można następnie wstawić dane dotyczące sprzedaży ze źródła danych, umieścić komentarze, sprawdzić poprawność tekstu i wysłać raport pocztą e-mail do miejsca przeznaczenia. Następnie można uruchomić zarejestrowane makro, naciskając pojedynczy przycisk, wybierając niestandardowy element w menu lub klikając niestandardowy przycisk na pasku narzędzi. Edycja i pisanie makr jest możliwa w systemie dla deweloperów Visual Basie for Applications. Po zarejestrowaniu makra można odczytać i zmodyfikować kod utworzony przez rejestratora. Na przykład, jeżeli nowe akcje zostaną dodane do portfela, można edytować makro, dodając kilka poleceń w języku Visual Basie. Program Word udostępnia doskonały edytor kodu i obszerną dokumentację ułatwiającą pisanie makr. Można również użyć makr do pracy z innymi produktami pakietu Orfice 2000. Pomoc dla użytkowników programu WordPerfect Zgodność z programem WordPerfect ułatwia użytkownikom programu WordPerfect migrowanie do programu Word. Pomoc dla użytkowników programu WordPerfect umożliwia użytkownikom programu WordPerfect wykorzystanie posiadanych umiejętności i klawiszy używanych w programie WordPerfect do poznania programu Word. 46 Poznajemy pakiet Microsoft Office Funkcje obsługi wielu języków Międzynarodowe funkcje w programie Word 2000 ułatwiaj ą pracę w kilku językach i współużytkowanie dokumentów utworzonych w różnych językach. Program Word obsługuje wiele języków, udostępniając polecenia i funkcje dostosowane do określonego języka. Jeżeli użytkownik pracuje z dokumentami zawierającymi tekst w kilku językach lub udostępnia dokumenty osobom korzystającym z programu Word w systemach wykorzystujących inne języki, to użytkownik lub administrator sieci może dostosować program Word 2000 tak, aby obsługiwał on konwencje i wymagania unikatowe dla tych języków. Program Word 2000 obsługuje edycję i przeglądanie dokumentów w ponad 80 językach. Standard kodowania Unicode rozszerza możliwości obsługi wielu języków w programie Word. Program Word 2000 wykorzystuje standard kodowania Unicode, dlatego można użyć programu Word do wyświetlania i formatowania tekstu w niemal wszystkich systemach pisowni, łącznie z językami, których obsługa była dotychczas utrudniona, takimi jak język arabski, hebrajski, japoński, koreański oraz tradycyjny i uproszczony język chiński. Polecenia Otwórz/Zapisz dla kodowanych plików HTML i plików tekstowych pozwalają na otwieranie i zapisywanie zwykłych plików tekstowych z różnych systemów komputerowych, jak również plików HTML zawierających tekst napisany w innych językach. Obsługiwane są wszystkie standardy kodowania w systemie Windows, podobnie jak standardy kodowania organizacji International Organization for Standardization (ISO) oraz niektóre inne zastrzeżone standardy kodowania. Polecenia Otwórz/Zapisz dla kodowanego tekstu umożliwiają otwieranie i zapisywanie zwykłych plików tekstowych z różnych systemów komputerowych, jak również plików zawierających tekst napisany w innych językach. Obsługiwane są wszystkie standardy kodowania systemu Windows, jak również kodowanie organizacji ISO, kodowanie Apple Macintosh, kodowanie Extended Binary Code Decimal Interchange Code (EBCDIC) i kilka innych zastrzeżonych standardów kodowania. Kodowany plik tekstowy jest zapisywany zgodnie ze standardem kodowania—zbiorem reguł przypisujących wartości numeryczne poszczególnym znakom tekstowym w pliku. Istnieje wiele różnych standardów kodowania reprezentujących zestawy znaków używanych w różnych językach. Niektóre standardy kodowania obsługują tylko znaki używane w określonym języku. Więcej informacji na temat kodowania podano w Pomocy programu Word. Poznajemy pakiet Microsoft Office 47 Office 2000. Zestaw zawiera moduły sprawdzania pisowni dla większości głównych języków oraz dodatkowe narzędzia sprawdzające dla wybranych języków. Program Word 2000 jest przystosowany do wykorzystania wielu modułów sprawdzania pisowni i gramatyki, dlatego zainstalowanie pakietu narzędzi sprawdzających pozwala utworzyć prawdziwie wielojęzyczne środowisko edycyjne. Wykorzystanie automatycznego wykrywania języka i narzędzi sprawdzających umożliwia swobodne tworzenie dokumentów w wielu językach i automatyczne sprawdzanie wyników. Pakiet Orfice 2000 Proofing Tools można nabyć u licencjonowanych sprzedawców. Autowy krywan ie języka umożliwia wykrycie j ęzyka używanego przez użytkownika. Po wykryciu określonego języka program Word stosuje odpowiednie słowniki do sprawdzania pisowni i gramatyki, jeżeli są dostępne, reguły interpunkcyjne i konwencje sortowania dla danego języka. Edycja wielojęzyczna umożliwia tworzenie dokumentów zawierających tekst napisany w wielu językach. Na przykład można edytować ten sam dokument w języku francuskim, niemieckim i hiszpańskim. Globalna obsługa IME umożliwia wprowadzanie tekstu w języku japońskim, koreańskim oraz tradycyjnym lub uproszczonym języku chińskim nawet w angielskiej lub europejskiej wersji systemu operacyjnego Windows. Obsługa azjatyckiego układu tekstu umożliwia zastosowanie formatowania używanego zazwyczaj w dokumentach zawierających tekst napisany w językach azjatyckich. Przykładem tego typu formatowania mogą być prawidłowe podziały wierszy i typografia, zapis fonetyczny (określany w języku japońskim jako Fuńgana), podwójne wiersze umożliwiające umieszczenie przypisów dolnych w wierszu, poziome ułożenie tekstu z zachowaniem pionowego przebiegu tekstu, znaki umieszczone w okręgach lub inny kształtach oraz znaki łączone, używane do umieszczenia krótkich słów w miejscu przeznaczonym dla pojedynczego znaku. Obsługa pionowego układu tekstu umożliwia wyświetlanie tekstu w pionowych kolumnach w sposób typowy dla dokumentów zawierających tekst napisany w języku japońskim i chińskim. Funkcja ta jest dostępna w azjatyckich wersjach systemu operacyjnego i środowiska graficznego Microsoft Windows 95 lub w wersji późniejszej oraz systemu operacyjnego Microsoft Windows NT® w wersji 4.0 lub późniejszej. Znakowe jednostki miary umożliwiają użytkownikom dokumentów zawierających tekst napisany w językach azjatyckich określanie wielkości wcięć i innych ustawień za pomocą określonej liczby znaków o stałej szerokości zamiast podawania liczby jednostek. Umożliwia to dostosowanie układu tekstu zgodnie z układem używanym zazwyczaj w językach azjatyckich. 18 Poznajemy pakiet Microsoft Office list punktowanych, których elementy mają taką samą szerokość. Umożliwia to uzyskanie wyglądu justowanych akapitów. Konwersja Hangul Hanja jest dostępna w koreańskiej wersji pakietu Office—po zainstalowaniu pakietu Proofing Tools umożliwia ona konwersję koreańskich znaków Hangul na odpowiednie znaki Hanja i odwrotnie. Słownik Hanja jest dostępny w koreańskiej wersji pakietu Office—po zainstalowaniu pakietu Proofing Tools umożliwia on wyszukiwanie słów w koreańskim języku Hanja. Oprogramowanie Hanja Radical input jest dostępne w koreańskiej pakietu Office—po zainstalowaniu pakietu Proofing Tools umożliwia ono wprowadzanie koreańskich znaków Hanja przez odwołanie się do ich poszczególnych elementów. Słownik chiński jest dostępny w wersji pakietu Orfice dla uproszczonego języka chińskiego—po zainstalowaniu pakietu Proofing Tools umożliwia on wyszukiwanie chińskich i angielskich słów oraz wyświetlanie ich definicji w języku chińskim. Translacja tradycyjnego i uproszczonego języka chińskiego umożliwia tłumaczenie tekstu z tradycyjnego języka chińskiego na uproszczony język chiński i odwrotnie. Translacja nie jest zwykłą konwersją znaków, ale procesem wykorzystującym analizę terminów do uzyskania odpowiedniego tłumaczenia. Funkcja jest dostępna w chińskiej wersji pakietu Office i w pakiecie Proofing Tools. Obsługa zapisu od prawej do lewej umożliwia obsługę języków odczytywanych od prawej do lewej strony w programie Word. Można pisać i edytować tekst w językach, takich jak język arabski, hebrajski, Farsi i Urdu pod warunkiem, że użytkownik posiada odpowiednią wersję językową systemu Windows 95 lub w wersji późniejszej lub Windows NT Server w wersji 4.0 lub późniejszej. Obsługa klawisza AltGR umożliwia użycie prawego klawisza ALT do innych funkcji niż lewy klawisz ALT, jak to ma zwykle miejsce w niektórych europejskich układach klawiatury. Zapobiega to potencjalnym konfliktom skrótów klawiaturowych podczas pracy w kilku językach. Poznajemy pakiet Microsoft Office 49 L Korzystanie z programu bxcel 2UUU Spis treści Wprowadzenie do programu Excel 2000 52 Wykonywanie scenariuszy co-jeśli 53 Tworzenie list 53 Umieszczanie danych w sieci Web 54 Podstawowe informacje na temat programu Excel 55 Co nowego 56 Zwiększanie produktywności 56 Współpraca w sieci Web 57 Wielojęzyczna obsługa użytkowników 58 Obsługa formatu dokumentu HTML 58 Kaca z programem Excel 2000 59 Korzystanie z arkuszy 59 Wprowadzanie danych 61 Korzystanie z danych zewnętrznych 64 Zmiana wyglądu danych 66 Korzystanie z formuł 69 Dodawanie grafiki 71 Korzystanie z sieci Web 73 Analiza danych 76 Zarządzanie listami 77 Dostosowanie programu Excel 79 Korzystanie z funkcji obsługi wielu języków 81 Poznajemy pakiet Microsoft Office 51 Wprowadzenie do programu Excel 2000 Czy pracujesz z liczbami? Dużą ilością liczb? Czy musisz podejmować decyzje na podstawie tych liczb? Jeżeli tak, to arkusz kalkulacyjny Microsoft® Excel 2000 jest przeznaczony dla Ciebie. Niczym armia księgowych, oczekujących w gotowości z kalkulatorami w dłoniach, program Excel może przejąć trud związany z nudnymi obliczeniami. . . Program Excel składa się z siatki wierszy i kolumn, utrzymujących liczby w doskonałym porządku. Siatka ta może być wykorzystana do tworzenia prostych list. Dane mogą być wpisane lub importowane z relacyjnych baz danych, witryn sieci Web lub gigantycznych magazynów danych firmowych. Potrzebne dane wprowadza się tylko raz, a następnie można wykorzystywać je do generowania nowych liczb, aby wykonać określone obliczenia lub zmienić kilka pozycji i ponownie wykonać obliczenia. Raporty mogą być ilustrowane imponującymi wykresami i mapami, generowanymi na podstawie liczb wprowadzonych w siatce. Możliwa jest współpraca w celu udostępniania określonych danych oraz publikowania arkuszy, wykresów i map w sieci Web. Następnie można zaprezentować różnego rodzaju podsumowania. Jeżeli dane liczbowe mają istotne znaczenie, program Excel jest doskonałym narzędziem do ich przetwarzania. 2 Poznajemy pakiet Microsoft Office Każdego dnia stajemy wobec konieczności podjęcia skomplikowanych decyzji. Co się stanie, jeśli koszty się zwiększą? Co będzie, jeśli wyprodukuje się 20 procent więcej określonych jednostek? Program Excel może odpowiedzieć na te pytania w ciągu kilku minut, obliczając koszt towarów, granice opłacalności i wzrost kosztów produkcji. Załóżmy, że chcemy ustalić, w jaki sposób zmniejszyć cenę produktu, zachowując umiarkowany zysk. Jednym ze sposobów jest zmniejszenie kosztów, związanych z wytworzeniem większej liczby jednostek. Obliczenie kosztu towarów nie jest jednak łatwe; produkt zawiera 49 składników, a poszczególne składniki mają inne rabaty cenowe. Na przykład w wypadku zakupu silników elektrycznych otrzymujemy 5% rabatu przy 1000 jednostkach i 10% rabatu przy 5000 jednostkach. Lampy błyskowe są jednak o 10% tańsze tylko w wypadku zakupu 10 000 jednostek. Załóżmy również, że musimy analizować 49 składników. Można spędzić tygodnie z kalkulatorem, próbując ustalić wszystkie możliwości. Ponieważ w programie Excel została już utworzona odpowiednia lista, nie ma potrzeby wprowadzania nazw i cen składników. Wystarczy utworzyć arkusz i połączyć go z danymi na istniejącej liście. Następnie można wprowadzić formuły w nowym ) arkuszu, które odzwierciedlaj ą różne rabaty cenowe dla każdego składnika. Wypełnianie każdej komórki nie jest konieczne, ponieważ program Excel może skopiować formuły dla podzespołów, które nie ulegają zmianie. Po zakończeniu tej operacji użytkownik może wprowadzić formuły obliczające całkowity koszt składników dla każdej liczby jednostek. Widoczne będzie, ile kosztuje wytworzenie 1000 jednostek, 10 000 jednostek itd. To dopiero początek. Można obliczyć względny koszt każdego składnika. Jeżeli składnik zostanie wyeliminowany, można obliczyć oszczędności. A jeżeli jeden z dostawców podniesie koszty składnika, widoczne będzie, w jaki sposób wpłynęło to na zyski. Tworzenie list Program Excel daje do dyspozycji doskonały sposób śledzenia list zawierających kilka wierszy i kolumn. Siatka programu Excel organizuje informacje dla użytkownika. Załóżmy, że produkujemy zabawkowe roboty i chcemy śledzić wszystkie podzespoły. W przeszłości została utworzona na papierze lista, która obecnie zawiera nie uporządkowane poprawki, uwagi i „plamy z kawy". Lista powinna być przekazana asystentowi, aby mógł zakupić większą liczbę podzespołów. Poznajemy pakiet Microsoft Office 53 kalkulacyjnego. W dmgiej kolumnie należy wpisać nazwę i numer telefonu dostawcy. Następnie można dodać kolumny zawierające numer składnika, cenę, kolejność montażu, typ podzespołu, części zamienne itd. Teraz wszystkie informacje dotyczące produktu są w jednym miejscu. Można później dodać kolumnę, aby zaznaczyć, jakie podzespoły należy zamówić, a następnie wydrukować informacje dla asystenta, aby mógł je zamówić. W trakcie montażu robotów asystent może zaznaczyć na liście wykorzystanie poszczególnych podzespołów. Jeżeli zadzwoni dostawca, można zobaczyć, który podzespół jest sprzedawany przez danego dostawcę. Wszystko to udało się zorganizować w ciągu jednego dnia, a wszystko dzięki programowi Excel 2000. Umieszczanie danych w sieci Web Program Excel 2000 ułatwia udostępnianie danych w sieci Web. Za pomocą kilku kliknięć myszy można utworzyć profesjonalnie wyglądające strony Web. Arkusz może być opublikowany w sieci Web, a dane z sieci Web mogą być pobrane za pomocą kwerend sieci Web. Współpraca w sieci Web jest szybka i łatwa dzięki programowi Excel 2000. Załóżmy, że firma produkcyjna odnosi sukcesy i zatrudniono przyjaciół, którzy pomagają montować zabawkowe roboty. Problem polega na tym, że wszyscy przyjaciele mieszkaj ą poza miastem. Aby uniknąć ponownego przewożenia podzespołów do każdego z nich, zdecydowano, że mogą oni samodzielnie zamawiać podzespoły. Nie ma jednak pewności, w jaki sposób każdy może łatwo zamówić właściwe podzespoły. Problem transportu może być rozwiązany dzięki opublikowaniu listy podzespołów w sieci Web. Arkusz może być umieszczony w sieci Web, aby był widoczny dla przyjaciół. Zabezpieczając witrynę hasłem, można mieć pewność, że tylko przyjaciele mogą przeglądać dane. Co więcej, można dodać kolumnę lub dwie, aby przyjaciele mogli umieszczać swoje uwagi lub wprowadzić zmiany na liście podzespołów. Na przykład jedna kolumna może być przeznaczona dla jednego przyjaciela, który wytwarza roboty dla firmy. Mogą oni podawać na liście, ile podzespołów mają, dzięki czemu wiadomo, kiedy ich zapasy podzespołów będą się wyczerpywać. Jeżeli jednemu z przyjaciół zabraknie podzespołów, inny może przesłać mu potrzebne podzespoły. Można dodać kolumny, aby pokazać, który z przyjaciół wytwarza najwięcej robotów i nagrodzić tę osobę. 54 Poznajemy pakiet Microsoft Office W tym paragrafie omówiono, w jaki sposób program Excel 2000 ułatwia pracę z liczbami. Funkcje programu Excel nie tylko ułatwiaj ą wprowadzanie, przechowywanie i sortowanie liczb, ale także pomagają analizować dane, wyświetlać informacje na wykresach i publikować wyniki w sieci Web. Program Excel 2000 pracuje z innymi programami pakietu Microsoft Office 2000, dlatego można dołączać arkusze do raportów firmowych, dołączyć te raporty do imponujących prezentacji, edytowaćje dla sieci Web lub współużytkować dane w skomplikowanych bazach danych. Korzystając z programu Excel, można wykonać następujące zadania: ' • Korzystanie z arkuszy jest pierwszą rzeczą, której należy nauczyć się w programie obsługi arkuszy kalkulacyjnych Excel. Siatka wierszy i kolumn arkusza jest podstawą do operowania danymi. Dane muszą znajdować się w oddzielnych komórkach arkusza siatki, co ułatwia ich znajdowanie i edycję. • Wprowadzanie danych jest następnym krokiem podczas pracy z programem Excel. Program Excel ułatwia wprowadzanie danych bardziej niż kiedykolwiek. • Zmiana wyglądu danych pomaga wyróżnić i wyświetlić wyniki wszystkich uważnie wprowadzonych danych. Można sprawić, aby liczby i tekst wyglądały tak, jak się chce. • Korzystanie z formuł pozwala manipulować liczbami, aby podkreślić ich znaczenie. Program Excel pomaga napisać skomplikowane formuły, a nawet daje do dyspozycji wstępnie zdefiniowane funkcje przeznaczone do niemal wszystkich zastosowań, jakie można sobie wyobrazić. • Dodawanie grafiki z wykresami i mapami daje możliwość graficznego prezentowania obliczeń numerycznych. Można utworzyć setki wykresów i starannie opracować mapy, służące do wyświetlania danych dla poszczególnych regionów, krajów lub dla całego świata. • Korzystanie z sieci Web jest drugą naturą programu Excel 2000. Użytkownik może współpracować z innymi osobami, znajdującymi się po drugiej stronie ulicy lub na całym świecie. Może umieścić dane w sieci Web, pracować z językiem HTML (Hypertext Markup Language), a nawet uzyskać dane z sieci Web. Członkowie zespołu mogą dodawać komentarze do arkusza kalkulacyjnego za pomocą programu Dyskusje w sieci Web. • Analiza danych jest możliwa dzięki raportom dynamicznych widoków tabeli przesławnej przetwarzanych za pomocą funkcji tabeli przesławnej. Można utworzyć nowe widoki, inaczej interpretując dane. Analizę można wykonać także za pomocą narzędzi dodatków, takich jak Solver, Szukaj wyniku i Scenariusze. • Korzystanie z danych zewnętrznych pozwala na połączenie z innymi bazami danych, nie tylko zwykłymi, ale również bazami danych SQL, dużymi magazynami danych oraz źródłami danych OLAP (Oniine Anałytical Processing). Poznajemy pakiet Microsoft Office 55 Co nowego W tym paragrafie wymieniono i zwięźle opisano wszystkie nowe funkcje programu Excel 2000. Funkcje te opisano bardziej szczegółowo w paragrafie „Praca z programem Excel 2000". Zwiększanie produktywności W programie Excel nie tylko można łatwo i szybko wprowadzać dane, ale dzięki nowym formatom dat program ten będzie również przygotowany na nadejście roku 2000. Dane firmowe mogą być opracowywane na komputerach biurkowych, a rozbudowane narzędzia analityczne mogą pomóc w podjęciu krytycznej decyzji dotyczącej firmy. Autowypełnianie list automatycznie rozszerza formatowanie komórek po dodaniu nowego elementu na końcu listy. Przejrzyste zaznaczenie zwiększa widoczność formatowania tekstu, zaznaczonego za pomocą wskaźnika. Zaznaczone komórki są nieznacznie cieniowane, aby łatwo można było zobaczyć oryginalne kolory. Import odświeżanego tekstu pozwala pobierać dane z zewnętrznych odświeżalnych plików tekstowych za pomocą kwerendy. Jeżeli kwerenda jest odświeżana, formatowanie i formuły nie są zmieniane, a aktualizowane są tylko dane. Raporty dynamicznych widoków wykresu przesławnego wyświetlają dane z raportów tabel przesławnych przetwarzanych za pomocą funkcji wykresu przestawnego. Obecnie można analizować skomplikowane zależności danych w sposób graficzny. Ulepszone wykresy mogą wykorzystywać wielopoziomowe osie kategorii i osie wartości definiowane przez użytkownika. Obsługa technologii OLAP umożliwia wykorzystanie programu Excel jako frontonu dla źródeł danych w postaci baz danych analitycznego procesu oniine OLAP (Onłine Anałytical Process). Dane z raportów tabel przestawnych mogą być nawet zapisane w pliku modułu OLAP. Można również zapisać rekordy z relacyjnej bazy danych w plikach modułów OLAP, co umożliwia połączenie danych Excel ze źródłami danych z innych baz danych. Obsługa OLE DB i ADO zapewnia lepszy sposób nawiązania połączenia z systemem zarządzania bazą danych klient-serwer Microsoft SOŁ Server™ i nierelacyjnymi dostawcami baz danych OLE DB (Object Linking and Embedding Database). S6 Poznajemy pakiet Microsoft Office klient/serwer przedsiębiorstwa. Dynamiczne widoki raportów wykresów przesławnych wzbogacają analizę danych za pomocą raportów tabel przesławnych i pozwalają przeglądać dane graficznie dzięki dynamicznym widokom raportów wykresów przestawnych. Autoformatowanie raportów tabel przesławnych ułatwia tworzenie profesjonalnie wyglądających raportów na podstawie widoków raportów tabel przesławnych. Te raporty z wciętym formatowaniem (określane również jako raporty pasmowe) są jedną z najczęściej wykorzystywanych obecnie form raportów w firmach. Współpraca w sieci Web Jeżeli konieczne jest współużytkowanie arkuszy kalkulacyjnych, program Excel daje możliwość pracy z innymi osobami. Program Excel jest całkowicie zsynchronizowany z siecią Web i pomaga komunikować swoje idee oraz współdziałać z innymi osobami bardziej efektywnie. Program Dyskusje w sieci Web umożliwia tworzenie połączonych komentarzy dotyczących danych publikowanych w sieci Web. Subskrypcje/powiadomienia w sieci Web oferują użytkownikom możliwość poinformowania, że chcą być powiadamiani o wszystkich zmianach na stronie sieci Web w danej witrynie. Osoby te mogą subskrybować stronę Web i odbierać powiadomienia za pomocą poczty e-mail, jeżeli cokolwiek na stronie ulegnie zmianie. Konfiguracja spotkania w trybie oniine pozwala na mówienie do innych osób i słuchanie ich w czasie rzeczywistym, a nawet pisanie w tym czasie uwag do siebie na tablicy elektronicznej. Można wykorzystać sieć Web do spotkania się twarzą w twarz z innymi osobami bez odchodzenia od swojego biurka. Obsługa poczty e-mail umożliwia wysyłanie i rozsyłanie arkuszy programu Excel do adresatów poczty e-mail bezpośrednio z programu Excel 2000. Należy kliknąć myszą i wysłać dane do dowolnej osoby, która może odbierać wiadomości e-mail. Składniki Office Web Components służą do umieszczania uproszczonych wersji arkuszy kalkulacyjnych, wykresów i raportów tabel przestawnych na stronie sieci Web. Można projektować strony sieci Web, które pozwalają użytkownikom wykorzystać główne funkcje programu Excel 2000. • Składnik obsługujący arkusze kalkulacyjne jest formantem sieci Web pracującym w przeglądarce, aby zapewnić podstawowe funkcje arkusza kalkulacyjnego. Podczas publikowania danych z programu Excel w sieci Web formant ten jest automatycznie umieszczany na stronie sieci Web, aby dać użytkownikom możliwość wykonania podstawowych funkcji podczas przeglądania danych. Poznajemy pakiet Microsoft Office 57 • Składnik obsługujący tabele przestawne jest formantem sieci Web pracującym w przeglądarce na stronie danych, aby zapewnić funkcje dynamicznej analizy danych w formie hierarchicznej listy, która może być przestawiana. Okno dialogowe Nowa kwerenda sieci Web przeprowadza użytkownika przez proces pobierania danych ze strony sieci Web do arkusza na komputerze typu desktop. , . . ) Wielojęzyczna obsługa użytkowników Obsługa waluty Euro jest zapewniona w programie Excel 2000 zarówno dla tego symbolu, jak i trzyliterowego kodu ISO (Intemational Organization for Standardization). Obsługa formatu dokumentu HTML Format pliku towarzyszącego HTML umożliwia zapisanie i załadowanie plików programu Excel 2000 w formacie HTML. Format HTML jest standardem otwartym, dlatego arkusz może być zapisany w formacie HTML i przeglądany w przeglądarce na dowolnej platformie. Ten „okrężny" format pliku pozwala utworzyć arkusz lub wykres w programie Excel 2000, zapisać go jako HTML i później przenieść go z powrotem do programu Excel bez utraty danych. Funkcja przeciągania i upuszczania umożliwia przeciąganie danych z tabeli w przeglądarce bezpośrednio do programu Excel 2000. Zamiast ponownego wpisywania lub prób konwertowania tagów HTML można po prostu użyć myszy do umieszczenia danych z sieci Web w arkuszu. Publikowanie strony sieci Web umożliwia zapisanie skoroszytu lub arkusza Excel bezpośrednio na serwerze sieci Web w formacie HTML. Należy zaznaczyć cały arkusz lub część arkusza, który zostanie przekonwertowany na format HTML i zdecydować, czy należy utworzyć statyczny czy interakcyjny format HTML. Eksportowane mogą być dane, wykresy, widoki tabel przestawnych, zakresy kwerend, zakresy autofiltrowania, zakresy wydruku lub całe arkusze. Podczas publikowania ze skoroszytu oryginalny dokument pozostaje nienaruszony w formacie Excel. Jeżeli zmiany zostaną wprowadzone później w dokumencie, program Excel pamięta, gdzie dokument został opublikowany oraz z jakimi ustawieniami, co ułatwia ponowne publikowanie tak często jak, jest to konieczne. 18 Poznajemy pakiet Microsoft Orfice Praca z programem Excel 2000 Program Excel 2000 oferuje wiele funkcji i ulepszeń, które mogą pomóc bardziej efektywnie tworzyć lepsze dokumenty. W tym paragrafie wymieniono wszystkie zadania, które mogą być wykonane za pomocą programu Excel wraz z podstawowymi opisami odpowiednich funkcji. Należy zapoznać się z poniższymi informacjami, aby zobaczyć, co program Excel ma do zaoferowania. Więcej informacji podano w Pomocy programu Excel. Korzystanie z arkuszy Arkusze ułatwiaj ą przechowywanie, manipulowanie i wyświetlanie liczb. Korzystając z arkuszy, można przeglądać dane w przejrzystej perspektywie i analizować je. Każdy skoroszyt zawiera co najmniej jeden lub kilka arkuszy. Wprowadzenie do arkuszy Pierwszą rzeczą widoczną w głównym oknie programu Excel jest pusty arkusz. Program Excel otwiera początkowo trzy arkusze, które są dostępne za pomocą kart u dołu każdego arkusza. Formuły z jednego arkusza mogą uzyskać dostęp do danych w innym arkuszu. Przeniesienie się do innego arkusza następuje po kuknięciu jednej z nazwanych kart u dołu poszczególnych arkuszy. Zmiana nazwy lub kolejności arkuszy umożliwia dostosowanie kolekcji arkuszy, z którymi pracuje użytkownik, aby można było wykorzystać nazwy inne niż Arkusz l, Arkusz2, Arkusz3 itd. Wstawianie nowych arkuszy pozwala na uzyskanie skoroszytu o odpowiedniej liczbie arkuszy. Zbędne arkusze mogą być usunięte. Ukrycie arkusza sprawia, że staje się on niewidoczny. Może to mieć na celu ukrycie niektórych danych, co nie wyklucza jednak korzystania z tych danych w formułach zawartych w widocznych arkuszach. Poznajemy pakiet Microsoft Office 59 Jeżeli konieczne jest zapisanie lut) załadowanie koleKCJi składające] się zjednego luo kilku arkuszy, należy zapisać je w skoroszycie. Na początku wyświetlany jest jeden skoroszyt, jednak można pracować z kilkoma skoroszytami jednocześnie. Każdy skoroszyt jest widoczny w pojedynczym oknie. Pusty skoroszyt można utworzyć w dowolnej chwili, jeśli potrzebna jest nowa kolekcja arkuszy. _y Szablony mogą być wykorzystane do utworzenia skoroszytu z wstępnie zdefiniowaną zawartością, układem i formułami. Program Excel zapewnia standardowe szablony, łącznie z fakturami, potwierdzeniami wydatków i zamówieniami. Można również uzyskać szablony od innych osób lub utworzyć własny szablon, który zostanie udostępniony innym osobom. Jednocześnie można przeglądać wiele skoroszytów wymienionych na liście w menu Okno. Każdy skoroszyt jest oddzielnym oknem, dlatego widoki skoroszytów mogą być ułożone poziomo, pionowo lub w dowolny sposób. W pojedynczym oknie może być również przeglądanych kilka skoroszytów. Obszary robocze tworzy się, zapisując informacje dotyczące wszystkich otwartych skoroszytów, takich jak lokalizacja plików, rozmiary okien i pozycja na ekranie. W programie Excel 2000 można utworzyć różne kolekcje skoroszytów i układy okien zgodnie z własnym stylem pracy. Ochrona skoroszytów i arkuszy Użytkownik może zabezpieczyć skoroszyty, aby mieć pewność, że inne osoby nie będą mogły wprowadzać zmian. Zabezpieczony może być pojedynczy arkusz lub części arkusza. Ponadto możliwe jest wprowadzenie hasła, aby niektóre osoby mogły wprowadzać zmiany, a inne osoby nie. Ochrona struktury i okna skoroszytu ma na celu uniemożliwienie innym osobom dodawania lub odejmowania arkuszy, ukrywania lub pokazywania arkuszy oraz dodawanie makr do skoroszytu. Można również zapobiec zmianie sposobu wyświetlania okien w skoroszycie przez inne osoby. Ochrona zawartości arkusza dotyczy danych w komórkach, ukrytych formuł i ukrytych wierszy lub kolumn; pozwala zapobiec uzyskaniu dostępu do poufnych danych przez makro lub wykres. Można również chronić obiekty, takie jak mapy, komentarze i etykiety wykresów. Scenariusze również mogą być zabezpieczone. BO Poznajemy pakiet Microsoft Office Jeżeli dane znajdują się w kilku arkuszach, które trzeba połączyć, można skonsolidować te dane w nowym arkuszu. Konsolidacja danych według położenia jest przydatna, gdy dane, z którymi pracujemy, znajdują się w tym samym położeniu w każdym arkuszu. Załóżmy, że mamy arkusze dotyczące sprzedaży w poszczególnych regionach. Jeżeli całkowita sprzedaż w każdym regionie jest w tym samym wierszu i kolumnie, można utworzyć sumę całkowitą dla wszystkich regionów poprzez dodanie sprzedaży z każdego regionu dzięki konsolidacji. Ten typ konsolidacji według położenia można wyobrazić sobie jako pracę z gigantycznym trójwymiarowym sześcianem. Konsolidacja według kategorii może być wykorzystana, jeżeli kilka kolumn danych jest takich samych, natomiast wiersze są różne. Na przykład różne elementy mogą być sprzedawane w poszczególnych regionach, jednak konieczne może być utworzenie arkusza głównego dla wszystkich sprzedanych elementów. Łączenie skonsolidowanych danych jest wykorzystywane, gdy konieczne jest skonsolidowanie danych, aby odzwierciedlić zmiany w oryginalnych arkuszach. Wybierając tę opcję, można mieć pewność, że skonsolidowane podsumowania są zawsze aktualne. Wprowadzanie danych Aby pracować z danymi w programie Excel, należy je najpierw wpisać. Bez liczb lub słów program Excel jest niczym więcej niż tylko pustą siatką. Wpisywanie tekstu i liczb do komórek Dane mogą być łatwo wprowadzane w arkuszu w różny sposób. Można po prostu wpisać dane lub wyciąć je i wkleić z jednej komórki do drugiej, przeciągnąć dane lub wstawić dane i obiekty wszystkich typów z innych programów. Zaznaczenie komórki i rozpoczęcie wpisywania powoduje wprowadzenie danych. Można zaznaczyć komórkę poprzez jej kliknięcie lub przesunięcie do komórki za pomocą klawiszy. Aktywna komórka ma wokół grube obramowanie. Dane i obiekty mogą być wstawiane ze Schowka. Można wycinać i wklejać z innych komórek arkusza lub innych programów. Wklejane mogą być nie tylko dane, ale również formuły, formaty, komentarze, reguły sprawdzania poprawności danych i szerokości kolumn. Można również wykorzystać polecenie Wklej specjalnie i zastosować dodawanie, odejmowanie, mnożenie i dzielenie. Na przykład, jeżeli kopiowana jest komórka z wartością „4", która następnie zostanie wklejona za pomocą polecenia Wklej specjalnie z dodaniem do komórki, która zawiera liczbę „7," to w komórce zostanie wyświetlony wynik „li." Poznajemy pakiet Microsoft Office 61 w prawym górnym rogu. Komentarze są opatrzone nazwą użytkownika, który utworzył komentarz. Można formatować czcionkę i kolor czcionki, kolor tła i pozycję komentarzy. Dane można przeciągać pomiędzy komórkami. Należy przenieść wskaźnik do prawego dolnego rogu i poczekać do chwili, kiedy wskaźnik zmieni się w strzałkę. Następnie należy kliknąć i przenieść wskaźnik do nowej komórki, w której dane mają zostać upuszczone. Wypełnianie wierszy i kolumn Program Excel 2000 zapewnia kilka sposobów zaoszczędzenia czasu podczas wprowadzania danych. Można wykorzystać autouzupełnianie, autowypełnianie lub utworzyć własne niestandardowe wypełnienia. Autouzupełnianie monituje o zakończenie frazy tekstowej zgodnie z uprzednio wprowadzonymi danymi. Na przykład wprowadzenie frazy „biblioteka danych" ' w jednej komórce, a następnie przeniesienie się do innej komórki w tej samej kolumnie i wprowadzenie słowa „biblioteka", spowoduje wygenerowanie monitu o dokończenie całej frazy. Należy nacisnąć klawisz ENTER, aby automatycznie dokończyć wpis lub kontynuować wpisywanie, aby zignorować monit. Proste autowypełnianie pozwala automatycznie wypełnić grupę komórek przylegających do początkowej komórki. Na przykład, aby utworzyć zakres komórek zawierających tę samą liczbę lub słowo, należy wprowadzić dane do pierwszej komórki, przesunąć kursor do prawego dolnego rogu komórki do chwili, kiedy zostanie wyświetlony „kursor wypełniania" (czarny krzyż), a następnie kliknąć i przeciągnąć przez zakres komórek, do których dane mają zostać skopiowane. Seryjne autowypełnianie jest podobne do prostego autowypełniania, jednak program Excel, jeżeli może, oferuje pełną serię stów lub liczb. Na przykład, jeżeli pierwsza komórka zawiera słowo „styczeń", program Excel oferuje wypełnienie „luty", „marzec", „kwiecień" itd. Można również automatycznie wypełnić dni tygodnia, kolejne lata oraz liniowe lub rosnące serie liczb. Informacje dotyczące formatowania mogą być również kopiowane za pomocą autowypełniania. Menu autowypełniania służy do wybierania opcji autowypełniania. Program Excel 2000 zapewnia opcje autowypełniania z wykorzystaniem danych kilku typów. Przeciągnięcie uchwytu wypełnienia za pomocą prawego przycisku myszy pozwala wyświetlić menu opcji autowypełniania. Niestandardowe autowypełnianie umożliwia utworzenie niestandardowej listy, zawierającej poszczególne wpisy w serii. Na przykład można utworzyć listę różnych rodzajów muzyki: Rock, Pop, Country, Western, Blues i Jazz. Po wpisaniu „Rock" w komórce, a następnie przeciągnięciu uchwytu wypełniania przez przyległe komórki, pozostałe wpisy pojawią się w kolejnych komórkach. 62 Poznajemy pakiet Micrósoft Office Jeżeli inne osoby wprowadzają dane do arkuszy lub jeżeli osooa wprowadzająca dane nie pisze doskonale za pomocą klawiatury, to konieczne może być sprawdzenie poprawności danych w komórkach. Sprawdzanie poprawności danych daje pewność, że dana wartość jest odpowiedniego rodzaju. Sprawdzanie poprawności za pomocą formuły pozwala sprawdzić wartości w określonych komórkach. Polecenie sprawdzania poprawności można wykorzystać do przygotowania formuły sprawdzającej określone wartości w komórkach (takiej jak „dowolna liczba mniejsza niż 54") lub nawet po prostu do upewnienia się, że liczba została wpisana zamiast słowa. Użytkownik zostanie również powiadomiony, jeżeli formuła zawiera błąd składniowy. Listy sprawdzania poprawności umożliwiają wpisanie zakresu wartości w kolumnie w dowolnym miejscu w arkuszu roboczym i przygotowanie reguł sprawdzania poprawności. Jeżeli ktoś rozpocznie następnie wprowadzanie danych, pojawi się strzałka listy rozwijanej. Kliknięcie strzałki pozwala wybrać prawidłowe wpisy z listy. Komunikaty sprawdzania poprawności mogą być tworzone w celu wyświetlania po kliknięciu komórki. Komunikat może być wykorzystany do udzielenia użytkownikom instrukcji lub wyświetlenia komunikatów o błędzie, jeżeli użytkownicy wprowadzą nieodpowiednią wartość. Można wybrać komunikat o błędzie, który zmusza użytkowników do ponownego wpisania prawidłowej wartości, lub tylko ostrzec ich za pomocą komunikatu i pozwolić im wpisać dowolną wartość. Inspekcja arkusza Narzędzia inspekcyjne programu Excel 2000 ułatwiają śledzenie problemów w arkuszach. Na przykład wartość widoczna w komórce może być wynikiem formuły lub może być wykorzystywana przez formułę, która daje nieoczekiwany wynik. Polecenia inspekcyjne pozwalają śledzić relacje między komórkami i formułami. Śledzenie poprzedników służy do lokalizacji wszystkich komórek zapewniających dane dla formuły. Niebieskie strzałki śledzenia pokazuj ą komórki w aktywnym arkuszu, zawierające dane dla formuły, przy czym można zejść o jeden poziom głębiej, śledząc dowolne komórki, do których odwołują się komórki poprzednie. Jeżeli komórka w innym arkuszu lub skoroszycie odwołuje się do zaznaczonej komórki, pojawia się specjalna ikona, aby zasygnalizować ten fakt (musi być otwarty inny skoroszyt, aby mógł być śledzony). Siedzenie zależności umożliwia pokazanie, które komórki lub formuły w aktywnym arkuszu zależą od określonej komórki. Jeżeli komórka w innym arkuszu lub skoroszycie odwołuje się do zaznaczonej komórki, pojawia się specjalna ikona, aby zasygnalizować ten fakt (musi być otwarty inny skoroszyt, aby mógł być śledzony). Poznajemy pakiet Microsoft Office 63 skierowane od komórki powodującej błąd do komórki, w której wystąpił błąd, a niebieskie strzałki są skierowane do komórek poprzednich względem danej komórki, powodującej błąd. Wyszukiwacz zakresów służy do przeglądania wszystkich komórek, do których odwołuje się określona formuła. Wyszukiwacz zakresów koduje kolorami poszczególne odwołania do zakresu i dodaje obramowanie w tym samym kolorze do odpowiedniej komórki lub zakresu. Użytkownik może zmienić komórki, które należą do odwołania do zakresu, przeciągając uchwyt Wyszukiwacza zakresów do nowej lokalizacji. Korzystanie z danych zewnętrznych Wiele zadań może być wykonanych na danych wpisanych przez użytkownika. Jednak w świecie, który staje się coraz bardziej „połączony", można importować dane z innych źródeł, aby zaoszczędzić czas. Można współużytkować dane z bazą danych Microsoft Access 2000 w różny sposób, uzyskać dane z baz danych Microsoft SQL Server, a nawet importować dane z dużych firmowych baz danych na komputerach typu mainframe. Jeżeli dane te są dostępne, program Excel może pracować z tymi danymi! Korzystanie z danych programu Access 2000 Program Access 2000 i Excel 2000 pracują ręka w rękę pomagając użytkownikom wymieniać dane. Te dwa programy mają kilka funkcji, które można wykorzystać. Kopiowanie danych programu Access odbywa się poprzez proste wycinanie i wklejanie. Jeżeli tabela programu Access jest w widoku arkusza danych, można zaznaczyć wiersze i kolumny do skopiowania z programu Access, a następnie wkleić je do programu Excel. Analiza danych programu Access za pomocą programu Excel odbywa się w wyniku wybrania polecenia Analizuj za pomocą M S Excel. Tabela programu Access, kwerenda, formularz lub raport zostanie przekonwertowany na arkusz programu Excel, a użytkownik będzie mógł następnie wykorzystać program Excel do analizy danych. / Kreator szablonów pomaga utworzyć szablon, który może połączyć się z programem Access lub inną bazą danych, dla której użytkownik posiada sterowniki ODBC, takiej jak system zarządzania bazami danych Microsoft Visual FoxPro®. i4 Poznajemy pakiet Microsoft Office Kreator kwerend może być wykorzystany do tworzenia połączenia z zewnętrznymi bazami danych. Wystarczy tylko odpowiedzieć na pytania, aby nawiązać połączenie. Po nawiązaniu połączenia można importować dane i pracować z danymi z prostych baz danych w pojedynczym pliku, skomplikowanych relacyjnych baz danych i wyjątkowo skomplikowanych źródeł danych OLAP. Program Microsoft duery udostępnia jeden z najprostszych sposobów nawiązania połączenia z danymi zewnętrznymi. Program Query zawiera Kreatora kwerend, który przeprowadza użytkownika przez kolejne kroki niezbędne do uzyskania dostępu do danych z zewnętrznej bazy danych lub listy. Można określić kryteria, aby importować tylko potrzebne dane. Oprogramowanie ODBC (Open Database Connectivity) jest potrzebne jako pomoc dla programu Query podczas nawiązywania połączenia z zewnętrznymi danymi, wykorzystującymi ten standard. Sterownik oprogramowania ODBC musi być zainstalowany dla każdej bazy danych, z którą zostanie nawiązane połączenie. Można zainstalować sterowniki ODBC dla baz danych takich jak Access 2000, Visual FoxPro itd. Standard OLE DB jest wykorzystywany przez program Query do połączenia ze źródłami danych OLAP. Ten najnowszy standard baz danych jest kolejnym sposobem połączenia z bazami danych poprzez wykorzystanie modelu COM (Microsoft Component Object Model). Ten standard bazy danych należy do nowego protokołu ADO (Data Objects) fbrmantów Microsoft ActiveX®. Nawiązywanie połączenia z bazami danych SQL Z bazami danych średniej wielkości, wykorzystującymi język SQL (Structured Query Language), takimi jak Microsoft SQL Server, można nawiązać połączenie za pomocą nowego protokołu ADO. Program Microsoft SQL Server daje do dyspozycji „przemysłową" technologię baz danych, kiedy konieczne jest obsługiwanie „ton" danych. Jeżeli trzeba importować dane do programu Excel, można wykorzystać język SQL, aby mieć pewność, że potrzebne dane zostaną uzyskane. Po napisaniu kwerendy w języku SQL są one odbierane w „mgnieniu oka". Protokół ADO stanowi interfejs programowania dla baz danych SQL. Protokół ADO wykorzystuje technologię Microsoft COM do połączenia z programem Microsoft SQL Server. Protokół ADO obejmuje technologię OLE DB (Object Linking and Embedding Database), zapewniającą prawdziwy dostęp obiektowy do skomplikowanych obiektów danych. Poznajemy pakiet Microsoft Office 65 Nawet Jeśli program Excel jest uruchamiany na komputerze typu desktop, może pracować z bardzo dużymi bazami danych. Magazyny danych mogą obsługiwać dane, które wydawałoby się są odpowiednie tylko dla komputerów typu mainframe, jednak program Excel 2000 może zapewnić narzędzia służące do importowania danych i pracy z danymi z jeszcze większych baz danych. OLAP jest nową technologią służącą do analizy danych, gdy źródła danych są zbyt duże, aby mogły być załadowane na komputer typu desktop. Program Excel 2000 daje do dyspozycji narzędzia frontonowe do pracy ze źródłami danych OLAP, aby można było uzyskać natychmiastowe odpowiedzi bez długiego pobierania danych. Program Excel zapewnia widok struktury hierarchicznej OLAP danych po kliknięciu jednego przycisku. Program Excel zawsze wyświetla dane OLAP jako raport tabeli przestawnej lub raport wykresu przestawnego. Oprogramowanie komputerowe klient/serwer jest zawarte w programie Excel 2000 w celu bardziej efektywnej obsługi dużych baz danych na serwerze. Oprogramowanie to przekazuje do komputera klienckiego tylko dane, które użytkownik chce widzieć, a nie cały zbiór danych. Na przykład można „wykroić" dane z modułu OLAP i przechowywać je na lokalnym dysku twardym. W trybie offline można utworzyć raporty tabeli przesławnej lub wykresu przestawnego w celu przeprowadzenia analizy danych. Można pracować z danymi OLAP na komputerze typu laptop nawet lecąc na wysokości 3000 metrów. Zmiana wyglądu danych Formatowanie może być wykorzystane do wyróżnienia określonych danych i polepszenia wyglądu arkusza. Oprócz standardowego formatowania dla tekstu i komórek program Excel 2000 oferuje funkcje takie jak Autoformatowanie i formatowanie warunkowe. Funkcja tworzenia konspektów w programie Excel może być wykorzystana do pokazania lub ukrycia poziomów szczegółów w arkuszu. Formatowanie danych Można zmienić sposób wyświetlania danych w komórce lub w grupie komórek. Użytkownik może zmienić wygląd tekstu, liczb i dat zgodnie ze swoimi potrzebami. Formatowanie tekstu umożliwia zmianę stylu czcionki, rozmiaru, koloru i stylu liczb i tekstu w arkuszu, a nawet obrót tekstu pod pewnym kątem. Formatowanie liczb pozwala na zdefiniowanie sposobu wyświetlania liczb w określonej komórce. Można wybrać liczbę wyświetlanych miejsc po przecinku, wyświetlanie cyfr nieznaczących i użycie wybranego symbolu dziesiętnego. Liczby mogą być również wyświetlane w zapisie walutowym, procentowym lub matematycznym. 66 Poznajemy pakiet Microsoft Orfice ruillidLy iiicalanuciluuwc Luiiu.&iiwiajc^ m.wui^^m^ w 1*^011^ ^11 r^i^^'v» i.v/Łii^**.v/v», określających do czterech sekcji. Sekcje, oddzielone średnikami, definiują formaty dla liczb dodatnich, ujemnych, wartości zerowych i tekstu w podanej kolejności. Na przykład można utworzyć format wyświetlający wszystkie ujemne wartości w kolorze czerwonym. Formatowanie arkusza Oprócz zmiany sposobu wyświetlania tekstu, liczb i dat można również wykonać innego rodzaju formatowanie arkusza. Formatowanie komórek polega na edytowaniu koloru tlą i stylu obramowania komórki lub zakresu komórek, określeniu wyrównania tekstu w komórce i kontrolowaniu zawijania tekstu. Scalanie komórek pozwala utworzyć pojedynczą komórkę obejmującą kilka kolumn lub wierszy. Program Excel umieszcza w scalonej komórce tylko dane z lewej górnej komórki zaznaczonego zakresu. Formatowanie wierszy umożliwia dostosowanie wysokości wiersza, włączenie i wyłączenie Autodopasowania oraz ukrycie lub odkrycie wierszy. Użytkownik może dostosować wysokość wiersza do najwyższego znaku w wierszu poprzez dwukrotne kliknięcie u dołu nagłówka wiersza. Formatowanie kolumn pozwala dostosować szerokość kolumny, włączyć lub wyłączyć Autodopasowanie, ukryć lub odkryć kolumnę oraz określić standardową szerokość dla wszystkich kolumn. Style formatowania umożliwiają zastosowanie jednocześnie kilku zmian formatowania. Style są przydatne, jeżeli często stosuje się określone zmiany formatu tekstu i/lub komórki. Można również utworzyć nowe style i zapisać je w skoroszycie, w którym zostały utworzone. Malarz formatów kopiuje formatowanie tekstu z jednej lokalizacji do innej. Wystarczy zaznaczyć tekst z formatem do skopiowania, kliknąć przycisk Malarz formatów i „malować" format na dowolnym tekście, wybranym przez użytkownika. Autoformatowanie stosuje formatowanie do zakresu komórek. Autoformaty są gotowymi, zaprojektowanymi formatami, takimi jak rozmiar czcionki, desenie i wyrównanie. Program Excel ustala poziomy podsumowania i szczegóły w zaznaczonym zakresie komórek i odpowiednio stosuje formaty. Zazwyczaj jest kilka autoformatów do wybrania. Poznajemy pakiet Microsoft Office 67 utworzyć warunek formatujący wszystkie wartości większe niż 10 000 pogrubionym tekstem w kolorze czerwonym. Formuła może być wykorzystana do określenia bardziej skomplikowanych warunków. Ukrywanie linii siatki komórek powoduje, że wszystkie linie siatki komórek w arkuszu są niewidoczne. Jest to użyteczne, jeżeli linie siatki mogłyby rozpraszać uwagę, tak jak w wypadku niestandardowych formularzy i stron sieci Web. Blokowanie Okienek służy do zachowania widoczności etykiet wierszy i kolumn podczas przewijania. Można zablokować górne poziome okienko, lewe pionowe okienko lub oba. Zablokowane okienka mogą obejmować dowolną liczbę wierszy lub kolumn. Tworzenie konspektu arkusza Konspekt może być wykorzystany do pokazania lub ukrywania poziomów szczegółów na liście. Dzięki konspektowi można szybko wyświetlić tylko wiersze lub kolumny zawierające podsumowania lub nagłówki sekcji arkusza lub wyświetlić obszary szczegółowych danych, przyległych do wiersza lub kolumny podsumowania. Podczas tworzenia konspektu arkusza symbole konspektu są wyświetlane wzdłuż lewej strony ekranu. Automatyczne tworzenie konspektu arkusza polega na wykonaniu polecenia Autokonspekt lub wstawieniu automatycznych sum częściowych. Program Excel tworzy automatycznie konspekt arkusza także wtedy, kiedy dane zostały podsumowane za pomocą formuł zawierających funkcje, takie jak SUMA. Aby automatycznie tworzyć konspekty, wymagana jest hierarchiczna organizacja arkusza, przy czym wszystkie formuły podsumowujące w obszarze, dla którego tworzy się konspekt, należy umieścić w tym samym kierunku względem danych szczegółowych. Oznacza to, że wszystkie podsumowane kolumny muszą być po prawej albo po lewej stronie danych szczegółowych, jednak nie po obu stronach. Podsumowane wiersze muszą być poniżej albo powyżej szczegółowych danych. Ręczne tworzenie konspektu arkusza jest wymagane w wypadku, gdy dane nie są zorganizowane w taki sposób, by program Excel mógł utworzyć konspekt automatycznie. Na przykład, jeżeli wiersze lub kolumny sumowanych danych zawierałyby wartości zamiast formuł, konieczne byłoby ręczne utworzenie konspektu. Zwijanie lub rozwijanie wierszy szczegółów wykonuje się klikając symbole konspektu po lewej stronie ekranu. Znak plus rozwija widok, a znak minus zwija. Symbole l, 2 i 3 reprezentuj ą poziomy wierszy i kolumn w kolejności od najwyższego do najniższego. 68 Poznajemy pakiet Microsoft Orfice sformatować wszystkie nagłówki górnego poziomu z wykorzystaniem pogrubione] 14-punktowej czcionki Arial. Można również formatować dane w konspekcie za pomocą autoformatów. Rozgrupowywanie wierszy lub kolumn w konspekcie odbywa się za pomocą polecenia Grupuj lub Rozgrupuj. Rozgrupowanie wierszy lub kolumn w konspekcie zawierającym kilka poziomów powoduje, że wiersze lub kolumny stają się częścią grupy wyższego poziomu. Należy kontynuować rozgrupowywanie zaznaczonego obszaru do chwili, kiedy będzie on na odpowiednim poziomie. Korzystanie z formuł Po wprowadzeniu danych do komórek arkusza zazwyczaj trzeba coś z nimi zrobić. Wiele osób wykorzystuje program Excel jako sposób przechowywania informacji, tak jakby był on plikową bazą danych. Potęga programu Excel wynika jednak z jego możliwości wykonywania obliczeń na danych za pomocą formuł. Formuły mogą być prostymi równaniami, które dodają dwie wartości lub mogą być tak skomplikowane, jak tylko można sobie wyobrazić. Wprowadzanie formuł Podobnie jak wartości danych, formuły są przechowywane w indywidualnych komórkach. Program Excel wyświetla jednak tylko wartości danych w komórkach. Wyświetlane są dane obliczone przez formułę, a nie formuła. Wprowadzona formuła jest widoczna na pasku formuły ponad siatką arkusza. Ręczne wprowadzanie formuł odbywa się poprzez zaznaczenie komórki, wpisanie znaku równości (=) i odpowiedniej formuły, którą użytkownik chce wprowadzić. Na przykład „=Al+A2"jest formułą, która dodaje dwie przyległe komórki. Jeżeli formuła zostałaby wprowadzona w komórce A3, suma A l i A2 byłaby wyświetlona w komórce A3. Program Excel wyświetla komunikat o błędzie w komórce, jeżeli formuła nie jest zgodna z matematycznymi regułami dla formuł. Paleta formuł pomaga wprowadzać i edytować formuły w arkuszu. Należy kliknąć znak równości (=) po lewej stronie paska formuły, aby wyświetlić Paletę formuł. Można konstruować skomplikowane formuły poprzez wybranie z menu i natychmiastowe przeglądanie wyników formuł częściowych lub poprzez wyświetlenie formuły w zaznaczonej komórce, jak również nazwy funkcji, poszczególnych jej argumentów, opisu funkcji i poszczególnych argumentów, bieżącego wyniku funkcji oraz bieżącego wyniku całej formuły. Poznajemy pakiet Microsoft Office 69 również odwołać się do komórek w innych arkuszach lub innych skoroszytach, dodając odpowiednie etykiety. Na przykład „ [Skoroszyt l] Arkusz l !A1" byłoby odwołaniem do komórki A l w arkuszu Arkusz l w skoroszycie Skoroszyt l. Odwołania względne umożliwiają kopiowanie formuł do nowych komórek i dostosowanie odwołań zgodnie z przesunięciem do nowej komórki. Na przykład, jeżeli w komórce A3 jest formuła „=A1+A2" i zostanie ona przeniesiona do komórki B3, to program Excel 2000 ponownie zapisze formułę jako „=B1+B2". Aby program Excel nie modyfikował formuł podczas ich kopiowania, należy umieścić znak dolara ($) przed każdym odwołaniem, które nie powinno być zmieniane. Na przykład, jeżeli powyższa formuła miałaby postać „=$A$1+A2" i zostałaby skopiowana z A3 do B3, to nowa formuła miałaby postać „=$A$1+B2". Odwołania do nazw służą do odwoływania się do komórek, zakresów komórek, nazw kolumn lub formuł z użyciem opisowych nazw. Zamiast odwoływania się do zakresu jako Al :A16, można nazwać zakres „Województwa". Można również utworzyć odwołania do stałych numerycznych. Na przykład można przypisać wartość podatku od sprzedaży do nazwy, takiej jak „Podatek", i przyrównać j ą do 0,05. Następnie zamiast wpisywania „0,05" w każdej formule można po prostu wpisać „Podatek". Ukrywanie/odkrywanie formuł stosuje się w celu uczynienia formuły niewidzialną lub pokazania formuły, która została już ukryta. Aby ukryć formułę, użytkownik musi sformatować komórki zawierające formułę jako ukryte, a następnie włączyć ochronę arkusza. Aby odkryć ukrytą formułę, należy po prostu wyłączyć ochronę arkusza zawierającego formułę. Korzystanie z funkcji Wstępnie zdefiniowane funkcje w programie Excel ułatwiaj ą tworzenie formuł. Na przykład zamiast próby utworzenia formuły uśredniającej serię liczb można po prostu wpisać nazwę funkcji, która oblicza średnią. Program Excel zapewnia dużą liczbę funkcji z dziedziny statystyki, finansów, inżynierii i matematyki. Można wpisać nazwę funkcji lub wstawić funkcję, wykorzystując pole nazwy funkcji po lewej stronie przycisku Edytuj formułę. Funkcje finansowe mogą być wykorzystane do obliczania deprecjacji aktywów, wartości przyszłej, stopy oprocentowania, zwrotu z inwestycji i innych formuł związanych z finansami. Na przykład, aby obliczyć stopę oprocentowania dla pożyczki, należy użyć funkcji RATĘ. Funkcje daty i czasu pozwalają wprowadzać i manipulować datami i godzinami. Można wstawić daty, obliczać liczbę dni między dwiema datami i więcej. Na przykład, aby wydrukować aktualną godzinę i datę w komórce, należy użyć funkcji TERAZ. 70 Poznajemy pakiet Microsoft Office itd. Na przykład, aby obliczyć wartość Pi, należy użyć funkcji PI. Funkcje statystyczne są najczęściej wykorzystywanymi funkcjami statystycznymi łącznie ze zliczaniem, obliczaniem minimum, wartości przeciętnej, mediany, średniej, wartości modalnej i innych. Na przykład, aby obliczyć średnią harmoniczną zbioru danych, należy użyć funkcji ŚREDNIA.HARMONICZNA. Funkcje wyszukiwania i adresu pozwalają wyszukać wartości na listach, w tabelach i odwołaniach do komórek. Na przykład, aby wyszukać wartość w tabeli poprzez porównanie z wartością w pierwszej kolumnie tabeli, należy użyć funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO. Funkcje bazy danych ułatwiają zastosowanie funkcji bazy danych do pracy z serią komórek. Na przykład, aby uzyskać sumę liczb w komórkach zgodnych z określonymi kryteriami bazy danych, należy użyć funkcji BD.SUM. Funkcje tekstowe służą do manipulowania wartościami tekstowymi. Można edytować ciągi tekstowe w celu utworzenia nowego tekstu. Na przykład funkcję FRAGMENT. TEKSTU można wykorzystać do uzyskania środkowej części ciągu tekstowego. Funkcje logiczne obsługują wartości logiczne w formułach. Na przykład funkcję ORAZ można wykorzystać do zbadania, czy obie części formuły maj ą jednocześnie wartość Prawda. Funkcje informacyjne podają więcej informacji na temat zawartości komórki, na przykład, czy jest to liczba, tekst, komunikat o błędzie itd. Aby zobaczyć, czy określona komórka zawiera błąd, należy użyć funkcji CZY.BŁĄD. Dodawanie grafiki Program Excel 2000 może wypełniać liczbami arkusz za arkuszem, jednak kolumny liczb nie mówią całej prawdy. Można utworzyć imponujące wykresy przedstawiające każdy numeryczny niuans danych i wyniki uzyskane przez użytkownika. Można również generować starannie opracowane mapy z wykorzystaniem danych geograficznych, które zostały utworzone w programie Excel 2000. Największą zaletą programu jest jednak to, że w dowolnej chwili, kiedy dane źródłowe zostaną zmienione, wykres lub mapa zmienia się, aby odzwierciedlić nowe wielkości. Poznajemy pakiet Microsoft Office 71 Kreator wykresów programu bxcel 2UUU może utworzyć dokładnie taki rodzaj wykresu, jakiego potrzebuje użytkownik. Wystarczy tylko powiedzieć Kreatorowi, czego się oczekuje! Standardowe typy wykresów są dostępne dla niemal każdego typu wykresu, który może być potrzebny użytkownikowi. Można wybrać spośród najczęściej wykorzystywanych typów kolumnowych, liniowych, słupkowych, kołowych i warstwowych lub można generować wykresy oparte na stylach nietypowych, takich jak bąbelkowy lub pierścieniowy. Można również wykorzystać stożki, cylindry i ostrosłupy do wyróżnienia wykresów. Poszczególne typy wykresów mają dwa lub większą liczbę podtypów, które można kliknąć w celu dostosowania ich standardowych funkcji. Niestandardowe typy wykresów umożliwiają dostosowanie stylu wykresu do własnych potrzeb. Można rozpocząć od wbudowanych typów lub dostarczonych przez użytkownika, których zakres może być większy niż typów standardowych. Na przykład można tworzyć wykresy dla danych zawierające trójwymiarowe stożki lub odwzorowywać liczby za pomocą ruchomych pasków, rozsuniętych wykresów kołowych lub innych imponujących wykresów. Wybieralne źródła danych ułatwiają przekazanie wybranemu typowi wykresu prawidłowych liczb. Po wybraniu typu wymaganego wykresu użytkownik może wskazać i kliknąć, aby zaznaczyć liczby, dla których zostanie utworzony wykres. Można wybrać ciągły zakres liczb w arkuszu danych lub serię. Kreator wykresów pokaże wykres przykładowy podczas tworzenia wykresu, aby użytkownik mógł zobaczyć, jak wygląda wybrany wykres. Dostosowywane opcje układu pozwalają użytkownikowi doskonale przygotować wykres. Można dostosować tytuły wykresów, osie, linie siatki, legendy, etykiety danych i tabele danych. Jak uprzednio, po dokonaniu wyboru wyświetlany jest podgląd, aby użytkownik mógł obserwować wygląd wykresu aż do momentu, w którym uzna go za odpowiedni. Tworzenie wykresów jako obiektów lub arkuszy to ostatnia decyzja, jaką musi podjąć użytkownik. Po wybraniu typu wykresu, danych źródłowych i opcji układu można zamienić wykres na nowy arkusz lub wstawić go jako obiekt na istniejącym arkuszu. Edytowalne wykresy ułatwiają wprowadzanie do nich zmian po ich wygenerowaniu. Po kliknięciu istniejącego wykresu można za pomocą paska narzędzi Wykres wprowadzić do wykresu dowolne zmiany. Klikąjąc różne części wykresu, można zmienić różne elementy; na przykład można obrócić tytuł poprzez kliknięcie tytułu, a następnie kliknięcie przycisku Obróć tekst w górę na pasku narzędzi Wykres. 72 Poznajemy pakiet Microsoft Office Program Excel 2000 zawiera dodatek, który ułatwia wyświetlanie danych na mapach geograficznych. Na przykład, jeżeli konieczne byłoby przedstawienie wartości sprzedaży w poszczególnych województwach, można po prostu zaznaczyć dane w arkuszu, które zawierają nazwy województw i odpowiednie dla nich dane. Kreator map może poprowadzić użytkownika przez cały proces. Style map są tak różnorodne jak opcje wykresów. Można generować mapy przedstawiające zróżnicowanie danych za pomocą cieniowania, gęstości punktów lub symboli z podziałką. Edytowalne mapy pozwalają wprowadzać zmiany po wygenerowaniu mapy. Korzystając z paska narzędzi Mapa, można nie tylko zmienić styl utworzonej mapy, ale również wykonać takie operacje, jak powiększenie regionu, dodawanie tytułów i dodawanie nowych warstw informacji. Korzystanie z sieci Web Program Excel 2000 daje do dyspozycji wszystko, co jest potrzebne do pracy w sieci Worid Wide Web. Można zapisywać skoroszyty w sieci Web, tworzyć własne strony HTML od podstaw, uzyskiwać dane ze stron sieci Web innych osób, współpracować w czasie rzeczywistym za pomocą programu NetMeeting, subskrybować strony sieci Web lub wysyłać wiadomości e-mail. Zapisywanie arkuszy w sieci Web Program Excel 2000 oferuje dwa łatwe sposoby umieszczania arkuszy w sieci Web. Można zapisać arkusz jako stronę sieci Web lub można załadować go bezpośrednio do przeglądarki. Zapisanie jako HTML umożliwia „zabranie" wykonanej pracy i zapisanie arkusza jako strony sieci Web. Można później załadować stronę ponownie do programu Excel; dane nie zostaną utracone. Zdolność do „okrężnego" przesyłania danych do i od formatu HTML umożliwia utworzenie uniwersalnego formatu pliku, który będzie można odczytać i edytować. Osadzanie arkusza jest kolejną opcją szybkiego umieszczania dokumentu programu Excel w sieci Web. Należy utworzyć arkusz i zapisać go w domyślnym formacie XLS. Następnie na stronie sieci Web należy utworzyć połączenie z plikiem programu Excel, a przeglądarka intemetowa Microsoft Intemet Explorer wyświetli arkusz za pomocą technologii OLE (Object Linking and Embedding). Poznajemy pakiet Microsoft Office Program Excel 2000 udostępnia trzy tormanty sieci Web przeznaczone do osadzania na stronach sieci Web. Wykorzystując te formanty, można umieścić interakcyjne arkusze, wykresy i raporty tabel przestawnych w witrynie sieci Web. Składnik obsługujący skoroszyty jest formantem sieci Web, który pozwala osobom odwiedzającym witrynę sieci Web wprowadzać tekst i liczby do arkusza. Osoby te mogą tworzyć formuły, sortować, filtrować i formatować. Formant ten pozwala przygotować kooperacyjne witryny w sieci Web, w których kilka osób może pracować razem z dowolnego miejsca na świecie pod warunkiem, że mogą połączyć się z Intemetem. Składnik obsługujący wykresy daje możliwość tworzenia wizualnych wykresów danych na żywo. Jeżeli dane w źródle danych ulegną zmianie, wykres zostanie zaktualizowany, aby odzwierciedlać te zmiany. Składnik obsługujący tabele przesławne daje osobom odwiedzającym witrynę sieci Web możliwość przeglądania i analizowania danych na różne sposoby. Osoby te mogą dynamicznie sortować i filtrować dane, grupować dane według wierszy i kolumn oraz skoncentrować się na szczegółach podsumowań. Można pracować z bardzo dużymi ilościami danych nawet w sieci Web. Można „przyczepić" strony sieci Web do bazy danych i automatycznie odświeżać stronę Web, jeżeli baza danych zostanie zaktualizowana. Pobieranie danych ze stron sieci Web Dane z sieci Web mogą być pobierane na dwa sposoby. Można kopiować i wklejać ze strony sieci Web lub korzystać z programu Kwerenda sieci Web. Kopiowanie ze strony sieci Web polega po prostu na zaznaczeniu dowolnego fragmentu lub całej tabeli, a następnie na wklejeniu zaznaczenia bezpośrednio do programu Excel 2000. Program Kwerenda sieci Web daje do dyspozycji okno dialogowe Kwerenda sieci Web służące do pobierania danych z witryny sieci Web. W menu Dane należy wskazać polecenie Pobierz dane zewnętrzne, a następnie kliknąć polecenie Nowa kwerenda sieci Web. Należy odpowiedzieć na pytania i za chwilę dane zostaną pobrane z sieci Web. 74 Poznajemy pakiet Microsoft Orfice i NetMeeting Kilka osób może jednocześnie pracować na tym samym arkuszu, korzystając z dwóch technologii, które umożliwiaj ą współpracę interakcyjną w czasie rzeczywistym w sieci Web. Program Dyskusje w sieci Web umożliwia kilku osobom równoczesne dodawanie komentarzy dotyczących danych publikowanych w sieci Web i przechowywanie rekordów komentarzy wpisanych przez poszczególne osoby. Każda osoba może widzieć komentarze wpisywane przez inne osoby i każdy w odpowiedniej kolejności będzie mieć możliwość wpisania komentarzy. Należy załogować się i porównać uwagi. Program Dyskusje w sieci Web może być wykorzystany wraz z innymi technologiami, takimi jak formanty sieci Web programu Excel, do współpracy związanej z analizą danych. Program NetMeeting jest sposobem widzenia i słuchania innych osób. Jeżeli użytkownicy chcą spotkać się twarzą w twarz lub pogawędzić, jednak są oddaleni o wiele kilometrów, program NetMeeting jest dobrym sposobem współpracy. Można rozmawiać przez mikrofon i słyszeć odpowiedzi współpracownika przez głośniki komputera. Jeżeli obaj użytkownicy mają kamery, mogą również siebie widzieć. Dla większej wygody, można przygotować spotkanie zawczasu za pomocą programu klienckiego obsługi wiadomości i współpracy programu Microsoft Outlook®. Program NetMeeting daje również do dyspozycji elektroniczną tablicę służącą do zapisywania i odczytywania uwag, które każdy może zobaczyć. Korzystanie z poczty e-mail Jednym z aspektów umieszczania programu Excel 2000 wszędzie w sieci Web jest możliwość wysyłania arkuszy pocztą e-mail lub wykorzystanie poczty e-mail do powiadomienia osób odwiedzających witrynę w sieci Web o zmianach strony sieci Web. Wysyłanie arkuszy pocztą e-mail jest łatwe. Arkusze mogą być wysyłane na ścieżki danych w sieci Web natychmiast po wybraniu polecenia z menu. Program Outlook może być wykorzystany do upewnienia się, że arkusz dotarł do czyjejś skrzynki pocztowej następnego ranka. Subskrypcja stron sieci Web jest obecnie oferowana dla stron utworzonych przez program Excel 2000. Jeżeli osoby odwiedzą stronę sieci Web wybraną przez użytkownika, mogą dać znać, że chcieliby być informowani o zmianach strony. Można przygotować to automatycznie tak, aby gdy dane na stronie ulegną zmianie, użytkownik był powiadomiony o tym pocztą e-mail. Należy na bieżąco informować osoby odwiedzające o zmianach danych. Poznajemy pakiet Microsoft Orfice 75 Po zebraniu wszystkich danych w arkuszu, utworzeniu formuł i sformatowaniu można wykorzystać zaawansowane narzędzia analityczne dostarczone z programem Excel jako pomoc w analizowaniu danych. Można zadać różne pytania „co-jeśli" lub podsumować duże ilości danych za pomocą widoków danych w raportach tabel przestawnych. Wykonywanie analizy co-jeśli Program Excel udostępnia sposoby zadawania pytań i uzyskiwania odpowiedzi dotyczących danych. Można skorzystać ze scenariuszy, wyszukiwania wyników lub funkcji Solver. Scenariusze służą do prognozowania rezultatu zmiany grup komórek i prognozowania wyników. Można zapisać kilka scenariuszy i powrócić do nich później. Szukaj wyniku jest poleceniem wykorzystywanym, kiedy znana jest potrzebna odpowiedź, jednak nieznane są przypuszczalne wartości wejściowe. Polecenie Szukaj wyniku należy stosować wówczas, gdy potrzebne jest uzależnienie jednej komórki od formuły w innej komórce. Funkcja Solver podaje maksymalną lub minimalną wartość w komórce, która jest generowana, jeżeli inne komórki zostaną zmienione. Funkcja Solver powinna być używana wtedy, kiedy konieczne jest określenie ograniczeń dla danych i wypróbowanie różnych wartości bez pójścia zbyt daleko. Praca z raportami tabel przesławnych Raporty tabel przestawnych pozwalają przeglądać stare dane w nowy sposób. Można użyć Kreatora tabel przesławnych do pobrania danych z różnych źródeł i przestawienia ich, aby uzyskać nowe wyniki. Raporty tabel przestawnych sumują informacje z wybranych pól tabel i list. Na przykład, jeżeli użytkownik ma tabelę z kolumnami—takimi jak sprzedaż, rok, element i sprzedawca—byłoby trudno natychmiast ustalić, które elementy sprzedawały się dobrze lub kto sprzedawał określone produkty. Kreatorzy tabel przesławnych i wykresów przesławnych ułatwiają generowanie raportów tabel przesławnych, nawet jeżeli dane, które użytkownik chce analizować, są w sieciowej bazie danych. Należy uruchomić Kreatora i wybrać dane, które zostaną przestawione. Można przeciągać kolumny, aby utworzyć nowe wiersze, tak, aby tabela została wygenerowana natychmiast. Formaty raportów tabel przesławnych są przeznaczone do automatycznego generowania formatowania. Można zmienić sposób wyświetlania liczb. Można również zaznaczyć części nowych tabel i sformatować je ręcznie. 76 Poznajemy pakiet Microsoft Office zmiany. Edytowalne raporty tabel przesławnych sprawiają, że dowolny aspekt nowej tabeli może być zmodyfikowany. Można zaznaczyć części i wprowadzić zmiany lub nawet utworzyć nowe raporty tabel przestawnych na podstawie innych raportów tabel przesławnych. Raporty wykresów przesławnych pozwalają przeglądać dane w formie graficznej. Można wybrać różnorodne style wykresów i dostosować ostateczny wynik, aby użytkownik był usatysfakcjonowany. Jeżeli dowolne dane ulegną zmianie w raporcie tabeli przestawnej, raport wykresu przesławnego przedstawi aktualizację. Zarządzanie listami Lista jest serią wierszy arkusza zawierającą pokrewne dane, takie jak zbiór nazwisk klientów i numerów telefonów. Można wyobrazić sobie listę jako prostą bazę danych, w której wiersze są rekordami, a kolumny są polami. Program Excel zawiera kilka funkcji automatycznych, które ułatwiają zarządzanie i analizowanie danych na liście. Tworzenie listy Listy są użytecznym sposobem przechowywania danych w zorganizowany sposób. Korzystając z programu Excel, można śledzić szybko i efektywnie proste informacje. Tworzenie listy polega na zorganizowaniu danych w kolumnach i wierszach na arkuszu. Istnieją wytyczne, których należy przestrzegać, aby program Excel mógł prawidłowo pracować z listą. Etykiety kolumn powinny być formatowane odmiennie od pozostałej części listy, aby program Excel mógł je rozpoznać. Listę należy zaprojektować w taki sposób, aby podobne elementy były zgrupowane razem w tej samej kolumnie. Jest również dobrym rozwiązaniem przechowywanie danych na liście oddzielnie od innych danych. Więcej szczegółowych informacji na temat tworzenia list podano w Pomocy programu Excel 2000. Wyszukiwanie danych na liście wykonuje się za pomocą filtrów lub Kreatora odnośników. Można filtrować listę, aby zobaczyć wiersze spełniające specyficzne kryteria za pomocą polecenia Autofiltr lub Filtr zaawansowany. Korzystając z Kreatora odnośników, można wyszukać wartość, wykorzystując inną wartość na liście. Na przykład można wyszukać cenę produktu na liście produktów i ich cen. Można również wyszukiwać dane za pomocą formularza danych. Poznajemy pakiet Microsoft Office 77 a następnie wprowadzić lub usunąć wartość. Można również wykorzystać dane z formularza danych do zarządzania zawartością listy. Korzystanie z formularza danych jest potrzebne do zarządzania danymi na liście. Korzystając z formularzy danych, można dodać rekordy do listy, zmodyfikować istniejące rekordy, usunąć rekordy z listy i wyszukać rekordy na liście. Zakończenie listy automatycznie rozszerza formatowanie i formuły na liście, kiedy nowe dane są dodawane u dołu listy. Sortowanie listy Sortowanie i filtrowanie należy wykorzystać do organizowania, wyszukiwania i tworzenia raportów na podstawie danych przechowywanych w postaci listy. Sortowanie służy do alfabetycznego, numerycznego i chronologicznego organizowania danych na liście. Filtrowanie służy do szybkiego wyszukiwania i pracy z podzbiorem danych z listy bez przenoszenia lub sortowania. Autofiltr służy do filtrowania według wyboru za pomocą prostych kryteriów. Po zastosowaniu Autofiltru do kolumny po prawej stronie etykiety kolumny pojawia się strzałka. Kliknięcie strzałki powoduje wyświetlenie listy wszystkich unikatowych, widocznych elementów w kolumnie, łącznie z pustymi (tylko spacje) i niepustymi. Wybranie elementu z listy powoduje ukrycie wszystkich wierszy, które nie zawierają wybranej wartości. Na liście wyświetlane są również opcje Inne oraz 10 pierwszych. Opcja Inne służy do wyświetlania wierszy zawierających wybraną wartość oraz wierszy zawierających wartości z określonego zakresu. Opcja 10 pierwszych służy do wyświetlania wszystkich wierszy zgodnie z górnym i dolnym ograniczeniem, określonym przez użytkownika. Można włączyć i wyłączyć Autofiltr poprzez wybranie polecenia Autofiltr. Filtr zaawansowany służy do filtrowania listy z wykorzystaniem zaawansowanych kryteriów. Zaawansowane kryteria mogą zawierać wiele warunków zastosowanych w odniesieniu do wielu kolumn i warunków utworzonych jako wynik formuły. Na przykład powiedzmy, że dysponujemy listą wszystkich właściwości sprzedaży w określonym mieście. Korzystając z zaawansowanego filtru, można utworzyć podzbiór listy pokazujący tylko właściwości w określonym zakresie wokół wartości 500 000 zł. Można filtrować listę w miejscu, co spowoduje zastąpienie zawartości listy filtrowanym podzbiorem, lub można wkleić filtrowany podzbiór do innej lokalizacji w arkuszu. 78 Poznajemy pakiet Microsoft Office jednego lub kilku wierszy. Dane można szybko sortować w kolejności rosnącej lub malejącej na podstawie zawartości kolumny za pomocą przycisków Sortuj rosnąco i Sortuj malejąco na pasku narzędzi. Można również sortować według dni, miesięcy lub kryteriów zdefiniowanych na liście niestandardowej. Korzystając z okna dialogowego Sortowanie można sortować zawartość maksymalnie trzech różnych kolumn lub wierszy. Sumowanie danych na liście odbywa się za pomocą automatycznych sum pośrednich. Nie ma potrzeby wprowadzania formuł na arkuszu w celu użycia automatycznych sum pośrednich. Korzystając z grup danych wybranych przez użytkownika, program Excel automatycznie oblicza wartości sum pośrednich i sum końcowych, wstawia i etykietuje wiersze podsumowań i tworzy konspekt listy za użytkownika. Dostosowanie programu Excel Program Excel może być dostosowany za pomocą dodatków lub makr. Jeżeli program Excel nie zawiera wymaganych dodatków i makr, można spróbować znaleźć kogoś, kto je posiada lub utworzyć je samodzielnie! Rozbudowa programu Excel za pomocą dodatków Program Excel 2000 udostępnia technologię dodatków pozwalającą dodawać pakiety oprogramowania do programu Excel. Kilka dodatków jest dostarczanych od razu z programem Excel, ponadto wielu producentów udostępnia liczne dodatki, które mogą rozszerzyć możliwości programu Excel na wiele sposobów. Dodatki są dodatkowymi programami, które rozszerzają możliwości programu Excel. Należy instalować tylko potrzebne dodatki i nie ma potrzeby zaśmiecania dysku czymś, co jest niezbędne. Niektóre użyteczne dodatki są dostarczane z programem Excel: Solver, Anałysis ToolPak i Microsoft Map. Dodatki innych producentów można uzyskać z wielu źródeł. Można sprawdzić witrynę Microsoft Orfice 2000 w sieci Web, żeglować po Intemecie lub zapytać przyjaciół. Użytkownicy posiadający umiejętności programowania mogą utworzyć własne dodatki i rozpowszechniać je wśród innych użytkowników programu Excel. Poznajemy pakiet Microsoft Office 79 Jeżeli trzeba wykonać tę samą czynność wielokrotnie w programie bxcel, można rozważyć możliwość zastosowania makrodefinicji. Można rejestrować naciśnięcia klawiszy klawiatury i odtwarzać je. Nagrywanie makr pozwala zarejestrować i zachować grupę poleceń programu Excel. Po rozpoczęciu rejestracji makra, śledzone są wszystkie akcje wykonywane przez użytkownika za pomocą myszy, jak również wszystko co wpisze użytkownik. Można przygotować kwerendy sieci Web do pobierania wybranych notowań giełdowych każdej nocy, obliczania wartości portfela i drukowania wartości netto—wszystko dzięki nagraniu makra. Makro może być aktywowane przez naciśnięcie klawisza, wybranie elementu z menu niestandardowego lub kliknięcie niestandardowego przycisku na pasku narzędzi. Edycja i pisanie makr pozwala modyfikować zarejestrowane kolekcje poleceń programu Excel. Makra programu Excel 2000 są nagrywane w systemie dla deweloperów Microsoft Visual Basie® for Applications. Po zarejestrowaniu makra można odczytać kod utworzony przez rejestrator i zmodyfikować go. Na przykład po dodaniu nowej akcji do portfela można edytować makro, dodając kilka poleceń w programie Visual Basie for Applications. Program Excel daje do dyspozycji doskonały edytor kodu i obszerną dokumentację, aby ułatwić użytkownikowi pisanie makr. Można również wykorzystać makro do pracy z innymi produktami pakietu Microsoft Office 2000. Skrypty sieci Web mogą być obecnie tworzone za pomocą edytora Microsoft Script Editor. Można pisać skrypty w języku VBScript (Visual Basie Scripting Edition) lub JavaScrip, aby ułatwić dodawanie formantów ActiveX do arkusza przed jego opublikowaniem na stronie sieci Web. 80 Poznajemy pakiet Microsoft Office Korzystanie z funkcji obsługi wielu języków W tym paragrafie zwięźle opisano funkcje obsługi wielu języków dostępne w programie Excel 2000. Korzystając z programu Excel, można pracować w ponad 80 językach, nie wliczając języka angielskiego, z dokumentami i współużytkować te dokumenty. Program Excel obsługuje edycję i przeglądanie dokumentów w innych językach, udostępniając funkcji charakterystyczne dla określonych języków, a w wielu wpadkach również Pomoc. Obsługa waluty Euro jest przeznaczona dla nowej jednostki monetarnej, która zostanie przyjęta przez większą część Europy. W miarę przyjmowania nowego systemu waluty Euro w Europejskiej Wspólnocie Gospodarczej można mieć zatem na bieżąco dostęp do aktualnych informacji. Obsługa specyficznych języków dla ponad dwóch tuzinów języków udostępnia polecenia i funkcje charakterystyczne dla poszczególnych języków. Tworzenie wielojęzycznych stron sieci Web jest ułatwione, ponieważ program Excel wykrywa standardy formatu HTML wykorzystywane dla różnych języków. Można otwierać i zapisywać zwykłe pliki tekstowe z różnych systemów komputerowych, jak również otwierać i zapisywać pliki HTML napisane w innych językach. Wielojęzyczna edycja i przeglądanie polega na tym, że jest możliwe tworzenie zawartości w innymjęzyku niż język ustawienia interfejsu użytkownika. Można korzystać z oddzielnych słowników dla każdego języka, wykorzystywanego jednocześnie w tym samym dokumencie. Kodowanie w standardzie Unicode jest to standard kodowania przypisujący wartości numeryczne do poszczególnych znaków w pliku, co umożliwia programowi Excel wyświetlanie i formatowanie tekstu dla niemal każdego spośród systemów zapisu na świecie. Pakiet Microsoft Office 2000 Proofing Tools stanowi zestaw dodatków (dostępnych u licencjonowanych sprzedawców) zawierającym narzędzia sprawdzające pisownię w większości głównych języków i dodatkowe narzędzia sprawdzające pisownię w wybranych językach. Poznajemy pakiet Microsoft Office 81 Korzystanie z programu PowerPoint 2000 Spis treści Wprowadzenie do programu PowerPoint 2000 84 Wyświetlanie pokazu slajdów 85 Przygotowanie kiosku 86 Umieszczanie prezentacji w sieci Web 87 Tworzenie i wyświetlanie prezentacji 87 Co nowego 89 Zwiększanie produktywności 89 Współpraca w sieci Web 90 Wielojęzyczna obsługa użytkowników 91 Obsługa formatu dokumentu HTML 91 Praca z programem PowerPoint 2000 93 Tworzenie prezentacji 93 Generowanie slajdów 94 Dodawanie tekstu 98 Korzystanie z multimediów 99 Przygotowanie prezentacji 103 Przeprowadzanie pokazu slajdów na żywo 105 Wyświetlanie prezentacji opartej na sieci Web 105 Emisja w sieci intranet 106 Współpraca z innymi osobami 107 Dostosowanie programu PowerPoint 108 Korzystanie z funkcji obsługi wielu języków 110 Poznajemy pakiet Microsoft Office 83 Wprowadzenie do programu PowerPoint 2000 Czy musisz przedstawiać swoje pomysły innym osobom? Czy musisz wygłaszać przemówienia, wyjaśniać koncepcje innym osobom lub tworzyć informacje, które mogą być prezentowane na żywo za pomocą komputera lub w witrynie sieci Web? Jeżeli tak, program do tworzenia grafiki prezentacyjnej Microsoft® PowerPoint® 2000 może ułatwić przedstawienie punktu widzenia w sposób profesjonalny! Nawet jeżeli nie jesteś ekspertem multimedialnym lub kreatorem stron sieci Web, program PowerPoint ułatwi tworzenie ekscytujących pokazów slajdów, automatycznych prezentacji komputerowych przyciągających uwagę odbiorców oraz projektowanie imponujących witryn sieci Web. Program PowerPoint prowadzi użytkownika „za rękę" i udziela użytecznych wskazówek dotyczących układu, projektu i formatów slajdów. Prezentacje mogą być rozbudowane za pomocą obrazów i efektów dźwiękowych. Można ilustrować swoje uwagi za pomocą tabel i wykresów. Program PowerPoint 2000 ułatwia również zaprezentowanie pomysłów w sieci Web. Można tworzyć imponujące strony sieci Web oraz współpracować z innymi osobami w Intemecie i wspólnie tworzyć pokazy slajdów. Można również prezentować slajdy za pośrednictwem Intemetu, aby setki osób mogły jednocześnie oglądać prezentację. Dzięki programowi PowerPoint 2000, jak nigdy dotychczas, pomysły użytkownika mogą zostać zrealizowane w tym samym pomieszczeniu lub w całym kraju. .-.';;. " •SiasesieswgBSB :'. seassugliSiseiBg/lit •• B.^sffiseaKtts.aas.; .•.'. s9KB(®s?łaSi-®. i® ^ -ir 84 Poznajemy pakiet Microsoft Office Wcześniej czy później każdy musi przemawiać na żywo przed widownią. Nawet doskonałym mówcom trudno jest utrzymać uwagę słuchaczy i sprawdzić, czy pamiętaj ą oni wszystkie uwagi, które mówca stara się przekazać. Program PowerPoint ułatwia sprawdzenie, czy przemówienie odniosło zamierzony cel. Załóżmy, że firma prowadzi działalność związaną z wypożyczaniem łodzi. Pewnego dnia z firmą kontaktuje się agent biura podróży. Zjazd agentów biur podróży odbędzie się za kilka tygodni i komitet planujący zjazd zamierza zlecić firmie wygłoszenie przemówienia na temat prowadzonej działalności. Zdaniem zarządu firmy jest to doskonały pomysł, ponieważ większość klientów chce zobaczyć wybrzeże z pokładu łodzi wypożyczanych przez firmę. Jeżeli można będzie odesłać wszystkich tych agentów biur podróży z powrotem do domu z informacjami na temat wszystkich usług świadczonych przez firmę, to działalność związana z wypożyczaniem łodzi rozwinie się znakomicie! Najpierw należy uruchomić program PowerPoint. Po wybraniu pustej prezentacji należy rozpocząć wpisywanie konspektu zawierającego podstawowe informacje, które powinny być przedstawione. Tytuły rozdziałów będą tytułami slajdów. Należy utworzyć nagłówki dla każdego typu wypożyczanych łodzi, a pod nagłówkami wpisać listę użytecznych faktów takich jak stawki, wymagane umiejętności żeglarskie i dopuszczalna liczba pasażerów. Należy zgromadzić rysunki poszczególnych łodzi i przekształcić je w obrazy komputerowe. Następnie należy dodać dźwięki do wybranych slajdów, takie jak sygnał mgłowy, syrena holownika i odgłos fal w doku. Po utworzeniu slajdów dla każdej wypożyczanej łodzi, należy wybrać układ slajdów. Można wybrać szablon projektu zawierający symbole zastępcze dla tekstu i obrazów na każdym slajdzie. Tekst został już wprowadzony, dlatego program PowerPoint rozmieści tekst, aby przygotować miejsce dla grafiki. Należy wstawić rysunki łodzi, a następnie wybrać projekt, który ozdobi kolorami cały pokaz. Następnie należy utworzyć slajd tytułowy z nazwą firmy, logo i imponującymi fotografiami lądu widzianego z pokładu łodzi. Należy dodać kilka slajdów dotyczących miejsc, w których można odebrać wypożyczone łodzie i dodać slajd podsumowania, aby przypomnieć widzom przedstawione informacje i poinformować ich, w jaki sposób można skontaktować się z firmą. Poznajemy pakiet Microsoft Office 85 podczas prezentacji. Jeszcze kilka minut wprowadzania poprawek i prezentacja jest doskonała. Można nawet przygotować materiały informacyjne dotyczące pokazu slajdów, przeznaczone dla osób, które chcą zabrać do domu szczegółowe informacje. Firma jest więc przygotowana na nadejście tego „wielkiego" dnia. Po przybyciu do centrum, w którym odbywa się zjazd, należy połączyć komputer przenośny z rzutnikiem. Kreator połączeń rzutnika umożliwia sprawdzenie, czy wszystkie połączenia działają prawidłowo. Można rozpocząć pokaz slajdów, bawić uczestników zjazdu i informować ich za pomocą słów, obrazów i dźwięków. Przemówienie zostało wygłoszone. Widownia entuzjastycznie nagradza prelegenta brawami, a następnie prelegent udziela odpowiedzi na pytania i zapisuje je w oknie dialogowym Notatki prelegenta, aby uwzględnić je podczas kolejnego przemówienia. Przygotowanie kiosku Przemówienie odniosło duży sukces i szkoda, że nie może być wygłoszone do wszystkich gości odwiedzających miasto. Wiadomo, że nie jest to możliwe, jednak pewnego dnia pracownik firmy rozmawia ze znajomą pracującą w lokalnym centrum turystycznym. Twierdzi ona, że można przygotować kiosk i pyta czy firma byłaby zainteresowana? Pracownik firmy widywał już kioski, jednak nigdy nie przyszło mu do głowy, że można utworzyć zawartość kiosku. W trakcie jak znajoma wyjaśnia swój pomysł okazuje się, że kioski to są komputery bez klawiatury. Konieczne jest tylko automatyczne uruchomienie slajdów PowerPoint na komputerze wewnątrz kiosku. Slajdy utworzone na zjazd agentów biur podróży mogą być w łatwy sposób przystosowane do wykorzystania w kiosku. Wystarczy tylko polecić programowi PowerPoint przygotowanie pokazu dla kiosku! Pokaz będzie odtwarzany cyklicznie. Cykliczne odtwarzanie pokazu może być frustrujące, jeżeli ktoś chce zobaczyć określoną łódź, dlatego należy dodać przyciski na slajdach, aby umożliwić osobom zainteresowanym zatrzymanie pokazu i wyświetlenie określonego slajdu. Po zapisaniu pokaz może być przekazany znajomej z centrum turystycznego. Pracownik firmy przyjeżdża do centrum turystycznego po tygodniu i jest mile zaskoczony, widząc turystów stłoczonych wokół pokazu w kiosku. Zaglądając ponad ich ramionami zauważa, które łodzie sadła nich najbardziej interesujące. Przychodzi mu na myśl doskonały pomysł! Zmierza szybko do domu, uruchamia program PowerPoint i pisze kilka makr, które ułatwią śledzenie przycisków naciskanych przez widzów na slajdach. Nowy pokaz slajdów jest następnie instalowany w kiosku i po kilku tygodniach wiadomo, które łodzie były oglądane najczęściej. Można wtedy zanotować, że konieczne jest zamówienie kilku dodatkowych najbardziej popularnych łodzi. Firma będzie przygotowana na przybycie wszystkich nowych klientów sprowadzonych do drzwi firmy dzięki prezentacji programu PowerPoint. 86 Poznajemy pakiet Microsoft Office Podobnie jak wiele innych osób, pracownik opisanej firmy zastanawia się, czy można przygotować witrynę w sieci Web promującą działalność związaną z wypożyczaniem łodzi. Pracownik firmy słyszał jednak, że trudno jest utworzyć strony sieci Web i nie dysponuje dużą ilością wolnego czasu. Jest zajęty wypożyczaniem łodzi gościom przybywającym z całego kraju. Mógłby zlecić utworzenie stron sieci Web, jednak wolałby zrobić je samodzielnie. Program PowerPoint 2000 jest gotowy, aby ułatwić wykonanie wszystkich tych zadań. Za pomocą kilku kliknięć myszy można przekształcić slajdy w strony sieci Web. Po przejrzeniu slajdów przygotowanych do prezentacji w kiosku można wprowadzić kilka zmian. Konieczne może być dodanie kilku slajdów dla nowych łodzi i utworzenie nowego paragrafu dotyczącego zachowania bezpieczeństwa na łodzi. Można nawet dodać łącza do innych witryn sieci Web w Intemecie, które mogą być interesujące dla żeglarzy. Następnie, korzystając z podglądu strony sieci Web, można upewnić się, że slajdy będą wyglądać doskonale po przekształceniu. Teraz pokaz jest gotowy i wystarczy tylko zapisać prezentację jako stronę sieci Web. Strony sieci Web są natychmiast publikowane w witrynie sieci Web i prezentują się doskonale! Widzowie mogą nawigować od slajdu do slajdu, a nawet wysyłać wiadomości e-mail do autora! Wkrótce Skrzynka odbiorcza jest wypełniona pytaniami i prośbami o rezerwację łodzi. Firma dysponuje teraz dostępem do podróżników na całym świecie, którzy chcą wypożyczyć łodzie. Tworzenie i wyświetlanie prezentacji W tym paragrafie omówiono funkcje programu PowerPoint 2000 ułatwiające pracę z prezentacjami. Omówiono w nim wszystkie główne funkcje ułatwiające wprowadzanie i edytowanie slajdów, wstawianie tekstu, grafiki i obiektów, dodawanie twórczych układów i projektów. Można współpracować z innymi osobami, wyświetlać pokazy na komputerze, drukować pokazy lub publikować je w sieci Web. Następujące operacje są wykonywane podczas pracy z pokazem slajdów w programie PowerPoint 2000. • Tworzenie prezentacji jest pierwszą umiejętnością, której należy nauczyć się w programie PowerPoint. Prezentacje zawierają cały tekst, grafikę i inne materiały pomocnicze. • Generowanie slajdów jest podstawową operacją wykonywaną podczas pracy w programie PowerPoint. Można zaprezentować swoje pomysły za pomocą serii slajdów. W tym celu należy utworzyć slajd, dodać tekst i grafikę, utworzyć kolejny slajd, dodać więcej tekstu i grafiki—i gotowe! Poznajemy pakiet Microsoft Office odpowiedniego formatowania. Program PowerPoint sprawdza nawet pisownię i upewnia się, że styl jest spójny na wszystkich slajdach, • Wykorzystanie multimediów umożliwia utworzenie imponujących slajdów. Można dodać rysunki ClipArt, efekty dźwiękowe, muzykę, klipy wideo i dowolne inne elementy, które mogą być wyświetlone na komputerze. • Przygotowanie prezentacji jest proste. Przygotowane slajdy powinny być ustawione w odpowiedniej kolejności. Program PowerPoint ułatwi wybranie tempa pokazu slajdów. Po zakończeniu pracy można zdecydować, czy pokaz slajdów będzie prezentowany przez prelegenta, czy będzie wyświetlany automatycznie na komputerze lub w sieci Web. • Prezentacja pokazu slajdów przez prelegenta jest łatwa, ponieważ program PowerPoint służy pomocą na każdym etapie procesu. Można użyć wskaźnika myszy do rysowania, aby zwrócić uwagę na wybrane elementy slajdów, pisać uwagi przeznaczone do własnego użytku w okienku notatek prelegenta lub wprowadzić szczegółowe informacje na temat spotkania podczas prezentacji pokazu slajdów. • Prezentacje oparte na sieci Web mogą być wyświetlone w sieci Web. Można przekształcić slajdy w strony sieci Web za pomocą pojedynczego przycisku. Program PowerPoint używa formatu Hypertext Markup Language (HTML) jako formatu macierzystego, dlatego można w łatwy sposób przekształcić prezentację w materiały dla sieci Web i odwrotnie. • Emisja w sieci intranet umożliwia przedstawienie slajdów większej liczbie odbiorców za pośrednictwem sieci intranet i odtworzenie dźwięku prezentacji za pomocą technologii Windows Media Streaming Technologies. Odbiorcy mogą obserwować emisję na żywo lub obejrzeć ją później pod warunkiem, że posiadają przeglądarkę. • Współpraca z innymi osobami jest bardzo łatwa, jeżeli konieczne jest wspólne opracowanie prezentacji. Można przygotować spotkanie oniine i współpracować za pośrednictwem Intemetu. Można również wysłać pliki prezentacji do innych osób i umożliwić im umieszczenie komentarzy, które mogą być odczytane po odebraniu pliku. - • Dostosowanie programu PowerPoint umożliwia skonfigurowanie programu PowerPoint w odpowiedni sposób. Można wybrać jedną z kilku opcji, rozszerzyć możliwości programu za pomocą dodatków lub przyśpieszyć pracę za pomocą makr. Program PowerPoint 2000 zawiera wszystkie narzędzia wymagane do wykonania wszystkich tych zadań, a nawet wiele więcej. Należy kontynuować lekturę, aby dowiedzieć się więcej na temat sposobów przekazywania pomysłów za pomocą prezentacji programu PowerPoint. Poznajemy pakiet Microsoft Office Co nowego W tym paragrafie wymieniono i zwięźle opisano wszystkie nowe funkcje programu PowerPoint 2000. Funkcje te opisano bardziej szczegółowo w paragrafie „Praca z programem PowerPoint 2000". Zwiększanie produktywności Widok Normalny ułatwia edycję i nawigację, Asystent prezentacji udziela użytecznych wskazówek, a autoformatowanie i autonumerowanie ułatwia formatowanie i tworzenie list. Można dopracować slajdy wzbogacając je tabelami macierzystymi, graficznymi znakami wypunktowania i animowanymi plikami .gif. Użytkownicy zauważą również, że program PowerPoint 2000 ułatwia pracę z komputerami przenośnymi i rzutnikami. Widok Normalny łączy widoki Slajd, Konspekt i Strona notatek oraz znacznie ułatwia edytowanie slajdów i notatek w odpowiednim kontekście. Można analizować, nawigować i edytować bez konieczności zmiany widoku. Tabele macierzyste umożliwiają tworzenie tabel w prezentacjach bez konieczności importowania tabel z edytora tekstów Microsoft® Word lub arkusza kalkulacyjnego programu Microsoft Excel. Tabele mogą być formatowane z użyciem niestandardowych krawędzi, stylów tekstów i kolorów wypełnienia. Autodopasowanie tekstu polega na automatycznej zmianie rozmiaru tekstu zgodnie z wielkością kontenera. Tekst będzie zawsze wyświetlany nawet po zmianie rozmiaru kontenera. Graficzne znaki wypunktowania zwiększają atrakcyjność slajdów. Znaki tego typu mogą być użyte zamiast standardowych okrągłych znaków wypunktowania. Można wykorzystać gotowe obrazy dostępne w programie lub dowolne obrazy wybrane przez użytkownika. Autonumerowanie znaki wypunktowania umożliwiają automatyczne wstawianie numerów elementów list. Po dodaniu lub usunięciu akapitu listy numerowanej numery zmienią się zgodnie z aktualną zawartością listy. Autoformatowanie podczas wpisywania zapewnia prawidłowe formatowanie. Program PowerPoint 2000 prawidłowo formatuje ułamki, myślniki i znaki cudzysłowów wpisywane przez użytkownika. Ulepszona obsługa komputerów przenośnych wyłącza wszystkie wygaszacze ekranu i tryb oszczędzania energii podczas wyświetlania prezentacji i zapobiega niepożądanym przerwom. Poznajemy pakiet Microsoft Office 89 jednym monitorze i edytować go jednocześnie na innym monitorze. Animowane pliki GIF mogą być wstawiane bezpośrednio i wyświetlane na slajdach. Skanowana grafika może być importowana bezpośrednio do prezentacji z większości skanerów zgodnych ze standardem TWA IN (TWAlNjest standardem umożliwiającym połączenie skanerów i cyfrowych aparatów fotograficznych z programem PowerPoint i innymi programami). Można również załadować obrazy bezpośrednio z cyfrowego aparatu fotograficznego. Kreator połączeń rzutnika automatycznie ustawia i przywraca prawidłową rozdzielczość ekranu dla używanego systemu projekcyjnego. Synchronizacja narracji prelegenta umożliwia dostosowanie prezentacji do przemówienia. Można synchronizować przejścia slajdów i animacji. Można również dostosować narrację do poszczególnych slajdów. Współpraca w sieci Web Funkcje dotyczące współpracy oniine dostępne w programie PowerPoint ułatwiają pracę z innymi użytkownikami, znajdującymi się w całym kraju lub w pokoju na końcu korytarza. Współpraca oniine jest niemal równie łatwa jak współpraca w tym samym pomieszczeniu, a jej koszt jest o wiele niższy niż ceny biletów lotniczych! Emisja prezentacji umożliwia wyświetlenie pokazu slajdów w sieci intranet. Slajdy mogą być oglądane przez osoby posiadające przeglądarkę sieci Web Microsoft Intemet Explorer. Rejestracja emisji prezentacji jest możliwa w pliku. Zarejestrowany pokaz slajdów może być wyświetlony w dowolnej chwili. Harmonogram emisji oniine jest ustalany za pomocą klienta komunikacyjnego i współpracującego programu Microsoft Outlook® 2000. Odbiorcy mogą określić czas emisji, wysłać przypomnienie o emisji do swoich przyjaciół lub przyłączyć się do bieżącej emisji. Strona lobby zawiera informacje na temat emisji prezentacji. Użytkownicy mogą dowiedzieć się kiedy rozpocznie się emisja i oglądać emitowaną prezentację, nawet jeżeli spóźnią się na rozpoczęcie emisji. 90 Poznajemy pakiet Microsoft Orfice bezpośrednio w programie PowerPoint lub za pomocą programu Outlook. Dyskusje w sieci Web umożliwiają wielu użytkownikom zgłaszanie komentarzy na temat prezentacji. Wszystkie komentarze użytkowników są przechowywane na serwerze sieci Web i mogą być przeglądane przez każdego użytkownika. Uczestnicy dyskusji mogą wprowadzać zmiany w prezentacji, przeglądać zmiany wprowadzone przez inne osoby i wymieniać informacje w czasie rzeczywistym. Można nawet skonfigurować program PowerPoint do automatycznego powiadamiania użytkownika o dodaniu nowych komentarzy. Wielojęzyczna obsługa użytkowników Program PowerPoint 2000 udostępnia wiele list autokorekty dla poszczególnych języków, jak również nowe funkcje dla użytkowników korzystających z języków Dalekiego Wschodu. \ Autokorekta w wielu językach umożliwia korzystanie z oddzielnych list autokorekty dla poszczególnych języków używanych przez użytkownika. Program PowerPoint automatycznie rozpoznaje, w jakim języku wpisywany jest tekst i zapewnia prawidłową korektę. Obsługa języków Dalekiego Wschodu zawiera teraz dodatkowe formaty daty, ulepszone dzielenie wyrazów i rozpoznaje tagi HTML używane w językach Dalekiego Wschodu. Obsługa formatu dokumentu HTML Wraz ze wzrostem popularności Intemetujest ważne, aby dysponować odpowiednimi narzędziami i móc sprostać nowym wyzwaniom. Program PowerPoint jest optymalizowany do pracy w sieci Web, dlatego prezentacja będzie wyświetlana w Intemecie dokładnie tak, jak została zaprojektowana. Format pliku towarzyszącego HTML umożliwia zapisanie i załadowanie plików programu PowerPoint 2000 w formacie HTML. HTML jest standardem otwartym, dlatego można zapisać prezentację w formacie HTML i przeglądać jaw przeglądarce na dowolnej platformie. Ten „okrężny" format pliku umożliwia utworzenie prezentacji w programie PowerPoint 2000, zapisanie jej w formacie HTML i przeniesienie jej później z powrotem do programu PowerPoint bez utraty danych. Polecenie Publikuj jako stronę sieci Web umożliwia zapisanie prezentacji programu PowerPoint bezpośrednio na serwerze sieci Web w formacie HTML. Automatyczne dopasowanie do rozmiaru oznacza możliwość dostosowania do rozdzielczości monitora podczas zapisywania prezentacji slajdów w sieci Web. Na stronie umieszczane są paski nawigacyjne, służące do kontroli pokazu slajdów. Poznajemy pakiet Microsoft Office 91 konwertuje grafikę do formatu, który może być szybko pobierany. Podwójny wyjściowy format HTML umożliwia optymalne dostosowanie prezentacji opartych na sieci Web do wyświetlania w przeglądarkach w wersji 4 z zachowaniem zgodności z przeglądarkami w wersji 3. Opcje wyjścia HTML umożliwiają wybranie najlepszych opcji konwersji dla strony sieci Web. Można optymalizować rozdzielczość formatu, styl ramki, kolor, notatki, konspekt, dźwięk i skalowanie. Nawigacja za pomocą ramek umożliwia umieszczenie paska nawigacyjnego ułatwiającego wyświetlanie różnych slajdów prezentacji w sieci Web. Animowane pliki GIF mogą być użyte w celu zwiększenia dynamiki prezentacji programu PowerPoint. 92 Poznajemy pakiet Microsoft Office Praca z programem PowerPoint 2000 Program PowerPoint 2000 zawiera wiele narzędzi, które mogą być wykorzystane do uporządkowania pomysłów i przedstawienia ich w atrakcyjny sposób. W tym paragrafie wymieniono wszystkie zadania, które mogą być wykonane za pomocą programu PowerPoint, wraz z podstawowymi opisami odpowiednich funkcji. Szczegółowe informacje na temat pracy z tymi funkcjami podano w Pomocy programu PowerPoint. Należy kontynuować lekturę, aby zobaczyć, co program PowerPoint ma do zaoferowania. Prezentacje ułatwiają komunikowanie pomysłów innym osobom. Można tworzyć i edytować prezentacje oraz zapisać je na dysku. Następnie można zaprezentować je odbiorcom na stronie sieci Web lub w formie pokazu slajdów na ekranie komputerowym, na papierze lub za pomocą rzutnika. Prezentacja jest podstawowym oknem i formatem pliku w programie PowerPoint 2000. Tworzenie prezentacji Program PowerPoint oferuje kilka metod tworzenia prezentacji. Można użyć Kreatora zawartości, szablonów projektów, przykładowych prezentacji lub pustej prezentacji. Kreator zawartości prowadzi użytkownik przez etapy procesu tworzenia nowej prezentacji. Aby ułatwić rozpoczęcie projektowania. Kreator zawartości udostępnia kilka typów przykładowych prezentacji zawierających tekst, formatowanie i elementy organizacyjne. Wystarczy wybrać typ tworzonej prezentacji, odpowiedzieć na pytania zadane przez Kreatora, dodać własną zawartość, a prezentacja będzie gotowa do pokazania. Szablony projektów umożliwiają zachowanie spójności szaty graficznej wszystkich slajdów w prezentacji. Program PowerPoint udostępnia wiele różnych stylów układów i projektów, umożliwiających uzyskanie odpowiedniego wyglądu slajdów. Można w dowolnej chwili zmienić układ i projekt w całym pokazie lub na wybranym slajdzie. Przykładowe prezentacje różnego typu mogą być modyfikowane i użyte zgodnie z potrzebami. Na przykład, jeżeli konieczne jest utworzenie prezentacji na spotkanie w firmie, można modelować prezentację zgodnie z przykładowym pokazem slajdów dla spotkań w firmie, dostarczonym wraz z programem PowerPoint. Pusta prezentacja umożliwia rozpoczęcie pracy od pustego pokazu slajdów. Można dodać slajdy, tworzyć nowe układy lub wymyślać wspaniałe projekty. Poznajemy pakiet Microsoft Office 93 Slajdy są podstawowymi elementami prezentacji. Użytkownik może utworzyć serię slajdów, które zostaną zaprezentowane innym osobom. Można również tworzyć i wykorzystać układy i projekty, dodawać notatki, drukować materiały informacyjne oraz dostosować wygląd slajdów. Tworzenie slajdów Można tworzyć nowe slajdy i wstawiać je do pokazu. Podczas tworzenia nowego slajdu można użyć okna dialogowego Autoukład i wybrać układ dla nowego slajdu lub wybrać pusty slajd. Po utworzeniu nowego slajdu można wstawić różne elementy takie jak tekst, rysunki itd. Polecenie Nowy slajd umożliwia wstawienie nowego slajdu do prezentacji. Okno dialogowe Autoukład ułatwia wybranie początkowego sposobu grupowania tekstu i grafiki na slajdzie. Jeżeli żaden układ slajdu nie jest zgodny z intencjami użytkownika, może on rozpocząć pracę od pustego slajdu. Okno dialogowe Autoukład umożliwia wybranie jednego z kilku standardowych układów, takich jak slajd tytułowy, lista wypunktowana, tabela itd. Poszczególne układy zawieraj ą elementy tekstowe i graficzne. Użytkownik może zmienić później układ slajdu. Wstawianie elementów jest bardzo łatwe. Można wstawić pola tekstowe, symbole zastępcze obrazów, tabele, wykresy, filmy i dźwięki. Aby uzyskać odpowiedni układ, można przeciągając elementy, rozmieścić je na slajdzie w pożądany sposób. Slajdy tytułowe i slajdy podsumowania są specjalnymi slajdami ułatwiającymi tworzenie dobrze zorganizowanych prezentacji. Można użyć slajdów tytułowych, których układ jest inny niż pozostałych slajdów prezentacji. Można również generować slajdy podsumowujące prezentację. Edytowanie slajdów Slajdy mogą być wstawiane z innych plików, konspektów oraz wycinane, kopiowane i duplikowane. Wyszukiwać; slajdów służy do wstawiania slajdów z innych prezentacji programu PowerPoint. Wyszukiwacz slajdów umożliwia przeglądanie slajdów w prezentacjach bez konieczności otwierania prezentacji. Wyszukiwacz może nawet zapisać listę ulubionych pokazów slajdów użytkownika. 94 Poznajemy pakiet Microsoft Orfice dużą ilość tekstu. Można również tworzyć nowe slajdy, wpisując tekst w okienku konspektu. Polecenie Duplikuj slajd umożliwia duplikowanie slajdu, jeżeli konieczne jest utworzenie kilku podobnych slajdów. Można również użyć poleceń Wytnij, Kopiuj i Wklej po zaznaczeniu całego slajdu. Nawigacja między slajdami Następujące narzędzia umożliwiają nawigowanie w prezentacji. Paski przewijania służą do wyświetlania kolejnych slajdów, okienka notatek lub okienka konspektu. Przyciski Następny slajd i Poprzedni slajd umożliwiaj ą wyświetlenie następnego lub poprzedniego slajdu w pokazie. Na przyciskach wyświetlone są ikony podwójnych strzałek. Przyciski znajdują się u dołu ekranu na pionowym pasku przewijania. Nawigacja za pomocą okienka konspektu odbywa się poprzez kliknięcie slajdu, który powinien zostać wyświetlony na ekranie. Widok w okienku konspektu może być przesunięty w górę i w dół za pomocą myszy lub klawiszy strzałek. Wybieranie układu slajdów Program PowerPoint 2000 ułatwia wstępne ułożenie elementów tekstowych i symboli zastępczych dla grafiki na slajdzie za pomocą autoukładów. Użytkownik może wybrać układ podczas tworzenia slajdu lub zmodyfikować układ później za pomocą polecenia Układ slajdu. Autouktady stanowią szkielet konstrukcyjny, służący do organizowania elementów na slajdzie. Tworząc nowy slajd, użytkownik może wybrać jeden z 24 autoukładów w oknie dialogowym Układ slajdu. Poszczególne autoukłady rozmieszczają w unikatowy sposób elementy takie jak tekst, grafika i tabele. Polecenie Układ slajdu umożliwia zmianę układu slajdu w dowolnej chwili. Można wybrać jeden z 24 dostępnych autoukładów, aby w różny sposób rozmieścić elementy na slajdzie. Polecenie Wzorzec slajdów umożliwia zmianę projektu wzorca slajdów. Każda prezentacja zawiera tylko jeden projekt wzorca slajdów, który kontroluje domyślne charakterystyki tekstu, takie jak typ czcionki, rozmiar i kolor, jak również kolor tła i efekty specjalne. Zmiana wzorca umożliwia wprowadzenie globalnych zmian stylu wszystkich slajdów. Wybranie nowego szablonu powoduje zmianę projektu wzorca. Zmodyfikowany wzorzec jest zapisywany wraz z prezentacją. Polecenie Wzorzec tytułów jest podobne do polecenia Wzorzec slajdów, jednak dotyczy wyłącznie slajdów tytułowych. Pozwala to zastosować oddzielny projekt dla slajdu tytułowego i dla pozostałych slajdów. Poznajemy pakiet Microsoft Orfice 95 Po utworzeniu slajdu i wybraniu uKtadu można wybrać schemat Kolorów dla teKsru i innych elementów wizualnych. Szablony projektów dostępne w programie PowerPoint nadają prezentacji dopracowany, profesjonalny wygląd. Szablony projektów są kolekcjami teł, schematów kolorów, stylów czcionki i elementów graficznych, które można zastosować na każdym slajdzie w prezentacji. Program PowerPoint oferuje wiele szablonów projektów. Użytkownik może również tworzyć własne niestandardowe szablony projektów. Schematy kolorów umożliwiają formatowanie elementów wizualnych na wybranym slajdzie lub na wszystkich slajdach w prezentacji. Każdy szablon projektu zawiera kilka schematów kolorów do wyboru. Użytkownik może jednak utworzyć własny schemat kolorów. Można wyświetlić podgląd schematu kolorów przed zastosowaniem go na slajdzie. Tła umożliwiają tworzenie unikatowego tła slajdów. Można wybrać jednolite kolory, gradienty, desenie wypełnień, obrazy i desenie. Przeglądanie slajdów Program PowerPoint udostępnia kilka metod przeglądania slajdów. Można wyświetlić slajdy w widoku Normalny, powiększyć widok slajdu lub wyświetlić grupę miniatur slajdów. Można również przeglądać notatki dołączone do slajdów. Przygotowane slajdy mogą być wyświetlone w ostatecznej postaci w widoku Pokaz slajdów. Widok Normalny dzieli ekran na trzy sekcje. Bieżący slajd jest wyświetlany w głównym oknie. Po lewej stronie wyświetlane jest okienko konspektu. U dołu ekranu wyświetlane jest okienko notatek. W tym widoku wykonywana jest większość operacji. Można zmienić rozmiar każdego okienka przez kliknięcie i przeciągnięcie krawędzi okienka. Widok Sortowanie slajdów przedstawia miniatury slajdów prezentacji. Widok Sortowanie slajdów powinien być używany do zmiany kolejności slajdów i do dodania efektów specjalnych, takich jak przejścia między kolejnymi slajdami. Widok Strona notatek umożliwia przeglądanie notatek dołączonych do slajdów. Widok Pokaz slajdów jest wykorzystywany podczas przeprowadzania pokazu slajdów. Użytkownik może również wyświetlić podgląd prezentacji, aby upewnić się, że wszystkie elementy prezentacji są na odpowiednich miejscach. Wszystkie ustawienia dotyczące dźwięków, animacji, hiperłączy i akcji są uwzględniane w tym widoku, dlatego można zobaczyć pokaz slajdów w ostatecznej formie. 96 Poznajemy pakiet Microsoft Office slajdów, należy zmniejszyć widok. Można również powiększyć widok w taki sposób, aby cały slajd lub cała strona była widoczna na ekranie. Polecenie Czarno-biały umożliwia sprawdzenie, w jaki sposób slajd zostanie wydrukowany w czerni i bieli. Polecenie Miniatura slajdu umożliwia wyświetlenie miniatury slajdu w oddzielnym okienku. Można użyć tego polecenia w widoku Wzorzec, aby zobaczyć aktualny wygląd slajdu, lub w czamo-białym podglądzie slajdu, aby zobaczyć aktualne kolory slajdu. Polecenie Miniatura slajdu może być również użyte do wyświetlenia podglądu animacji lub całego slajdu, jeżeli slajd jest w danej chwili wyświetlany w dużym powiększeniu. Tworzenie notatek i materiałów informacyjnych Program PowerPoint umożliwia dołączenie notatek do slajdów. Notatki mogą być wykorzystane w różny sposób. Można również drukować slajdy i notatki jako materiały informacyjne. Notatki umożliwiaj ą zapisanie informacji, które nie są częścią konspektu i mogą być odczytane tylko przez prelegenta. Notatki dołączone do slajdów są wyświetlane w widoku Strona notatek. Notatki mogą być wykorzystane do zapisania informacji, do których można odwołać się podczas prowadzenia pokazu slajdów, takich jak odpowiedzi na pytania zadawane przez słuchaczy. Polecenie Notatki prelegenta umożliwia dodanie notatek podczas przeprowadzania pokazu slajdów. Można zanotować pytania zadawane przez słuchaczy, do których prelegent chciałby nawiązać później. Drukowanie stron notatek i materiałów informacyjnych umożliwia rozpowszechnianie pokazów slajdów w formie wydruków. Aby wydrukować slajdy i notatki na tej samej stronie, należy wydrukować strony notatek. Można również wydrukować cały pokaz slajdów jako materiały informacyjne, tak żeby na stronę przypadało kilka slajdów. Użytkownik może również wydrukować cztery, sześć lub dziewięć slajdów na jednej stronie. Polecenie Wzorzec notatek służy do formatowania stron notatek. Można wybrać układ notatek oraz dodać grafikę, numery stron, datę, godzinę itd. Polecenie Wzorzec materiałów informacyjnych jest podobne do polecenia Wzorzec notatek, jednak służy do formatowania materiałów informacyjnych. Poznajemy pakiet Microśoft Office 97 Tekst umożliwia komunikowanie pomysłów. Program PowerPoint udostępnia kilka metod wstawiania, edytowania i formatowania tekstu w prezentacjach. Wstawianie tekstu Aby wstawić tekst, należy użyć konspektu lub pól tekstowych. Tekst konspektu może być użyty do szybkiego tworzenia slajdów. Korzystając z paska narzędzi Konspekt, można tworzyć nagłówki, listy i akapity. Program PowerPoint wykorzystuje format konspektu do prawidłowego wstawienia tekstu na slajdzie. Nagłówek l staje się tytułem slajdu, nagłówek 2 staje się pierwszym wierszem w pierwszym polu tekstowym itd. Można również importować konspekty z innych programów, takich jak Word 2000. Pola tekstowe są wykorzystywane w programie PowerPoint do umieszczania tekstu na slajdach. Jeżeli podczas tworzenia slajdu użytkownik wybierze określony autoukład, slajd będzie zawierał jedno lub kilka pól tekstowych. Należy kliknąć pole tekstowe i wpisać tekst. Aby wpisać więcej tekstu, należy wstawić dodatkowe pola tekstowe na slajdzie. Formatowanie tekstu Formatowanie czcionek polega na określeniu czcionki, rozmiaru, koloru i formatowania tekstu na slajdach. Wystarczy zaznaczyć tekst przeznaczony do formatowania i wprowadzić zmiany. Można wyświetlić podgląd zmian formatu przed ich zastosowaniem. Zamiana czcionek umożliwia globalną zamianę wszystkich wystąpień określonej czcionki. Na przykład używając tego prostego polecenia, można zmienić wszystkie wystąpienia czcionki Times New Roman na czcionkę Tahoma. Malarz formatów kopiuje formatowanie tekstu z jednej lokalizacji do innej. Wystarczy zaznaczyć tekst, którego format powinien zostać skopiowany i „malować" format na dowolnym tekście. Malarz formatów kopiuje również charakterystyki obiektów rysunkowych. Można również skopiować formaty całych slajdów w widoku Sortowanie slajdów. Znaki wypunktowania i numery wierszy umożliwiają wyświetlenie tekstu w formacie listy. Należy zaznaczyć tekst i wybrać listę punktowaną lub numerowaną. W wypadku list punktowanych można użyć grafiki zamiast standardowych tekstowych znaków wypunktowania. Program PowerPoint zawiera kolekcję gotowych elementów graficznych. Użytkownik może również utworzyć własne graficzne znaki wypunktowania. 98 Poznajemy pakiet Microsoft Orfice rrogram rowerroini udostępnia wiele meloa sprawdzania poprawności reKsm w prezentacjach. Można sprawdzić pisownię, wykryć błędy stylu i użyć słowników niestandardowych. Moduł sprawdzania pisowni wyszukuje literówki i nieprawidłowo wpisane wyrazy w prezentacji. Program PowerPoint może sprawdzać błędy podczas wpisywania. Można również wyłączyć automatyczne sprawdzanie pisowni i uruchomić moduł sprawdzania pisowni później. Autokorekta wykrywa nieprawidłowo wpisane słowa oraz literówki i koryguje je w trakcie wpisywania. Program PowerPoint zawiera wstępnie zdefiniowaną listę często wpisywanych błędnie wyrazów, którą można dostosowywać przez dodanie dowolnych wyrazów lub usunięcie niepotrzebnych wyrazów. Można również użyć autokorekty do wpisywania pełnego tekstu zamiast skrótów i rozpoczynania każdego zdania wielką literą. Słowniki sprawdzania pisowni zawierają słowa używane przez moduł sprawdzania pisowni. Podczas sprawdzania pisowni niektóre słowa mogą nie znajdować się w głównym słowniku. Można dodać nowe słowa po uruchomieniu modułu sprawdzania pisowni. Nowe słowa dodane przez użytkownika są automatycznie dodawane do słownika niestandardowego, który będzie używany przez moduł sprawdzania pisowni wraz z głównym słownikiem. Słownik sprawdzania pisowni jest współużytkowany z innymi produktami firmy Microsoft, takimi jak Word i Excel. Program PowerPoint może również używać słowników zawierających słowa w innych językach oraz dodatkowych słowników instalowanych przez inne programy pakietu Office 2000. Korzystanie z multimediów Program PowerPoint 2000 umożliwia rozbudowanie prezentacji za pomocą rysunków, dźwięków i klipów wideo. Można użyć setek klipów dostępnych w programie PowerPoint lub pobrać bezpłatne klipy multimedialne z galerii Clip Gallery Live. Użytkownik może również importować własne pliki multimedialne. Dodawanie obrazów Użytkownik może dodać obrazy dowolnego typu do prezentacji, aby zilustrować swoje idee. Można dodać obrazy oraz używać Autokształtów i obiektów WordArt. Można wstawić grafikę ze skanerów lub cyfrowych aparatów fotograficznych. Użytkownik może grupować obrazy i zmieniać kolejność ułożenia w warstwach. Obrazy mogą być wstawione z galerii ClipArt Gallery lub z pliku. Można przycinać i edytować rysunki za pomocą paska narzędzi Rysunek. Program PowerPoint akceptuje wszystkie popularne formaty plików graficznych, łącznie z animowanymi plikami .gif. Poznajemy pakiet Microsoft Office 99 gwiazdy i wstęgi, kształty trójwymiarowe, schematy blokowe, transparenty i inne. Można zmienić wygląd autokształtu przez dodanie koloru, zmianę obramowania, obrócenie autokształtu oraz dodanie cienia lub efektów trójwymiarowych. Obiekt WordArt zawiera tekst, który niemal „wychodzi" z ekranu. Można wybrać jeden z wielu wstępnie ustawionych stylów łącznie z efektami tekstu zakrzywionego, trójwymiarowego i tekstu widzianego w określonej perspektywie. Pasek narzędzi WordArt może być użyty do edycji tekstu, wyrównania tekstu i zmiany odstępów między znakami w obiekcie WordArt, obracania obiektu WordArt oraz zmiany kształtu i koloru obiektu. Grupowanie i zmiana warstwowego układu dotyczy obrazów, obiektów tekstowych i autokształtów na slajdzie. Zgrupowane obiekty funkcjonuj ą podobnie jak pojedyncze obiekty. Grupa jest zaznaczana tak jak pojedynczy obiekt, dlatego można w łatwy sposób przesunąć zgrupowane obiekty bez obawy, że jeden z obiektów zostanie pominięty. Zmiana warstwowego układu obiektów umożliwia nakładanie obiektów lub ukrycie obiektu za innym obiektem. Jest to użyteczne podczas tworzenia rysunku zawierającego wiele obiektów. Grafika ze skanerów i cyfrowych aparatów fotograficznych może być wstawiona bezpośrednio do slajdów. Program PowerPoint obsługuje większość urządzeń zgodnych ze standardem TWAIN. Dodanie filmu do slajdu powinno zwiększyć jego atrakcyjność. Filmy mogą być w formie wideo lub animowanych plików .gif. Można dodać efekty specjalne do filmów podobnie jak do innych obiektów. Na przykład można przesunąć klip wideo z lewej do prawej strony ekranu, a następnie rozpocząć jego odtwarzanie. Dodawanie muzyki i dźwięku Efekty dźwiękowe, muzyka i narracja sprawiają, że można nie tylko oglądać prezentację, ale również jej słuchać. Muzyka i dźwięk mogą być odtwarzane automatycznie podczas wyświetlania kolejnych slajdów prezentacji. Można również dołączyć dźwięki do przycisków na slajdach. Można użyć plików MIDI, standardowych plików .wav systemu Windows lub wskazać ścieżkę z kompaktowej płyty audio. Program PowerPoint zawiera zestaw gotowych efektów dźwiękowych. Użytkownik może pobrać dodatkowe pliki z galerii Clip Gallery Live. Nagrana narracja może wyjaśniać pomysły pokazane na slajdach. Można edytować chronometraż narracji na poszczególnych slajdach i wyłączyć narrację, jeżeli jest to konieczne. Podczas wyświetlania prezentacji narracja będzie odtwarzana wraz z innymi efektami dźwiękowymi, dodanymi do prezentacji. 100 Poznajemy pakiet Microsoft Office Animowanie oDieKtow na slajdacn pozwala „ożywić slajdy. Program Powerfomt udostępnia wiele różnych wizualnych przejść między slajdami. Można również wyświetlić podgląd animacji, aby upewnić się, że uzyskany efekt jest zgodny z oczekiwaniami. Animacja umożliwia przenoszenie tekstu, obrazów, wykresów i klipów wideo, tak jak obiektów ożywionych. Program PowerPoint zawiera kilka wstępnych ustawień animacji, które mogą być zastosowane do dowolnego elementu. Animacje mogą być odtwarzane w określonej chwili lub za pomocą kliknięcia. Na przykład można utworzyć tekst przesuwający się od krawędzi slajdu wraz z odgłosem opon samochodu lub wyświetlać poszczególne kolumny wykresu za pomocą kolejnych kliknięć myszą. Przejścia są efektami specjalnymi, które mogą być wyświetlane między kolejnymi slajdami. Dostępny jest duży wybór rozproszeń, odkrywania, dzielenia, szachownic i innych efektów. Można zastosować przejście na wybranych lub na wszystkich slajdach prezentacji. Wyświetlenie podglądu animacji umożliwia ocenę animacji bez konieczności uruchamiania pokazu slajdów. Można użyć polecenia Podgląd animacji w menu Pokaz slajdów do wyświetlenia animacji pojedynczego slajdu. Aby wyświetlić animację kilku slajdów, należy zaznaczyć odpowiednie slajdy w widoku Sortowanie slajdów i wybrać polecenie Podgląd animacji. Dodawanie łączy i akcji Łącza umożliwiają tworzenie interakcyjnych prezentacji, które będą wyświetlane w kioskach lub witrynach sieci Web. Hiperłącza i przyciski akcji umożliwiają użytkownikom wyświetlanie slajdów w kolejności określonej przez projektanta. Hiperłącza umożliwiają łączenie różnych lokalizacji z prezentacją. Można utworzyć połączenie z określonym slajdem, slajdem w innej prezentacji, dokumencie pakietu Office, Intemecie, sieci intranet lub z adresem e-mail. Aby dodać hiperłącze do slajdu, należy wprowadzić adres URL lub podświetlić odpowiedni tekst lub obiekt, a następnie użyć polecenia Hiperłącze. Przyciski akcji są wstawiane na slajdach i umożliwiają wyświetlanie innych slajdów. Można użyć określonych przycisków akcji do wyświetlenia następnego lub poprzedniego slajdu, pierwszego slajdu lub do aktywowania klipu wideo. Przyciski akcji mogą być wykorzystane do wykonania wielu innych zadań, takich jak otwieranie hiperłącza lub uruchamianie makra. Poznajemy pakiet Microsoft Office 101 wskaźnik jest przesuwany w obszarze przycisku podczas przedstawiania pokazu slajdów. Można również użyć ustawień akcji do uruchomienia makra lub programu. Tworzenie tabel i wykresów Tabele i wykresy przedstawiaj ą złożone dane w przejrzystej i czytelnej formie. Znaczenie określonego rodzaju informacji, takich jak dane statystyczne, może być bardziej widoczne dla odbiorców, jeżeli informacje te zostaną przedstawione w formie tabeli lub wykresu. Dane dla wykresów mogą być importowane z wielu różnych źródeł (takich jak arkusz kalkulacyjny programu Excel lub plik tekstu rozdzielanego) i edytowane. Użytkownik może zmienić typ wykresu bez utraty danych. Tabele mogą być tworzone w łatwy sposób w programie PowerPoint. Wystarczy wstawić tabelę i określić liczbę wierszy i kolumn. Pasek narzędzi Tabele i krawędzie umożliwia rysowanie nowej tabeli od podstaw, określenie koloru i szerokości linii i krawędzi, określenie kolorów tła, podziału komórek, scalanie komórek oraz kontrolowanie wyrównania tekstu i obiektów. Wykresy umożliwiają wyświetlenie danych w jednym z wielu formatów graficznych. Korzystając z programu Microsoft Graph, można tworzyć wykresy dowolnego rodzaju, łącznie z wykresami słupkowymi, liniowymi, kołowymi i punktowymi. Można wprowadzić dane bezpośrednio do arkusza danych programu Microsoft Graph oraz importować dane z pliku tekstowego lub programu obsługującego arkusze kalkulacyjne, takiego jak Excel. Wiele autoukładów w programie PowerPoint zawiera symbole zastępcze dla wykresów. Dwukrotne kliknięcie symbolu zastępczego wykresu powoduje wyświetlenie arkusza danych programu Microsoft Graph. Można animować elementy wykresów, aby utworzyć bardziej interesujące wykresy. Na przykład wycinki wykresu kołowego mogą być wyświetlane kolejno. Schemat organizacyjny przedstawia role i relacje między poszczególnymi osobami w organizacji. Dzięki schematowi organizacyjnemu można w łatwy sposób zorientować się „kto jest kim" w danej organizacji. Program PowerPoint udostępnia autoukłady zawierające symbole zastępcze dla schematów organizacyjnych. 102 Poznajemy pakiet Microsoft Office Po przygotowaniu wszystkich slajdów można rozpocząć tworzenie prezentacji. Można przeprowadzić próbę pokazu slajdów, przygotować pokaz slajdów i przygotować specyficzne wyposażenie. Próba pokazu slajdów Można przeprowadzić próbę pokazu slajdów i określić tempo pokazu slajdów. Program PowerPoint automatycznie wybiera tempo pokazu slajdów. Użytkownik może również ręcznie określić czas wyświetlania poszczególnych slajdów. Można więc mieć pewność, że tempo pokazu slajdów będzie odpowiednie. Próba tempa umożliwia automatyczne określenie czasu, w którym poszczególne slajdy pojawiają się na ekranie. Podczas próby pokazu slajdów należy użyć polecenia Próba tempa do śledzenia czasu wyświetlania poszczególnych slajdów. Ręczne ustalenie tempa może być również przeprowadzona za pomocą polecenia Przejście slajdu w widoku Sortowanie slajdów. Użytkownik może wpisać czas wyświetlania poszczególnych slajdów na ekranie. Przygotowanie pokazów Po określeniu czasu wyświetlania slajdów można przygotować pokaz slajdów. Program PowerPoint 2000 umożliwia tworzenie kilku typów pokazów, które można zaprezentować odbiorcom. Można przygotować pokaz slajdów, który będzie wyświetlany podczas przemówienia, umieścić pokaz na stronie sieci Web lub wyświetlić pokaz w kiosku. Można również przygotować pokaz slajdów, który będzie wyświetlany za pomocą rzutnika i komputera. Oczywiście można również przygotować drukowane materiały informacyjne lub slajdy 35 mm. Opcja Prezentowany przez prelegenta umożliwia przygotowanie pokazu slajdów, który zostanie wykorzystany podczas przemówienia. Slajdy będą wyświetlane na całym ekranie. Można wyświetlać kolejne slajdy, używając myszy lub automatycznie zgodnie z ustawieniami wstępnymi chronometrażu. Opcja Przeglądany indywidualnie służy do tworzenia pokazu, który może być przeglądany przez dowolne osoby korzystające z komputera. Można utworzyć przyciski nawigacyjne umożliwiające odbiorcy wyświetlanie wybranych slajdów. Można również wysłać pokaz za pomocą poczty e-mail do określonej osoby, która ' będzie mogła wyświetlić pokaz za pomocą przeglądarki programu PowerPoint, nawet jeżeli dana osoba nie posiada kopii programu PowerPoint. Opcja Przeglądany jako kiosk umożliwia tworzenie pokazu, który może być wyświetlany automatycznie. Można przygotować pokaz, który będzie wyświetlany cyklicznie przez czas nieokreślony. Można również uniemożliwić innym osobom wprowadzanie zmian w pokazie slajdów. Poznajemy pakiet Microsoft Orfice 103 slajdach podczas przedstawiania pokazu. Można również określić, które slajdy będą wyświetlane lub utworzyć niestandardowy pokaz slajdów na podstawie określonej grupy slajdów. Kreator połączeń rzutnika umożliwia szybkie przygotowanie programu PowerPoint w taki sposób, aby komputer mógł być wykorzystany w połączeniu z rzutnikiem. Kreator wykryje model podłączonego rzutnika i ułatwi ustawienie rozdzielczości. Rozpowszechnianie pokazów Pokazy slajdów mogą być rozpowszechniane za pomocą przeglądarki programu PowerPoint, Kreatora prezentacji przenośnych oraz drukowanych materiałów informacyjnych i stron notatek. Przeglądarka programu PowerPoint umożliwia uruchomienie prezentacji na komputerach, na których nie zainstalowano programu PowerPoint. Przeglądarka może być rozpowszechniana bez ograniczeń i bez konieczności zakupu dodatkowej licencji. Używając przeglądarki programu Power Point i Kreatora prezentacji przenośnych, można wyświetlać prezentacje programu PowerPoint w dowolnym miejscu. Kreator prezentacji przenośnych pakuje wszystkie pliki prezentacji i umieszcza je na dysku lub w lokalizacji sieciowej. Kreator dołącza wszystkie czcionki i połączone pliki, dlatego każdy może zobaczyć prezentację w formie, w jakiej została zaprojektowana. Aby wyświetlić pokaz slajdów na komputerze, na którym nie zainstalowano programu PowerPoint, należy wykorzystać przeglądarkę programu PowerPoint i plik prezentacji. Drukowanie materiałów informacyjnych i strony notatek ma na celu udostępnienie widzom wybranych materiałów źródłowych. Program PowerPoint umożliwia wydrukowanie całej prezentacji lub tylko konspektu, lub stron notatek. Można wydrukować kilka slajdów na pojedynczym arkuszu papieru, ciągły zakres slajdów, wybrane slajdy lub slajdy należące do pokazu niestandardowego. Aby dodatkowo zmienić układ, można wysłać prezentację do programu Word. Kolorowe lub czarno-białe przezrocza mogą być przygotowane na podstawie slajdów prezentacji. Przezrocza mogą być wydrukowane na przezroczystej kliszy za pomocą standardowej drukarki laserowej lub atramentowej. Można również wysłać plik prezentacji do punktu usługowego w celu wydrukowania na urządzeniu o dużej rozdzielczości. Slajdy 35 mm mogą być utworzone na podstawie prezentacji programu PowerPoint za pomocą rejestratora filmów typu desktop. Można również wysłać plik programu PowerPoint 2000 do punktu usługowego. 104 Poznajemy pakiet Microsoft Orfice Program PowerPoint udostępnia wiele narzędzi służących do wyświetlania prezentacji na żywo. Można użyć wskaźnika do rysowania na slajdach, wprowadzać notatki widoczne wyłącznie dla prelegenta, konsultować się podczas wyświetlania prezentacji i wprowadzać szczegółowe informacje dotyczące spotkania. Można nawet użyć dwóch monitorów. Korzystanie ze wskaźnika ma na celu zwrócenie uwagi odbiorców na określone obszary slajdu. Wskaźnik w kształcie pióra umożliwia rysowanie na slajdach w celu dodatkowego zilustrowania przedstawionych pomysłów. Opcje wskaźnika mogą być zmienione w oknie dialogowym Przygotowanie pokazu lub w widoku Sortowanie slajdów przez kliknięcie slajdu prawym przyciskiem myszy i wybranie odpowiednich opcji z menu podręcznego. Polecenie Notatki prelegenta umożliwia zapisanie notatek podczas prezentacji. Można również użyć tej funkcji do wyświetlenia okienka notatek. Wszyscy uczestnicy spotkania oniine mogą korzystać z okienka Notatki prelegenta. Polecenie Notatki ze spotkania umożliwia wprowadzenie szczegółowych informacji dotyczących spotkania oniine i przypisanie czynności do wykonania. Czynność do wykonania jest zadaniem, które można zaplanować w programie Outlook lub eksportować do programu Outlook lub Word w celu późniejszego wykorzystania. Wszyscy uczestnicy spotkania oniine mogą korzystać z okna dialogowego Notatki ze spotkania. Dwa monitory mogą być wykorzystane do przeprowadzenia pokazu slajdów. Pokaz jest kontrolowany za pomocą komputera przenośnego, a slajdy są wyświetlane na innym monitorze lub systemie projekcyjnym. Pozwala to wykorzystać jednocześnie dwa różne widoki. Na przykład na jednym monitorze można przeglądać konspekt i notatki, które nie będą widoczne dla odbiorców, podczas gdy drugi monitor może być użyty do wyświetlania slajdów. Wyświetlanie prezentacji opartej na sieci Web Można udostępnić prezentację w sieci Web, zapisując ją po prostu jako stronę sieci Web i przekazując ją do serwera w Intemecie lub sieci intranet. Prezentacja rozpowszechniana w ten sposób może być oglądana przez wszystkich użytkowników za pomocą przeglądarki sieci Web. Można również emitować prezentację programu PowerPoint za pośrednictwem sieci intranet. Emisja umożliwia odbiorcom oglądanie prezentacji w czasie rzeczywistym. Można również wykorzystać audio i wideo emitowane na żywo w czasie emisji prezentacji. Poznajemy pakiet Microsoft Orfice 105 dlatego można zapisać prezentację w formacie HTML i przeglądać jaw przeglądarce na dowolnej platformie. Ten „okrężny" format pliku umożliwia utworzenie prezentacji, zapisanie jej w formacie HTML i przeniesienie jej później z powrotem do programu PowerPoint bez utraty danych. Podczas importu pliku HTML wszystkie tagi są zachowywane, nawet jeżeli program PowerPoint nie może ich wyświetlić. Pozwala to zachować integralności plików HTML i umożliwia programowi PowerPoint obsługę formatów pliku, które zostaną wprowadzone w przyszłości. Polecenie Zapisz jako strona sieci Web umożliwia udostępnienie prezentacji w Intemecie. Zapisując prezentację jako stronę sieci Web, program PowerPoint tworzy dwa obiekty: wzorcową stronę sieci Web i folder zawierający wszystkie pokrewne pliki. Można zapisać prezentację sieci Web bezpośrednio na serwerze w Intemecie lub sieci intranet. Należy upewnić się, że strona wzorcowa i folder zostały zapisane w tej samej lokalizacji i połączyć stronę wzorcową podobnie jak inne strony sieci Web. Aby przeglądać prezentację w przeglądarce, wystarczy otworzyć wzorcową stronę sieci Web. Emisja w sieci intranet Prezentacja może być emitowana w sieci intranet. Polecenie Emisja można zastosować do wysłania slajdów jednocześnie do wszystkich osób. Emisja prezentacji polega na wyświetleniu prezentacji za pośrednictwem sieci intranet. Aby przygotować emisję, należy ustawić opcje emisji, harmonogram emisji i wysłać zaproszenia. Emisja może być rozpoczęta w odpowiedniej chwili z programu PowerPoint. Emisja może być oglądana za pomocą programu Intemet Explorer w wersji 4.0 lub nowszej. • Okno dialogowe Konfiguracja służy do określenia witryny, w której nastąpi emisja i opcji dotyczących na przykład audio lub wideo. Można również przygotować stronę lobby zawierającą zwięzły opis prezentacji i zegar odliczający czas do chwili rozpoczęcia prezentacji. Po ustawieniu opcji program PowerPoint zapisuje pliki w witrynie wybranej przez użytkownika,! umożliwia ustalenie harmonogramu emisji. 106 Poznajemy pakiet Microsoft Orfice Jeżeli użytkownik posiada program Outlook, program ten jest uruchamiany automatycznie i umożliwia zaplanowanie harmonogramu prezentacji podobnie jak innych spotkań. Jeżeli użytkownik nie posiada programu Outlook, data i godzina rozpoczęcia prezentacji zostanie umieszczona w zaproszeniach pocztowych. W obu przypadkach program PowerPoint osadzi adres URL prezentacji w zaproszeniach pocztowych. • Uruchomienie emisji przeprowadza się z programu PowerPoint. Podczas pokazu slajdów użytkownicy mogą wymieniać komentarze za pomocą okna Rozmowa lub poczty e-mail (zależnie od wybranej opcji konfiguracyjnej). Można również zarejestrować emisję i zapisać nagranie na serwerze sieci Web tak, aby mogło ono być odtworzone w dowolnej chwili. Wzięcie udziału w emisji przygotowanej przez innego użytkownika jest możliwe. Zaproszenie na emisję zawiera datę i godzinę rozpoczęcia emisji oraz hiperłącze do lokalizacji emisji. Użytkownik, który zaakceptuje zaproszenie w programie Outlook 2000, otrzyma przypomnienie przed planowym rozpoczęciem emisji. Współpraca z innymi osobami Wspaniałe prezentacje mogą być tworzone we współpracy z innymi osobami. Można spotkać się w trybie oniine i wymieniać komentarze dotyczące rozważanych zagadnień. Uczestniczenie w spotkaniu oniine Można współpracować podczas tworzenia prezentacji z innymi użytkownikami znajdującymi się w różnych witrynach w czasie rzeczywistym. Poszczególni uczestnicy mogą na zmianę kontrolować i edytować prezentację i zobaczyć zmiany wprowadzone przez innych użytkowników. Prowadzenie spotkania oniine umożliwia współpracę z innymi użytkownikami w sieci Web. Można ustalić harmonogram spotkania oniine za pomocą programu Outlook lub zainicjować okazjonalne spotkanie oniine z prezentacji programu PowerPoint, którą użytkownik zamierza udostępnić. Można również zaprosić uczestników do przyłączenia się do bieżącego spotkaniu oniine w dowolnej chwili. Uczestnicy spotkania oniine mogą współużytkować programy i dokumenty, wysyłać wiadomości tekstowe w oknie Rozmowa, przekazywać pliki i rysować na tablicy elektronicznej. Współpracujący użytkownicy mogą na zmianę kontrolować i edytować prezentację. Poznajemy pakiet Microsoft Orfice spotkanie pasek narzędzi Spotkanie oniine i udostępniona prezentacja pojawią się na ekranie komputera. Aby uczestniczyć w spotkaniu oniine, nie trzeba nawet instalować programu PowerPoint. Okno dialogowe Notatki ze spotkania umożliwia zarejestrowanie szczegółowych informacji dotyczących spotkania oraz wyznaczenie i zaplanowanie czynności do wykonania. Okno dialogowe Notatki ze spotkania może być używane przez wszystkich uczestników spotkania oniine. Karta Czynności do wykonania umożliwia wyznaczenie czynności do wykonania i ustalenie ich harmonogramu podobnie jak dla zadań w programie Outlook. Karta Protokół spotkania może być wykorzystana do wpisania szczegółowych informacji dotyczących spotkania. Korzystanie z komentarzy Komentarze mogą być wykorzystane do komunikowania pomysłów innym osobom. Należy umieścić komentarz w dowolnym miejscu w prezentacji i wysłać plik. Wszystkie osoby przeglądające plik mogą przeczytać komentarze i wstawić własne komentarze. Poszczególne komentarze identyfikują osobę, która wpisała dany komentarz. Komentarze mogą być ukryte lub wyświetlone za pomocą polecenia Komentarze. Dostosowanie programu PowerPoint Użytkownik może dostosować program PowerPoint za pomocą opcji dostarczanych przez inne firmy lub przez tworzenie własnych makr. Program PowerPoint może być dowolnie dostosowany do stylu pracy użytkownika. Korzystanie z polecenia Opcje Program PowerPoint udostępnia opcje umożliwiające zmianę niemal każdej funkcji. Można wybrać wstępnie definiowane opcje, dostosować sposób pracy z programem PowerPoint lub wykorzystać dodatki utworzone przez inne osoby. Wybór opcji umożliwia określenie domyślnych opcji dotyczących poszczególnych prezentacji, w których pracuje użytkownik. Korzystając z okna dialogowego Opcje, można skonfigurować program PowerPoint do wyświetlania, edytowania i drukowania zgodnie z wymaganiami użytkownika. 108 Poznajemy pakiet Microsoft Orfice przeznaczonych dla wszystkich rodzajów funkcji. Można określić, który pasek narzędzi będzie wyświetlany, dodać przyciski do paska narzędzi i usunąć przyciski, które nie są często używane. Można również tworzyć własne niestandardowe paski narzędzi, korzystając z wybranych menu i przycisków. Korzystanie z dodatków umożliwia rozszerzenie możliwości programu PowerPoint. Dodatki są programami instalowanymi w celu rozszerzenia możliwości programu PowerPoint przez dodanie niestandardowych poleceń i wyspecjalizowanych funkcji. Można uzyskać dodatki od niezależnych sprzedawców oprogramowania lub zaprogramować własne, korzystając z systemu dla deweloperów Microsoft Visual Basie® for Applications. Na przykład można wykorzystać dodatek udostępniający niestandardową grafikę trójwymiarową. Automatyzacja programu PowerPoint za pomocą makr Jeżeli użytkownik zamierza wykonać tę samą operację wielokrotnie w programie PowerPoint, powinien rozważyć możliwość zastosowania makr. Można zarejestrować i odtworzyć sekwencję naciśnięć klawiszy. Rejestrowanie makr jest bardzo łatwe. Po uruchomieniu rejestratora makr program PowerPoint będzie śledził wszystkie polecenia menu i opcje wybierane przez użytkownika, zaznaczone obiekty itd. oraz informacje wpisywane przez użytkownika. Zarejestrowane makro może być odtwarzane dowolną liczbę razy. Na przykład, jeżeli użytkownik musi kliknąć wielokrotnie, aby otworzyć okno dialogowe, powinien zarejestrować tę sekwencję kliknięć. Następnie użytkownik będzie mógł otwierać okno dialogowe za pomocą pojedynczego przycisku na pasku narzędzi przypisanego do zarejestrowanego makra. Edycja i pisanie makr jest bardzo łatwe, ponieważ makra programu PowerPoint 2000 są rejestrowane w języku Visual Basie for Applications. Kod zarejestrowanego makra może być odczytany i zmodyfikowany. Na przykład, jeżeli użytkownik umieścił na kilku slajdach dużą liczbę obrazów w postaci map bitowych, które są zbyt ciemne, może zarejestrować makro zmieniające jaskrawość zaznaczonego rysunku o określoną wartość (takąjak 60 procent). Użycie makra w ten sposób pozwoli uniknąć konieczności wielokrotnego wykonania tych samych czynności dla każdego modyfikowanego obrazu. Program PowerPoint udostępnia edytor kodu i obszerną dokumentację ułatwiającą pisanie makr. Można również użyć makr do pracy z innymi produktami pakietu Office 2000. Skrypty sieci Web mogą być teraz tworzone za pomocą edytora skryptów Microsoft Script Editor. Można pisać skrypty w języku Visual Basie Scripting Edition (VBScript) lub JavaScript i ułatwić dołączanie formantów Microsoft ActiveX® do arkusza przed publikowaniem go na strome sieci Web. Poznajemy pakiet Microsoft Office Korzystanie z funkcji obsługi wielu języków Funkcje obsługi wielu języków w programie PowerPoint 2000 ułatwiaj ą pracę w kilku językach i współużytkowanie dokumentów utworzonych w różnych językach. Program PowerPoint 2000 obsługuje wiele języków, udostępniając polecenia i funkcje specyficzne dla określonych języków. Jeżeli użytkownik pracuje z dokumentami zawierającymi tekst napisany w kilku językach, pracuje w międzynarodowej organizacji lub współużytkuje dokumenty z innymi osobami używającymi programu PowerPoint w innej wersji językowej systemu operacyjnego, to użytkownik lub administrator systemu może dostosować program PowerPoint do obsługi konwencji i wymagań unikatowych dla tych języków. Standard kodowania Unicode rozszerza możliwości obsługi wielu języków w programie PowerPoint. Program PowerPoint 2000 wykorzystuje standard kodowania Unicode, dlatego może wyświetlać i formatować tekst w wielu systemach pisowni, łącznie z językiem arabskim, hebrajskim, japońskim, koreańskim oraz tradycyjnym i uproszczonym językiem chińskim, tzn. językami, których obsługa była dotychczas utrudniona. Autokorekta może być wykorzystana w wielu językach. Ponowna konwersja IME umożliwia kontynuację wpisywania i wybranie później słów z pośród kandydatów IME. Dzielenie słów w języku chińskim umożliwia programowi PowerPoint analizę zarówno tradycyjnego, jak i uproszczonego języka chińskiego. Tagi HTML w językach Dalekiego Wschodu są teraz obsługiwane przez program PowerPoint. Obsługa wielu języków Kinsoku (typografia azjatycka) rozszerza możliwości określania domyślnych reguł zawijania słów i znaków dla języka japońskiego, koreańskiego oraz tradycyjnego i uproszczonego języka chińskiego. Formaty dat w wielu językach są teraz obsługiwane. Program PowerPoint automatycznie obsługuje format daty w języku, w którym wpisywany jest tekst, nie licząc obsługi różnych międzynarodowych formatów dat dla innych języków włączonej za pomocą Narzędzia ustawień językowych Microsoft OfBce. 110 Poznajemy pakiet Microsoft Orfice Korzystanie z programu Outlook 2000 Spis treści Wprowadzenie do programu Outlook 2000 112 Oszczędzanie czasu 113 Kontrolowanie informacji 113 Cenowego 115 Zwiększanie produktywności 115 Współpraca w sieci Web 117 Integracja z pakietem Orfice 119 Wielojęzyczna obsługa użytkowników 120 Programowanie 121 Obsługa formatu dokumentu HTML 122 Praca z programem Outlook 2000 123 Organizowanie pracy 123 Katalogowanie informacji 125 Wysyłanie i odbieranie wiadomości e-mail 129 Zarządzanie wiadomościami e-mail 131 Dostosowanie wiadomości e-mail 134 Obsługa Kalendarza 136 Planowanie działań w Kalendarzu 137 Śledzenie kontaktów 138 Zapisywanie notatek i przypomnień 143 Współpraca programu Outlook z programem Microsoft Exchange Server 143 Korzystanie z programu Outlook w sieci Web lub sieci intranet 147 . Archiwizowanie informacji 151 Korzystanie z funkcji obsługi wielu języków 152 Poznajemy pakiet Microsoft Office 111 Wprowadzenie do programu Outlook 2000 W dzisiejszych czasach dostępna jest bardzo duża ilość informacji, jednak ich przeglądanie w celu wyszukania określonych informacji przypomina niekiedy poszukiwanie igły w stogu siana. Może to być czasochłonna i uciążliwa procedura. Informacje znajdują się wszędzie—w papierowych kalendarzach, notatnikach osobistych, folderach e-mail, programach współpracujących, serwerach plikowych i w sieci Web, jednak informacje te nie zawsze mogą być wyszukane przez użytkownika. Istnieje kilka programów ułatwiających wyszukiwanie, wyświetlanie i organizowanie różnych typów informacji. Należy jednak nie tylko pamiętać, skąd pobrano dane informacje, ale również wiedzieć, za pomocą jakiego narzędzia można je odczytać! Klient komunikacyjny i współpracujący programu Microsoft® Outlook® 2000 zarządza wiadomościami e-mail, kalendarzami, kontaktami, zadaniami, listami Do zrobienia, dokumentami i plikami. Ponadto program Outlook ułatwia komunikowanie się za pomocą poczty e-mail, obsługi telefonu i planowania grupowego oraz ułatwia współużytkowanie informacji za pomocą folderów publicznych, formularzy i łączności sieci Web. 112 Poznaj emy pakiet Microsoft Orfice Aby móc współzawodniczyć z innymi firmami, firma może ułatwić swoim pracownikom optymalne wykorzystanie czasu. Program Outlook ułatwia efektywne organizowanie spotkań i innych wydarzeń oraz udostępnienie harmonogramu innym osobom wewnątrz lub spoza firmy. Funkcje służące do planowania w programie Outlook mogą być bardzo użyteczne i umożliwiają wykonanie następujących zadań: • Tworzenie terminów i wydarzeń, łącznie z wyjazdami wakacyjnymi lub służbowymi, oraz terminów cyklicznych, takich jak cotygodniowe spotkania służbowe lub urodziny. • Przeglądanie i zarządzanie jednocześnie poszczególnymi dniami, tygodniami, . miesiącami lub całym rokiem w kalendarzu. Widok Tydzień roboczy umożliwia ogólną ocenę wolnego czasu w ciągu tygodnia. Inne widoki umożliwiają przeglądanie listy dat urodzenia, zbliżających się terminów lub wykorzystanie jednocześnie dwóch różnych stref czasowych. • Organizowanie spotkania dzięki zintegrowaniu kalendarza i poczty e-mail. Organizator spotkań wybiera godzinę w kalendarzu, tworzy termin i wybiera osoby, które zostaną zaproszone. • Zarządzanie kalendarzem innej osoby, korzystając z pełnomocnictw. Kontrolowanie informacji Każda firma, niezależnie od wielkości, może korzystać z programu Outlook 2000 do wykonywania zadań organizacyjnych i kontrolowania różnych działań wykonywanych każdego dnia. Program Outlook obsługuje planowanie, informacje osobiste (łącznie ze śledzeniem klientów, sprzedawców i zadań), pocztę e-mail, dokumenty i informacje biznesowe onhne (takie jak odpowiednie witryny sieci Web). Każdy może tworzyć i przeglądać informacje, używając wspólnego i spójnego interfejsu. Ujednolicenie informacji umożliwia użytkownikowi i współpracownikom wykonanie następujących zadań wewnątrz lub na zewnątrz biura: • Praca w zintegrowanym środowisku i zarządzanie krytycznymi informacjami, takimi jak poczta e-mail, kontakty, kalendarz, zadania, terminy i dokumenty, zgromadzonymi w jednej lokalizacji. • Uzyskiwanie dostępu do informacji i zarządzanie informacjami z sieci Web, wykorzystując program Outlook jako książkę adresową sieci Web, w której można przechowywać informacje i zarządzać nimi. Odpowiednie witryny sieci Web mogą być przechowywane w Menedżerze kontaktów lub folderze Ulubione. •Poznajemy pakiet Microsoft Offiee 113 powrocie do biura. Można wykorzystać rozbudowane formaty wydruków i obsługę zegara Timex® DataLink lub w łatwy sposób zabrać informacje w podróż służbową w papierowym notatniku, komputerze przenośnym łub Osobistym asystencie cyfrowym. • Przeglądanie informacji w sposób zgodny z własnymi wymaganiami, łącznie z pięcioma standardowymi widokami, dostępnymi w programie Outlook. Można również dostosować widok zgodnie z potrzebami. Na przykład można przeglądać listę zdarzeń w Kalendarzu w widoku tabeli lub zastosować widok Kalendarz w folderze Wysłane elementy do organizowania wiadomości e-mail według daty wysłania. • Wyszukiwanie informacji znajdujących się we wszystkich modułach. Specjalne skróty oparte na 32-bitowym systemie operacyjnym Microsoft Windows® umożliwiaj ą pracownikom nawigowanie do dowolnego folderu osobistego, folderu publicznego lub folderu systemu plików. Pracownicy mogą wyszukiwać różne informacje dotyczące klientów za pomocą folderów kontaktów. Za pomocą pojedynczej operacji wyszukiwania można uzyskać wszystkie pokrewne wiadomości e-mail, terminy i kontakty. 114 Poznajemy pakiet Microsoft Office Co nowego W tym paragrafie wymieniono i zwięźle opisano wszystkie nowe funkcje programu Outlook 2000. Większość z tych funkcji opisano bardziej szczegółowo w paragrafie zatytułowanym „Praca z programem Outlook 2000". Zwiększanie produktywności Dzięki programowi Outlook można pracować szybciej i efektywniej. Oprócz uproszczonych domyślnych menu i pasków narzędzi, program Outlook 2000 zawiera spersonalizowane menu i paski narzędzi pakietu Orfice 2000, adaptowane automatycznie podczas pracy. Można szybko uzyskać dostęp do najczęściej używanych poleceń, natomiast polecenia rzadko używane lub nieużywane wcale są ukrywane. Ponadto program Outlook udostępnia kilka nowych narzędzi zwiększających produktywność. Widok Outlook na dziś przedstawia nowe wiadomości e-mail, zaplanowane spotkania i listę zadań. Można więc szybko zapoznać się z harmonogramem. Widok Outlook na dziś zawiera podstawowe informacje zgromadzone na ekranie i umożliwia dostosowanie za pomocą różnych dostępnych stylów. Polecenie Okienko podglądu wyświetla wiadomość e-mail w okienku dołu ekranu, dzięki któremu użytkownik może szybko zdecydować, które wiadomości e-mail powinny być odczytane lub usunięte. Autopodgląd umożliwia przeglądanie pierwszych trzech wierszy wiadomości e-mail bez konieczności otwierania wiadomości. Autopodgląd i etykietki ekranowe, które umożliwiają wyświetlanie szczegółowych informacji dotyczących terminu bez konieczności otwierania terminu, są teraz dostępne dla pozycji w Kalendarzu, jak również dla wiadomości e-mail. Narzędzia Znajdź i Organizuj umożliwiają wyszukiwanie wiadomości e-mail, terminów lub zadań za pomocą narzędzi w stylu sieci Web. Narzędzie Organizuj umożliwia szybkie i intuicyjne uzyskanie dostępu do funkcji folderów programu Outlook, widoków i filtrów. Korzystając z szybkiego wyszukiwania można lokalizować i otwierać kontakty z dowolnego miejsca w programie Outlook. Karta Formatowanie warunkowe prowadzi użytkownika przez proces tworzenia reguł wyróżniania wiadomości e-mail. Na przykład wiadomości e-mail wysłane bezpośrednio do użytkownika mogą być wyróżniane zielonym kolorem, podczas gdy inne wiadomości mogą być wyróżniane kolorem niebieskim. Wydajność często wykonywanych zadań została znacznie zwiększona. Zadania te mogą być wykonywane szybciej i efektywniej. Poznajemy pakiet Microsoft Office 115 automatycznego nawiązywania połączenia i pobierania nowych wiadomości e-mail zgodnie z określonym harmonogramem. Uproszczone menu i paski narzędzi są bardziej dostępne zarówno w widokach, jak i formularzach. Autozapis umożliwia automatyczne zapisywanie nie wysłanych notatek w folderze Projekty. Folder Projekty ułatwia porządkowanie Skrzynki odbiorczej. Polecenie Uruchom reguły umożliwia ręczne zastosowanie reguły dla dowolnego folderu w dowolnej chwili. Oznacza to, że można testować reguły w Skrzynce odbiorczej natychmiast po ich utworzeniu. Filtry wiadomości-śmieci ułatwiaj ą porządkowanie Skrzynki odbiorczej dzięki usunięciu wiadomości-śmieci. Rozbudowany Organizator spotkań umożliwia rozwinięcie listy dystrybucyjnej i przeglądanie informacji wolny/zajęty poszczególnych członków. Ulepszony Autowybór może być użyty do planowania zasobów i wyszukiwania zasobów użytych po raz pierwszy oraz do ustalania, czy określone osoby dysponuj ą wolnym czasem i mogą wziąć udział w spotkaniu. Można ukryć terminy osobiste i zarezerwować zasoby, takie jak sale konferencyjne, bez konieczności uruchamiania komputera zarządzającego wydzielonymi zasobami. Rozbudowane zarządzanie kontaktami oferuje kilka nowych funkcji: • Oznaczanie kontaktów flagą monitującą. • Wymiana danych dotyczących kontaktu w Intemecie za pomocą wizytówki vCard bez konieczności ponownego wpisywania informacji, podobnie jak w wypadku wymiany zwykłych wizytówek. • Mapowanie adresu fizycznego kontaktu za pomocą usługi podróżnej Microsoft Expedia™. • Przed dodaniem nowego kontaktu program Outlook inteligentnie ostrzega, że istnieje niebezpieczeństwo zduplikowania kontaktu i proponuje automatyczne scalenie informacji. Pole Kontakt znajdujące się we wszystkich elementach programu Outlook, umożliwia łatwe łączenie wiadomości e-mail, terminów, dokumentów i zadań z kontaktem. Umożliwia to użytkownikowi precyzyjne śledzenie historii kontaktu. Filtrowanie korespondencji seryjnej polega na filtrowaniu listy kontaktów w programie Outlook, a następnie przekazaniu kontaktów do korespondencji seryjnej programu Word i utworzenie korespondencji seryjnej z użyciem dowolnego pola programu Outlook. 116 Poznajemy pakiet Microsoft Orfice Przełączanie formatów można stosować bez przerywania pracy. Można w dowolnej chwili w podczas pracy z programem Outlook przełączać między trybem edycji formatu Hypertext Markup Language (HTML), tekstu sformatowanego (RTF) lub zwykłego tekstu. Współpraca w sieci Web Program Outlook 2000 oferuje większe możliwości niż strony sieci Web oraz wiadomości e-mail i udostępnia nowe metody współużytkowania informacji w sieci Web. Funkcje współpracy programu Outlook mogą być wykorzystane przez indywidualne osoby, grupy robocze lub całe przedsiębiorstwo. W wypadku indywidualnych użytkowników program Outlook 2000 ułatwia tworzenie grup dyskusyjnych, współużytkowanie informacji z kolegami w Intemecie i planowanie spotkań w sieci Web. W wypadku grup roboczych i przedsiębiorstw program Outlook 2000, w połączeniu z oprogramowaniem klient-serwer obsługującym wiadomości i oprogramowaniem grupowym programu Microsoft Exchange Sen/er, oferuje różne aplikacje dotyczące współpracy. Program Outlook 2000 jest zgodny z wieloma serwerami obsługującymi pocztę e-mail i planowanie grupowe oraz obsługuje wszystkie często używane standardy dotyczące komunikacji, planowania i współpracy w sieci Web. Przeglądanie sieci Web jest możliwe w oknie programu Outlook. Wystarczy kliknąć ikonę Strona sieci Web na Pasku Outlook, a strona sieci Web zostanie wyświetlona w prawym okienku programu Outlook. Obsługiwana jest podstawowa nawigacja sieci Web, a aktualnie wyświetlona strona może być otwarta w domyślnej przeglądarce sieci Web. Polecenie Wyślij łącze do folderu publicznego umożliwia wysłanie łącza do publicznego folderu programu Exchange Server. Znajdowanie folderu publicznego programu Exchange Server jest możliwe za pomocą programu Outlook. Można wyszukiwać korzystając z właściwości folderu publicznego programu Exchange Server. Wysyłanie dowolnej strony sieci Web jest możliwe w postaci wiadomości e-mail w programie Outlook. Powiadomienia o dyspozycji wiadomości (potwierdzenia odbioru) są generowane i śledzone przez program Outlook. Strefy bezpieczeństwa programu Internet Explorer ułatwiają ustawienie poziomów ostrzegawczych dla odbieranych wiadomości e-mail zawierających formanty lub aplety. Wymiana informacji dotyczących kontaktów w mtemecie jest możliwa za pomocą aplikacji zgodnych z wizytówką vCard. Poznajemy pakiet Microsoft Orfice 117 Rozbudowane zarządzanie kontaktami umożliwia wysyłanie i odbieranie informacji dotyczących kontaktów za pomocą wizytówki vCard. Współużytkowane foldery Kontakty, Zadania, Kalendarz i Wiadomości e-mail mogą być tworzone w programie Exchange Server, a karta Działania kontaktów we współużytkowanym folderze Kontakty może być skonfigurowana do wyszukiwania innych współużytkowanych folderów. Publikowanie Kalendarzy w sieci Web i udostępnianie dowolnego Kalendarza projektu lub zespołu dla współpracowników w sieci Web lub wysyłanie go jako wiadomości e-mail w formacie HTML należą do dostępnych czynności. Ukrywanie terminów osobistych i kontrolowanie, czy pełnomocnik, taki jak asystent administrujący, będzie miał dostęp do szczegółowych informacji dotyczących terminów osobistych to czynności dostępne dla użytkownika. Ulepszona synchronizacja folderów offiine z programem Exchange Server, obejmuje następujące możliwości synchronizacji: • Synchronizacja grup folderów • Automatyczna synchronizacja w tle • Zapobieganie synchronizacji dużych wiadomości • Synchronizacja zintegrowanych książek adresowych offiine Rozszerzenia Secure Multipurpose Internę! Maił Extensions (S/MIME) ułatwiają ochronę wiadomości e-mail. Implementacja rozszerzeń S/MIME w programie Outlook obejmuje podpisy cyfrowe, które umożliwiają weryfikację tożsamości nadawcy i integralności wiadomości e-mail oraz kodowanie cyfrowe, które zabezpiecza zawartość wiadomości e-mail przed odczytaniem przez osoby inne niż adresat. Program Outlook obsługuje 128-bitowe kodowanie w wersji przeznaczonej dla USA. Można wymieniać podpisane i zakodowane wiadomości e-mail z innymi klientami e-mail obsługującymi rozszerzenia S/MIME. Ponadto wspólne funkcje zarządzania kluczami i certyfikatami są wykorzystywane przez program Outlook i przeglądarkę sieci Web Microsoft Internet Explorer. Standard iCalendar - Internet Free/Busy jest standardem formatu i przechowywania informacji dotyczących harmonogramów, takich jak informacje wolny/zajęty, wykorzystywanych do zapraszania użytkowników na spotkania i wydarzenia. Kilka kont katalogów serwerów POP3 lub serwerów e-mail IMAP4 i LDAP może współpracować w programie Outlook 2000. Na przykład można posiadać służbowe konto intemetowe oraz inne konto osobiste u usługodawcy intemetowego. Wiadomości e maił z obu kont będą dostarczane do Skrzynki odbiorczej programu Outlook. 118 Poznajemy pakiet Microsoft Orfice okna Rozmowa. Jeżeli program NetMeetingjest używany z wideo, można oglądać na ekranie innych uczestników konferencji oniine. Można również użyć programu NetMeeting do współużytkowania programów i dokumentów z innymi osobami . w sieci Web. Korzystanie z Odtwarzacza multimedialnego systemu Windows z programem Outlook umożliwia oglądanie emisji na żywo. Można ustalić harmonogram emisji za pomocą Odtwarzacza multimedialnego systemu Windows i automatycznie uruchomić usługi w odpowiednim czasie. Integracja z pakietem Office Użytkownicy oczekują spójności i integracji wszystkich programów pakiem Microsoft Office. Firma Microsoft zaprojektowała program Outlook w taki sposób, aby mógł być łatwo integrowany z pozostałymi programami pakietu Office 2000. Umożliwia to użytkownikom organizowanie się w różnych programach i ułatwia współużytkowanie informacji w całej organizacji. Współużytkowane mogą być identyczne paski tytułu pakietu Office, pasek polecenia, menu rozwijane, menu skrótów, okna dialogowe z kartami, paski narzędzi, ikony i kliknięcia prawym przyciskiem myszy. Ponadto program Outlook udostępnia następujące nowatorskie funkcje Łącza Office: Obsługa wiadomości e-mail w pakiecie Office jest ściśle zintegrowana w podstawowych funkcjach wszystkich programów pakietu Orfice 2000. Można wysłać dowolny dokument pakietu Office 2000 jako wiadomość e-mail bezpośrednio z aplikacji, a niejako plik załączony do wiadomości. Wszystkie aplikacje zawierają pocztowy pasek narzędzi ułatwiający wykonanie tego zadania. Polecenie Nowa wiadomość pocztowa korzysta z poczty Microsoft Orfice Maił i umożliwia tworzenie wiadomości e-mail za pomocą strony danych utworzonej w programie Microsoft Access, arkusza utworzonego w arkuszu kalkulacyjnym programu Microsoft Excel, slajdu prezentacji programu Microsoft PowerPoint® lub dowolnego dokumentu programu Word. Wysłanie całego dokumentu pocztą e-mail jest równie łatwe jak zapisanie i wydrukowanie dokumentu. Zadania programu Outlook mogą być tworzone w programach Word, Excel i PowerPoint. Eksplorator dokumentów umożliwia przeglądanie i wyszukiwanie plików pakietu Office z programu Outlook. Właściwości dokumentów mogą być wykorzystane do wyszukiwania, sortowania, grupowania i wyświetlania fragmentów plików pakietu Office z programu Outlook. Przeciąganie i upuszczanie elementów można przeprowadzić między folderami programu Outlook oraz między programem Outlook i innymi programami pakietu Office. Poznajemy pakiet Microsoft Office 119 w programie Word. Kreator importu/eksportu scala w programie Outlook dane pochodzące z programu Access, programu Excel, programu Microsoft Schedule+ służącego do obsługi kalendarzy i planowania oraz dane z innych formatów pliku. Kreator listów umożliwia przygotowanie nowego listu w programie Word i wysłanie listu do kontaktu w programie Outlook. Asystent pakietu Office oferuje szybkie, przyjazne wskazówki, gdy użytkownik zada pytanie dotyczące korzystania z programu Outlook. Asystent pakietu Orfice udostępnia również pomoc dla kreatorów oraz wyświetla porady i wiadomości. Szablony pakietu Office mogą być wykorzystane do tworzenia nowych dokumentów w programie Outlook. Informacje dotyczące kontaktów w programie Outlook są dostępne w innych programach pakietu Office. Na przykład adres kontaktu programu Outlook może być wykorzystany w programie Word. Korespondencja seryjna w programie Word i Menedżer kontaktów umożliwiają tworzenie listów seryjnych, etykiet wysyłkowych, kopert, katalogów i innych typów dokumentów służących do masowego wysyłania korespondencji. Można rozpocząć pracę w programie Outlook lub Word i masowo wysyłać korespondencję do kontaktów odnotowanych na liście, zgodnie z wybranym polem kontaktu. Można wybrać kontakty według kategorii lub wybrać pojedyncze kontakty. Komunikacja masowa może być spersonalizowana za pomocą zestawu pól z elementów Kontakt w programie Outlook. Wielojęzyczna obsługa użytkowników W tym paragrafie zwięźle opisano funkcje obsługi wielu języków dostępne w programie Outlook 2000. Korzystając z programu Outlook, można pracować z dokumentami w ponad 80 językach oprócz języka angielskiego i współużytkować te dokumenty. Program Outlook obsługuje edytowanie i przeglądanie dokumentów w różnych językach, udostępniając funkcje specyficzne dla określonych języków i, w wielu wypadkach. Pomoc. Edytor Input Method Editor umożliwia edytowanie wiadomości e-mail w dowolnym języku azjatyckim. Poszczególne języki azjatyckie posiadają własne edytory Input Method Editor. Standard kodowania Unicode jest globalnym standardem kodowaniem wszystkich znaków, które będą prawdopodobnie używane do międzynarodowej wymiany tekstów. Waluta euro jest obsługiwana w programie Outlook. Symbol waluty euro został dodany do kilku standardów kodowania obsługiwanych przez program Outlook (na przykład wymiana wiadomości e-mail). 120 Poznajemy pakiet Microsoft Office ta ma duże znaczenie podczas wymiany wiadomości e-mail między różnymi Krajami. Opcje międzynarodowe umożliwiają również określenie domyślnego kodowania dla wychodzących i przychodzących wiadomości bez tagów. Opcje kontaktów umożliwiają określenie kolejności wyświetlania nazwisk w programie Outlook. Na przykład można wyświetlać najpierw nazwisko, a potem imię. Program Microsoft Word jako edytor wiadomości e-mail używa Autowykrywania do ustalenia, w jakim języku użytkownik wpisuje tekst oraz udzielić inteligentnej porady dotyczącej prawidłowej pisowni i gramatyki. Programowanie Widoki i formularze programu Outlook są narzędziami używanymi do inspekcji i modyfikowania informacji przechowywanych w programie Outlook lub programie Exchange Server i mogą być dostosowane do potrzeb indywidualnych użytkowników lub wykorzystane do współpracy wielu aplikacji. Ponadto aplikacje, na przykład utworzone w systemie dla deweloperów Microsoft Visual Basie® lub pakiecie Microsoft Orfice, mogą uzyskać dostęp do funkcji programu Outlook za pomocą modelu obiektowego programu Outlook. Dzięki połączeniu następujących elementów architektury, koncentrujących się na działaniach wykonywanych codziennie przez użytkowników, program Outlook 2000 jest rozbudowanym, wszechstronnym i łatwym w obsłudze narzędziem, służącym do organizowania i komunikowania informacji. • System Visual Basie for Applications udostępnia rozbudowaną infrastrukturę służącą do opracowania i implementacji różnych niestandardowych rozwiązań, które mogą być wykorzystane do wykonywania zadań w firmach każdego dnia. Przykładem może być zaawansowana obsługa wiadomości e-mail, zarządzanie terminami i zadaniami, dyskusje elektroniczne oraz rozwiązania przeznaczone do śledzenia i rozsyłania wiadomości oraz obsługi bibliotek dokumentów. Dodatki modelu obiektowego (COM) umożliwiają deweloperom używanie profesjonalnych systemów dla deweloperów, takich jak Visual Basie, Microsoft C, Microsoft C/C++® lub innych języków do tworzenia formantów pakietu oprogramowania Microsoft ActiveX® i rozszerzania możliwości programu Outlook. System Microsoft Visual Basie Scripting Edition jest używany zarówno w programie Outlook, jak i w pozostałych programach pakietu Office 2000 i stanowi współużytkowane środowisko deweloperów. Poznajemy pakiet Microsoft Office 121 automatycznie używać widoków programu Outlook w przeglądarce sieci Web, jeżeli jest używany wraz z programem Exchange Server, użytkownikami Outlook Web Access lub innymi aplikacjami opartymi na sieci Web. Zintegrowany zestaw narzędzi do projektowania formularzy umożliwia deweloperom dostosowanie poszczególnych formularzy, takich jak formularz Kontakt, do wymagań wynikających z zarządzania informacjami osobistymi. Obsługa formatu dokumentu HTML Dzięki możliwości wysyłania wiadomości e-mail w formacie HTML i MHTML można wysyłać wiadomości e-mail, które zawierają animowaną grafikę, obrazy, obiekty multimedialne i inne obiekty, które mogą być umieszczone na stronie Web. Można nawet wysłać wiadomość zawierającą całą stronę sieci Web. Wiadomości w formacie HTML umożliwiają edytowanie czcionek, stylów HTML i hiperłączy w trybie WYSIWYG (tzw. „dostajesz to, co widzisz"). Wiadomością w formacie HTML może być zarówno prosty tekst formatowany, jak i cała strona sieci Web, łącznie z obrazami. Wiadomość w formacie HTML może być przeglądana w trybie offline, jeżeli jest to konieczne. Ponadto program Outlook 2000 zarządza wieloma podpisami różnego typu i dla różnych adresatów w formacie HTML, tekście sformatowanym (RTF) lub zwykłym tekście. Użycie HTML jako formatu wiadomości umożliwia wykorzystanie funkcji formatowania HTML, takich jak poziome linie i style HTML oraz rozbudowanie odpowiedzi na wiadomości e-mail. Na przykład wysyłając odpowiedź, program Outlook dodaje krawędź po lewej stronie oryginalnej wiadomości w takim samym kolorze jak tekst odpowiedzi. Ułatwia to śledzenie długich wątków wiadomości e-mail. Użycie MHTML jako formatu wiadomości umożliwia osadzenie obrazów bezpośrednio w wiadomości e-mail i wykorzystanie ich przez innych użytkowników poczty programu Exchange Server. 122 Poznajemy pakiet Microsoft Office Praca z programem Outlook 2000 Program Outlook 2000 oferuje wiele funkcji i ulepszeń ułatwiających bardziej efektywne tworzenie lepszych dokumentów. W tym paragrafie wymieniono wszystkie zadania, które mogą być wykonane za pomocą programu Outlook i podano podstawowe opisy odpowiednich funkcji. Należy zapoznać się z informacjami podanym w tym paragrafie, aby zobaczyć, co program Outlook ma do zaoferowania. Więcej informacji podano w Pomocy programu Outlook. Organizowanie pracy Program Outlook 2000 zawiera następujące nowatorskie funkcje służące do organizowania informacji biznesowych i osobistych, takich jak wiadomości e-mail, kalendarz i kontakty. Skrzynka odbiorcza umożliwia wysyłanie i odbieranie wiadomości e-mail w biurze, miejscu zamieszkania lub w podróży. Można wyświetlić podgląd wiadomości e-mail przed jej otwarciem lub oznaczyć wiadomość flagą monitującą o wykonanie określonej czynności. Kalendarz śledzi harmonogram i umożliwia planowanie spotkań z innymi osobami. Nawigator daty (niewielki kalendarz w prawym rogu u góry Kalendarza) może być użyty do wyszukiwania i wyświetlania informacji w harmonogramie. Można również użyć bloku zadań do przeglądania zadań w danym dniu i przydzielenia czasu na wykonanie tych zadań. Kontakty przechowują aktualne i łatwe do przeszukiwania rekordy, zawierające informacje osobiste i biznesowe, dotyczące kontaktów. Można sortować i katalogować kontakty w dowolny sposób, zapisywać kilka nazw ulic, numerów telefonów i adresów e-mail dla każdego kontaktu oraz wyświetlić bezpośrednio witrynę sieci Web dowolnego kontaktu. Dziennik służy do rejestrowania interakcji z ważnymi kontaktami. Odnotowane mogą być na przykład rozmowy telefoniczne, notatki lub faksy. Interakcje są śledzone wraz z pozostałymi informacjami dotyczącymi wiadomości e-mail, kalendarza i zadań Kontaktu w programie Outlook. Notatki służą do zapisywania informacji przypinających o pytaniach, ideach, wytycznych itp. Można również kopiować tekst do notatek i wykorzystać ten tekst ponownie w innych miejscach. Zadania umożliwiają organizowanie osobistych i biznesowych list Do zrobienia w jednym miejscu, w którym mogą być w łatwy sposób zarządzane. Można szybko ustalić priorytety zadań, przydzielać zdania innym osobom i tworzyć raporty o stanie zadań. Poznajemy pakiet Microsoft Office 123 pojedynczego kliknięcia uzyskać dostęp do często odwiedzanych stron sieci Web, należy dodać ikonę Organizuj informacje w sieci Web do Paska Outlook wybierając polecenie Strona sieci Web z menu Ulubione i przeciągając łącze do paska Outlook (można również utworzyć skrót na Pasku Outlook). Po kliknięciu ikony Strona sieci Web na Pasku Outlook, w prawym okienku programu Outlook zostanie wyświetlona strona sieci Web. Obsługiwana jest podstawowa nawigacja sieci Web, a aktualnie wyświetlona strona może być otwarta w domyślnej przeglądarce sieci Web. Przeglądanie harmonogramu całego dnia Widok Outlook na dziś umożliwia przeglądanie ważnych informacji danego dnia w jednym miejscu. Po uruchomieniu programu Outlook należy użyć widoku Outlook na dziś do przeglądania planowanych spotkań i zadań, które muszą być wykonane w określonym dniu oraz przeglądania nowych wiadomości e-mail. Można również skonfigurować śledzenie określonych folderów pocztowych i wybrać jeden z kilku stylów widoku Outlook na dziś. Widok Outlook na dziś używa formatu HTML do wyświetlania elementów w stylu podobnym do strony sieci Web, zawierającej łącza do szczegółowych informacji. Widok Outlook na dziś jest definiowany za pomocą formatu HTML, dlatego firmowe wydziały ds. technologii informacyjnej mogą opcjonalnie zastosować niestandardowy widok Outlook na dziś, zawierający dynamiczne informacje, specjalnie dostosowane do wymagań danej firmy lub grupy roboczej, oprócz informacji osobistych poszczególnych użytkowników. Można automatycznie wyświetlać widok Outlook na dziś po uruchomieniu programu Outlook lub dostosować widok Outlook na dziś, klikając ikonę Outlook na dziś na Pasku Outlook, a następnie klikając przycisk Dostosuj Outlook na dziś. Nawigacja w programie Outlook Program Outlook udostępnia kilka narzędzi służących do przeglądania wszystkich informacji osobistych i biznesowych. Pasek Outlook umożliwia nawigowanie nie tylko między różnymi folderami programu Outlook, ale również w całym komputerze i lokalnej sieci. Można użyć Paska Outlook i jego ikon skrótów zamiast Listy folderów programu Outlook do nawigowania w programie Outlook. Można również użyć Paska Outlook podobnie jak Eksploratora Windows lub ikony Mój komputer do uzyskania dostępu do dowolnego folderu na lokalnym dysku twardym, dyskach sieciowych lub w Internecie. Jeżeli określony folder lub strona sieci Web jest często wyświetlana przez użytkownika, może on umieścić skrót do danego folderu lub strony na Pasku Outlook. 124 Poznajemy pakiet Microsoft Orfice folderu Kalendarz. Etykieta folderu (w postaci poziomego paska ponad przeglądarką informacji) przedstawia nazwę otwartego folderu. Aby zobaczyć pełną listę folderów, należy kliknąć nazwę folderu na Etykiecie folderu. Menu, okna dialogowe i paski narzędzi zostały uproszczone, dlatego można szybciej wyszukać odpowiednie elementy. Można dostosowywać paski narzędzi do własnego sposobu pracy przez dodawanie i usuwanie przycisków. Rozbudowane etykietki narzędzi są również wyświetlane dla nagłówków kolumn. Otwieranie folderów jest możliwe oddzielnych oknach. Foldery takie jak Kalendarz, Kontakty i Zadania są otwierane w oddzielnych oknach. Umożliwia to odczytywanie informacji bez konieczności zmiany aktualnego widoku. Wyróżnianie ważnych informacji w widokach programu Outlook jest możliwe dzięki ustaleniu reguł łączenia elementów formatowania, takich jak kolor tekstu, czcionki i pogrubienie tekstu, z ważnymi właściwościami wiadomości e-mail, kontaktów, zadań, terminów i innych elementów. Na przykład można wyróżnić czerwonym kolorem wszystkie wiadomości e-mail w Skrzynce odbiorczej otrzymane od zwierzchnika, aby były one wyraźnie widoczne wśród pozostałych wiadomości e-mail. Katalogowanie informacji Zintegrowane środowisko pulpitu programu Outlook ułatwia organizację i optymalne wykorzystanie czasu. Program Outlook ułatwia organizowanie informacji osobistych, publicznych (współużytkowanych) lub oniine w jednym miejscu. Informacje można przechowywać w różny sposób, a także łatwo je wyszukiwać na całym pulpicie. Tworzenie folderów Program Outlook używa folderów do przechowywania i organizowania informacji. Użycie folderów do segregowania wiadomości jest prostym zadaniem, jednak niekiedy początkujący użytkownicy poczty pozwalają po prostu na gromadzenie się korespondencji pocztowej w Skrzynce odbiorczej. Program Outlook udostępnia narzędzia ułatwiające kontrolowanie folderów. Poznajemy pakiet Microsoft Office 125 wiadomości e-mail, formularze i pliki. Można pracować z plikiem folderu osobistego podobnie jak z innymi plikami. Można więc zapisać, kopiować i przenosić plik .pst do innej lokalizacji na dysku twardym, dyskietce 3,5 cala lub na serwerze. Można wyznaczyć plik folderu osobistego jako lokalizację, do której będą dostarczane przychodzące wiadomości e-mail. Aby tworzyć foldery osobiste, należy dodać usługę informacyjną Foldery osobiste do profilu i wybrać lokalizację dla pliku folderu osobistego. Nazwa pliku folderu osobistego ma rozszerzenie .pst, a plik znajduje się zazwyczaj na lokalnym dysku twardym, a nie na serwerze. Nazwy folderów osobistych powinny mieć określone znaczenie dla użytkownika, na przykład „Klienci", „Nowy projekt domu" lub „Adresaci". Foldery publiczne przechowuj ą ogłoszenia, które powinny być udostępnione innym użytkownikom sieci. Foldery publiczne są dostępne, jeżeli program Outlookjest używany wraz z programem Exchange Server. Lista folderów przedstawia w sposób hierarchiczny wszystkie foldery osobiste i publiczne dostępne dla danego użytkownika. Program Outlook wyświetla Listę folderów po lewej stronie w oknie programu. Aby wyświetlić Listę folderów, należy kliknąć nazwę folderu na Etykiecie folderu (znajdującej się pod paskiem narzędzi Outlook). Aby Lista folderów była otwarta podczas pracy w programie Outlook, należy kliknąć pinezkę. Karta Folder narzędzia Organizuj prowadzi użytkownika przez proces tworzenia folderu i przenoszenia jednej lub kilku wybranych wiadomości do folderu. Korzystając z opcji Korzystanie z folderów narzędzia Organizuj, można ustalić reguły sortowania przychodzących wiadomości e-mail w folderach programu Outlook. Narzędzie prowadzi użytkownika przez proces wybierania istniejącego folderu lub tworzenia nowego folderu, służącego do przechowywania wiadomości e-mail. Na przykład można utworzyć nowy folder służący do przechowywania wiadomości e-mail odebranych od zwierzchnika, a następnie ustalić reguły, zgodnie z którymi program Outlook automatycznie będzie przenosił do tego folderu wszystkie wiadomości e-mail odebrane od zwierzchnika. Opcja Rozmiar folderu umożliwia wyświetlenie całkowitej ilości miejsca na dysku zajmowanego aktualnie przez określony folder i wszystkie jego podfoldery. Jeżeli użytkownik jest zainteresowany rozmiarem folderu i wszystkich jego podfolderów, powinien kliknąć folder na Liście folderów prawym przyciskiem myszy, kliknąć polecenie Właściwości w menu skrótów, a następnie kliknąć opcję Rozmiar folderu na karcie Ogólne. Polecenie Właściwości folderu umożliwia ustawienie różnych opcji folderu, łącznie ze skojarzeniem strony sieci Web z folderem i ustawieniem informacji dotyczących archiwizacji i synchronizacji. Aby wyświetlić okno dialogowe Właściwości, należy kliknąć folder prawym przyciskiem myszy, a następnie kliknąć polecenie Właściwości. 126 Poznajemy pakiet Microsoft Office rrogram UUUOOK zuuu umożliwia szyoKie wyszuKiwame wiaaomosci e-man, terminów i zadań za pomocą narzędzi podobnych do narzędzi używanych w sieci Web. Pojedyncze pole tekstowe umożliwia określenie, czego się poszukuje. Narzędzie Znajdź inteligentnie wyszukuje odpowiednie pola i wyświetla wyniki wyszukiwania w tym samym oknie. Narzędzie Znajdź udostępnia proste instrukcje służące do ponownego ustawienia wyszukiwania, które nie powiodło się, jak również łącza, których kliknięcie powoduje wyświetlenie okna dialogowego Wyszukiwanie zaawansowane. Okno dialogowe zawiera przewodnik, który przedstawia zaawansowane i rozbudowane funkcje wyszukiwania, dostępne w programie Outlook. Narzędzie służące do szybkiego wyszukiwania kontaktów znajdujące się na pasku narzędzi Outlook umożliwia wpisanie części nazwy kontaktu, który zostanie wyszukany i wyświetlony. Narzędzie Znajdź folder publiczny programu Exchange Sen/er umożliwia wyszukiwanie lokalnych lub sieciowych folderów programu Exchange Server na podstawie nazwy lub innej właściwości folderu. Kategoria jest słowem kluczowym lub frazą ułatwiającą śledzenie i wyszukiwanie elementów. Należy użyć kategorii na początku procesu śledzenia pokrewnych elementów różnego typu, przechowywanych w różnych folderach. Na przykład można śledzić wszystkie elementy nowego projektu domu po utworzeniu kategorii „Dom" i przypisaniu elementów do tej kategorii. Kategorie umożliwiają śledzenie elementów bez konieczności umieszczania ich w oddzielnych folderach. Program Outlook zawiera listę kategorii, do których mogą być przypisane elementy. Można również dodawać własne kategorie. Filtrowanie ułatwia przeglądanie tylko elementów lub plików spełniających określone warunki. Na przykład można filtrować wszystkie elementy zawierające „Jan Kowalski" w polu Od, aby zobaczyć tylko elementy odebrane od użytkownika „Jan Kowalski". Wszystkie pozostałe elementy pozostają w folderze i będą widoczne , po usunięciu filtru. Grupa jest zestawem elementów posiadających wspólne cechy, takich jak wiadomości e-mail odebrane od określonego nadawcy lub zadania, które powinny być wykonane określonego dnia. Grupowanie elementów ułatwia wyszukiwanie podobnych elementów, podobnie jak w konspekcie. Można rozwinąć lub zwinąć nagłówki grupy, aby wyświetlić lub ukryć elementy grupy. Poznajemy pakiet Microsoft Office 127 Z-aaania ułatwiają sieczenie zaaan Diznesowycn luo osoDisiycn aż ao cnwiii icn ukończenia. Można rejestrować wykonane zadania, wysyłać przypomnienia dotyczące zadań, które muszą być wykonane oraz aktualizować stan zadań, zmieniając procentowe wartości, określające stopień ukończenia zadań. Zadania mogą być dodawane bezpośrednio do Listy zadań. Można również otworzyć okno Zadanie zawierające dodatkowe szczegóły. Blok zadań jest kompaktową wersją Listy zadań, która może być przeglądana w Kalendarzu i umożliwia śledzenie poszczególnych zadań. Blok zadań umożliwia szybkie przeglądanie zadań, które muszą być wykonane określonego dnia oraz planowanie czasu, który zostanie przeznaczony na wykonanie określonego zadania. Łącza zadań umożliwiają tworzenie zadań programu Outlook z dowolnego programu pakietu Orfice, a następnie nawiązanie do tych zadań w programie Outlook. Zlecenia zadań są zadaniami, które po utworzeniu mogą być przydzielone innym osobom lub zadaniami utworzonymi przez inne osoby i przydzielone użytkownikowi. Można odbierać lub wysyłać stan zadania do innych osób. Po odebraniu przydzielonego zadania użytkownik może zaakceptować zadanie, odrzucić je lub przydzielić zadanie innej osobie. Przydzielanie zadań polega na zleceniu wykonania zadania innej osobie i śledzeniu wykonywania zadań przydzielonych innym osobom, biorącym udział w danym projekcie. Przydzielanie zadań wymaga udziału co najmniej dwóch osób: jedna z nich wysyła zlecenie zadania, a druga odpowiada na zlecenie. Cykliczne zadania umożliwiają utworzenie zadania i wykonanie tego zadania w regularnych odstępach czasu lub zgodnie z wyznaczoną datą wykonania zadania. Raporty o stanie zadania umożliwiają utworzenie wiadomości e-mail podsumowującej stan zadania, a następnie zaadresowanie tej wiadomości e-mail do wszystkich osób odnotowanych na liście aktualizacji danego zadania. Stan zadania umożliwia śledzenie zadania wykonywanego przez użytkownika i powiadomienie innych członków grupy roboczej o stanie zadania. Zadaniom można przydzielić stan Nie rozpoczęte, W trakcie wykonywania, Ukończone, Oczekuje na kogoś lub Odłożone. Ponadto można sygnalizować ukończenie zadania oraz odnotować całkowitą i wykonaną ilość pracy, związanej z określonym zadaniem. Narzędzie Organizuj umożliwia organizowanie zadań z wykorzystaniem: • Folderów • Kategorii, takie jak Praca, Ulubione lub Pomysły • Widoków, łącznie ze szczegółową listą oraz aktywnymi i zaległymi zadaniami Poznajemy pakiet Microsoft Orfice rrogram UUIIOOK umożliwia nagowanie wiaaomosci e-man i KomaKiow. mątwią 10 ustalanie priorytetów, planowanie i śledzenie wykonania działań (takich jak wysłanie odpowiedzi do nadawcy, przeczytanie wiadomości lub skontaktowanie się z nadawcą). Można w łatwy sposób sortować wiadomości według flag i śledzić ukończenie wymaganych działań. Jeżeli użytkownik oflaguje kontakt, program Outlook może wysłać przypomnienie o konieczności skontaktowania się z kontaktem. Na przykład, jeżeli użytkownik obiecał zadzwonić do kontaktu i chce spełnić obietnicę, może podać datę i godzinę, aby program Outlook wysłał odpowiednie przypomnienie. Wystarczy zaznaczyć kontakt, który powinien być oflagowany, a następnie kliknąć polecenie Flaga monitująca w menu Akcje. Wysyłanie i odbieranie wiadomości e-mail Korzystając z programu Outlook 2000, użytkownicy w sieci lokalnej lub całej sieci Web mogą w łatwy sposób wysyłać i odbierać wiadomości e-mail. Aby utworzyć wiadomość, należy kliknąć menu Plik, wskazać polecenie Nowy, a następnie kliknąć polecenie Wiadomość pocztowa. Nazwiska adresatów należy wpisać w polu Do i DW. Następnie należy wpisać temat w polu Temat i treść wiadomości w polu tekstowym. Po przygotowaniu wiadomości e-mail do wysłania, należy kliknąć przycisk Wyślij. Rozpoczynanie pracy z pocztą e-mail Aby używać funkcji poczty e-mail w programie Outlook, należy skorzystać z usług usługodawcy intemetowego lub nawiązać połączenie z siecią. Usługodawca internetowy jest firmą umożliwiającą nawiązanie połączenia z jej hostem intemetowym, zazwyczaj odpłatnie. Usługa informacyjna jest grupą ustawień umożliwiającą wysyłanie, przechowywanie i odbieranie wiadomości e-mail i elementów programu Outlook oraz określanie miejsca przechowywania informacji programu Outlook. Można dodać lub usunąć usługę informacyjną w dowolnej chwili. Profil użytkownika jest grupą ustawień definiujących sposób pracy danego użytkownika z programem Outlook. Profil określa na przykład, w jaki sposób użytkownik wysyła i odbiera wiadomości e-mail za pomocą połączenia z Intemetem. Instalator programu Outlook automatycznie tworzy profil użytkownika (jeżeli użytkownik nie utworzył jeszcze profilu). Poznajemy pakiet Microsoft Office 129 AOy ułatwić uzytKowniKowi lepsze zarząazanie i organizowanie przeiwarzanycn wiadomości, program Outlook 2000 zapisuje nie wysłane elementy w folderze Projekty, który jest dostępny bezpośrednio z Paska Outlook. Można następnie w łatwy sposób otworzyć nie ukończoną wiadomość, uzupełnić i wysłać j ą późni ej. Program Outlook automatycznie zapisuje nie wysłane wiadomości e-mail co trzy minuty podczas pisania wiadomości. Odwoływanie wysłanych wiadomości Program Outlook może odwołać lub zamienić wysłaną wiadomość, którą użytkownik chciałby anulować. Muszą być spełnione wszystkie następujące warunki, aby odwołanie wiadomości w programie Outlook było możliwe: • Wiadomość została wysłana do osoby również używającej programu Outlook. • Adresat jest zalogowany u swojego usługodawcy intemetowego, obsługującego wiadomości e-mail. • Wiadomość znajduje się w Skrzynce odbiorczej adresata i nie została jeszcze otwarta. Program Outlook może odwołać wiadomość (tzn. usunąć ją ze Skrzynki odbiorczej) lub zastąpić j ą nową wiadomością utworzoną przez nadawcę. Głosowanie za pomocą wiadomości e-mail Można umieszczać Przyciski głosowania w wiadomościach e-mail, a następnie poprosić adresatów o wybranie jednej z kilku możliwych odpowiedzi na zadane pytanie oraz zliczyć liczbę oddanych głosów. Przyciski te mogą być użyte do ankietowania innych osób lub umożliwienia adresatom oddanie głosu dotyczącego pytania lub zagadnienia. Program Outlook umożliwia zarządzanie głosami, dostosowanie przycisków głosowania wyświetlanych w nagłówku wiadomości oraz śledzenie odpowiedzi. Pobieranie wiadomości e-mail Program Outlook 2000 zapewnia największą szybkość pobierania wiadomości e-mail od pocztowych usługodawców intemetowych oraz umożliwia zaoszczędzenie czasu i opłat za użytkowanie połączeń. Dostępne są następujące opcje pobierania wiadomości. Pobieranie wiadomości e-mail w tle umożliwia kontynuowanie produktywnej pracy w programie Outlook 2000, podczas gdy wiadomości są pobierane w tle. Użytkownik jest informowany o postępie pobierania za pomocą wskaźnika zaawansowania. 130 Poznajemy pakiet Microsoft Office w określonych odstępach czasu. Na przykład program Outlook może pobierać wiadomości w godzinach nocnych, kiedy program nie musi być obsługiwany, obciążenie sieci jest mniejsze, a opłaty za korzystanie z połączeń są niższe. Autowykrywanie połączenia jest możliwe dzięki śledzeniu połączenia między komputerem i usługodawcą intemetowym. Program Outlook 2000 rozpoznaje, kiedy użytkownik nawiązuje połączenie z usługodawcą intemetowym i opcjonalnie rozpoczyna dostarczanie wiadomości pocztowych. Program rozpoznaje również przerwanie połączenia. Opcje wybierania umożliwiają skonfigurowanie programu Outlook 2000 do nawiązywania połączeń w dogodnych porach dnia. Umożliwia to zaoszczędzenie czasu i pieniędzy w wypadku łączy o małej przepustowości lub w wypadku dużego obciążenia sieci i wysokich opłat za korzystanie z połączeń. Zarządzanie wiadomościami e-mail Program Microsoft Outlook 2000 oferuje funkcje ułatwiające organizowanie Skrzynki odbiorczej. Można w łatwy sposób identyfikować ważne wiadomości i szybko wyszukać odpowiednią wiadomość. Program Outlook udostępnia kilka metod obsługi wiadomości odbieranych każdego dnia. Przeglądanie wiadomości e-mail Pierwszym etapem procesu zarządzania wiadomościami e-mail jest przeglądanie wiadomości w sposób umożliwiający szybkie zapoznanie się ze wszystkimi wiadomościami. Można to osiągnąć przez dostosowanie widoku używanego przez program Outlook do wyświetlania wiadomości lub przez zaprojektowanie własnego widoku. Polecenie Widok bieżący umożliwia zmianę widoku, w którym przeglądane są wiadomości. Konieczne może być przeglądanie wszystkich wiadomości, na przykład według adresata, aby zgrupować w Skrzynce odbiorczej wszystkie wiadomości odebrane od zwierzchnika. Użytkownik może wybrać jeden z wielu widoków standardowych dostępnych w programie Outlook lub utworzyć własny widok. Dostępne są następne widoki standardowe: • Widok Według flag monitujących umożliwia przeglądanie listy wiadomości zgrupowanych według flagi i przedstawia datę, kiedy powinna być wykonana czynność określona przez flagę. • Widok Ostatnie 7 dni umożliwia przeglądanie listy wiadomości, które nadeszły w ciągu ostatnich siedmiu dni. • Widok Oflagowane na następne 7 dni umożliwia przeglądanie listy wiadomości, do których dołączono flagę monitującą o wykonanie określonych czynności w ciągu następnych siedmiu dni. Poznajemy pakiet Microsoft Office 131 • Widok Według nadawców umożliwia przeglądanie listy wiadomości zgmpowanych według nadawcy. • Widok Nie przeczytane wiadomości umożliwia przeglądanie listy wiadomości oznaczonych jako nie przeczytane. • Widok Wysłane do umożliwia przeglądanie listy, na której wyświetlane są nazwiska adresatów zamiast nadawców wiadomości. • Widok Oś czasu wiadomości umożliwia przeglądanie listy wiadomości reprezentowanych przez ikony rozmieszczone na osi czasu w kolejności chronologicznej, zgodnie z datą wysłania wiadomości. Okienko podglądu służy do wyświetlania zawartości wybranej wiadomości bez konieczności otwierania oddzielnego okna. Można przesunąć linię podziału okienka w górę lub w dół, aby zobaczyć dowolny fragment wiadomości. W okienku podglądu wyświetlane są załączniki, hiperłącza i wiadomości e-mail w formacie HTML, dlatego użytkownik może uzyskać dostęp i pracować z całą zawartością wiadomości bez konieczności otwierania wiadomości. Przycisk Autopodgląd umożliwia przeglądanie trzech pierwszych wierszy wiadomości e-mail bez konieczności otwierania wiadomości. Przeglądając pierwsze wiersze wiadomości e-mail, można zdecydować, które wiadomości powinny być natychmiast otwarte, które mogą być otwarte później oraz które można natychmiast usunąć. Organizowanie wiadomości e-mail Zwiększająca się liczba wiadomości e-mail jest wyzwaniem w dzisiejszych czasach. Program Microsoft Outlook udostępnia następujące narzędzia służące do sortowania i organizowania wielu wiadomości e-mail w Skrzynce odbiorczej. Foldery umożliwiają organizowanie wiadomości. Program Outlook automatycznie tworzy kilka folderów, w których przechowywane są elementy należące do użytkownika. Na przykład dla odebranych wiadomości program Outlook tworzy folder Skrzynka odbiorcza, dla wysłanych wiadomości program tworzy folder Wysłane elementy, a dla nie ukończonych wiadomości, które nie zostały jeszcze wysłane program tworzy folder Wersje robocze. Program Outlook tworzy również domyślne foldery dla innych elementów, takie jak Kontakty i Zadania. Użytkownik utworzy prawdopodobnie kilka nowych folderów. Lista folderów przedstawia hierarchię folderów w formie diagramu i jest wyświetlana po lewej stronie okna programu Outlook. Lista zawiera wszystkie foldery programu Outlook. Po kliknięciu pinezki Lista folderów będzie wyświetlana aż do chwili jej zamknięcia. 132 Poznajemy pakiet Microsoft Office z folderami, widokami i regułami. Interfejs jest podobny do strony sieci Web, a proste instrukcje prowadzą użytkownika przez proces przygotowania następujących narzędzi. Funkcja narzędzia Organizuj Zastosowanie Przy użyciu folderów Przy użyciu kolorów Przy użyciu widoków Wiadomości-śmieci Należy utworzyć folder i przenieść do niego wiadomości. Następnie należy utworzyć reguły na podstawie właściwości wybranej wiadomości i polecić programowi Outlook umieszczenie w folderze wszystkich wiadomości spełniających podane kryteria. Należy utworzyć reguły, aby wyróżnić podobne wiadomości za pomocą określonego koloru lub czcionki. Wyróżnione ważne wiadomości będą bardziej widoczne w przepełnionym folderze Skrzynka odbiorcza. Można utworzyć regułę automatycznie na podstawie wybranej wiadomości. Należy wybrać lub utworzyć widoki służące do organizowania i grupowania wiadomości. Na przykład można sortować wiadomości według nadawcy lub tematu. Należy utworzyć reguły, które umożliwiają automatyczne rozpoznawanie, flagowanie i usuwanie zbędnych wiadomości-śmieci. Reguły są identyfikowane przez filtry wiadomości-śmieci lub listę nadawców śmieci, do której można dodawać nowe nazwiska. Można wyróżnić wiadomości e-mail tego typu określonym kolorem lub przenieść je do wybranego folderu w celu późniejszego przeglądania i usuwania. Kreator reguł ułatwia zarządzanie wiadomościami e-mail. Reguły są zestawami warunków i działań, które służą do przetwarzania lub organizowania wiadomości. Korzystanie z narzędzia Wiadomości-śmieci Firma Microsoft przeanalizowała tysiące śmieci pocztowych i opracowała filtry identyfikujące śmiecie pocztowe, takie jak masowo rozsyłana korespondencja handlowa oraz wiadomości, które mogą zawierać informacje przeznaczone tylko dla osób dorosłych. Narzędzie służące do zarządzania śmieciami pocztowymi ułatwia obsługę znacznej ilości przychodzącej zbędnej korespondencji pocztowej. Można automatycznie oznaczyć kolorem, przenosić lub usuwać wiadomości e-mail odnotowane na liście śmieci lub filtrować wiadomości zawierające informacje przeznaczone tylko dla osób dorosłych. Poznajemy pakiet Microsoft Orfice 133 Program Outlook 2000 udostępnia kilka metod personalizacji wychodzących wiadomości e-mail oraz szybszego i łatwiejszego odczytywania przychodzących wiadomości. Formatowanie wiadomości Program Outlook 2000 udostępnia wiele różnych narzędzi służących do formatowania i redagowania wiadomości. Można przełączać się między tymi narzędziami w dowolnej chwili, nawet podczas pisania wiadomości. Format HTML umożliwia personalizację wiadomości e-mail za pomocą zawartości równie obszernej i atrakcyjnej jak zawartość stron sieci Web. Można wysyłać wiadomości zawierające animowaną grafikę, obrazy i obiekty multimedialne. Można nawet wysłać wiadomość zawierającą całą stronę sieci Web. Można tworzyć rozbudowane wiadomości e-mail w formacie HTML, zawierające formaty standardowych stylów HTML, takie jak poziomy nagłówków oraz listy numerowane i punktowane. Adnotacje odpowiedzi mogą być również rozbudowane za pomocą formatu HTML. Podczas wysyłania odpowiedzi na wiadomość krawędź w kolorze, takim jak kolor tekstu odpowiedzi, pojawia się po lewej stronie u dołu oryginalnej wiadomości. Umożliwia to śledzenie i odczytywanie odpowiedzi, zwłaszcza w długich wątkach wiadomości e-mail. Program Microsoft Word (tekst sformatowany) może być wykorzystany jako edytor wiadomości e-mail, a wszystkie rozbudowane funkcje edycyjne programu mogą być wykorzystane w wiadomościach e-mail. Dzięki programowi Word 2000 formatowanie wiadomości jest zawsze widoczne, nawet jeżeli adresaci nie mają programu Word. Korzystając z programu Word 97 można wysyłać wiadomości i odbierać wiadomości od adresatów, którzy nie mają programu Word, jednak funkcje unikatowe dla programu Word są zamieniane na zwykły tekst. Następujące funkcje są dostępne z programu Outlook, jeżeli program Word jest używany jako edytor wiadomości e-mail: • Autokorekta automatycznie poprawia literówki podczas wpisywania tekstu. • Pisownia może być sprawdzana podczas pracy. Moduł sprawdzania pisowni podkreśla nieprawidłowo wpisane słowa i proponuje prawidłowe słowa. • Znaki wypunktowania i numeracja umożliwiają wyróżnienie ważnych punktów. • Tabele przedstawiają informacje w zorganizowanej formie. • Wyróżnienie tekstu innym kolorem umożliwia zwrócenie uwagi osób pracujących w trybie oniine na kluczowe zagadnienia. • Mapa dokumentu ułatwia szybkie nawigowanie i organizowanie wiadomości e-mail. Program Word automatycznie wykrywa długi wątek konwersacji w wiadomości i tworzy mapę, poprzez hiperłącza, do poszczególnych wiadomości. 134 Poznajemy pakiet Microsoft Orfice dodatkowo spersonalizować wiadomości w formacie HTML, należy wybrać domyślną czcionkę, dodać obraz lub określić kolor tła za pomocą polecenia Wybór papeterii. Można wyznaczyć domyślną papeterię lub wybrać papeterię dla poszczególnych wiadomości za pomocą polecenia Wybór papeterii. Program Outlook zawiera wiele projektów papeterii do wyboru. Można również zaprojektować własną papeterię. Polecenie Nowa wiadomość pocztowa z użyciem pakietu Microsoft Office umożliwia redagowanie poszczególnych wiadomości za pomocą dowolnego programu pakietu Office. Program pakietu Office pojawia się na pasku Polecenia pocztowe u góry dokumentu. Można redagować wiadomość za pomocą rozbudowanych narzędzi pakietu Office. Na przykład można wykorzystać tabele oraz sprawdzanie pisowni i gramatyki w tle za pomocą programu Word. Wiadomość e-mail może być wysłana w formacie HTML, dlatego adresat może odczytać wiadomość, bez konieczności uruchamiania pakietu Office lub nawet instalowania pakietu Office na swoim komputerze. Autoformatowanie odpowiedzi umożliwia automatyczne użycie w odpowiedziach formatu takiego jak format oryginalnej wiadomości. Adresaci wiadomości e-mail otrzymają odpowiedzi, które będą mogli w łatwy sposób odczytać. Preferowany format dla poszczególnych adresatów umożliwia przekształcenie wiadomości e-mail w zwykły tekst, jeżeli jest to konieczne. Na przykład, jeżeli użytkownik usiłuje wysłać wiadomość w formacie HTML do adresata, który preferuje zwykły tekst, program Outlook proponuje przekształcenie wiadomości w zwykły tekst, aby adresat mógł bez trudu przeczytać wiadomość. Można zaznaczyć w Książce adresowej adresatów, do których wysyłane będą wyłącznie wiadomości e-mail zawierające tylko zwykły tekst. Podpisy wiadomości Rośnie liczba osób używających poczty elektronicznej każdego dnia i potrzebujących narzędzi służących do personalizowania wiadomości e-mail. Jednym z narzędzi dostępnych w programie Outlook 2000 jest możliwość wysyłania wiadomości z różnymi podpisami. Użytkownik może wykorzystać wiele podpisów zależnie od tego, czy wiadomość e-mail jest okazjonalna, formalna, profesjonalna lub służy tylko do rozrywki. Można tworzyć podpisy formatowane do użytku w formacie HTML, RTF lub jako zwykły tekst. Polecenie Wybór podpisu umożliwia wybranie domyślnego podpisu, który będzie używany na wszystkich nowych wiadomościach i odpowiedziach. Użytkownik może również wybrać określony podpis dla poszczególnych wiadomości. Obsługa wizytówki vCard w programie Outlook daje możliwość dołączania różnych wizytówek vCard do różnych podpisów. Poznajemy pakiet Microsoft Office 135 Wiadomości e-mail są coraz częściej wysyłane poprzez granice państwowe i cywilizacyjne. Aby ułatwić globalną obsługę wiadomości e-mail, program Outlook umożliwia wybranie słownika, który będzie wykorzystany podczas sprawdzania pisowni w wiadomościach. Użytkownik może również utworzyć i edytować własny niestandardowy słownik obsługujący specjalne wyrazy, których prawidłowa pisownia jest znana użytkownikowi. Jeżeli program Wordjest używany jako edytor wiadomości e-mail, sprawdzanie pisowni i gramatyki w tle jest włączone. Program Word automatycznie wykrywa język, w którym wpisywany jest tekst i inteligentnie używa prawidłowego modułu sprawdzania pisowni i gramatyki. Obsługa Kalendarza Kalendarz jest folderem programu Outlook umożliwiającym planowanie, a następnie organizowanie wszystkich terminów, spotkań i innego typu działań lub zdarzeń. Można dostosowywać Kalendarz w różny sposób. Autopodgląd umożliwia przeglądanie szczegółowych informacji dotyczących terminów w widoku Dzień, Tydzień i Miesiąc bez konieczności otwierania elementu. W widoku Dzień, Tydzień i Miesiąc można przeglądać szczegółowe informacje dotyczące terminu bez konieczności otwierania elementu. Zawijanie słów w tych widokach umożliwia szybkie przeglądanie wielu terminów w pojedynczym widoku. Okienko podglądu umożliwia przeglądanie zawartości określonego terminu, łącznie z formatowaniem tekstu, załącznikami i hiperłączami, u dołu ekranu. Widoki tygodnia roboczego mogą być przełączane za pomocą paska narzędzi Kalendarz. Tydzień roboczy może składać się z pięciu zamiast siedmiu dni. Aby wyświetlić pięciodniowy tydzień roboczy w Kalendarzu, należy po prostu kliknąć przycisk 5 tydzień roboczy na pasku narzędzi. Korzystając z Nawigatora daty można wybrać pięć kolejnych dni tygodnia, które będą wyświetlone w Kalendarzu. Opcje kalendarza umożliwiają dostosowanie kalendarza dzięki określeniu tygodnia roboczego i godzin pracy, zmianie kolorów tła i strefy czasowej oraz dodaniu dni urodzinowych, dni świątecznych i wydarzeń corocznych. Etykietki ekranowe są wyświetlane po zatrzymaniu kursora przez chwilę w obszarze terminu lub zdarzenia w Kalendarzu i umożliwiaj ą przeglądanie szczegółów terminu, który nie jest widoczny w całości na ekranie. Kolor tła kalendarza ułatwia rozróżnienie między terminami wolnymi i zajętymi. Ukrywanie terminów osobistych pozwala kontrolować dostęp innych użytkowników lub pełnomocników do szczegółów terminów osobistych. 136 Poznajemy pakiet Microsoft Orfice wysyłany w wiadomości e-mail. Wyróżnianie w kalendarzu terminów wolny/zajęty lub nieobecny umożliwia wyświetlenie godzin, w których użytkownik jest wolny, zajęty, częściowo zajęty lub znajduje się poza biurem. Umożliwia to powiadomienie innych osób, które zamierzają zaplanować spotkanie z użytkownikiem. Pokazywanie dodatkowej strefy czasowej umożliwia szybkie przełączanie się programu Outlook do innej strefy czasowej podczas podróży i jednoczesne wyświetlanie macierzystej strefy czasowej. Dodanie dni świątecznych w innych krajach do Kalendarza jest proste. Po wybraniu lokalizacji program Outlook automatycznie doda do Kalendarza dni świąteczne w danym kraju. Blok zadań jest kompaktową wersją Listy zadań, która może być przeglądana w Kalendarzu i umożliwia śledzenie poszczególnych zadań. Planowanie działań w Kalendarzu W Kalendarzu można planować terminy, spotkania i wydarzenia. Polecenie Zaplanuj spotkanie ułatwia przygotowanie spotkania i zaproszenie innych osób. Należy kliknąć polecenie Zaplanuj spotkanie w menu Narzędzia. Autowybór umożliwia automatyczną identyfikację najbliższych godzin, w których wszystkie osoby zaproszone na spotkanie i zasoby są wolne. Autowybór może ustalić, czy wymagana jest tylko jedna sala konferencyjna i automatycznie wybrać salę konferencyjną z listy dystrybucyjnej. Autowybór wybiera i przygotowuje spotkanie w następujących okolicznościach: • Wszyscy uczestnicy są dostępni • Zasób i wszyscy uczestnicy są dostępni • Wymagani uczestnicy są dostępni • Zasób i wymagani uczestnicy są dostępni Informacje wolny/zajęty umożliwiaj ą porównanie kalendarzy osób zaproszonych na spotkanie oraz wyszukanie godzin, w których każda z nich jest dostępna. Przypomnienia zapobiegaj ą przeoczeniu terminów. Listy dystrybucyjne umożliwiają zaproszenie jednocześnie kilku członków na spotkanie. Można kliknąć znak „+" obok listy dystrybucyjnej w Organizatorze spotkań, aby rozwinąć listę dystrybucyjną i przeglądać informacje wolny/zajęty dla określonej osoby odnotowanej na liście. Następnie można zdecydować, którzy członkowie listy dystrybucyjnej powinni być uwzględnieni lub wykluczeni ze spotkania. Poznajemy pakiet Mierosoft Office 137 w domu lub w biurze. Ostrzeżenie o nakładaniu się spotkań lub terminów informuje użytkownika o tym, ze nowe spotkanie lub termin jest planowany w czasie zarezerwowanym dla innego zaplanowanego spotkania lub terminu. Standard iCalendar - Internet Free/Busy umożliwia współużytkowanie informacji wolny/zajęty w Intemecie. Informacje wolny/zajęty mogą być publikowane w wybranej witrynie sieci Web, dostępnej dla innych użytkowników poczty intemetowej. Standard iCalendar może być użyty do koordynowania działań z osobami używającymi innych programów. Można również planować spotkania z osobami używającymi innych programów w innych organizacjach w dowolnym miejscu na świecie (opcja dostępna tylko w trybie Tylko intemetowa poczta e-mail). Śledzenie kontaktów Program Outlook ułatwia obsługę szczegółowych informacji dotyczących osób, łącznie z ich nazwami przedsiębiorstw, wydziałów, stanowisk, numerów faksu i telefonu, adresów URL stron sieci Web i adresów e-mail. Można również śledzić informacje osobiste, takie jak nazwisko współmałżonka i rocznice ślubu. Informacje dotyczące kontaktów ułatwiaj ą przy gotowanie projektów listów, wysyłanie wiadomości e-mail i eksplorowanie stron sieci Web kontaktów. Dodawanie kontaktów Dobrym rozwiązaniem jest tworzenie nowego kontaktu po poznaniu nowej osoby. Należy rozpocząć od wprowadzenia znanych informacji dotyczących kontaktu, a następnie dodać nowe informacje po ich uzyskaniu. Nowe kontakty można tworzyć z kilku lokalizacji w programie Outlook. Tworzenie nowego kontaktu wymaga skorzystania z menu Akcje lub paska narzędzi Nowy element. Skopiowanie nowego kontaktu z tej samej firmy pozwala skopiować nazwę firmy, adres firmy i firmowe numery telefonu aktywnego kontaktu do nowego kontaktu. Należy użyć menu Akcje bieżącego kontaktu. Automatyczne dodawanie do listy kontaktów podczas wysyłania odpowiedzi umożliwia automatyczne dodawanie nadawcy wiadomości do listy Kontakt, jeżeli odbiorca odpowie na wiadomość. Tworzenie kontaktu na podstawie odebranej wiadomości e-mail polega na kliknięciu prawym przyciskiem myszy dowolnej nazwy w polach Od, Do lub UDW w wiadomości e-mail i kliknięciu polecenia Dodaj do kontaktów. Kontakty i wizytówki vCard przesyłane dalej jako załączniki w wiadomości e-mail mogą być przeciągnięte do folderu Kontakty. 138 Poznajemy pakiet Microsoft Office adresowej. Wszystkie pola w książce adresowej zostaną przekazane do nowego kontaktu w programie Outlook. Kreator importu/eksportu importuje istniejące kontakty z różnych menedżerów kontaktów. Można również użyć Kreatora do importowania informacji dotyczących kontaktu z różnych baz danych, takich jak baza danych programu Microsoft Access lub programu Microsoft FoxPro®. Zastosowanie folderów Kontakty jako książek adresowych Program Outlook używa domyślnie folderu Kontakty jako książki adresowej. Wszystkie adresy e-mail wprowadzone w folderze Kontakty mogą być automatycznie wykorzystane jako adresy e-mail. Można użyć innych folderów Kontakty jako książek adresowych, dlatego można organizować kontakty w wielu folderach lub użyć kontaktów przechowywanych w folderach publicznych. Aby uczynić folder Kontakty częścią książki adresowej, należy kliknąć prawym przyciskiem myszy ikonę Kontakty, kliknąć polecenie Właściwości, a następnie kliknąć kartę Książka adresowa Outlook. Następnie należy kliknąć opcję Pokazuj ten folder jako Książkę adresową poczty e-mail. Śledzenie działań kontaktu Dla dowolnego kontaktu można tworzyć elementy takie jak terminy, zadania i inne elementy programu Outlook. Elementy związane z kontaktem są aktywowane za pomocą menu Akcje kontaktu. Wszystkie elementy programu Outlook utworzone dla kontaktu są automatycznie kojarzone z danym kontaktem. Polecenie Nowa wiadomość dla kontaktu tworzy i adresuje nową wiadomość e-mail przeznaczoną dla kontaktu. Polecenie Nowy list do kontaktu uruchamia Kreatora listów programu Word i inicjuje list z adresem wysyłkowym kontaktu. Jeżeli adres wysyłkowy jest taki sam jak adres firmy, to stanowisko pracy i nazwa firmy jest dołączane do adresu. Polecenie Nowe wezwanie na spotkanie dla kontaktu tworzy i wysyła wezwanie na spotkanie do kontaktu oraz tworzy wpis w kalendarzu kontaktu. Polecenie Nowy termin z kontaktem tworzy nowy termin dla kontaktu. Polecenie to nie wysyła wiadomości e-mail do kontaktu i służy do tworzenia terminów dla kontaktów, które nie są planowane lub potwierdzane za pomocą wiadomości e-mail. Polecenie Nowe zadanie dla kontaktu tworzy nowe zadanie dla kontaktu. Poznajemy pakiet Microsoft Office 139 z kontaktem, takich jak rozmowa telefoniczna lub notatki ze spotkania. Karty Działania dla poszczególnych kontaktów umożliwiaj ą przeglądanie historii wszystkich pozycji dziennika. Łącze umożliwia skojarzenie istniejących elementów lub dokumentów z kontaktem. Aby skojarzyć dokumenty, program Outlook oferuje okno dialogowe Wybierz Plik i tworzy pozycje dziennika ze skrótem do pliku. Polecenie Zatelefonuj do kontaktu automatycznie wybiera numer kontaktu, jeżeli modem jest zainstalowany w komputerze. Polecenie Wywołanie przy użyciu programu NetMeeting oferuje pełne rozwiązanie dla konferencji w Intemecie lub sieci intranet oraz umożliwia komunikowanie się i współpracę z innymi osobami w firmowej sieci intranet lub w Intemecie. Można oglądać i słuchać osób uczestniczących w spotkaniu, oglądać te same dokumenty i foldery oraz używać tablicy elektronicznej do tworzenia prostych ilustracji. Można również wymieniać wiadomości tekstowe w oknie Rozmowa i współużytkować pliki. Polecenie Wyświetl mapę adresu uruchamia przeglądarkę sieci Web i usługę podróżną Microsoft Expedia™, która wyświetla mapę przedstawiającą ulicę, na której mieszka kontakt. Jest to bezpłatna usługa firmy Expedia, która może być wykorzystana dla dowolnego adresu w Stanach Zjednoczonych. Polecenie Eksploruj stronę w sieci Web otwiera stronę sieci Web kontaktu. Polecenie Flaga monitująca ustawia flagę dla kontaktu przypominającą o konieczności wykonania czynności w odniesieniu do danego kontaktu. Można wybrać standardową czynność dla flagi, taką jak Kolejna wiadomość, Rozmowa lub Odpowiedz nadawcy. Można również przypisać własny tekst. Można również przygotować przypomnienie, które zostanie wyświetlone w określonym czasie. Polecenia Prześlij dalej lub Prześlij dalej jako Vcard tworzą nową wiadomość e-mail z kontaktem załączonym w formacie programu Outlook lub formacie wizytówki vCard. Pole Kontakty elementu w programie Outlook, takiego jak Zadanie, kojarzy dany element z kontaktem. W polu Kontakty automatycznie wpisywana jest nazwa kontaktu, jeżeli pole jest tworzone za pomocą menu Działania kontaktu. Można również ręcznie wprowadzić nazwę kontaktu lub wybrać kontakt w oknie dialogowym po kliknięciu przycisku Kontakty. Karta Działania na formularzu kontaktu przedstawia wszystkie elementy związane z danym kontaktem. Program Outlook wyszukuje zdefiniowane foldery dla zgodnych pozycji w polu Kontakty oraz dla zgodnych adresów e-mail w wiadomości e-mail. 140 Poznajemy pakiet Microsoft Office pojedynczego kontaktu w formacie specyficznym dla programu Outlook, przedstawiającym wszystkie wprowadzone właściwości. Widoki mogą być drukowane dokładnie tak, jak zostały zdefiniowane na ekranie. Drukowane są wszystkie pola widoczne w widoku. Flaga monitująca może być dodana do określonego kontaktu. Flaga przypomina o określonej czynności, którą należy wykonać w późniejszym terminie. Kontakty mogą być flagowane w celu wykonania czynności takich jak „wysłanie listu" lub „rozmowa". Użytkownik może również dodać własny tekst. Funkcja ta ułatwia zarządzanie czynnościami związanymi z kontaktem i czynnościami w widokach. Wyszukiwanie kontaktu Załóżmy, że posiadamy tysiące kontaktów i musimy szybko wyszukać określony kontakt. Program Outlook udostępnia zaawansowane metody wyszukiwania kontaktu lub informacji dotyczących kontaktu. Narzędzie Szybkie wyszukiwanie przeszukuje foldery kontaktów i Globalną książkę adresową programu Microsoft Exchange oraz otwiera wyszukane kontakty. Narzędzie jest dostępne za pośrednictwem pola kombi na standardowym pasku narzędzi Outlook. Pole szybkiego wyszukiwania jest widoczne we wszystkich modułach i umożliwia wyszukiwanie kontaktów bez konieczności opuszczania aktualnie używanego modułu. Przycisk Znajdź aktywuje wyszukiwanie tekstu wprowadzonego w polu Wyszukaj. Przeszukiwane są nazwiska kontaktów, firmy, adresy, pola kategorii lub opcjonalnie wszystkie pola. Wpisywanie w niemożliwym do edycji widoku tabeli może służyć do przewinięcia widoku do pozycji zgodnej z tekstem wpisanym w danym polu. Funkcja ta jest dostępna podczas sortowania według pola. Zaawansowane wyszukiwanie jest skomplikowaną metodą wyszukiwania wielu folderów kontaktów. Metoda ta jest aktywowana za pomocą menu Narzędzia lub menu kontekstowym folderu. Wyszukiwanie adresatów poczty e-mail umożliwia wyszukiwanie kontaktów i jest dostępne w menu kontekstowym adresatów poczty e-mail. Poznajemy pakiet Microsoft Office 141 Kegulamie wysyłając wiadomości e-man uo ICJ same] grupy OSOD, może uiworzyc listę dystrybucyjną dla danej grupy. Można następnie adresować wiadomości e-mail do listy dystrybucyjnej, a wiadomości e-mail zostaną wysłane do poszczególnych członków listy dystrybucyjnej. Lista dystrybucyjna jest kolekcją członków i jest przechowywana w folderze Kontakty. Można użyć menu Działania do utworzenia listy dystrybucyjnej oraz do wysyłania wiadomości e-mail lub wezwań na spotkanie do listy dystrybucyjnej. Lista dystrybucyjna może zawierać kontakty z osobistego folderu Kontakty, współużytkowanych folderów Kontakty w programie Exchange Server oraz Globalnej książki adresowej programu Exchange Server. Przechowywanie wszystkich kontaktów i list dystrybucyjnych w jednym dogodnym miejscu eliminuje konieczność obsługi oddzielnej Osobistej książki adresowej lub innej książki adresowej, służącej do przechowywania list dystrybucyjnych. Lista dystrybucyjna może być przesyłana do innych użytkowników za pomocą poczty e-mail, synchronizowana z listami na innych komputerach i drukowana. Korzystanie z korespondencji seryjnej z folderu kontaktu Korespondencja seryjna umożliwia tworzenie spersonalizowanych listów i etykiet lub kopert dla kontaktów oraz umożliwia wysyłanie ich pocztą e-mail lub faksem. Korespondencja seryjna jest również użyteczna podczas masowego wysyłania korespondencji. Można masowo wysyłać korespondencję do listy kontaktów na podstawie dowolnego pola kontaktu łącznie z kategorią. Użytkownik może również wybrać poszczególne kontakty. Masowa komunikacja może być spersonalizowana za pomocą dowolnego zestawu pól z elementów Kontakt w programie Outlook. Na przykład można masowo wysyłać korespondencję do kategorii Kontakty kluczowe i dołączyć do komunikacji wartość poprzednich zamówień poszczególnych adresatów. Korespondencja seryjna oferuje następujące narzędzia służące do udoskonalenia wysyłki. Narzędzie Wybierz kontakt oferuje filtry dla wszystkich właściwości kontaktów— standardowych lub zdefiniowanych przez użytkownika. Narzędzie Wybierz pola kontaktu eksportuje wszystkie pola kontaktów do programu Word w celu wykorzystania w korespondencji seryjnej. Pola niestandardowe są w pełni obsługiwane (wymagany jest program Word 95 lub w wersji późniejszej). (42 Poznajemy pakiet Microsoft Orfice pliku, jeżeli eksportowane kontakty będą ponownie wykorzystane lub jeżeli proces tworzenia dokumentu korespondencji seryjnej trwa kilka dni. Narzędzie plik dokumentu głównego korespondencji seryjnej umożliwia określenie, czy należy utworzyć nowy dokument, czy wykorzystać istniejący plik. Narzędzie Opcje korespondencji seryjnej obsługuje wszystkie typy plików korespondencji seryjnej obsługiwane przez program Word. Można tworzyć listy korespondencji seryjnej, listy katalogów, koperty lub etykiety. Można również wysyłać faksy lub wiadomości e-mail. Można utworzyć nowy dokument lub wydrukować korespondencję. Zapisywanie notatek i przypomnień Notatki umożliwiają zanotowanie użytecznych przypomnień, numerów telefonu lub dowolnych informacji, które są zwykle zapisywane za pomocą pióra na papierze. Karta Zadania/Notatki umożliwia zmianę koloru notatek dla celów organizacyjnych, zmianę rozmiaru notatnika i zmianę czcionki tekstu notatek. Należy kliknąć polecenie Opcje w menu Narzędzia, a następnie kliknąć kartę Zadania/Notatki. Narzędzie Organizuj umożliwia organizowanie notatek w następujący sposób: • Według folderów. • Według widoku w celu segregowania notatek według ikon, listy notatek, kategorii, koloru lub notatek utworzonych w ciągu ostatnich siedmiu dni. Można również przeglądać czynności dotyczące notatek i określonego kontaktu. Współpraca programu Outlook z programem Microsoft Exchange Server Program Exchange Server jest aparatem służącym do planowania grupowego, przeznaczonym dla programu Outlook. Program Exchange Server umożliwia przeglądanie informacji wolny/zajęty, szczegółów kalendarza i współużytkowanych kalendarzy osób należących do grupy roboczej. Program Exchange Server udostępnia również kilka funkcji poczty e-mail, takich jak odpowiedzi przekierowane, wygaśnięcie wiadomości i dostarczanie z opóźnieniem oraz umożliwia udzielenie uprawnień dostępu na mocy pełnomocnictwa współpracownikom, aby mogli oni monitorować wiadomości e-mail, kalendarz i zadania użytkownika. Poznajemy pakiet Microsoft Orfice 143 Program UUUOOK 2L»uu umożliwia współpracę i wsporuzytKowanie inrormacJi z innymi użytkownikami programu Outlook. Na przykład można udostępnić folder osobisty kontaktów programu Outlook dla współużytkowanej listy klientów lub przygotować osobistą grupę dyskusyjną z innymi użytkownikami programu Outlook. Informacje są współużytkowane za pomocą automatycznych wiadomości e-mail, które służą do replikowania poszczególnych elementów, widoków i formularzy skojarzonych z folderem programu Outlook. Funkcja ta jest ograniczoną intemetową wersją rozbudowanych możliwości współpracy i opracowania aplikacji w programie Outlook, dostępnych pod warunkiem, że wykorzystywany jest program Exchange Server. Współużytkowane foldery Kontakty, Zadania, Kalendarz i Wiadomości e-mail mogą być tworzone w programie Exchange Server, a karta Działania w kontaktach we współużytkowanym folderze Kontakty może być skonfigurowana do przeszukiwania innych współużytkowanych folderów. Połączenie dowolnego folderu ze stroną sieci Web powoduje, że program Outlook wyświetla stronę skojarzoną z folderem i wszystkie połączone strony. Strony główne folderu mogą być określone przez administratora. Wybrana strona sieci Web będzie wyświetlana, jeżeli użytkownik otworzy folder Kalendarz. Administratorzy mogą następnie w łatwy sposób komunikować informacje specyficzne dla kalendarza, takie jak zasady oraz wskazówki i porady, osobom w całej organizacji. Zarządzanie kalendarzem innej osoby Funkcja Udzielanie pełnomocnictw umożliwia zarządzanie kalendarzami innej osoby z programu Outlook. Funkcja ta jest zazwyczaj używana w odniesieniu do współpracownika. Po oznaczeniu przez menedżera pracownika jako pełnomocnika wszystkie wezwania na spotkanie wysyłane do menedżera pojawiają się również w Skrzynce odbiorczej asystenta. Asystent może zaakceptować spotkania, wprowadzić terminy i organizować spotkania w imieniu menedżera. Poszczególne działania mogą być wykonywane w ciągu kilku sekund i natychmiast odzwierciedlane w kopii programu Outlook na komputerze menedżera. Jeżeli asystent nie jest dostępny, menedżerowie mogą sprawdzać i wprowadzać poprawki we własnych kalendarzach na swoich komputerach. 144 Poznajemy pakiet Microsoft Orfice .leżeli program uuLlUOKJesi. używany wraz z progi ameiii r,xciiange aeiver, iiluzna automatycznie odpowiadać na odebrane wiadomości za pomocą Asystenta podczas nieobecności. Można poinformować adresatów, w jaki sposób mogą się z nami skontaktować lub poinformować, że będziemy cały dzień na spotkaniu lub że będziemy na wakacjach przez dwa tygodnie. Rezerwowanie spotkań i zasobów Organizator spotkań ułatwia planowanie spotkań grupowych (osobiście lub w czasie rzeczywistym na konferencji programu NetMeeting). Można wybrać uczestników spotkania, sprawdzić dostępne terminy (łącznie z informacjami wolny/zajęty współużytkowanymi w Intemecie) i wysłać zaproszenia na spotkanie. Organizator spotkań automatycznie wybierze najbliższy termin dostępny dla wszystkich uczestników. • Rezerwacja bezpośrednia umożliwia firmie wykorzystanie kont programu Exchange Serverjako zasobów (sale konferencyjne, wyposażenie audio-wideo itd.). Aby zaplanować zasoby, należy po prostu zaprosić zasoby na spotkanie. Po wysłaniu wezwania na spotkanie program Outlook otwiera kalendarz zasobu, sprawdza dostępność i odnotowuje spotkanie w kalendarzu zasobu. Wszystkie operacje są wykonywane automatycznie, dlatego planowanie zasobów nie wymaga nadzoru administratora lub uruchamiania oddzielnego komputera dla poszczególnych zasobów. Należy zauważyć, że zasoby muszą być oznaczone jako zasoby za pomocą przycisku Do: w Organizatorze spotkań lub na stronie stanu uczestnika. Listy dystrybucyjne mogą być użyte do organizowania sali konferencyjnych. Firmy mogą organizować dowolną liczbę sal konferencyjnych na listach dystrybucyjnych. Organizator spotkań umożliwia wykorzystanie list dystrybucyjnych do wyszukiwania najlepszych dostępnych sal konferencyjnych. Na przykład, jeżeli asystent poszukuje sali konferencyjnej na parterze przeznaczonej dla l O osób, może po prostu dodać nazwę „Sala konferencyjna 1/10" do spotkania. Asystent może następnie użyć rozbudowanej funkcji Autowybór do wyszukania najbliższych wolnych terminów, kiedy wszystkie zaproszone osoby i tylko jedna sala będą wolni. Program Outlook rozwija listę dystrybucyjną i wysyła wezwanie na spotkanie do pierwszej dostępne sali konferencyjnej. Poznajemy pakiet Microsoft Orfice 145 W dzisieJSzycn czasacn wicie OSOD częsio pracuje poza umiem. w i.aK.nn wypau^ii zdalny dostęp ma duże znaczenie. Program Outlook 2000 w połączeniu z programem Exchange Server udostępnia rozbudowane możliwości umożliwiające produktywną pracę podczas podróży. Foldery trybu offline umożliwiaj ą zapisanie i pracę z wiadomościami e-mail, Kalendarzem i innymi informacjami na serwerze, gdzie są bezpieczne i mogą być współużytkowane. Można również pracować z synchronizowaną kopią tych samych danych w programie Outlook, jeżeli komputer, nie jest połączony z serwerem. Po ponownym rozpoczęciu pracy w trybie oniine (nawiązaniu połączenia z serwerem) foldery trybu offline są automatycznie synchronizowane z informacjami przechowywanymi w programie Exchange Server. • Grupy szybkiej synchronizacji umożliwiają synchronizowanie mniejszych grup folderów. • Synchronizacja w tle umożliwia kontynuowanie pracy w programie Outlook, podczas gdy program synchronizuje foldery trybu offline w tle. • Harmonogramy synchronizacji umożliwiają planowanie synchronizacji w tle. Synchronizacja w tle będzie wykonywana automatycznie zgodnie z harmonogramem. • Synchronizacja filtrowana umożliwia określenie filtru i synchronizowanie tylko wybranych elementów na podstawie dowolnej właściwości, która może być filtrowana przez program Outlook. • Synchronizacja książki adresowej w trybie offline umożliwia pracę z kopią trybu offline Globalnej listy adresowej programu Exchange Server po odłączeniu od komputera z programem Exchange Server. 146 Poznajemy pakiet Microsoft Orfice sieci mtranet Program Outlook 2000 oferuje nowe metody współużytkowania informacji i współpracy w sieci Web. Możliwość dostosowania widoków i formularzy, jak również integracja za pomocą metody przeciągania i upuszczania z folderem kalendarza i wiadomościami e-mail ułatwia zarządzanie całą intemetową pocztą, podobnie jak innymi elementami codziennej komunikacji i współpracy. Korzystanie ze standardów sieci Web Program Outlook obsługuje główne standardy intemetowe dotyczące obsługi wiadomości, katalogów, planowania i współpracy. Obsługa standardów internetowych obejmuje protokoły Simple Maił Transport Protocol i Post Office Protocol 3 (SMTP/POP3), Internet Maił Access Protocol 4 (IMAP4), Lightweight Directory Access Protocol (LDAP), Dynamie HTML, Secure Multipurpose Internet Maił Extensions (S/MIME), Network News Transport Protocol (NNTP), vCard, vCalendar oraz iCalendar (dla informacji wolny/zajęty w Intemecie). Potwierdzenia odbioru (powiadomienia o dyspozycji wiadomości) są alertami zgodnymi ze standardami intemetowymi i są automatycznie wysyłane przez program Outlook 2000. Alert potwierdzenia odbioru informuje o odczytaniu wiadomości przez adresata. Program Outlook rozpoznaje i śledzi automatycznie adresatów, korzystając z oryginalnej wiadomości w folderze Wysłane elementy. Współużytkowanie folderów programu Outlook w sieci Web Program Outlook 2000 obsługuje współpracę i współużytkowanie informacji z innymi użytkownikami programu Outlook w Intemecie. Na przykład można przygotować osobistą grupę dyskusyjną z innymi użytkownikami programu Outlook w Intemecie. Informacje są współużytkowane za pomocą automatycznych wiadomości e-mail, które służą do replikowania poszczególnych elementów, widoków i formularzy skojarzonych z folderem programu Outlook. Funkcja ta jest ograniczoną intemetową wersją rozbudowanych możliwości współpracy i opracowania aplikacji programie Outlook, dostępnych pod warunkiem, że wykorzystywany jest program Exchange Server. Poznajemy pakiet Microsoft Office 147 zauan, iuJiiiaR.i.>Jv», >^.^........ użytkownikami programu Outlook w Intemecie. Aby wykorzystać foldery sieciowe, należy zainstalować składnik Net Folders. Wykorzystanie wielu folderów Kontakty w Książce adresowej ułatwia wysyłanie wiadomości e-mail i obsługę informacji dotyczących kontaktów w wypadku poczty intemetowej i użytkowników programu Outlook 2000. Można przygotować dostęp do dowolnych folderów Kontakty programu Outlook z Książki adresowej. Wysyłanie i odbieranie informacji poprzez sieć Web Program Outlook 2000 obsługuje kilka intemetowych standardów e-mail i udostępnia funkcje rozszerzające możliwości wykorzystania wiadomości e-mail w Intemecie. Technologia wizytówki vCard umożliwia wymianę informacji dotyczących kontaktów w Intemecie za pomocą programów zgodnych z wizytówką vCard. Wizytówka vCard udostępnia format elektronicznej wizytówki, który umożliwia identyfikowanie swojej osoby bez konieczności ponownego wpisywania informacji. Pliki vCard mogą zawierać nie tylko informacje tekstowe, takie jak nazwiska, adresy i numery telefonów, ale również obrazy i adresy sieci Web. Filtrowanie według konta nadawcy umożliwia organizowanie wiadomości e-mail za pomocą automatycznego formatowania i reguł opartych na specyficznym koncie, z którego wiadomości są odbierane. Wielu użytkowników intemetowej poczty e-mail posiada wiele kont u różnych usługodawców intemetowych lub wiele usług onłine. Funkcja Filtruj według konta nadawcy programu Outlook 2000 ułatwia zarządzanie i różnicowanie wiadomości pocztowych i uniknięcie przepełnienia Skrzynki odbiorczej. Standardowe internetowe potwierdzenia odbioru umożliwiają określenie, czy potwierdzenia odbioru powinny być zawsze zwracane, czy nie. Jeżeli użytkownik używa funkcji śledzenia potwierdzeń odbioru, wszyscy adresaci są rejestrowani wraz z oryginalną wiadomością, a nie z ostatnimi potwierdzeniami otrzymanymi od poszczególnych adresatów. Dziennik śledzenia potwierdzeń może być również wydrukowany. Hiperłącza w wiadomościach e-mail umożliwiają wpisanie lub skopiowanie adresu hiperłącza w polu tekstowym wiadomości, a program Outlook może automatycznie tworzyć łącze na podstawie tekstu. Adresat może kliknąć łącze, aby przejść bezpośrednio do strony sieci Web lub serwera plików. 148 Poznajemy pakiet Microsoft Orfice rrogram UUIIOOK zuui) obsługuje intemetowe standardy dotyczące wysyłania i odbierania wezwań na spotkanie poprzez Intemet. Standard iCalendar umożliwia aplikacjom zgodnym ze standardem iCalendar współużytkowanie w Intemecie informacji wolny/zajęty w kalendarzu. Można publikować informacje wolny/zajęty na stronie sieci Web wskazanej przez użytkownika. Strona sieci Web może być następnie współużytkowana przez wszystkich użytkowników lub przez wybrany zestaw użytkowników. Ścieżka (URL) w Intemecie do informacji wolny/zajęty zaproszonej osoby jest przechowywana w rekordzie Kontaktu dla danej osoby w programie Outlook. Organizator spotkań programu Outlook pobiera informacje wolny/zajęty z podanego adresu URL. Standard vCalendar umożliwia zapisywanie i eksportowanie elementów kalendarza jako elementów vCalendar. Korzystanie ze stref bezpieczeństwa Program Outlook 2000 wykorzystuje strefy bezpieczeństwa oferowane przez program Intemet Explorer w wersji 4.0 i późniejszej do ochrony przed potencjalnie szkodliwymi wiadomościami w formacie HTML. Można ustawić różne poziomy zabezpieczeń dla różnych stref bezpieczeństwa. Na podstawie tych poziomów można ustalić, czy skrypty lub aktywna zawartość będą uruchamiane w wiadomościach w formacie HTML. Administratorzy mogą również skonfigurować ustawienia stref bezpieczeństwa i zapewnić lepszą ochronę użytkowników firmowych i sieci intranet. Przeglądanie ulubionych stron sieci Web Aby przeglądać ulubione strony sieci Web w programie Outlook, należy kliknąć łącze dodane do Paska Outlook lub do menu Ulubione. Strony sieci Web mogą być przeglądane w oknie programu Outlook, a następnie wysyłane do innych osób za pomocą wiadomości e-mail. Różne strony sieci Web można przeglądać w oknie programu Outlook podobnie jak w przeglądarce klikając łącza, przyciski Dalej i Wstecz lub wpisując adres URL w polu Adres. Można dodać skróty do Paska Outlook do regularnie odwiedzanych stron sieci Web i dodać do menu Ulubione strony, które użytkownik zamierza ponownie odwiedzić. Poznajemy pakiet Microsoft Orfice 149 Kalendarz programu Outlook może być zapisany jako mterakcyjna strona sieci wen. Opublikowana strona sieci Web może być przeglądana za pomocą przeglądarki sieci Web i może być wyświetlana w witrynie sieci Web lub wysłana w wiadomości e-mail. Ponadto można pominąć terminy oznaczone jako osobiste podczas publikowania. Oprócz publikowania osobistych folderów Kalendarz można udostępnić Kalendarz dowolnego projektu lub zespołu w sieci Web lub wysłać go jako wiadomość e-mail w formacie HTML. Publikowany kalendarz jest atrakcyjnie formatowany i posiada okienko nawigacyjne po prawej stronie, służące do wyświetlania szczegółowych informacji dotyczących terminów i wydarzeń. Przygotowanie spotkań lub pokazów oniine Program Outlook udostępnia funkcje umożliwiające przygotowanie i przeprowadzenie spotkań lub emisji bez konieczności opuszczania biura. Współpraca programu Outlook z programem NetMeeting umożliwia planowanie konferencji audio lub wideo z innymi osobami w Intemecie. Aby w pełni wykorzystać program NetMeeting, potrzebne są głośniki, mikrofon i opcjonalnie kamera wideo. Można również użyć programu NetMeeting do współużytkowania i przesyłania plików w Intemecie, jak również do prowadzenia rozmów i rysowania z innymi osobami na współużytkowanej tablicy elektronicznej. Współpraca programu Outlook z Odtwarzaczem multimedialnym systemu Windows umożliwia planowanie terminów emisji w trybie oniine. Można również wysyłać zaplanowane terminy do innych osób jako wezwania na spotkanie, które osoby te mogą dodać do swoich Kalendarzy. Po wyświetleniu przypomnień dotyczących emisji użytkownik może kliknąć przycisk, aby natychmiast rozpocząć oglądanie pokazu, bez konieczności ręcznego wpisywania adresu URL wymaganego do nawiązania połączenia. 150 Poznaj emy pakiet Microsoft Orfice Wiadomości, które zajmują więcej miejsca niż przynoszą korzyści, muszą być usunięte. Usunięcie zbędnych wiadomości udostępnia miejsce dla nowych wiadomości i umożliwia prawidłowe zarządzanie folderami pocztowymi. Można oczyścić foldery pocztowe przez usunięcie starych wiadomości, zapisanie ich na dysku twardym lub przeniesienie ich do pliku archiwum na dysku twardym. Archiwum jest częścią istniejącego folderu programu Outlook, przechowywaną w oddzielnym pliku. Program Outlook automatycznie archiwizuje elementy w folderach Kalendarz, Skrzynka odbiorcza, Dziennik i Wysłane elementy. Można polecić programowi Outlook archiwizowanie elementów w innych folderach programu Outlook. Użytkownik może również wyłączyć Autoarchiwizację. Można również polecić Autoarchiwizacji usuwanie starych elementów zamiast ich archiwizowania i kontynuować pracę, podczas gdy program Outlook 2000 archiwizuje foldery w tle. Poznajemy pakiet Microsoft Orfice 151 ECorzystanie z funkcji obsługi wielu ęzyków W tym paragrafie zwięźle opisano funkcje obsługi wielu języków dostępne w programie Outlook 2000. Korzystając z programu Outlook, można pracować z dokumentami w ponad 80 językach, nie wliczając języka angielskiego, i współużytkować te dokumenty. Program Outlook obsługuje edycję i przeglądanie dokumentów w innych językach, udostępniając funkcje specyficzne dla określonych języków, a w wielu wypadkach również Pomoc. Symbol waluty euro jest obsługiwany w programie Outlook. Międzynarodowe słowniki umożliwiają wybranie języka modułu sprawdzania pisowni. Domyślna kolejność imion i nazwisk umożliwia określenie preferencji dotyczących kolejności wprowadzania nowych nazwisk w module Kontakty programu Outlook. Na przykład można wprowadzać nazwisko, drugie imię oraz imię. Można również, zależnie od przyjętego zwyczaju, wprowadzać imię, drugie imię i nazwisko. Domyślna kolejność „kataloguj jako" określa kryterium używane przez program Outlook do segregowania kontaktów. Na przykład można organizować kontakty według nazwisk, imion lub firm. Korzystanie z języka angielskiego we flagach wiadomości umożliwia użycie angielskiej wersji flag wiadomości. Na przykład flagi, takie jak Element o wysokiej ważności, lub flagi monitujące, mogą być wyświetlane w języku angielskim. Jest to użyteczne podczas wymiany wiadomości e-mail między różnymi językami. Korzystanie z języka angielskiego w nagłówkach odpowiedzi i wiadomościach przesyłanych dalej umożliwia użycie angielskiej wersji nagłówków wiadomości w odpowiedziach lub wiadomościach e-mail przesyłanych dalej. Na przykład etykiety pól Od, Wysłany, Format daty, Do i Temat mogą być wyświetlane w języku angielskim. Opcja kontroluje nagłówki wiadomości wraz z wiadomością, jeżeli użytkownik kliknie przycisk Odpowiedz lub Prześlij dalej. Program Microsoft Word jako edytor wiadomości e-mail używa Autowykrywania w celu ustalenia, w jakim języku użytkownik wpisuje tekst oraz udzielić inteligentnej porady dotyczącej prawidłowej pisowni i gramatyki. Autokorekta również obsługuje listy dla poszczególnych języków, dlatego błędy mogą być automatycznie korygowane niezależnie od języka wykorzystanego przez użytkownika, nawet w tym samym dokumencie. 152 Poznajemy pakiet Microsoft Office Korzystanie z programu Access 2000 Spis treści Wprowadzenie do programu Access 2000 154 Śledzenie danych 155 Co nowego 157 Zwiększanie produktywności 157 Integracja z pakietem Office 158 Praca z programem Access 2000 160 Planowanie bazy danych 160 Tworzenie bazy danych 162 Tworzenie tabel i formularzy 163 Korzystanie z bazy danych 165 Udostępnianie danych w sieci Web 169 Wykorzystanie programu Access z programem Microsoft SQL Server 170 Utrzymanie efektywnego działania bazy danych 171 Korzystanie z funkcji obsługi wielu języków 172 Poznajemy pakiet Microsoft Office 153 Wprowadzenie do programu Access 2000 Czy do Twoich obowiązków należy śledzenie informacji? Być może chcesz utworzyć katalog kolekcji płyt CD lub listę wysyłkową dla lokalnego klubu. Albo chcesz dowiedzieć się wszystkiego na temat sprzedaży produktów firmowych, aby ustalić, kto i komu sprzedał określone produkty. Niezależnie od rodzaju potrzeb, jeżeli chcesz wprowadzać, sortować, drukować lub umieszczać informacje na stronie sieci Web, system zarządzania bazami danych Microsoft® Access 2000 jest odpowiedzią na wszystkie zapotrzebowania dotyczące baz danych. Kreatorzy programu Access służą pomocą na każdym kroku podczas: • Tworzenia tabel służących do przechowywania danych. • Projektowania formularzy, które umożliwiają poprawne wprowadzanie danych. • Tworzenia kwerend i filtrów, które ułatwiają wyszukiwanie potrzebnych danych. • Generowania raportów służących do drukowania danych i podsumowania lub prezentacji danych w postaci wydruków. 154 Poznajemy pakiet Microsoft Office mieć jedną bazę danych programu Access, zawierającą informacje dotyczące sprzedawców, drugą z informacjami o sprzedanych produktach i trzecią dotyczącą klientów. Program Access pozwala połączyć te trzy bazy danych i generować raporty. Program Access daje również możliwość wyboru między pracą z pojedynczą niezależną bazą danych programu Access a pracą z zewnętrznymi bazami danych różnego typu. Na przykład użytkownik może znać już program Access, jednak potrzebuje pracować z bazą danych dBase. Kontynuując pracę w programie Access, można w rzeczywistości nawiązać połączenie z tabelami w bazie danych dBase! Ponadto umieszczenie danych na stronie sieci Webjest obecnie drobnostką. Można utworzyć strony Web, które są połączone bezpośrednio z bazą danych programu Access lub z bazą danych programu Microsoft SQL Server. Można nawet zezwolić osobom przeglądającym dane na modyfikowanie rekordów bazy danych ze strony sieci Web pod warunkiem, że osoby te mają odpowiednie uprawnienia. Śledzenie danych Jeżeli projekty są niewielkie i proste, projekty można śledzić za pomocą prostych list na papierze. Wraz ze wzrostem ilości danych potrzebne mogą być bardziej efektywne metody przechowywania, sortowania i pobierania danych. Załóżmy, że konieczne jest śledzenie sprzedaży dokonywanych przez firmę. W przeszłości odbierano pisemne raporty od sprzedawców, jednak firma rozwija się i obecnie jest przeciążona danymi nadchodzącymi z całego kraju. Czy należy skierować większą liczbę sprzedawców do określonego obszaru? Jakiego rodzaju produkty są sprzedawane w największych ilościach i gdzie? Program Access może udzielić odpowiedzi na wszystkie te pytania, a nawet więcej! Najpierw planowana i tworzona jest baza danych. Podejmowana jest decyzja o wykorzystaniu Kreatora tabel do utworzenia tabel Klienci, Zamówienia i Pracownicy. Posiadanie oddzielnych tabel pozwala przechowywać informacje dotyczące tego samego zagadnienia w jednej lokalizacji. Na przykład podczas tworzenia tabeli Klienci dodawane są nazwiska i adresy klientów. Po utworzeniu tabel Zamówienia i Pracownicy tworzone są relacje między tymi trzema tabelami, aby umożliwić powiązanie zamówień z klientami oraz sprzedawców z poszczególnymi zamówieniami. Przechowując dane w oddzielnych tabelach, można zachować podstawową strukturę bazy danych, a ponadto dodać nowe rodzaje informacji, które będą oddzielnie śledzone przez program Access. Na przykład w przypadku zmiany adresu klienta adres może być zmieniony tylko w pojedynczym rekordzie w tabeli Klienci, a program Access zaktualizuje całą bazę danych. Poznajemy pakiet Microsoft Orfice 155 formularzy, a asystent będzie mógł wkrótce wpisać informacje dotyczące sprzedaży dokonanych w przeszłości. Formularz gwarantuje, że dane są wprowadzane prawidłowo i ostrzega, jeżeli typ wprowadzonych danych jest nieodpowiedni. Po wprowadzeniu informacji można zorganizować i podsumować dane, aby można było je wydrukować i analizować. Jak uprzednio, kreator prowadzi przez proces tworzenia raportów. Widać już dokładnie, kto właściwie jest odpowiedzialny za większość zamówień, w której części kraju generowana jest największa sprzedaż i którzy klienci zwiększyli sprzedaż w poprzednim roku. Co więcej, pracując z kwerendami i filtrami można zobaczyć tylko te informacje, które są potrzebne. Okazuje się jednak, że asystent spędza dużo czasu aktualizując bazę danych w trakcie zgłaszania nowych danych przez sprzedawców. Czy nie byłoby dobrze, gdyby sprzedawcy mogli wprowadzać dane samodzielnie? Na szczęście program Access może przekazać bazę danych do sieci Web! Wykorzystując strony dostępu do danych poszczególni sprzedawcy mogą wprowadzać dane za pośrednictwem sieci Web, kiedy tylko będą mieli taką możliwość. Ostatecznie, firma rozpoczyna pracę z nowym dostawcą, a asortyment wyrobów zawiera obecnie nowe elementy, produkowane przez tego dostawcę. Należałoby wpisać wszystkie nowe informacje, a dzięki programowi Access nie trzeba tego robić. Firma ta używa bowiem programu Paradox i w ciągu kilku minut potrzebne dane zostaną pobrane, a zadanie wprowadzania danych będzie wykonane. W bardzo krótkim czasie będzie istniała relacyjna baza danych, śledząca wszystkie możliwe rodzaje informacji dotyczące sprzedaży. 156 Poznajemy pakiet Microsoft Orfice Co nowego W tym paragrafie wymieniono i zwięźle opisano nowe funkcje programu Access 2000. Większość z tych funkcji opisano bardziej szczegółowo w paragrafie zatytułowanym „Praca z programem Access 2000". Zwiększanie produktywności Łatwość użycia sprawia, że program Access jest najbardziej popularnym wśród programów obsługi baz danych, przeznaczonych dla systemu Windows. Innowacje i udoskonalenia w programie Access 2000 jeszcze bardziej upraszczaj ą pracę. Okno bazy danych ma nowy interfejs z pionową orientacją, ułatwiającą korzystanie z niego. Pozwala to również tworzyć własne grupy zawierające obiekty programu Access dowolnego typu. Strony dostępu do danych są niczym posiadanie najlepszych formularzy i raportów programu Access, zoptymalizowanych do użytku w sieci Web. Strony dostępu do danych oferują raporty interakcyjne, wprowadzanie danych i analizę danych z Intemetu lub intranetu. Strony dostępu do danych są przechowywane jako pliki HTML, na zewnątrz pliku bazy danych programu Access, dlatego użytkownicy, którzy nie maj ą zainstalowanego programu Access, mogą również korzystać z nich. Podarkusze danych umożliwiają przeglądanie informacji z tabel, które są powiązane z aktualnie przeglądaną tabelą. Dzięki podarkuszom danych użytkownik może przeglądać dane hierarchiczne w widoku arkusza danych. Podarkusze danych można wykorzystywać w arkuszach danych tabel, kwerend, formularzy i podformularzy. Formatowanie warunkowe zmienia format pola danych zgodnie z wartością danych na formularzu lub raporcie. Na przykład, jeżeli data w polu „data zapłaty" jest wcześniejsza niż trzydzieści dni przed bieżącą datą, to można utworzyć pole, w którym wyświetlany będzie napis „Proszę o przelew" dużą czerwoną czcionką. Autokorekta nazw automatycznie wprowadza zmienioną nazwę obiektu lub pola do innych obiektów, takich jak kwerendy i formularze, odwołujących się do danej nazwy. Na przykład użytkownik może obecnie zmienić nazwy pól w tabelach, a inne obiekty odwołujące się do tych nazw—takie jak formularze i raporty—zostaną automatycznie zaktualizowane i będą odzwierciedlać te zmiany. Migawki raportów umożliwiają tworzenie obrazów raportów programu Access, w celu dystrybucji z wykorzystaniem dysków, drukarek, stron Web lub wiadomości e-mail. Autokompresja automatycznie kompresuje i naprawia bazę danych po zamknięciu pliku. Kreator wydruku relacji tworzy raport przedstawiający strukturę bazy danych. Poznajemy pakiet Microsoft Office 157 LllL^i-,1. ŁA.^/IŁł Ł-l k/M-JLI-Łt-.--^-^^ ——————___ Rośnie liczba użytkowników, którzy rozpoczynają dopiero pracę z bazami danych, ale znają inne programy z biurowego pakietu Microsoft Orfice 2000. Spójność programów pakietu Office i integracja programu Access z innymi programami pakietu Office sprawia, że warto korzystać z programu Access. Program Access 2000 kontynuuje tę tradycję, rozszerzając integrację o kilka nowych funkcji. Integracja ze składnikami Office Web Components umożliwia dodanie arkuszy kalkulacyjnych, wykresów lub tabel przestawnych do stron dostępu do danych, aby można było interakcyjnie analizować dane oraz wykonywać skomplikowane obliczenia lub projekcje z sieci Web. System dla deweloperów Microsoft Visual Basie® for Applications wykorzystywany w programie Access jest identyczny z językiem wykorzystywanym w innych głównych programach pakietu OfFice 2000 i stanowi współużytkowane środowisko dla deweloperów. Obsługa standardu Unicode' implementuje system kodowania programu, współużytkowany przez inne programy pakietu Office, który ułatwia deweloperom obsługę programu Access w wielu językach. Przeciąganie i upuszczanie do arkusza kalkulacyjnego programu Microsoft Excel umożliwia eksport danych do programu Microsoft Excel poprzez przeciągnięcie obiektów programu Access z bazy danych do arkusza kalkulacyjnego Excel. Importowanie lub łączenie danych z programu Microsoft Outlook lub Microsoft Exchange jest możliwe dzięki systemowi obsługi wiadomości klient-serwer programu Microsoft Exchange Server i kreatorowi Exchange Wizard oprogramowania grupowego lub systemowi obsługi wiadomości programu Microsoft Outlook i kreatorowi Outlook Wizard współpracującego klienta do importowania lub łączenia danych. Nową bazę danych programu Access można tworzyć na podstawie danych w innym formacie pliku poprzez otwarcie pliku w innym formacie, takim jak format tekstowy, dBASE, Paradox lub format arkusza kalkulacyjnego, w programie Access. Program Access automatycznie tworzy bazę danych z łączem do pliku. Obsługa hiperłączy upraszcza tworzenie skoków z obiektów programu Access. Zadanie to wymagało uprzednio pisania kodu. Ponownie zaprojektowane okno dialogowe Hiper łącze ułatwia wybieranie obiektów docelowych hiperłączy. 158 Poznajemy pakiet Microsoft Office bazy danych OLE DB, aby zapewnić dostęp w trybie macierzystym, zamiast wykorzystania oprogramowania ODBC, które pozwala tylko korzystać z tabel połączonych. Obecnie deweloperzy mogą w prosty sposób tworzyć lub modyfikować bazy danych systemu baz danych typu klient/serwer programu Microsoft SOŁ Server oraz ich obiekty z programu Access, wykorzystując projekt programu Microsoft Access. Projekt programu Access jest nowym typem pliku programu Access, który jest klientem frontonu dla bazy danych zaplecza programu Microsoft SOŁ Server. Kreatorzy klient/serwer ułatwiają zaawansowanym użytkownikom programu Access i deweloperom tworzenie bazy danych klient/serwer. Poznajemy pakiet Microsoft Office 159 Praca z programem Access 2000 Program Access 2000 oferuje wiele funkcji i ulepszeń, które umożliwiaj ą bardziej efektywne zarządzanie danymi. W tym paragrafie wymieniono zadania, które można wykonać za pomocą programu Access, wraz z podstawowymi opisami odpowiednich funkcji. Warto zapoznać się z podanymi tu informacjami, aby zobaczyć, co oferuje program Access. Więcej informacji podano w Pomocy programu Access. Planowanie bazy danych Dobrze zaprojektowana baza danych umożliwia wygodny dostęp do potrzebnych informacji. Jeżeli projekt ma słabe punkty, uzyskanie potrzebnych wyników na podstawie danych może być trudne i wówczas konieczne mogą być częste zmiany projektu bazy danych. Dobre planowanie bazy danych ma podstawowe znaczenie dla tworzenia efektywnych, długotrwałych struktur bazy danych. Poniżej omówiono proces planowania. Projektowanie bazy danych Przed włączeniem komputera można zapewnić, że baza danych jest dobrze zaprojektowana. Rozważne planowanie daje pewność, że baza danych będzie wykorzystywana przez wiele następnych lat, ponieważ prościej jest planować, uwzględniając zapotrzebowania, przed utworzeniem struktury niż po wprowadzeniu wszystkich danych. Zdefiniuj cel bazy danych. Należy rozważyć pytania (kwerendy), na które poszukiwane będą odpowiedzi, dotyczące przechowywanych danych. Na przykład, jeżeli konieczne jest śledzenie marki i modelu samochodu klienta, należy wykorzystać dwa pola zamiast jednego pola, dla tych informacji. W ten sposób użytkownik może sortować lub formułować kwerendy, wykorzystując markę i/lub model samochodu. Ustal tabele potrzebne w bazie danych. Poszczególne tabele zawierają informacje dotyczące tylko jednego zagadnienia, takiego jak klienci lub zamówienia. Ustal pola potrzebne w poszczególnych tabelach. Poszczególne pola w bazie danych zawierają informacje określonego rodzaju, takie jak nazwiska lub numery telefonów. Określ unikatowe wartości w polach umożliwiające programowi Access łączenie informacji przechowywanych w oddzielnych tabelach—na przykład łączenie klienta ze wszystkimi jego zamówieniami. Poszczególne tabele w bazie danych muszą zawierać pole lub zestaw pól, który unikatowo identyfikuje poszczególne rekordy w tabeli. W większości przypadków pole to jest podstawowym kluczem dla tabeli. 160 Poznajemy pakiet Microsoft Orfice przykład pracownicy mogą być skojarzeni z zamówieniami, które przyjmują, poprzez utworzenie relacji między tabelą Pracownicy i Zamówienia za pomocą pola NumerID Pracownika, dodanego do obu tabel. Przetestuj projekt poprzez wprowadzenie danych przykładowych. Należy upewnić się, że można uruchomić proste kwerendy (pytania zadawane w celu uzyskania określonych informacji z bazy danych) w bazie danych i uzyskać potrzebne informacje. Należy rozwiązać wszelkie problemy w projekcie przed wprowadzeniem rzeczywistych danych. Utwórz inne obiekty w programie Access służące do wprowadzania, edycji, wyszukiwania, wyświetlania danych i pracy z danymi w inny sposób. Przykładem tych obiektów mogą być: kwerendy, formularze, raporty, strony dostępu do danych i makra. Zrozumienie obiektów baz danych Obiekty baz danych są podstawowymi elementami bazy danych programu Access. W programie Access 2000 wyróżnia się siedem typów obiektów w każdej bazie danych programu Access (informacje na temat obiektów baz danych programu Microsoft SQL Server podano w Pomocy programu Access). Można korzystać z kilku obiektów lub wszystkich obiektów, zależnie od potrzeb bazy danych. Obiekt bazy danych Cel Tabele Przechowywanie i wyświetlanie danych Kwerendy Pobieranie określonych danych lub wykonywanie na nich czynności Formularze Wyświetlanie danych w dostosowanym układzie w celu przeglądania, wprowadzania lub edycji danych Raporty Organizowanie danych w formie wydruku. Mogą one zawierać wyniki kwerend oraz podsumowania i sumy częściowe sekcji Strony (strony dostępu Umożliwiają udostępnianie danych w Intemecie lub do danych) intranecie w celu interakcyjnej sprawozdawczości, wprowadzania lub analizy danych Makra Automatyzacja powtarzalnych czynności w celu wykonania określonych zadań Moduły Programy napisane za pomocąjęzyka Visual Basie rozszerzają funkcje programu Access Poznajemy pakiet Microsoft Orfice 161 Program Access 2000 oferuje szeroki zakres opcji służących do uproszczenia procesu tworzenia bazy danych. Dla każdego zastosowania, można znaleźć właściwy poziom początkowy począwszy od gotowych do użytku baz danych, a skończywszy na opcjach klient/serwer o dużej wydajności, które umożliwiaj ą programistom baz danych udostępnianie baz danych dla przedsiębiorstw w sieci Web lub komputerom typu desktop. Informacje na temat tworzenia baz danych programu Microsoft SQL Server podano w paragrafie „Wykorzystanie programu Access z programem Microsoft SQL Server" w dalszej części tego rozdziału. Program Access oferuje kilka następujących sposobów tworzenia bazy danych: Tworzenie pustej bazy danych od podstaw zapewnia największą elastyczność, jednak użytkownik musi zdefiniować wszystkie elementy bazy danych—tabele, formularze, raporty i inne obiekty—oddzielnie. Kreator baz danych tworzy za pomocą pojedynczej operacji wymagane tabele, formularze i raporty dla wybranego typu bazy danych. Jest to najprostszy sposób rozpoczęcia tworzenia bazy danych. Bazę danych można zmodyfikować w dowolnej chwili po jej utworzeniu. Karta Bazy danych w oknie dialogowym Nowy pokazuje wybór baz danych tworzonych przez Kreatora, takich jak bazy danych służące do śledzenia magazynu firmy, prowadzenia listy wydatków lub zarządzania kontaktami. Różne widoki w bazie danych programu Access umożliwiają pracę z projektem lub strukturą obiektu lub pracę z danymi obiektu. Do tworzenia i modyfikowania obiektów służy widok Projekt. Do przeglądania i modyfikowania danych używa się różnych widoków w zależności od obiektu. Na przykład tabele i kwerendy są otwierane w widoku Arkusz danych, formularze są otwierane w widoku Arkusz danych lub Formularz, raporty są otwierane w Podglądzie wydruku. Po otwarciu obiektu w określonym widoku użytkownik może przełączać się między widokami, aby przeglądać projekt i dane. 162 Poznajemy pakiet Microsoft Office Tabele są tworzone w celu przechowywania danych. Następnie tworzy się formularze służące do przeglądania, wprowadzania i edycji danych w szybszy i prostszy sposób. Tabele są siatkami wierszy i kolumn zawierających dane. Poszczególne kolumny w tabeli są określane jako pola. Pola zawierają informacje określonego typu, takie jak imię, nazwisko lub rok urodzenia. Poszczególne wiersze są podzielone na komórki, które zawierają dane. Poziomy wiersz komórek jest określany jako rekord. Aby wyświetlić dane z tabeli, należy wykorzystać widok Arkusz danych. Pola oddzielają dane różnego typu. Podczas tworzenia tabeli nadaje się nazwy polom w tabeli i wyznacza typ danych zawartych w polach. Typ danych określa ilość miejsca zarezerwowanego dla zawartości danego pola i określa typy formatowania oraz operacji matematycznych lub logicznych, które mogą być wykonywane na danych. Typ danych Przechowywane dane Tekst Nota Liczba Data/Godzina Walutowy Autonumerowanie Tak/Nie Obiekt OLE Hiperłącze Kreator odnośników Znaki alfanumeryczne (maksymalnie 255) Znaki alfanumeryczne (maksymalnie 64 000) Wartości numeryczne Data i godzina w różnych formatach Dane monetarne Tworzy sekwencję numeryczną identyfikującą rekordy Wartości logiczne Tak/Nie, Prawda/Fałsz Dźwięk, wideo i obrazy Łącze z zasobem intemetowym Lokalizacja danych z innej tabeli Właściwości pól są nazwanymi atrybutami pól tabeli. Pozwalają one określić charakterystykę pola oraz dostosować zachowanie i wygląd dowolnego pola. Aby przeanalizować i zmienić istniejące właściwości pól tabeli, należy ją otworzyć w widoku Projekt. W tabeli podano przykłady właściwości pól. Zauważmy, że nie jest to pełna lista. Na przykład dla pól tekstowych istnieje jedenaście właściwości, dziesięć dla pól numerycznych, itd. dla ośmiu innych typów pól. Automatyczne tworzenie tabel za pomocą Kreatora tabel powoduje wybranie ustawień dla właściwości tabel, jednak ustawienia te mogą być zmienione w widoku Projekt tabeli. Poznajemy pakiet Microsoft Office 163 tekstowych. Miejsca dziesiętne Określa lokalizację cyfr dziesiętnych Maska wprowadzania Automatycznie formatuje wpisy, takie jak numery telefonów i numery ubezpieczeniowe. Formularze pozwalają wprowadzać, zmieniać i usuwać dane bazy danych. Formularz koncentruje się zazwyczaj na pojedynczym rekordzie. Formularz może również zawierać linie, kolory i obrazy oraz pola wyboru, przyciski i podobne elementy określane jako formanty. Program Access tworzy sześć podstawowych typów formularzy. Typ formularza Cel Kolumnowy Pola są ułożone jak kolumny. Tabelaryczny Wyświetla dane w formacie wierszy i kolumn podobnie do arkusza danych. Arkusz danych Jest identyczny z arkuszem danych tabeli. Główny/podformularz Wyświetla dane zarówno z tabeli głównej, jak i z tabeli związanej. Wykres Wyświetla informacje wraz z wykresem. Formularz tabeli przestawnej Tworzy formularz tabeli przestawnej podobny do raportu tabeli przestawnej programu Excel. Tworzenie formularza polega na wykorzystaniu Kreatora lub utworzenia go od podstaw w widoku Projekt. Na podstawie tabeli wskazanej przez użytkownika Kreator formularzy prowadzi użytkownika przez serię wyborów dotyczących takich aspektów, jak pola, które zostaną wyświetlone na formularzu i sposób układu danych. Jeżeli tworzy się formularz samodzielnie, należy wykorzystać Przybornik w widoku Projekt do umieszczenia poszczególnych formantów na formularzu. Program Access zapewnia różne formanty dla formularzy, łącznie z formantami służącymi do wyświetlania i wprowadzania danych, wyświetlania etykiet i wyświetlania grafiki. 164 Poznajemy pakiet Microsoft Orfice Korzystanie z bazy danych obejmuje trzy podstawowe działania: wprowadzanie i sprawdzanie poprawności danych, manipulowanie danymi (poprzez kwerendy i filtry) i sprawozdawczość poprzez generowanie raportów. W tym paragrafie opisano narzędzia programu Access obsługujące te działania. Wprowadzanie danych Nowe informacje mogą być wprowadzane za pomocą klawiatury lub poprzez importowanie informacji z pliku elektronicznego. Można również nawiązać połączenie z danymi w sieci, a następnie skorzystać z nich w lokalizacji zdalnej, w której są przechowywane, zamiast ich importowania. Wprowadzenie nowych danych polega na wpisaniu ich lub skopiowaniu z innego miejsca do tabeli lub formularza. Dane mogą być importowane z zewnętrznego źródła danych do programu Access. Program Access umieszcza importowane dane w nowej tabeli w bazie danych. Oryginalne dane pozostają niezmienione. Łączenie danych pozwala wykorzystać dane z innej bazy danych bez ich importowania. Po połączeniu dane przechowywane w oryginalnym programie są przeglądane i edytowane podczas pracy w programie Access. Wyszukiwanie, pobieranie i zmiana danych Korzyści wynikające z rozważnego projektowania tabel i ich relacji są widoczne, kiedy program Access jest wykorzystywany do pobierania informacji lub wykonywania czynności dotyczących wielu rekordów jednocześnie. Prawidłowo zaprojektowana baza danych szybko daje odpowiedzi na pytania, które skłoniły użytkownika do zaprojektowania bazy danych. Kwerendy i filtry są narzędziami wykorzystywanymi do wyodrębniania danych, a sortowanie umożliwia organizowanie danych. Kwerendy są pytaniami dotyczącymi informacji w bazie danych. Na przykład: „Jakie są nazwiska klientów mieszkających w Hongkongu?" lub „Kto kupił bilety na przedstawienie w ciągu ostatnich siedmiu dni?". Istnieją różne typy kwerend, zależnie od tego, co użytkownik chce zrobić. • Kwerendy wybierające wybierają informacje z jednej lub z kilku tabel i wyświetlają wynik • Kwerendy akcji tworzą nowe tabele lub usuwają, dołączają i aktualizują rekordy w istniejących tabelach • Kwerendy krzyżowe wyświetlają krzyżowe tabelaryczne formularze wyników w układzie podobnym do arkusza kalkulacyjnego Poznajemy pakiet Microsoft Office 165 tabelę (jedną lub kilka) dla kwerendy, a następnie wyznacza pola, które zostaną dołączone i kolejność sortowania. Najczęściej wykorzystywana jest kwerenda wybierająca. Kwerenda wybierająca pobiera dane z jednej lub z kilku tabel, stosując kryteria podane przez użytkownika, a następnie wyświetla wyniki w kolejności wyznaczonej przez użytkownika. Istniej ą bardziej złożone typy kwerend, jednak są one tworzone zgodnie z tą samą ogólną zasadą. Filtry są podobne do kwerend wybierających, jednak są używane przede wszystkim do szybkiego przeglądania podzbioru rekordów podczas pracy w formularzu lub w arkuszu danych. Istnieją trzy sposoby filtrowania rekordów: • Filtrowanie według wyborów polega na pobieraniu danych zgodnych z zaznaczonym przykładem. Na przykład, jeżeli zostanie zaznaczona nazwa „Wolski" w tabeli, zastosowanie filtru powoduje wybranie wszystkich rekordów zawierających nazwę Wolski i ukrycie innych rekordów. Użytkownik może również wykluczyć wybrane rekordy, ukrywając rekordy zawierające nazwę Wolski w tym przykładzie. '• Filtrowanie według formularzy pozwala wprowadzić wartości do formularza, aby określić kryteria filtru. Na przykład, jeżeli użytkownik wprowadzi „Jan" w polu Imię formularza i „Wolski" w polu Nazwisko, zastosowanie filtru spowoduje wybranie wszystkich rekordów zawierających imię i nazwisko Jan Wolski. • Filtr/sortowanie zaawansowane pozwala wprowadzić kilka złożonych kryteriów filtrowania i określić kolejność sortowania. Wykorzystywana jest metoda graficzna podobna do metody stosowanej w przypadku kwerendy. Sortowanie powoduje rozmieszczenie rekordów w określonej kolejności. Jest to wydajny proces, jeżeli zostanie zastosowany w odniesieniu do dużej liczby rekordów. Przyciski na pasku narzędzi sortują zaznaczoną kolumnę w kolejności rosnącej lub malejącej. Korzystając z opcji Filtr/sortowanie zaawansowane, można sortować jednocześnie kilka kolumn, jednak w różnych sekwencjach. Generowanie raportów Po pracy z bazami danych można nabrać biegłości w odczytywaniu tabel i wyników kwerend w naturalnej tabelarycznej postaci. Jeżeli jednak wyniki bazy danych są prezentowane odbiorcom nie posiadającym wykształcenia technicznego, raporty są najlepszym sposobem przedstawienia swoich tez. Program Access ma zaawansowane i wszechstronne narzędzia, służące do tworzenia raportów, które pozwalają uzyskać „publikację bazy danych". Raporty mogą być przeglądane na ekranie, publikowane w sieci Web lub w wersji drukowanej. Narzędzia projektanckie pozwalaj ą połączyć dane, wykresy, ilustracje, a nawet audio i wideo. Wystarczy odpowiednio rozmieścić materiał, aby uzyskać jak najlepszy efekt i ozdobić go, korzystając z kolorów, czcionek i linii w celu podkreślenia ważnych danych. 166 Poznajemy pakiet Microsoft Orfice pomocą niestandardowych układów, zaprojektowanych przez użytkownika. Osobom nie zaznajomionym z tworzeniem raportów mogą pomóc kreatorzy. Po nabraniu doświadczenia można wykorzystać każdy aspekt zarówno formularzy, jak i funkcji raportów. Istnieje sześć sposobów tworzenia raportów w programie Access. Narzędzie tworzenia raportu Typ tworzonego raportu Widok projektu Rozpoczyna się od pustej strony. Użytkownik tworzy układ raportu, wykorzystując narzędzia projektanckie w przyborniku. Kreator raportów Wykorzystywany jest wybór pól, kryteriów sortowania i układów raportów. Kreator tworzy raport tabelaryczny lub kolumnowy. Autoraport: Kolumnowy Jeden lub kilka rekordów wyświetlonych pionowo. Wybrane z pojedynczej tabeli lub kwerendy. Autoraport: Tabelaryczny Wiersze i kolumny zgrupowane według wartości w polach. Wybrane z pojedynczej tabeli lub kwerendy. Kreator wykresów Prowadzi użytkownika przez tworzenie raportu zawierającego wykres i skojarzone dane. Kreator etykiet Pomaga utworzyć etykiety wysyłkowe na podstawie danych. Formanty są obiektami występującymi w raporcie i wykonującymi czynności, dekorującymi dokument lub łączącymi raport z danymi źródłowymi. Na przykład formanty można wykorzystać do wyświetlania danych z pól w tabeli, w której dane są przechowywane. Aby utworzyć raport lub formularz w widoku projektu, należy skorzystać z przybomika do dodania formantów. Często używanymi formantami raportów są pola tekstowe, pola wyboru, etykiety oraz linie i obramowania dekoracyjne. Właściwości formantu określają strukturę, wygląd i zachowanie formantu, jak również charakterystykę tekstu lub danych w formancie. Właściwości są zależne od typu obiektu. Na przykład istnieje dziewiętnaście właściwości obrazu umieszczonego w raporcie. Są to właściwości takie jak nazwa, wyrównanie, rozmiar, lokalizacja względna, kolor tła, kolor obramowania i szerokość obramowania. Poznajemy pakiet Microsoft Office 167 Umożliwia to również uzyskanie dostępu do danych z wielu tabel. b'ormanty obliczeniowe są tworzone w celu wyświetlenia sum, wartości średnich lub innych wyników opartych na danych źródłowych. Migawki raportów są plikami zawierającymi obrazy o wysokiej jakości, przedstawiające poszczególne strony raportu programu Access. Migawki raportu są tworzone i mogą być przeglądane w programie Access, jednak są przeznaczone do przeglądania, drukowania, przechowywania, publikowania, rozpowszechniania, i archiwizowania na zewnątrz programu Access za pomocą przeglądarki sieci Web, takiej jak program Microsoft Intemet Explorer. Program Access również zawiera przeglądarkę migawek (Snapshot Viewer) wykorzystywaną do przeglądania, drukowania i przesyłania migawek pocztą. 168 Poznajemy pakiet Microsoft Office Program Access 2000 umożliwia uzyskanie dostępu do bazy danych z Intemetu lub intranetu, korzystając z sieci Web. Strony dostępu do danych są stronami HTML utrzymującymi aktywne połączenie z danymi w zdalnej bazie danych programu Access lub bazie danych programu Microsoft SQL Server w Intemecie lub intranecie. Strony te są wykorzystywane do wprowadzania danych i tworzenia interakcyjnych raportów. Ponadto strony dostępu do danych, zawierające arkusz kalkulacyjny składnika Microsoft Office Web Component, listę tabeli przestawnej lub wykres, mogą być wykorzystane do analizy danych, skomplikowanych obliczeń i projekcji. Strony dostępu do danych są przechowywane na zewnątrz pliku bazy danych programu Access, dlatego mogą być wysyłane pocztą e-mail lub wyświetlane w sieci Web. Aby przeglądać stronę dostępu do danych, użytkownicy muszą mieć licencję pakietu Office i przeglądarkę intemetową Microsoft Intemet Explorer w wersji 5 lub nowszą. Korzystając ze stron dostępu do danych użytkownicy, którzy nie mają programu Access na swoich komputerach, mogą obecnie korzystać w pełni z danych zawartych w bazie danych programu Access lub w bazie danych programu Microsoft SQL Server. Grupowane strony dostępu do danych dają użytkownikom korzystającym z sieci Web możliwość przeglądania wszystkich pokrewnych informacji w bazie danych i tworzenia raportów. Zgrupowana strona dostępu do danych jest interakcyjna i umożliwia przeglądanie rzeczywistych danych źródłowych, dlatego użytkownik może rozwinąć i zwinąć pokrewne dane szczegółowe. Przybornik strony dostępu do danych zawiera nowe narzędzia sieci Web, udostępniające takie funkcje, jak wygaszacz ekranu Neon i obrazy tła. Przybornik jest otwierany domyślnie podczas tworzenia strony dostępu do danych. Obsługa hiperłączy pozwala użytkownikom programu Access dokonywać skoków z jednego obiektu bazy danych do innego obiektu. Ułatwia to tworzenie, edycję, śledzenie i usuwanie hiperłączy. Hiperłącza są zazwyczaj funkcjami opartymi na sieci Web, jednak mają zaawansowane możliwości, jeżeli zostaną zastosowane w bazie danych. Na przykład hiperłącze może umożliwiać użytkownikowi skok z formularza zamówień do faktury dla bieżącego zamówienia. Poznajemy pakiet Microsoft Orfice 169 Microsoft SQL Server Pakiet Office 2000 znosi uprzednie ograniczenia dotyczące współdziałania programu Access z programem Microsoft SQL Server. Użytkownicy programu Access korzystający z komputerów typu desktop mogą wykorzystać znany interfejs programu Access do pracy z zaawansowanymi funkcjami na poziomie zrzeszenia programu Microsoft SQL Server. ' Programy Access 2000 i Microsoft SQL Server są zgodnymi programami baz danych. Bazy danych Access zazwyczaj obsługują indywidualne osoby i grupy robocze. Programy Microsoft SQL Server obsługują tysiące użytkowników i niezwykle duże ilości danych. Programy te umożliwiają obecnie użytkownikom pracę z mniejszymi bazami danych na komputerach typu desktop lub z bazami danych o zasięgu firmowym, wykorzystywanymi przez wielu użytkowników. Współdziałanie pozwala programowi Access nawiązać połączenie bezpośrednio z programem Microsoft SQL Server za pomocą bazy danych OLE DB, aby zapewnić dostęp w trybie macierzystym, zamiast wykorzystania oprogramowania Open Database Connectivity (ODBC), które pozwala wykorzystać tylko połączone tabele. Obecnie deweloperzy mogą z łatwością tworzyć lub modyfikować bazy danych programu Microsoft SQL Server i ich obiekty z programu Access, korzystając z projektu programu Access. Projekt Access jest nowym typem pliku programu Access, który jest klientem frontonu dla zaplecza bazy danych programu Microsoft SQL Server. Kreatorzy klient/serwer ułatwiają użytkownikom programu Access w systemach o dużej wydajności i deweloperom tworzenie bazy danych klient/serwer. Inni kreatorzy po stronie oprogramowania klienckiego, tacy jak Kreator raportów. Kreator formularzy i różni kreatorzy formantów, obsługują nowe możliwości klient/serwer. Narzędzia projektanckie klient/serwer pozwalaj ą użytkownikom tworzyć i zarządzać obiektami po stronie serwera, łącznie z tabelami, widokami, wyzwalaczami, przechowywanymi procedurami i diagramami baz danych. Ułatwia to obecnym, zaawansowanym użytkownikom programu Access i deweloperom rozszerzenie znajomości baz danych na środowisko klient/serwer. Narzędzia administracyjne oparte na programie Microsoft SQL Server pozwalają administratorom baz danych wykonywać zadania w programie Microsoft SQL Server, takie jak replikacja, tworzenie kopii zapasowych i zabezpieczenie. 170 Poznajemy pakiet Microsoft Office Wraz ze wzrostem rozmiaru bazy danych, błędy w organizacji i obsłudze danych powoduj ą zmniejszenie wydajności. Aby na początku uzyskać dużą wydajność i utrzymać szczytową wydajność, należy korzystać z funkcji programu Access ułatwiających tworzenie oraz zachowanie struktury i zabezpieczeń danych. Dostosowanie jest kolejnym sposobem zwiększenia efektywności. Program Access zawiera narzędzia, które umożliwiają menedżerom baz danych i programistom zaadaptowanie projektów baz danych do wymagań specyficznego projektu. Programy tworzone w programie Access mogą być również skompilowane jako samodzielne programy i dystrybuowane do wielu lokalizacji. Optymalizowanie wydajności Program Access 2000 zawiera zbiór narzędzi służących do sprawdzania i regulowania wydajności bazy danych. Narzędzia te są proste w użyciu i dokonują zmian automatycznie lub sugeruj ą wprowadzenie zmian. Kreator analizatora wydajności analizuje bazę danych i podaje zalecenia dotyczące zwiększenia efektywności. Na przykład Kreator może zasugerować dodanie indeksu lub wskazać niewykorzystaną relację. Zmiany mogą być wykonane automatycznie lub przez użytkownika. Autokompresja automatycznie kompresuje i, jeżeli jest to konieczne, naprawia bazę danych po zamknięciu pliku. Proces pozwala zaoszczędzić miejsce na dysku i przyśpiesza dostęp do danych. Dostosowanie w celu zwiększenia efektywności Makra i moduły pozwalają dostosować program Access. Zwiększają one efektywność powtarzanych czynności i dodają funkcje do bazy danych. Makra są obiektami programu Access wykorzystywanymi do automatyzowania zadań. Makra są tworzone w oknie projektu makra poprzez podanie serii wstępnie zdefiniowanych akcji. Dostępnych jest ponad pięćdziesiąt akcji, które mogą być łączone w celu wykonania pewnych zadań, gdy wystąpią określone warunki w bazie danych. Na przykład makro może otwierać wyznaczone formularze i raporty zawsze po otwarciu związanej bazy danych. Moduły są niewielkimi programami napisanymi przez użytkowników, które dodają funkcje do bazy danych programu Access. Są one napisane za pomocą języka Visual Basie for Applications i przechowywane jako oddzielne jednostki. Na przykład moduły formularzy i raportów mogą być wykorzystane do kontrolowania zachowania formularzy i raportów oraz ich reakcji na akcje wykonywane przez użytkowników, takie jak kliknięcie przycisku polecenia. Poznajemy pakiet Microsoft Office 171 Korzystanie z funkcji obsługi wielu języków W tym paragrafie zwięźle opisano funkcje obsługi wielu języków dostępne w programie Access 2000. Korzystając z programu Access, można pracować z dokumentami w ponad 80 językach, nie wliczając języka angielskiego, i współużytkować te dokumenty w innych językach, udostępniając funkcje charakterystyczne dla określonych języków, a w wielu wypadkach również Pomoc. Po raz pierwszy można przechowywać dane w bazie danych programu Access w większej liczbie języków. Na przykład w programie Access 2000 można z łatwością utworzyć program bazy danych katalogu firmy, służący do przechowywania nazwisk pracowników w macierzystych językach. Ponadto nazwiska greckie mogą być literowane z wykorzystaniem alfabetu greckiego, a nazwiska japońskie zapisywane wjęzykuKanji. Standard kodowania Unicode zwiększa możliwości obsługi wielu języków w programie Access. Program Access 2000 jest oparty na standardzie Unicode, dlatego można wykorzystać go do wyświetlania danych w wielu różnych systemach pisowni, których obsługa była dotychczas utrudniona, takich jak język arabski, hebrajski, japoński oraz tradycyjny i uproszczony język chiński. Edycja wielojęzyczna umożliwia przeglądanie i edytowanie danych w wielu językach w tej samej bazie danych. Konwersja Hangul-Hanja umożliwia konwertowanie koreańskich znaków Hangul do odpowiednich znaków Hanja i odwrotnie. 172 Poznajemy pakiet Microsoft Office Korzystanie z programu FrontPage 2000 Spis treści Wprowadzenie do programu FrontPage 2000 174 Zastosowania i użytkownicy 175 Łatwa obsługa i rozbudowane możliwości 175 Tworzenie witryny sieci Web 176 Cenowego 177 Zwiększanie produktywności 177 Obsługa formatu dokumentu HTML 178 Integracja z pakietem Office 179 Wielojęzyczna obsługa użytkowników 179 Programowanie 180 Praca z programem FrontPage 2000 181 Tworzenie witryny sieci Web 181 Przeglądanie struktury witryny sieci Web 182 Tworzenie strony sieci Web 183' Zmiana wyglądu strony sieci Web 186 Korzystanie z tabel i ramek 189 Tworzenie interakcyjnych stron sieci Web 190 Publikowanie witryny sieci Web 194 Obsługa witryny sieci Web 196 Korzystanie z zaawansowanych funkcji 198 Korzystanie z funkcji obsługi wielu języków 199 Poznajemy pakiet Microsoft Office 173 Wprowadzenie do programu FrontPage 2000 Czy masz coś do zakomunikowania za pośrednictwem sieci Web? Można łatwiej niż wydawałoby się wykorzystać ten szybki środek komunikacji o zasięgu globalnym do celów związanych z prowadzoną działalnością lub rozrywką. Witryny sieci Web są tworzone z myślą o różnych zastosowaniach, począwszy od dostępu do słynnych muzeów na całym świecie, a skończywszy na oglądaniu czyjegoś ulubionego kota za pomocą kamery. Członkowie rodziny rozproszeni po całym świecie spotykają się w sieci Web. Firmy wykorzystują sieć Web do komunikowania się ze swoimi pracownikami, klientami i dostawcami. Jeżeli użytkownik nie znajduje powodu do skorzystania z sieci Web, powinien ponownie rozważyć tę kwestię. Niezależnie od skali lub sposobu zastosowania sieci Web do komunikacji narzędzie służące do tworzenia i zarządzania witrynami—program Microsoft® FrontPage® 2000—udostępnia wszystko co jest potrzebne do projektowania i tworzenia wspaniale wyglądającej i łatwej w nawigacji witryny sieci Web. Rośnie liczba programów komputerowych, które mogą tworzyć strony sieci Web, jednak tworzenie i zarządzanie witryną w sieci Web—kolekcją stron, plików pomocniczych i narzędzi organizacyjnych potrzebnych do uzyskania dostępu do sieci—jest zadaniem, które program FrontPage 2000 może wykonać najlepiej. 174 Poznajemy pakiet Microsoft Office Program FrontPage może być efektywnie wykorzystany przez wielu różnych rodzajów użytkowników. Poniżej podano przykłady ilustrujące zakres możliwości oferowanych przez program FrontPage: • Duże firmy mogą tworzyć, organizować i obsługiwać złożone witryny sieci Worid Wide Web. Duże firmy mogą również wykorzystać program FrontPage do tworzenia sieci intranet—witryny sieci Web dostępnej tylko dla członków określonej organizacji. • Małe firmy mają dostęp do setek profesjonalnie zaprojektowanych dokumentów w programie FrontPage, współużytkowanych przez program FrontPage i pakiet Microsoft Orfice, które ułatwiaj ą tworzenie atrakcyjnych, interakcyjnych witryn bez konieczności nauki programowania. • Osoby zawodowo zajmujące się siecią Web korzystają z bogatego zestawu najnowszych narzędzi. Program FrontPage lepiej niż kiedykolwiek zachowuje i uruchamia teraz importowany kod Hypertext Markup Language (HTML) i może nawet zapamiętać preferencje dotyczące kodowania oraz zastosować te preferencje podczas tworzenia nowego kodu. • Początkujący użytkownicy mogąbardzo,szybko tworzyć witryny sieci Web za pomocą kreatorów programu FrontPage i gotowych składników witryn. Intuicyjny interfejs i rozbudowane funkcje Pomocy ułatwiaj ą naukę. Łatwa obsługa i rozbudowane możliwości Program FrontPage 2000 zawiera nową funkcję realizujące tzw. zagnieżdżone witryny podrzędne. Funkcja ta jest dobrym przykładem połączenia łatwej obsługi i rozbudowanych możliwości z korzyścią zarówno dla użytkowników, jak i menedżerów sieci Web. Zagnieżdżona sieć podrzędna jest witryną sieci Web programu FrontPage zagnieżdżoną w innej witrynie sieci Web. Korzystając z tej funkcji, webmaster może ustawić uprawnienia dostępu dla całej witryny sieci Web, a następnie ustawić różne uprawnienia dla poszczególnych witryn podrzędnych. Na przykład każdy pracownik może mieć dostęp do witryny zawierającej sprawozdania z wydatków, jednak tylko pracownicy działu finansów mogą mieć dostęp do witryny podrzędnej, w której można modyfikować wydatki. Zagnieżdżone witryny podrzędne umożliwiają kilku grupom pracę w witrynie sieci Web bez przeszkadzania sobie nawzajem. Poznajemy pakiet Microsoft Office 175 W tym rozdziale omówiono tworzenie zawartości ominę i witryn sieci weo za pomocą programu FrontPage 2000, a także podano opisy funkcji i narzędzi przeznaczonych do wykonania tych zadań i udostępnianych przez program FrontPage. Program FrontPage 2000 zawiera specjalistyczne narzędzia służące do tworzenia witryn sieci Web oraz łącza do innych programów pakietu Office 2000, w których można tworzyć i importować informacje z edytorów tekstów, prezentacji, baz danych i arkuszy kalkulacyjnych. Inne funkcje, takie jak szablony stron, galeria obrazów Clip Art, kompozycje wizualne i obsługa publikacji, tworzą wirtualne studio, w którym można tworzyć proste lub skomplikowane witryny zgodnie z potrzebami użytkownika. Tworzenie witryny sieci Web i udostępnienie jej w trybie oniine wymaga wykonania czterech podstawowych operacji: • Tworzenie struktury sieci Web obejmuje tworzenie oraz organizowanie folderów i plików przechowujących i obsługujących zawartość witryny. • Tworzenie zawartości witryny obejmuje pisanie tekstu i tworzenie lub wykorzystanie gotowych obrazów, które będą oglądane przez osoby odwiedzające witrynę. • Publikowanie w sieci Web oznacza skopiowanie zawartości witryny i plików pomocniczych na serwer sieci Web, który jest komputerem, na którym •użytkownicy przeglądaj ą zawartość witryny. • Konserwacja witryny sieci Web polega na codziennym aktualizowaniu witryny i rozwiązywaniu problemów w witrynie sieci Web, aby przedstawić użytkownikom witryny aktualne informacje i utrzymać ich zainteresowanie witryną. 176 Poznajemy pakiet Microsoft Office Co nowego W tym paragrafie wymieniono i zwięźle opisano nowe i ulepszone funkcje w programie FrontPage 2000. Większość tych funkcji została szczegółowo opisana w paragrafie „Praca z programem FrontPage 2000". Zwiększanie produktywności Produktywność jest kluczową przyczyną rezygnowania z „ręcznie wykonywanych" witryn sieci Web i wykorzystania narzędzi, takich jak narzędzia dostępne w programie FrontPage 2000. Aby ułatwić użytkowanie i zapewnić rozbudowane możliwości, dodano nowe narzędzia i rozbudowano istniejące narzędzia. Zintegrowane programy FrontPage Editor and FrontPage Explorer ułatwiają tworzenie stron i witryn sieci Web. Aby edytować strony, wystarczy kliknąć nowy widok Page. Pasek Views pozwala na dostęp do wszystkich widoków w programie FrontPage za pomocą pojedynczego kliknięcia. Pełne zachowanie kodu HTML oznacza import zawartości i kodu HTML bez zmian wprowadzanych przez program FrontPage. Spersonalizowane formatowanie HTML pozwala na zastosowanie preferencji użytkownika dotyczących kodu HTML w nowo tworzonej zawartości. Tagi HTML mogą być przeglądane w zawartości w trybie WYSIWYG (tzw. „dostajesz to, co widzisz"). Kody formatowania można wstawiać w widoku HTML za pomocą przycisków i menu rozwijanych na paskach narzędzi. Podczas publikowania można wykorzystać kontrolę na poziomie strony, publikowanie za pomocą pojedynczego kliknięcia, listę serwerów użytkownika i wskaźnik zaawansowania, dzięki któremu użytkownik ma pewność, że plik jest transferowany. Zagnieżdżone witryny podrzędne umożliwiają połączenie niepublikowanych witryn i jednoczesne podzielenie witryn na segmenty, co pozwala na niezależne administrowane poszczególnymi witrynami. Dostosowane pola kategorii ułatwiają automatyczne tworzenie łączy na stronie do wszystkich innych stron należących do tej samej kategorii. Funkcja Check In/Check Out służy do rezerwowania plików, które mogą być edytowane tylko przez określonego użytkownika. Poznajemy pakiet Microsoft Office 177 Zmienne uprawnienia pozwalają właścicielom witryn sieci Web na przyznawanie różnych uprawnień dostępu różnym grupom użytkowników. Raporty i widoki ułatwiające zarządzanie przedstawiają w ogólny sposób zawartość i stan witryny. Mobilne profile użytkowników pozwalają na zapisanie profilu na serwerze, aby program FrontPage mógł wyglądać tak samo na dowolnym komputerze wykorzystywanym przez użytkownika. Technologia instalatora systemu Windows ułatwia przeprowadzenie jednolitej instalacji w całej firmie. Obsługa formatu dokumentu HTML Program FrontPage był zawsze najlepszym programem ułatwiającym tworzenie profesjonalnie wyglądających stron. Program FrontPage 2000 kontynuuje tę tradycję i zawiera kilka nowych oraz rozbudowanych funkcji, które umożliwiają dodatkowe rozbudowanie stron sieci Web. Elementy mogą być ustawiane precyzyjnie w pozycji względnej, bezwzględnej lub w warstwach. Sześćdziesiąt wstępnie zaprojektowanych kompozycji ułatwia tworzenie wizualnie zintegrowanych witryn sieci Web. Narzędzia służące do wybierania koloru umożliwiają wybranie koloru z diagramu w kształcie koła lub z próbnika. Niestandardowe kolory są dostępne we wszystkich • miejscach, w których wybierany jest kolor. Dodawanie zawartości bazy danych na stronach można przeprowadzić za pomocą kreatora baz danych—Database Wizard. Na stronach mogą być umieszczone statyczne (typu „migawka") lub dynamiczne (aktualizowane w sposób ciągły) bazy danych. Strony dostępu do danych umożliwiają umieszczenie baz danych programu Microsoft Access na stronach sieci Web i umożliwiaj ą użytkownikom dodawanie lub edycję bazy danych bezpośrednio w przeglądarce. Dynamiczna obsługa HTML dla wielu przeglądarek udostępnia efekty, takie jak tekst animowany, obramowania dynamiczne i przejścia stron. Arkusze stylów kaskadowych służą do precyzyjnego kontrolowania układu strony i zastosowania danego układu na wielu stronach. 178 Poznajemy pakiet Microsoft Orfice których zostanie umieszczona dana zawartość. Dodatkowe składniki programu FrontPage i pakietu Orfice umożliwiaj ą tworzenie dynamicznych stron bez konieczności nauki programowania. Program Personal Web Sen/er nie jest wymagany na komputerze klienckim. Oznacza to, że łatwiej jest zainstalować i skonfigurować program FrontPage. Integracja z pakietem Office Jako członek rodziny programów pakietu Office 2000 program FrontPage 2000 wykorzystuje podobny interfejs jak inne programy pakietu. Program wykorzystuje również identyczne funkcje, takie jak moduły sprawdzania pisowni, i może być łatwo integrowany z innymi programami pakietu Office, takimi jak edytor tekstów Microsoft Word i program obsługujący arkusze kalkulacyjne Microsoft Excel. Spójny interfejs wygląda i działa podobnie jak w innych programach pakietu Office 2000. Współużytkowane narzędzia (takie jak galeria obrazów Clip Art, moduł sprawdzania pisowni, polecenie znajdowania i zamiany oraz tezaurus) umożliwiaj ą oszczędne wykorzystanie miejsca na dysku. Konwertery plików pakietu Office umożliwiają wykorzystanie macierzystych formatów plików pakietu Office 97 i konwersję większości innych popularnych formatów. Integracja baz danych jest uproszczona dzięki zastosowaniu stron dostępu do danych w programie Access. Nowe witryny służące do inicjowania baz danych ułatwiają rozpoczęcie użytkowania baz danych w witrynie. Wielojęzyczna obsługa użytkowników Program FrontPage udostępnia polecenia i funkcje specyficzne dla określonych języków. Można zmienić język interfejsu użytkownika nie zmieniając działania programu FrontPage oraz pisać w wielu językach bez konieczności zmiany języka interfejsu. Obsługa 12 języków jest wbudowana w programie FrontPage. Instalacja na żądanie pozwala na zainstalowanie słowników i innych funkcji tylko wówczas, gdy są one potrzebne. Edycja w wielu językach umożliwia pisanie i edycję w innych językach. Poznajemy pakiet Microsoft Office 179 Program FrontPage 2000 zapewnia deweloperom możliwość rozszerzania i programowania rozwiązań w celu integrowania rozwiązań dla sieci Web. Obsługa najnowszej technologii sieci Web, system programowania Microsoft Visual Basie® i modele obiektowe oferuj ą programistom rozbudowane narzędzia. Rozszerzona obsługa języków programowania dotyczy między innymi takich języków, jak Visual Basie i Visual Basie for Applications. Edytor skryptów Microsoft Script Editor umożliwia dodanie kodu w języku skryptów bezpośrednio w programie FrontPage. Obsługa stron Active Sen/er Page umożliwia zarządzanie hiperłączami z wykorzystaniem kodu stron Active Server page (ASP). Importowane strony ASP nie są modyfikowane przez program FrontPage. Dodatki innych firm są w pełni obsługiwane. Umożliwia to rozszerzenie funkcji programu FrontPage o makra, formanty czasu projektowania lub aplikacje oparte na sieci Web. Edytor skryptów Microsoft Script Editor umożliwia zaawansowaną edycję i debugowanie skryptów. Ulepszone narzędzia edycyjne są dostępne dla kodu HTML, dynamicznego kodu HTML, języka skryptów i języka Extensible Markup Language. Nowe modele Obiektowe umożliwiają deweloperom tworzenie funkcji dostępnych na wielu stronach sieci Web, w całych witrynach sieci Web opartych na programie FrontPage i w samym programie FrontPage. Administrowanie serwerem sieci Web jest uproszczone dzięki takim funkcjom jak zintegrowane skrypty i zdalne administrowanie oparte na kodzie HTML. Zestaw Expanded Server Extension Resource Kit zawiera szczegółowe instrukcje dotyczące instalacji i konfiguracji. 180 Poznajemy pakiet Microsoft Office Praca z programem FrontPage 2000 Program FrontPage 2000 oferuje wiele funkcji i ulepszeń, które mogą ułatwić efektywne tworzenie lepszych dokumentów przeznaczonych dla sieci Web. W tym paragrafie wymieniono wszystkie zadania, które mogą być wykonane za pomocą programu FrontPage wraz z podstawowymi opisami odpowiednich funkcji. Należy zapoznać się z poniższymi informacjami, aby zobaczyć, co program FrontPage ma do zaoferowania. Więcej informacji podano w Pomocy programu FrontPage. Tworzenie witryny sieci Web Witryna sieci Web jest strukturą wzajemnie połączonych stron sieci Web oraz skojarzonych plików, koniecznych do wyświetlenia tych stron i zarządzania nimi w sieci Worid Wide Web. Najprostsza struktura sieci Web programu FrontPage składa się z pojedynczej strony oraz jej pomocniczych plików i folderów. Program FrontPage zawiera kilka gotowych szablonów sieci Web o różnym stopniu złożoności, od pojedynczej strony do pełnej witryny zapewniającej obecność firmy w sieci Web. Planowanie jest pierwszym ważnym etapem procesu tworzenia witryny sieci Web. Program FrontPage ułatwia pracę automatyzując wiele zadań wykonywanych podczas tworzenia witryny sieci Web. Witryna może być następnie zapisana lokalnie lub na zdalnym serwerze sieci Web. Funkcje obsługi sieci Web w programie FrontPage ułatwiaj ą prowadzenie witryny zawierającej aktualne informacje i pozbawionej błędów. Istnieją dwie podstawowe metody tworzenia witryny sieci Web. Tworzenie nowej witryny sieci Web za pomocą szablonów sieci Web programu FrontPage i powiązanych funkcji ułatwia opracowanie witryn różnych typów. Niektóre szablony przedstawiają gotową strukturę, podczas gdy inne szablony używaj ą kreatorów umożliwiających wybranie funkcji i informacji. Adaptacja istniejącej witryny sieci Web jest możliwa przez skorzystanie z kreatora importu sieci Web—Import Web Wizard, a następnie wstawienie lub usunięcie materiału. Poznajemy pakiet Microsoft Office 181 Przyciski na pasku Yiews programu FrontPage umożliwiaj ą wyświetlenie w różny sposób informacji w strukturze sieci Web programu FrontPage. Na pasku Views dostępnych jest sześć widoków, które ułatwiają efektywne projektowanie i obsługę witryny. Widok Page służy do wykonania większości operacji związanych z tworzeniem i edycją zawartości witryny. W tym widoku dostępne są narzędzia służące do wstawiania i formatowania tekstu i obrazów oraz kontrolowania wyglądu strony. Widok Folders jest widokiem z dwoma okienkami przedstawiającymi strukturę plików i folderów witryny sieci Web w układzie podobnym jak w Eksploratorze systemu Microsoft Windows®. Jeżeli użytkownik zmieni nazwę elementu sieci Web lub przeniesie element sieci Web w widoku Folders, program FrontPage automatycznie skoryguje łącza tego elementu. Lewe okienko przedstawia strukturę folderów w formie diagramu. Kliknięcie folderu w lewym okienku powoduje wyświetlenie jego zawartości w prawym okienku. Widok RepOrtS przedstawia pełną listę wszystkich plików w aktualnej strukturze sieci Web wraz z informacjami dotyczącymi poszczególnych plików. Foldery nie są wyświetlane. Informacje związane z zarządzaniem przedstawione w widoku Reports mogą ułatwić wykrycie i rozwiązanie problemów dotyczących struktury witryny. Widok Navigation przedstawia strukturę pasków nawigacyjnych w formie schematu blokowego. Widok ten może być użyty do dodania lub zmiany elementów nawigacyjnych poszczególnych stron w witrynie sieci Web. Prawe okienko przedstawia strukturę paska nawigacyjnego w formie graficznej. Lewe okienko przedstawia listę plików i folderów, które mogą być użyte do tworzenia, wyświetlania, drukowania lub zmiany struktury paska nawigacyjnego. Lista jest podobna do Eksploratora Windows. Widok Hyperlinks przedstawia połączenia (hiperłącza) między stronami. Wyświetlane sąhiperłącza wewnętrzne i zewnętrzne oraz informacje dotyczące weryfikacji lub przerwania łączy, nawet w dokumentach pakietu Office. Widok Tasks umożliwia zarządzanie zadaniami oraz przydzielanie zasobów i priorytetów. Automatycznie generowane wpisy zwracają uwagę użytkownika na problemy, takie jak nie połączone strony. Można również wprowadzić własną listę zadań dotyczących sieci Web i przypisać do nich zasoby. 182 Poznajemy pakiet Microsoft Office Program FrontPage ułatwia opracowanie stron sieci Web przeznaczonych dla witryny. Szablony, kompozycje i zaprogramowane składniki umożliwiaj ą wykorzystanie pracy doświadczonych projektantów sieci Web i tworzenie rozbudowanych, interakcyjnych witryn sieci Web bez konieczności nauki programowania. Opracowanie struktury strony sieci Web Narzędzia programu FrontPage 2000 ułatwiają opracowanie struktury strony sieci Web. Szablony stron zawierają kod HTML ułatwiający rozpoczęcie projektowania, kompozycje umożliwiające uzyskanie profesjonalnego wyglądu stron sieci Web. Jeszcze bardziej złożone funkcje, takie jak ramki i obramowania współużytkowane, mogą być w łatwy sposób użyte przez wskazanie i kliknięcie. Szablony stron Page Templates są gotowymi przewodnikami służącymi do szybkiego tworzenia stron. Można wybrać podstawowy układ strony z listy szablonów zawierających wstępnie definiowane formaty tekstu i obrazów. Po wybraniu szablonu można zastosować profesjonalnie zaprojektowaną kompozycję, dodać niestandardową zawartość i dostosować strony zgodnie z potrzebami. Kompozycje Themes są profesjonalnie zaprojektowanymi kombinacjami elementów strony i schematów kolorów, które mogą być zastosowane w całej witrynie sieci Web lub na poszczególnych stronach sieci Web. Kompozycje nadaj ą witrynie sieci Web atrakcyjny, jednolity wygląd. Korzystając z programu FrontPage 2000 można w łatwy sposób utworzyć własne kompozycje z własnymi schematami kolorów i logo. Importowanie plików umożliwia szybkie dodanie stron, plików lub całych folderów z lokalnego systemu plików, sieci lub zewnętrznej witryny sieci Worid Wide Web. Strony z ramkami Frames zawierają wiele okien podrzędnych na pojedynczej stronie sieci Web. W każdej ramce może być wyświetlona inna strona. Ramki dzielą stronę w uporządkowany sposób i mogą zawierać hiperłącza do innych ramek. Na przykład wybranie elementu ze spisu treści w jednej ramce może powodować wyświetlenie odpowiedniej zawartości w innej ramce. Obramowania współużytkowane Shared borders są sekcjami stron zawierającymi tekst lub grafikę, która powinna być wielokrotnie powtórzona na wszystkich stronach w witrynie sieci Web. Są one często używane do utworzenia elementów takich jak nagłówki i stopki stron. Można wybrać szablony stron zawierające obramowania współużytkowane lub dodać obramowania samodzielnie. Zawartość obramowań jest automatycznie tworzona lub aktualizowana podczas dodawania, przenoszenia lub usuwania stron. Poznajemy pakiet Microsoft Office 183 witryny sieci Web wyświetlane są zazwyczaj identyczne paski nawigacyjne. Ustawienie bezwzględne lub względne jest nową metodą precyzyjnego ustawiania elementów stron. Korzystając z tej funkcji, można precyzyjnie określić odległości w pionie i w poziomie, aby kontrolować położenie ramek i obrazów względem krawędzi strony lub względem innych ramek. Funkcja ta może być również użyta do zawijania tekstu wokół obrazów i do wyrównania obiektów względem innych obiektów. Dodawanie zawartości Zestaw narzędzi programu FrontPage, służących do dodawania i edycji zawartości, jest dostępny w wypadku importowania istniejącego tekstu lub tworzenia nowego tekstu na stronie sieci Web. Procedury edycyjne są zgodne z innymi programami pakietu Office. Dokumenty utworzone w innych programach pakietu Office mogą być w łatwy sposób importowane do programu FrontPage lub przeciągnięte na stronę sieci Web. Funkcje edycyjne podobne do funkcji programu Word umożliwiają użytkownikom znającym program Word swobodne korzystanie z narzędzi edycyjnych programu FrontPage. Znane polecenia i okna dialogowe funkcji takich jak formatowanie czcionki i akapitu umożliwiają użytkownikom programu Word efektywną edycję stron sieci Web nawet po dodaniu funkcji specyficznych dla sieci Web. Zmiana kodu HTML za pomocą standardowych poleceń może zastąpić pisanie kodu. Bezpośrednia edycja tekstu w kodzie HTML wymaga dobrej znajomości języka HTML. Edycja w widoku HTML w programie FrontPage jest łatwiejsza, ponieważ można umieszczać odpowiednie tagi za pomocą poleceń formatowania tekstu, podobnie jak to się dzieje w edytorze tekstów. Sprawdzanie poprawności tekstu odbywa się za pomocą narzędzi pakietu Office. Moduł sprawdzania pisowni i tezaurus używany przez programy pakietu Office mogą być również wykorzystane w programie FrontPage. Aby użyć słowników dla innych języków, należy zainstalować pakiet Microsoft Office 2000 Proofing Tools. Tworzenie hiperłączy polega na wpisaniu lokalizacji lub jej pobraniu. Hiperłączejest tekstem lub grafiką, którą należy kliknąć, aby przejść do innej lokalizacji. Jeżeli użytkownik nie zna adresu lokalizacji hiperłącza (określanego jako URL, Uniform Resource Locator), może również wybrać z listy stronę lub plik, do którego należy utworzyć łącze. Program FrontPage wpisze odpowiedni adres sieci Web. 184 Poznajemy pakiet Microsoft Office rrze-rączame między eaylorem typu w r siw Y u ^czyn „dostajesz TO, co widzisz ^, edytorem HTML i przeglądarką sieci Web nie jest już konieczne przy projektowaniu stron sieci Web w programie FrontPage. Program FrontPage udostępnia wszystkie te widoki w pojedynczej aplikacji. Po wybraniu widoku Page u dołu okna wyświetlane są trzy karty. Kliknięcie tych kart powoduje przełączenie różnych widoków projektowanej strony. Widok Normal jest widokiem, w którym wygląd strony na ekranie jest bardzo zbliżony do wyglądu strony w przeglądarce. W tym widoku wykonywana jest większość operacji edycyjnych. Jeżeli użytkownik wybierze widok normalny, klikając kartę Normal u dołu okna edycyjnego, dostępna będzie największa liczba poleceń edycyjnych. Przed zakończeniem pracy należy jednak wyświetlić podgląd strony w widoku Preview lub w przeglądarce sieci Web, dla której przeznaczona jest dana strona, ponieważ różne przeglądarki inaczej renderują strony HTML. Widok HTML przedstawia kod strony. Użytkownik może pozwolić programowi FrontPage utworzyć większą części kodu HTML, jednak niekiedy konieczne może być dodanie lub edycja kodu. Aby wyświetlić kod strony, należy kliknąć kartę HTML w widoku Page. Aby edytować strony, należy wpisać tagi, wybrać opcje z przycisków i menu rozwijanych lub użyć poleceń formatujących w menu i na paskach narzędzi. Następnie należy przełączyć się z powrotem do widoku normalnego, aby zobaczyć rezultat wprowadzonych zmian. Widok Preview przedstawia aktywną stronę w przeglądarce sieci Web Microsoft Intemet Explorer (instalowanej razem z programem FrontPage). Można również kliknąć polecenie Preview in Browser w menu File, aby wyświetlić stronę w dowolnej przeglądarce z dowolną rozdzielczością ekranu. Zmiana właściwości obiektów Każdy obiekt na stronie sieci Web posiada właściwości—charakterystyki, które mogą być zmienione przez użytkownika. Wymiary obrazu, rozmiar czcionki i adres hiperłącza są przykładami właściwości. Przeglądanie właściwości obiektu wymaga kliknięcia obiektu prawym przyciskiem myszy. W wyświetlonym menu skrótów należy kliknąć polecenie Properties. Okno dialogowe Properties można w programie FrontPage otworzyć z jednego z trzech miejsc interfejsu: Poznajemy pakiet Microsoft Office 185 Z menu Format w celu otwarcia okna dialogowego dla zaznaczonych elementów strony. Po zaznaczeniu obiektu można kliknąć obiekt prawym przyciskiem myszy, a następnie wybrać polecenie Properties z menu skrótów. Zmiana wyglądu strony sieci Web Po umieszczeniu odpowiedniego tekstu i obrazów można opublikować strony sieci Web. W niektórych środowiskach odpowiednia będzie prosta witryna informacyjna. W innych środowiskach, uwzględniając przeznaczenie witryny i konieczność przyciągnięcia użytkowników, konieczne może być rozważenie kilku funkcji, które mogą rozszerzyć możliwości witryny i zwiększyć zainteresowanie witryną. Można zastosować kompozycje na stronach, dodać eleganckie arkusze stylów, importować inną zawartość lub dodać pomoc nawigacyjną dla użytkowników. Zastosowanie kompozycji na stronach sieci Web Kompozycja jest kolekcją wizualnie ujednoliconych elementów stron i schematów kolorów. Zawodowi projektanci utworzyli 60 kompozycji, które mogą być. wykorzystane. Można nawet tworzyć własne niestandardowe kompozycje. Kompozycje mogą być dodane do stron HTML przeznaczonych do wykorzystania w kilku programach pakietu Office. Na przykład można utworzyć dokument HTML w programie Word, zastosować kompozycję, a następnie importować ten dokument do programu FrontPage z nienaruszoną kompozycją. Zastosowanie kompozycji programu FrontPage wymaga tylko kliknięcia przycisku. Polecenie Themes służy do otwarcia okna dialogowego zawierającego listę wizualnych próbek dostępnych kompozycji. Można zastosować kompozycję na wszystkich lub na wybranych stronach w sieci Web. Opcje kompozycji mogą być zmienione w oknie dialogowym Themes. Można zmienić wygląd wybranej kompozycji, wybrać bardziej jaskrawe kolory, animować składniki kompozycji i zastosować tekstury jako tła. Modyfikacja kompozycji polega na dodaniu, usunięciu lub zmianie poszczególnych elementów kompozycji. Typowa kompozycja zawiera znaki wypunktowania, czcionki, obrazy, paski nawigacyjne i inne elementy, takie jak obrazy tła i graficzne znaki wypunktowania dla list punktowanych. Zmiana poszczególnych elementów nie wpływa na wygląd pozostałych elementów kompozycji. Własne kompozycje można tworzyć na podstawie istniejących składników lub importu własnych składników. Utworzoną kompozycję można zapisać, a następnie wielokrotnie z niej korzystać. 186 Poznajemy pakiet Microsoft Office określoną nazwą. Korzystanie ze stylów jest łatwe. Należy utworzyć odpowiedni format, zapisać go, a następnie ponownie zastosować ten format w miarę konieczności. Kod HTML zawiera style określane jako tagi. Na przykład zaniknięcie zdania tagami i powoduje, że przeglądarka sieci Web renderuje zdanie pismem pogrubionym. Wcześniejsze wersje kodu HTML obsługiwały tylko ograniczone formatowanie, jednak wprowadzone ostatnio arkusze stylów kaskadowych podniosły formatowanie HTML do poziomu porównywalnego z edytorami tekstów. Arkusze stylów kaskadowych służą do precyzyjnego formatowania tekstu na stronach sieci Web. Program FrontPage w pełni implementuje najnowsze standardy arkuszy stylów kaskadowych i umożliwia precyzyjną kontrolę wyglądu strony. Korzystając z programu FrontPage 2000, można nawet zastosować arkusze stylów kaskadowych na wielu stronach w witrynie sieci Web. Formatowanie HTML metodą „wskazania i kliknięcia" umożliwia zastosowanie wielu formatów tekstu w widoku HTML w programie FrontPage za pomocą menu lub przycisków na pasku narzędzi, zamiast wpisywania tagów. Odpowiednie tagi są wstawiane po zastosowaniu stylu do zaznaczonego tekstu. Dezaktywacja poleceń charakterystycznych dla określonych przeglądarek jest konieczna, ponieważ przeglądarki sieci Web i różne wersje określonej przeglądarki mogą w inny sposób odczytywać określone tagi lub nie czytać ich wcale. Aby uwzględnić sytuacje tego typu, należy wskazać typ przeglądarki i dezaktywować polecenia w programie FrontPage 2000, które służą do wstawiania określonych tagów. Importowanie zawartości do strony sieci Web Każdy element witryny sieci Web może być utworzony za pomocą programu FrontPage, jednak wiele tekstów i obrazów jest dostępnych w sieci Web i innych źródłach. Należy rozważyć możliwość importowania gotowych elementów sieci Web, aby zaoszczędzić czas. Poznajemy pakiet Microsoft Office 187 więc w łatwy sposób przenosić zawartość między mmi. Można przeciągnąć arkusz programu Excel lub tabelę bazy danych programu Access do programu FrontPage i wstawić jąna stronie sieci Web. Kompozycje zastosowane w jednym programie mogą być transferowane do innego programu. Prezentacja programu Microsoft PowerPoint® może być zapisana w formacie HTML w programie PowerPoint lub przeniesiona do programu FrontPage, rozbudowana za pomocą aktywnych elementów, takich jak przyciski, a następnie zapisana w formacie HTML. Import tekstu i obrazów wykonuje się za pomocą polecenia Import, służącego do otwierania okna dialogowego, w którym można dodać plik, folder lub materiał z sieci Web do projektowanych stron. Materiał może być skopiowany bezpośrednio na dysk twardy lub wskazany za pomocą odwołania do adresu w sieci intranet lub sieci Web. Jeżeli żadna przeglądarka sieci Web nie jest otwarta i użytkownik wybierze polecenie Import, uruchomiony zostanie kreator importu sieci Web programu FrontPage 2000—FrontPage 2000 Import Web Wizard—który może być użyty do importowania całej zawartości innej witryny. Organizowanie nawigacji stron sieci Web Hiperłącza mogą być użyte do przenoszenia się w witrynie sieci Web. Użytkownicy mogą być jednak wprowadzeni w błąd, jeżeli łącza nie są prawidłowo zorganizowane i widoczne. Program FrontPage zawiera narzędzia służące do organizowania nawigacji. Paski nawigacyjne składają się z hiperłączy nawigacyjnych do stron w bieżącej strukturze sieci Web. Pasek nawigacyjny może być wyświetlony jako zestaw przycisków, wyrazów lub obrazów, które mogą być wybrane przez użytkownika. Można wybrać wygląd paska nawigacyjnego i typy hiperłączy, które zostaną wykorzystane. Mapy obrazkowe są to obrazy zawierającymi jedno lub kilka osadzonych hiperłączy. Kliknięcie osadzonego hiperłącza powoduje otwarcie strony w połączonej lokalizacji. Mapa obrazkowa programu FrontPage może być utworzona na podstawie dowolnego obrazu za pomocą narzędzi do rysowania na pasku narzędzi Image. Wystarczy kliknąć narzędzie do rysowania i przeciągnąć kształt hiperłącza na obszar obrazu. W wyświetlonym oknie dialogowym hiperłącza można wybrać stronę, adres URL lub nazwę e-mail, z którą zostanie połączona mapa obrazkowa lub hiperłącze. 188 Poznajemy pakiet Microsoft Office Tabele i ramki są często używanymi elementami organizacyjnymi na stronach sieci Web. Aby uprościć układ strony, można umieścić obrazy, tekst, przyciski i składniki programu FrontPage w komórkach tabeli. Ramki mogą być użyte do umieszczenia kilku stron sieci Web w oknie przeglądarki. Program FrontPage zawiera kilka narzędzi służących do tworzenia tabel. Tworzenie tabeli Pisanie kodu HTML dla tabel może być długim i skomplikowanym procesem. Program FrontPage zawiera kilka narzędzi ułatwiających tworzenie tabel. Rysowanie tabeli jest możliwe za pomocą wskaźnika myszy jako ołówka. Wykorzystanie polecenia Draw Table jest najszybszą i najłatwiejszą metodą utworzenia tabeli. Po utworzeniu krawędzi tabeli można narysować kolumny i wiersze wewnątrz tabeli. Pasek narzędzi Table zawiera przyciski głównych poleceń dla tabel, łącznie z przyciskiem służącym do wymazywania obramowań komórek tabeli. Wstawianie tabeli jest wykonywane za pomocą polecenia Insert Table, które umożliwia określenie kilku dodatkowych właściwości tabeli, oprócz liczby kolumn i wierszy. Polecenie to zapewnia bardziej precyzyjną kontrolę nad rozmiarem i właściwościami tabeli niż metoda polegająca na rysowaniu tabeli. Konwersja tekstu na tabelę (lub konwersja tabeli na tekst) może być przeprowadzona wtedy, gdy materiał zawiera identyfikowalny znak podziału, taki jak przecinek, znak tabulatora lub gdy jest umieszczony w komórce. Łączenie ze źródłem tabeli zachodzi w przypadku, gdy tabela jest importowana z innego programu pakietu Office, takiego jak Word, Excel lub PowerPoint, do strony sieci Web. Program FrontPage otwiera tabelę w odpowiednim programie lub przeglądarce i umożliwia przeglądanie aktualnych informacji źródłowych lub nawet edycję informacji źródłowych. Edycja tabeli jest wykonywana za pomocą specjalnych narzędzi programu FrontPage służących do edycji tabel. Oprócz rysowania i wymazywania komórek można również wstawiać, usuwać oraz równomiernie rozmieszczać wiersze, kolumny i komórki. Można również użyć przycisków i poleceń służących do scalenia lub rozdzielenia komórek, wyrównania zawartości komórek i określenia kolorów tła dla całej tabeli lub pojedynczych komórek. Przeciąganie tabeli z programu Word lub Excel do aktywnej strony w efekcie powoduje automatyczne przekonwertowaniejej na format HTML. Poznajemy pakiet Microsoft Office 189 Ramki są używane do podzielenia okna przeglądarki sieci Web na kilka obszarów. W poszczególnych obszarach mogą być wyświetlane i przewijane różne informacje. Typowym przykładem jest strona zawierająca ramkę, w której umieszczone są hiperłącza i ramkę, w której wyświetlane są strony wskazywane przez poszczególne hiperłącza. Ramka nie posiada zawartości lecz hiperłącza do stron wyświetlanych w danej ramce. Krawędzie ramki mogą być widoczne lub nie. Wybór szablonu stron z ramkami ułatwia tworzenie ramek. Po wybraniu polecenia New Frames Page w menu Frames wyświetlane jest okno dialogowe, w którym wyświetlana jest lista szablonów stron z ramkami. Modyfikacja strony z ramkami jest wykonywana za pomocą poleceń edycyjnych i właściwości ramek. Polecenia służące do dostosowania ramek są dostępne po wybraniu szablonu strony z ramkami. Tworzenie interakcyjnych stron sieci Web Interakcyjna strona zawiera składniki programu FrontPage takie jak formularze, sekwencje animacyjne i aparaty obliczeniowe współpracujące interakcyjnie z użytkownikiem. Kilka interakcyjnych składników jest dostarczanych wraz z programem FrontPage. Inne muszą być dodane za pomocą formantów Microsoft ActiveX®, systemu dla deweloperów Microsoft Visual InterDev™ Web, formantów w czasie projektowania, dodatków innych firm, makr utworzonych w języku Visual Basie for Applications, skryptów (takich jak oprogramowanie dla deweloperów Microsoft JScript® lub Visual Basie Scripting Edition) lub za pomocą języka programowania, takiego jak Visual Basie lub Java. Inne funkcje, takie jak możliwość wyszukiwania tekstu, animowane obrazy i poczta e-mail, są przykładami interakcyjnych elementów, które mogą być wstawiane w programie FrontPage bez konieczności nauki programowania. 190 Poznajemy pakiet Microsoft Office rormularzJesi KOleKCjąpoi smzącycn ao wprowaazania aanycn na sironie. w poiacn tych wpisywane są informacje dotyczące strony sieci Web. Po przesłaniu formularza program na serwerze sieci Web odbiera informacje i przekazuje je do listy lub innego programu. Standardowe pola formularzy, takie jak pola tekstowe, pola wyboru i menu rozwijane, umożliwiaj ą wprowadzanie różnych danych. Tworzenie formularza polega na korzystaniu z ośmiu różnych typów pól, które można wybrać za pomocą polecenia Form Element w menu Insert lub odpowiednich przycisków na pasku narzędzi Forms. Każde pole formularza posiada właściwości, które można zmienić zgodnie z projektem formularza. Przypisywanie obsługi formularza jest konieczne do wykorzystania informacji zawartych w formularzu wysłanego na twój serwer sieci Web. Obsługa formularza (form handler) jest programem na serwerze sieci Web, zarządzającym informacjami formularza. Program FrontPage zawiera domyślną obsługę formularza, która zapisuje informacje formularza w pliku na serwerze sieci Web. Ponadto użytkownicy mogą wykorzystać obsługę formularzy rejestracyjnych, służących do zarejestrowania się w usłudze witryny sieci Web oraz obsługę formularzy dyskusyjnych, używanych przez uczestników dyskusji w trybie oniine. Zaawansowani użytkownicy mogą tworzyć własne obsługi formularzy. Wyniki formularzy są pobierane przez program FrontPage. Plik wyników formularza jest automatycznie konfigurowany do odbierania przysłanych danych. Przesyłanie danych formularza pocztą e-mail umożliwia wysłanie wiadomości e-mail z danymi formularza zawsze po przesłaniu danych formularza przez użytkownika do witryny sieci Web. Sprawdzanie dzienników formularzy nie jest już konieczne, ponieważ program FrontPage powiadamia o przesłaniu nowych danych formularzy. Poznajemy pakiet Microsoft Office Składniki programu trontPage zmieniają SWÓJ wygląd zależnie od operacji wykonywanych przez użytkownika oraz zwiększają dynamikę strony i zainteresowanie stroną. Składniki programu FrontPage są uprzednio skompilowanymi skryptami lub apletami Java, które umożliwiaj ą wykorzystanie zaawansowanych funkcji bez konieczności nauki programowania. Wybór składnika jest możliwy z zestawu dziesięciu wbudowanych składników. Składniki ActiveX Zastosowanie Hover buttons Banner ads Marquees Hit counter Video Search form Confirmation fieid Include Page Scheduled Include Page Scheduled Image Przyciski, które są animowane po ustawieniu wskaźnika myszy w ich obszarze. Dynamiczne „tablice ogłoszeń", na których wyświetlane są serie obrazów z różnymi przejściami między nimi. Poziomo przewijane wiadomości wyglądające jak papierowe taśmy telegrafów. Rejestruje liczbę osób odwiedzających witrynę. Wstawia klip wideo (A VI). Umożliwia wyszukiwanie w całej witrynie. Jeżeli użytkownik prześle dane na formularzu, program FrontPage automatycznie utworzy stronę potwierdzania zawierającą poszczególne pola, które muszą być potwierdzone. Umożliwia wstawienie strony na innych stronach. Umożliwia zastąpienie określonej strony określonego dnia o określonej godzinie. Umożliwia zastąpienie określonego obrazu określonego dnia o określonej godzinie. 192 Poznajemy pakiet Microsoft Orfice Składnik programu FrontPage Zastosowanie Table of contents Tworzy konspekt witryny sieci Web z hiperlączami do poszczególnych stron w witrynie. Search form Tworzy formularz udostępniający użytkownikowi pełne możliwości wyszukiwania tekstu w witrynie sieci Web. Substitute a value for a yańable Wstawia tekstowy odpowiednik wartości zmiennej w czterech wystąpieniach: Autor, Zmodyfikowany przez. Opis i Adres URL strony. Comments Wstawia tekst niewidoczny w przeglądarkach sieci Web i zawierający uwagi dotyczące opracowania i obsługi sieci Web. Timestamps Wstawiają datę i czas ostatniej edycji i zapisania strony lub ostatniej automatycznej aktualizacji strony. Sprawozdania finansowe Program FrontPage zawiera zestaw narzędzi obsługujących analizę i sprawozdawczość finansową na publicznych lub firmowych stronach sieci Web. Narzędzia są dobrze zintegrowane z innymi programami Office, takimi jak Access lub Excel. • Kategorie niestandardowe umożliwiają automatyczne łączenie grup stron. Na przykład przypisanie raportu dotyczącego wydatków do kategorii „Raporty" powoduje automatyczne połączenie strony z obszarem raportów w firmowej sieci intranet. Strony mogą należeć do wielu kategorii. Funkcje grup roboczych umożliwiają współpracę z innymi osobami edytującymi strony lub pliki. Użytkownik jest natychmiast powiadamiany, jeżeli usiłuje edytować stronę lub plik, który jest edytowany w danej chwili przez inną osobę. Ikona pliku sygnalizuje zablokowanie pliku. Ostrzeżenie zostanie wyświetlone, jeżeli użytkownik będzie usiłował otworzyć plik, który jest używany w danej chwili. Można użyć raportów z przebiegu pracy do przypisania stron lub grafiki do określonych członków zespołu i przedstawić ocenę przyznaną stronom przez recenzentów. Widok Tasks umożliwia organizowanie elementów, które są używane przez zespół. Poznajemy pakiet Microsoft Orfice 193 Aby umieścić przygotowane materiały w firmowej sieci intranet lub sieci Worid Wide Web, należy opublikować witrynę sieci Web. Publikowanie witryny sieci Web oznacza, że strony i pliki pomocnicze potrzebne do przeglądania witryny sieci Web są przekazywane do serwera sieci Web, który jest komputerem odpowiadającym na żądania użytkowników dotyczące stron sieci Web. Narzędzia programu FrontPage weryfikuj ą hiperłącza znajdujące się w witrynie sieci Web, sprawdzają, czy wykonano wymagane zadania sieci Web przed opublikowaniem oraz publikują strony w sieci Web. Program FrontPage udostępnia funkcje ułatwiające przygotowanie witryny sieci Web do publikacji, narzędzia służące do publikowania witryny oraz narzędzia służące do obsługi opublikowanej witryny. Przygotowanie do opublikowania Podczas publikowania witryny sieci Web dostępne są zarówno specjalistyczne narzędzia programu FrontPage, jak i współużytkowane narzędzia pakietu Orfice 2000. Następujące narzędzia należy wykorzystać jako pierwsze, aby uniknąć kłopotliwych błędów, które mogą być w łatwy sposób skorygowane. Sprawdzenie pisowni strona po stronie lub przez wybranie folderu, zawierającego strony, na których powinna być sprawdzona pisownia, jest konieczne. Wybór odpowiednich słów z tezaurusa pakietu Office jest zalecany. Po zaznaczeniu słowa należy kliknąć polecenie Thesaurus, a następnie wybrać jeden z wielu synonimów. Weryfikacja hiperłączy jest dostępna za pomocą raportu stanu hiperłącza, dostępnego w widoku Reports. Uszkodzone hiperłącze wewnętrzne może przyczynić się do powstania „osieroconych" stron w witrynie sieci Web, które nie mogą być wyświetlone. Uszkodzone hiperłącze zewnętrzne może uniemożliwić skoki do innych witryn. Program FrontPage weryfikuje stan hiperłączy wewnętrznych i zewnętrznych oraz naprawia uszkodzone hiperłącza po zmianie nazwy lub przeniesieniu strony w witrynie sieci Web. Przeglądanie stanów zadań za pomocą widoku Tasks pozwala przygotować listę kontrolną zaległych, zakończonych i nie zakończonych działań dotyczących witryny sieci Web. 194 Poznajemy pakiet Microsoft Office wyuui upcji pLiunK.uwaliiaJcsi zaiczny uu piz.cwiuywaucj uczuy usuu, R.UJIC UUWICUZĄ witrynę sieci Web. Jeżeli liczba oczekiwanych gości jest niewielka lub jeżeli witryna nie będzie dostępna przez całą dobę, zalecane jest publikowanie lokalne do własnej stacji roboczej. Jeżeli liczba oczekiwanych gości jest duża lub jeżeli witryna będzie dostępna przez całą dobę, wskazane może być publikowanie do bardziej odległej lokalizacji. Publikowanie do własnej stacji roboczej jest wskazane, jeżeli komputer jest dostępny dla zdalnych użytkowników za pośrednictwem modemu lub sieci. Jeżeli jednak ruch w witrynie sieci Web jest duży lub nie może być ściśle określony, lepszym rozwiązaniem może być zlecenie publikowania witryny usługodawcy intemetowemu (ISP), który przejmie obowiązki związane z instalowaniem i obsługą serwerów sieci Web, zawierających witrynę. Publikowanie do innej lokalizacji za pomocą polecenia Publish, służącego do kopiowania plików i folderów tworzących witrynę sieci Web jest wskazane, jeśli tej lokalizacji mogą używać inne osoby. Adresy stron i ścieżki plików są automatycznie aktualizowane i weryfikowane przez program FrontPage 2000 podczas transferu. Rozszerzenia serwera Sen/er extensions dają pewność, że witryna może używać wszystkich funkcji programu FrontPage. Pliki rozszerzeń serwera muszą być zainstalowane na serwerze obsługującym witrynę sieci Web: • Składnik Category umożliwia automatyczne tworzenie list łączy do stron należących do określonej kategorii. • Składnik Check In/Check out umożliwia rezerwowanie dokumentu, aby nikt inny nie mógł wprowadzać zmian wówczas, gdy użytkownik z nim pracuje. • Składnik Workfiow Reports umożliwiają przypisanie elementów sieci Web do członków zespołu i śledzenie etapów procesu zatwierdzania, odnotowanych na raportach. • Składnik Multiuser Authoring umożliwia kilku użytkownikom jednoczesną pracę w tej samej witrynie i serwerze sieci Web. • Składnik Remote authoring umożliwia użytkownikom pisanie bezpośrednio do serwera sieci Web za pomocą komputera osobistego z dowolnego miejsca na świecie za pośrednictwem Intemetu. • Składnik Forms może dostarczyć formularzy do wykorzystania w witrynie sieci Web. Można określić sposób obsługi wyników tych formularzy. Poznajemy pakiet Microsoft Office 195 • Składnik'Search zapewnia pełne możliwości wyszukiwania tekstu w witrynie sieci Web. • Składniki Hit Counters umożliwiają określenie liczby osób odwiedzających witrynę sieci Web. Można przed opublikowaniem zapytać usługodawcę intemetowego, czy oprogramowanie FrontPage Server Extensionsjest zainstalowane. Oprogramowanie FrontPage Server Extensions może być pobrane z witryny sieci Web programu FrontPage: http://www.microsoft.com/frontpage/ Oprogramowanie to jest dostępne dla różnych serwerów i platform systemów operacyjnych, łącznie z systemem operacyjnym Microsoft Windows NT® i najbardziej popularnymi platformami UNIX. Publikowanie bez rozszerzeń serwera programu FrontPage zachodzi wtedy, gdy na serwerze sieci Web nie zainstalowano rozszerzeń serwera. Program FrontPage 2000 umożliwia określenie docelowej platformy serwera. Należy jednak uprzedzić program, że rozszerzenia serwera programu FrontPage nie są zainstalowane na serwerze, który będzie obsługiwać zawartość witryny. Po poinformowaniu programu FrontPage 2000 o tym, że rozszerzenia serwera nie są zainstalowane wszystkie funkcje wymagające tych rozszerzeń nie będą dostępne. Jeżeli na serwerze nie zainstalowano wymaganych rozszerzeń serwera programu FrontPage, niektóre składniki nie będą dostępne mimo, że cała zawartość sieci Web będzie widoczna. obsługa witryny sieci Web Po opublikowaniu witryny sieci Web muszą być obsługiwane. Zawartość może wymagać aktualizacji lub konieczne może być naprawienie hiperłączy do innych stron lub witryn. Program FrontPage 2000 zawiera narzędzia, które automatycznie sprawdzają! naprawiają hiperłącza. Nowa lub zmieniona zawartość może być w łatwy sposób dodana za pomocą interfejsu graficznego. Można również użyć widoku Tasks do prowadzenia listy zadań związanych z obsługą, które muszą być wykonane lub delegowane. 96 Poznajemy pakiet Microsoft Office uoecnosc nipenączy i SCICK IUD tysięcy aKlywnycn siron wymaga, aoy osooa zarządzająca witryną posiadała zdolności organizacyjne. Program FrontPage zawiera różne funkcje ułatwiające zarządzanie witryną. Widok Reports umożliwia szybką identyfikację często występujących problemów w witrynie. Na przykład można sortować według osieroconych plików, aby wyszukać elementy sieci Web, które nie są połączone i mogłyby prawdopodobnie zostać usunięte. Można sortować według rozmiaru elementu, aby szybko wyszukać duże pliki graficzne, które powinny być skompresowane, aby przyśpieszyć ładowanie stron. Można sortować według nazw plików, aby wyszukać duplikaty elementów (na przykład grafika znajdująca się w kilku katalogach może być połączona zamiast umieszczania duplikatów tej grafiki w poszczególnych podkatalogach). Śledzenie zaawansowania i stanu zadań można prowadzić za pomocą widoku Tasks. Można wykorzystać listę zadań związanych z obsługą witryny podrzędnej oraz zadań dotyczących pozostałej części witryny. Należy utworzyć nowe zadania, skojarzyć je z określonymi stronami i osobami, a następnie śledzić zaawansowanie i zakończenie zadań. Testowanie hiperłączy zewnętrznych przebiega automatycznie za pomocą polecenia Yerify Hyperlinks. Widok Hyperlink Status przedstawia tabelę hiperłączy oraz ich stan. Ponowne obliczanie hiperłączy wewnętrznych jest zalecane, jeżeli istnieje podejrzenie wystąpienia problemu, za pomocą polecenia Recalculate Hyperlinks. Wykryte problemy są automatycznie naprawiane. Tworzenie witryn podrzędnych Witryna podrzędna jest obszarem witryny sieci Web, który może być niezależnie zarządzany i obsługiwany. Witrynę podrzędną można wyobrazić sobie jako witrynę sieci Web znajdującą się w inne witrynie. Tworzenie witryny podrzędnej polega na dołączeniu nowej witryny sieci Web do istniejącej witryny sieci Web. Można użyć pola wyboru w oknie dialogowym New FrontPage Web do poinformowania programu o tym, że nowo utworzona witryna powinna być dodana do bieżącej witryny sieci Web. Zarządzanie witryna podrzędną jest podobne do zarządzania standardową witryną sieci Web programu FrontPage. Jedyną różnica między witryną podrzędną a standardową witryną sieci Web polega na połączeniu witryny podrzędnej z „nadrzędną". Poznajemy pakiet Microsoft Office 197 Można wykorzystać najnowsze rozwiązania w technologii przeglądarek dzięki zaawansowanym funkcjom wbudowanym w programie FrontPage. Można dodać własne formanty ActiveX, skrypty, dodatki lub aplety JScript. Można użyć oprogramowania Microsoft Visual SourceSafe® do zarządzania różnymi wersjami stron. Można zabezpieczyć poufną zawartość za pomocą wbudowanej obsługi Secure Sockets Layer. Formanty ActiveX udostępniają możliwości, które nie są dostępne bezpośrednio w formacie HTML, takie jak sekwencje animacyjne lub przesuwane napisy. Aplety Java udostępniają możliwości podobne do formantów ActiveX. Są to składniki napisane w języku programowania Java udostępniające funkcje dynamiczne na stronach sieci Web. Skrypt może być uruchomiony bezpośrednio przez program obsługujący język skryptów. Program FrontPage 2000 obsługuje język Visual Basie Scripting Edition oraz JScript i zawiera edytor skryptów Microsoft Script Editor ułatwiający pisanie i debugowanie skryptów. Skrypty napisane w jednym z tych języków umożliwiają manipulowanie elementami strony i zarządzanie zdarzeniami obiektów, takimi jak kliknięcie. Dodatki Plug-ins umożliwiają wstawienie elementów strony specyficznych dla określonej platformy. Dodatki pierwotnie były przeznaczone dla programu Netscape Navigator 2.0, jednak są obsługiwane w programie Intemet Explorer w wersji 3.0 i nowszej. Program FrontPage obsługuje dodatki za pomocą polecenia Advanced w menu Insert. Inne firmy oferuj ą dodatki przeznaczone do aplikacji takich jak handel elektroniczny, grafika trójwymiarowa oraz audio/wideo. 198 Poznajemy pakiet Microsoft Office Korzystanie z funkcji obsługi wielu języków W tym paragrafie zwięźle opisano funkcje obsługi wielu języków dostępne w programie FrontPage 2000. Korzystając z programu FrontPage, można pracować i współużytkować dokumenty w ponad 80 językach, nie licząc języka angielskiego. Program FrontPage obsługuje edycję i przeglądanie dokumentów w innych językach, udostępniając funkcje oraz, w wielu wypadkach, Pomoc specyficzną dla określonego języka. Wielojęzyczne witryny sieci Web mogą być teraz tworzone dzięki funkcjom opisanym w tym paragrafie. Specyficzna obsługa języków dotycząca ponad dwóch tuzinów języków sprawia, że polecenia i funkcje specyficzne dla określonych języków są powszechnie dostępne. Edycja i przeglądanie w wielu językach jest możliwe, ponieważ interfejs użytkownika może być skonfigurowany w jednym języku, a zawartość może być tworzona w innym języku. Kody języka HTML umożliwiają przeglądarce identyfikację języka strony i zastosowanie odpowiedniego języka. Polecenia Encoded HTML Open/Save umożliwiają otwieranie i zapisywanie zwykłych plików tekstowych pochodzących z różnych systemów komputerowych, jak również plików HTML utworzonych w innych językach. Kodowanie Unicode jest standardem kodowania przypisującym wartości numeryczne do poszczególnych znaków w pliku i umożliwiającym programowi FrontPage wyświetlanie i formatowanie tekstu w wielu różnych systemach zapisu. Pakiet Office 2000 Proofing Tools jest dostępny u licencjonowanych sprzedawców i zawiera dodatki, takie jak moduły sprawdzania pisowni dla większości głównych języków oraz dodatkowe narzędzia sprawdzające dla wybranych języków. Pakiet ten rozszerza funkcje obsługi wielu języków w programie FrontPage, jak również innych programach pakietu Office 2000. Poznajemy pakiet Microsoft Orlice 199 Korzystanie z programu PhotoDraw 2000 Spis treści Wprowadzenie do programu PhotoDraw 2000 202 Tworzenie grafiki składającej się z różnych elementów 203 Tworzenie profesjonalnej grafiki do użytku w firmie 204 Praca w programie PhotoDraw 205 Korzystanie z narzędzi programu PhotoDraw 205 Tworzenie obrazów 207 Edytowanie obrazów 209 Dodawanie tekstu 210 Wzbogacanie obrazów 211 Umieszczanie obrazów 213 Drukowanie 214 Poznajemy pakiet Microsoft Orfice 201 Wprowadzenie do programu PhotoDraw 2000 Program Microsoft® PhotoDraw 2000™, służący do tworzenia grafiki na użytek firm, jest nowatorskim produktem, łączącym najlepsze funkcje programu do edycji fotografii z funkcjami programów do obróbki map bitowych i grafiki wektorowej. Korzystając z programu PhotoDraw, można tworzyć imponujące obrazy w bardzo krótkim czasie i odkryć, jak łatwo można je wykorzystać w formatach, takich jak: • Dokumenty edytora tekstów Microsoft Word • Prezentacje programu Microsoft Publisher • Prezentacje programu do tworzenia publikacji Microsoft PowerPoint® • Ilustracje i strony tytułowe raportów • Witryny sieci Web utworzone za pomocą programu Microsoft FrontPage® służącego do tworzenia i zarządzania witrynami sieci Web • Pliki przeznaczone do wydrukowania na drukarce lub w drukami • Wiadomości e-mail !02 Poznajemy pakiet Microsoft Office wybranych lub wszystkich elementów: • Rysunki ClipArt • Kształty • Fotografie, łącznie z fotografiami skanowanymi lub pobranymi z cyfrowego aparatu fotograficznego • Tekst • Obrazy pochodzące z innych programów graficznych • Ilustracje narysowane przez użytkownika Poszczególne elementy mogą być modyfikowane na dowolnym etapie procesu tworzenia grafiki, a nawet po zapisaniu grafiki. Tworzenie grafiki składającej się z różnych elementów Korzystając z programu PhotoDraw, można nauczyć się tworzyć profesjonalnie wyglądającą grafikę. Nawet użytkownicy posiadający niewielkie doświadczenie w zakresie pracy z grafiką zauważą, że program PhotoDraw zawiera wszystkie funkcje niezbędne do projektowania dobrej grafiki, takie jak: • Szablony, które mogą być wykorzystane do tworzenia ulotek firmowych, wizytówek, transparentów dla sieci Web i przycisków • Galerie projektów zawierające efekty specjalne, narzędzia do rysowania i pędzle • Rysunki ClipArt i fotografie, które mogą być modyfikowane za pomocą narzędzi i efektów • Narzędzia do edycji fotografii, które automatycznie usuwają wady w fotografiach i umożliwiają regulowanie jasności, kontrastu i odcieni kolorów fotografii • Uprzednio zdefiniowane kształty służące do wycinania i przycinania grafiki • Style tekstu zawierające efekty trójwymiarowe, efekty zagiętego tekstu oraz kolorowe wypełnienia i obramowania • Kreator Save for Use in Wizard, który zapisuje pliki przeznaczone do wydrukowania, dystrybucji oniine lub zastosowania w sieci Web • Polecenia, które mogą być wykonane za pomocą pojedynczego kliknięcia, umożliwiające zastosowanie stylów pędzli, obramowań, kolorowych wypełnień i efektów specjalnych • Ustawienia, które mogą być dostosowane i umożliwiają precyzyjne kontrolowanie grafiki Poznajemy pakiet Microsoft Office 203 Załóżmy, że poproszono nas o utworzenie grafiki dla ważnej prezentacji. Program Wordjest podstawowym narzędziem do wpisywania tekstów, dlatego zostanie wykorzystany do utworzenia ogłoszenia. Należy jednak również przygotować materiały przeznaczone dla biurowej sieci intranet i do wydrukowania w drukami. Po uruchomieniu programu PhotoDraw przeglądamy ponad 20 000 obrazów w galerii Microsoft Clip Gallery i odnajdujemy obraz, którego tematyka jest odpowiednia dla prezentacji. Korzystając z obszaru roboczego, w programie PhotoDraw, można zmodyfikować klip używając jednej z galerii artystycznych pędzli, zmienić odcień kolorów zgodnie z kolorami firmowymi i dodać efekt cienia. Narzędzia do edycji tekstu mogą być następnie użyte do dodania szczegółów takich jak data, godzina i nazwisko prelegenta. Pracując w programie PhotoDraw, można wstawić fotografię prelegenta i ozdobić nazwisko prelegenta za pomocą efektu trójwymiarowego. Grafika może być następnie zapisana w różnych formatach. Postępując zgodnie z prostymi wskazówkami kreatora Save for Use in Wizard, można zapisać kopie grafiki w trzech różnych formatach, odpowiednich dla kolorowej kserokopiarki, sieci Web i maszyny drukarskiej. Następnie można zapisać więcej wersji oryginalnego dokumentu programu Word, zmodyfikowanych zgodnie z wymaganiami trzech planowanych metod dystrybucji grafiki. Program PhotoDraw automatycznie wybierze odpowiedni format pliku, paletę kolorów i rozdzielczość. Teraz możemy opublikować ogłoszenie na trzy różne sposoby, zachowując wysokąjakość grafiki. 204 Poznajemy pakiet Microsoft Office Praca w programie PhotoDraw Program PhotoDraw 2000 oferuje wiele funkcji i ulepszeń, które mogą ułatwić efektywne tworzenie lepszych dokumentów. W tym paragrafie wymieniono wszystkie zadania, które mogą być wykonane za pomocą programu PhotoDraw 2000 wraz z podstawowymi opisami odpowiednich funkcji. Należy zapoznać się z poniższymi informacjami, aby zobaczyć, co program PhotoDraw 2000 ma do zaoferowania. Więcej informacji podano w Pomocy programu PhotoDraw. Korzystanie z narzędzi programu PhotoDraw Program PhotoDraw wygląda i działa podobnie jak inne programy pakietu Orfice, dlatego każdy użytkownik pakietu Office może natychmiast rozpocząć pracę dzięki znanemu interfejsowi, paskom narzędzi i systemowi Pomocy. Oprócz tradycyjnych elementów interfejsu dostępne są nowe narzędzia wizualne, które ułatwiają wyszukiwanie i użycie funkcji programu PhotoDraw bez konieczności zapamiętywania specjalistycznej terminologii graficznej. Obszar roboczy programu PhotoDraw Interfejs programu PhotoDraw jest podobny do studia artysty. Podstawowym obiektem jest obraz, znajdujący się w centrum obszaru roboczego (podobnie jak płótno obrazu malarskiego). Narzędzia są umieszczone wokół obrazu. Obszar roboczy jest obszarem, w którym tworzone są obrazy w programie PhotoDraw. Obszar roboczy obejmuje obraz i otaczający go pulpit roboczy. Panele robocze zawierają narzędzia i opcje wymagane do wykonania określonych zadań. Okno Picture List zawiera miniatury wszystkich otwartych obrazów. Lista obrazów jest domyślnie wyświetlana po lewej stronie obszaru roboczego. Obszar Obrazu jest prostokątnym obszarem w centrum obszaru roboczego, w którym projektowany jest obraz. Obszar obrazu jest zamocowany za pomocą uchwytów, podobnie jak obrazy w albumie. Pulpit roboczy jest szarym obszarem otaczającym obszar obrazu. Na pulpicie roboczym umieszczane są obiekty, które nie są potrzebne w danej chwili, jednak mogą być przydatne później. Można przeciągać obiekty do i z pulpitu roboczego podczas pracy nad kompozycją obrazu. Pasek stanu zawiera informacje dotyczące obrazu oraz menu i pasków narzędzi, z których korzysta użytkownik. Poznajemy pakiet Microsoft Orfice 205 (lokalizator) reprezentujący obszar widoczny na ekranie. Menu wizualne zawierają obrazy elementów menu ułatwiające wyszukanie funkcji bez konieczności zapamiętywania terminologii graficznej. Wizualny pasek menu zapewnia dostęp do menu wizualnych funkcji programu PhotoDraw. Pasek znajduje się między menu i paskiem narzędzi. Przyciski Hide/Show służą do wyświetlenia lub ukrycia panelu roboczego i listy obrazów. Pole zaznaczania jest obramowaniem otaczającym aktualnie zaznaczony obiekt lub obraz. Swobodne paski narzędzi są skojarzone z określonymi panelami roboczymi. Swobodne paski narzędzi są domyślnie wyświetlane w odpowiednim panelu roboczym, jednak mogą być przeciągnięte do dowolnego miejsca na pulpicie. Dodatkowe informacje na temat programu PhotoDraw Polecenia i procedury w programie PhotoDraw są zazwyczaj proste i zgodne z pakietem Office. Jeżeli jednak konieczne jest uzyskanie Pomocy, program PhotoDraw udostępnia instrukcje oraz kilka innych funkcji ułatwiających tworzenie profesjonalnie wyglądającej grafiki. Szybkie narzędzia automatyzują trudne zadania edycyjne, takie jak korekcja koloru i efekty przezroczystości. Podglądy wizualne umożliwiają wyświetlenie próbek różnych efektów specjalnych i zastosowanie ustawień wstępnych z galerii. Cofanie wielu operacji umożliwia przywrócenie poprzednich ustawień obrazu i ułatwia eksperymentowanie z efektami. Ustawienia wstępne umożliwiają natychmiastowe wykorzystanie najczęściej stosowanych ustawień. Interakcyjny samouczek lnteractive PhotoDraw Tutorial zawiera lekcje i opisy skrótów używanych podczas pracy w programie PhotoDraw. Każda z ośmiu lekcji dotyczy określonego aspektu pracy w programie PhotoDraw. 206 Poznajemy pakiet Microsoft Office Obraz jest po prostu plikiem programu PhotoDraw. Program PhotoDraw umożliwia łączenie fotografii, rysunków ClipArt, kształtów i tekstu, dlatego można łączyć, dopasowywać i stosować efekty specjalne dla tych wszystkich typów grafiki bez konieczności przełączania się do innych programów, konwersji lub zapisywania poszczególnych składników. Rysowanie i malowanie Wiele innych narzędzi graficznych wymaga zastosowania oddzielnych programów do obsługi obrazów fotograficznych oraz narysowanych lub namalowanych obrazów. Program PhotoDraw traktuje te obrazy w ten sam sposób, dlatego można użyć tego samego narzędzia do utworzenia podobnego efektu w obrazach różnych typów. Narzędzie Draw służy do tworzenia linii lub kształtu składającego się z punktów, które mogą być modyfikowane. Aby rysować, należy kliknąć punkty na ścieżce precyzyjnie definiującej linię lub kształt. Aby zmienić kształt obrazu, należy edytować punkty. Narzędzie Paint służy do tworzenia linii, kształtu lub grupy kształtów przez przeciągnięcie wskaźnika podobnie jak przy posługiwaniu się pędzlem. Namalowana smuga może być powiększona lub pomniejszona, ponownie sformatowana lub przesunięta. Zmiana kształtu jest jednak możliwa wyłącznie w wypadku narysowanych obiektów. Namalowane obrazy są niekiedy określane jako obrazy map bitowych lub grafika map bitowych. Narzędzia Linę umożliwiają utworzenie linii prostych, zakrzywionych lub odręcznych. Można określić styl linii oraz kontrolować przezroczystość, szerokość i położenie linii. ' Narzędzia Autoshapes służą do tworzenia linii lub kształtu, który może być później edytowany. Przykładem autokształtów są prostokąty, okręgi oraz różne linie, strzałki, symbole i objaśnienia. Narzędzia Paintbrushes służą do tworzenia linii i kształtów o charakterze artystycznym. Można wybrać zwykłe, artystyczne i fotograficzne style pędzli. Poznajemy pakiet Microsoft Orfice 207 Program PhotoDraw zawiera ponad JUD profesjonalnie zaproJeKtowanycn szaolonow, do których można dodać inną grafikę lub zmodyfikować je zgodnie z potrzebami. Obrazy wstawione do szablonu automatycznie przyjmują formatowanie szablonu. Pozwala to uzyskać jednolity, profesjonalny wygląd. Program PhotoDraw zawiera szablony (dostępne w menu Templates) przeznaczone dla szerokiego zakresu kategorii projektów: Kategoria Web Graphics służy do tworzenia obrazów dla witryn sieci Web. Dostępnych jest wiele przycisków, transparentów i obrazów tła. Kategoria Business graphics służy do tworzenia biuletynów, certyfikatów, ulotek, ikon, etykiet i logo o jakości wymaganej w firmach. Kategoria Cards służy do tworzenia ogłoszeń, bezpośredniej korespondencji pocztowej, wiadomości e-mail, zaproszeń, kart pocztowych i wizytówek. Kategoria Designer Edges umożliwia utworzenie stylowej lub zabawnej krawędzi obrazu. Dostępne są profesjonalnie zaprojektowane krawędzie oraz obramowania dla fotografii i innych obrazów. Kategoria Designer clip art służy do tworzenia klipów, które mogą być w łatwy sposób ozdobione za pomocą pędzla. Dostępne są dziesiątki kategorii i setki klipów. Korzystanie z galerii Clip Gallery Program PhotoDraw korzysta z galerii Clip Gallery pakietu Orfice i udostępnia ponad dwadzieścia tysięcy klipów. Wstawianie klipów jest możliwe za pomocą techniki „przeciągania i upuszczania" lub kopiowania i wklejania. Modyfikacje klipów wykonuje się przez zastosowanie efektów specjalnych programu PhotoDraw. Można również powielać klipy, aby utworzyć pojedynczy obraz. Organizacja obrazów polega na dodaniu ich do odpowiedniej kategorii galerii Clip Gallery. Ułatwia to wyszukiwanie klipów. Można utworzyć nowe kategorie i słowa kluczowe, aby szybko pobrać zaprojektowaną grafikę z galerii. 208 Poznajemy pakiet Microsoft Orfice Rozważna edycja jest często również efektywna jak dodanie efektów specjalnych, jeżeli konieczne jest utworzenie obrazu przekazującego określoną wiadomość. Można użyć narzędzi edycyjnych programu PhotoDraw do edycji obiektów różnego typu. Wizualne podglądy wyników w połączeniu z możliwością cofnięcia poprzednich zmian umożliwiaj ą niezawodną edycję. Modyfikowanie obrazów Narzędzia używane do edytowania obrazu są również wykorzystywane do wykonywania innych operacji w programie PhotoDraw. W tym paragrafie opisano wykorzystanie tych narzędzi do modyfikacji lub korekcji obrazu. Narzędzie Erase usuwa fragment obiektu lub obrazu. Można dostosować przezroczystość wymazanego obszaru. Narzędzie Clone usuwa niepożądany obszar z fotografii, duplikując przyległe obszary i kopiując je w niepożądanym obszarze. Na przykład, aby usunąć słup telefoniczny z fotografii, należy klonować fragment nieba nad słupem. Narzędzie Tint zmienia ogólny odcień koloru, aby wyeliminować zielonkawe lub czerwonawe odcienie, które często pojawiają się na fotografiach wykonanych z użyciem lampy błyskowej. Narzędzie Brightness and contrast umożliwia rozjaśnienie lub przyciemnienie obrazu. Edytowanie fotografii cyfrowych Fotografia cyfrowa jest obrazem fotograficznym w formacie elektronicznym. Obraz sfotografowany za pomocą cyfrowego aparatu fotograficznego lub zeskanowany wydruk staje się fotografią cyfrową po pobraniu lub zeskanowaniu do komputera osobistego. Program PhotoDraw umożliwia edycję fotografii cyfrowych i naprawienie często występujących uszkodzeń oraz dostosowanie parametrów obrazu w celu znacznej zmiany wyglądu fotografii. Narzędzie Crop powoduje zmianę rozmiarów obiektu lub obrazu. Można przyciąć określony obszar, aby usunąć elementy znajdujące się na zewnętrz tego obszaru. Można również wybrać i zmodyfikować różne kształty, które mogą być wykorzystane jako wzorzec do przycinania. Narzędzie Cut out powoduje utworzenie wycinka obiektu. Można utworzyć wycinki za pomocą uprzednio definiowanych kształtów, narzędzia Wyszukiwacz krawędzi lub przez wybranie koloru, który zostanie wycięty. Narzędzie Fix Red Eye usuwa efekt „czerwonych oczu" występujący na fotografiach wykonanych z użyciem lampy błyskowej. Poznajemy pakiet Microsoft Office 209 Narzędzie Remove Scratch naprawia różnego rodzaju zarysowania na uszkodzonych fotografiach. Narzędzie Despeckle lub drobnych niedoskonałości z całego obrazu jest łatwe. Dodawanie tekstu Obrazy programu PhotoDraw są często wykorzystywane w dokumentach i prezentacjach, dlatego program zawiera wiele opcji służących do wstawiania i manipulowania tekstu w połączeniu z grafiką. Duże ilości tekstu mogą być dodane za pomocą edytora tekstów, jednak mniejsze ilości mogą być szybko wpisane za pomocą narzędzi edycyjnych programu PhotoDraw. Dodawanie obiektów tekstowych Obiekt tekstowy jest tworzony zawsze podczas dodawania lub wklejania tekstu na obrazie. W programie PhotoDraw można pracować z obiektami tekstowymi podobnie jak z innymi obiektami. Można dodać pełny zakres formatowania i efektów dostępnych dla każdego obiektu programu PhotoDraw. Narzędzie Insert text tworzy obiekt tekstowy. Tekst należy wpisać w polu tekstowym w panelu roboczym. Można użyć dowolnej skalowalnej czcionki zainstalowanej na komputerze. Edytowanie obiektu tekstowego jest łatwe, jeżeli użytkownik wykorzysta miniatury, na których widoczny jest podgląd atrybutów tekstu i akapitu, wyświetlane w panelu roboczym Text. Narzędzie Format Text zmienia sposób formatowania obiektu tekstowego, wraz ze skryptami, czcionką, stylem czcionki, wyrównaniem i interlinią. Tworzenie efektów tekstowych Efekty tekstowe szybko zmieniają standardowy tekst w imponujący niestandardowy napis. Podgląd wyświetlany w panelu roboczym Tekst ułatwia eksperymentowanie. Narzędzie Bend text umożliwia zawinięcie lub wykrzywienie obiektu tekstowego w kształcie okręgu lub półokręgu. Narzędzie Fill text pozwala wypełnić tekst kolorami, gradientami lub obrazami. 210 Poznajemy pakiet Microsoft Orfice i uwypuklenie tekstu. Narzędzie Designer text umożliwia dodanie do obiektu tekstowego uprzednio zdefiniowanego efektu, takiego jak fala lub cień. Wzbogacanie obrazów Wyróżniającą cechą programu PhotoDrawjest tabela efektów specjalnych, które mogą być zastosowane w odniesieniu do obiektów. Należy zaznaczyć obiekt, wybrać zadanie z menu wizualnego Effects, a następnie zastosować efekt w naturalnej formie lub dostosować jego atrybuty, takie jak kolor i szerokość. Modyfikowanie linii i obramowań Rysowanie lub malowanie za pomocą myszy umożliwia tworzenie linii i obramowań. Linie lub obramowania tekstu, kształtów, rysunków ClipArt i innych obiektów mogą być ozdobione za pomocą następujących narzędzi: Narzędzie Soft edges tworzy rozmyte, mniej wyraźne obramowanie obiektu. Narzędzie Plain lines tworzy proste obramowanie składające się z jednej, dwóch lub trzech linii o różnej szerokości i kolorze. Dostępne są kreski, kropki i inne proste wzory. Narzędzie Artistic brushes pozwala tworzyć linię lub obramowanie wyglądające tak, jakby zostało namalowane za pomocą pędzla, pióra, mazaka, ołówka, kredki lub innego narzędzia. Narzędzie Photo brushes pozwala tworzyć linię lub obramowanie za pomocą obrazu fotograficznego. Można wybrać pędzle fotograficzne rozciągające lub zaginające fotografię, przedstawiającą instrument muzyczny lub aligatora lub pędzle tworzące serie obrazów, przedstawiających buty lub planety. Zastosowanie wypełnień Po utworzeniu obiektu w programie PhotoDraw można dodać lub zmienić wypełnienie. Można wypełnić obiekt jednolitym kolorem, gradientami, teksturą lub nawet dowolnym obrazem. Panel roboczy Fill zawiera narzędzia i podglądy wielu dostępnych wypełnień. Narzędzie Solid color wypełnia obiekt lub grupę jednolitym kolorem, wybranym przez użytkownika. Narzędzie Texture wypełnia obiekt lub grupę uprzednio zdefiniowaną teksturą, taką jak drewno, kamień lub materiał. Poznajemy pakiet Microsoft Office 211 Narzędzie Two-color Gradient wypełnia obiekt lub grupę gradientem, który stopniowo zmienia jeden kolor w inny. Narzędzie Picture wypełnia obiekt lub grupę obrazem wybranym przez użytkownika. Wykorzystanie koloru Program PhotoDraw posiada wiele funkcji służących do zarządzania kolorem. Narzędzia dostępne w panelu roboczym Color ułatwiają wybranie kolorów lub utworzenie własnej mieszaniny kolorów. Palety kolorów zawierają uprzednio zdefiniowane zestawy kolorów, często wykorzystywane w grafikach przeznaczonych dla sieci Web. Narzędzie Tint zwiększa lub zmniejsza ilość jasnych lub ciemnych barw dodanych do obiektu. Narzędzie Color balance zmienia ilość kolorów składowych barwy obiektu. Narzędzie jest podobne do narzędzia Tint, jednak umożliwia bardziej precyzyjną regulację. Narzędzie Hue and Saturation zwiększa lub zmniejsza nasycenie koloru w wybranych obszarach oraz reguluje intensywność i jasność koloru. Narzędzie Brightness and Contrast służy do regulowania jasności i kontrastu wybranego obszaru. Narzędzie Colorize dodaje kolor do czamo-białych obrazów lub zmienia kolor obiektu o ściśle określoną wartość, podaną przez użytkownika. Narzędzie Negative zmienia kolory obiektu na kolory przeciwne. Na przykład można zmienić zielony kolor na przeciwny (dopełniający) odcień czerwieni. Narzędzie Grayscale zastępuje kolory obiektu odcieniami szarości. Zastosowanie efektów Opcje dostępne w menu Effects powodują radykalną zmianę wyglądu obiektu. Można zastosować ustawienia wstępne z galerii w panelu roboczym, a następnie zmienić ustawienia efektu, aby zmienić elementy takie jak rozmiar i kierunek smug pędzla, użytego do zastosowania efektu. Narzędzie Shadow dodaje cień do obiektu lub grupy obiektów. Można wybrać typ, kolor, kąt i odległość cienia. 212 Poznajemy pakiet Microsoft Office Efekt ten jest często stosowany w obrazach przeznaczonych dla witryn sieci Web. Narzędzie Fade out umożliwia stopniowe zwiększenie przezroczystości obiektu w określonym kierunku i zgodnie z określonym wzorem. Narzędzie Biur and Sharpen zmienia wygląd rozmytego obiektu, który musi być wyostrzony lub obiektu, który jest zbyt ostry i musi być rozmyty. Narzędzie Smudge rozmazuje lub wygładza określony obszar obrazu. Narzędzie Designer effects umożliwiają zastosowanie różnych stylów, dzięki którym obiekt wygląda tak, jakby był namalowany w różnych stylach lub utworzony z barwionego szkła, tynku lub innej substancji. Narzędzie Distort zmienia kształt lub wygląd obiektu. Można utworzyć obiekt wybrzuszony, zawirowany lub powtarzający się. Można również powtórnie wykorzystać efekt i zmienić zniekształcenie, aby uzyskać odpowiedni efekt. Narzędzie 3-D zamienia obiekt dwuwymiarowy w obiekt, który wydaje się być trójwymiarowy. Dodatki Plug-ins są oddzielnymi programami tworzącymi efekty, oferowanymi przez innych sprzedawców. W programie PhotoDraw można zainstalować i używać wiele dodatków. Umieszczanie obrazów Ukończone obrazy mogą być umieszczone w dowolnym programie pakietu Microsoft Office lub w sieci Web. Koordynacja z pakietem Office Program PhotoDraw wygląda i działa podobnie jak programy pakietu Office i zawiera galerię Clip Gallery oraz kompatybilne systemy Pomocy onłine. Program PhotoDraw może przygotować grafikę przeznaczoną do wstawienia do programu Word, Publisher, PowerPoint i FrontPage. Program PhotoDraw umożliwia również połączenie obrazów w programach pakietu Office. K-liknięcie połączonego obrazu powoduje uruchomienie programu PhotoDraw, w którym można edytować obraz za pomocą narzędzi wykorzystanych do jego utworzenia. Poznajemy pakiet Microsoft Office 213 Program PhotoUraw posiada kilka runkcji ułatwiających tworzenie grariKi aia sieci Web. Szablony (dostępne w menu Templates) umożliwiają szybkie uzyskanie oczekiwanych wyników, a wiele technik kompresji ułatwia bardzo szybkie pobieranie obrazów z sieci Web. Szablony sieci Web zawierają różne transparenty i przyciski, które mogą być użyte w naturalnej formie lub zmodyfikowane za pomocą narzędzi programu PhotoDraw. Palety kolorów są optymalizowane do wyświetlania 256 kolorów, które są najczęściej wykorzystywane w sieci Web. Kreator Save for Use in Wizard automatycznie wybiera format pliku dla różnych zastosowań, łącznie z siecią Web. Użytkownik może wybrać optymalne kombinacje jakości obrazu i szybkości pobierania obrazu z sieci Web bez konieczności poznawania różnych formatów plików. Drukowanie Program PhotoDraw zawiera kilka funkcji, które umożliwiają wydrukowanie ukończonego obrazu. Można precyzyjnie kontrolować rozmiar i położenie obrazu oraz układać i drukować wiele kopii w łatwy sposób. Polecenie Picture setup umożliwia określenie rozmiaru i położenia obrazu na stronie , za pomocą jednego kliknięcia lub przez wpisanie dokładnych wartości w polach tekstowych. Można również kontrolować jakość obrazu i dopasowanie koloru, jeżeli ustawienia te mogą być regulowane w drukarce. Opcja Print to a file dostępna w oknie Print wyświetlanym po wywołaniu polecenia Print w menu File umożliwia drukowanie grafiki na drukarce o większej rozdzielczości niż drukarka użytkownika. Plik może być wydrukowany na dowolnej drukarce, która wykorzystuje ten sam język, na przykład PostScript. Polecenie Print reprints umożliwia ułożenie i wydrukowanie mniejszych wersji obrazu na tej samej stronie. Okno dialogowe Print reprints zawiera szablony, które automatycznie wyrównują obrazy zgodnie z układem dziesiątków standardowych etykiet, naklejek, standardowych rozmiarów wydruków lub specjalnego papieru. 214 Poznajemy pakiet Microsoft Office Korzystanie z programu Publisher 2000 Spis treści Wprowadzenie do programu Publisher 2000 216 Kiedy należy korzystać z programu Publisher 217 Co nowego 218 Zwiększanie produktywności 218 Integracja z pakietem Office 219 Praca z programem Publisher 2000 220 Tworzenie publikacji 220 Edycja publikacji 222 Zmiana wyglądu publikacji 226 Drukowanie publikacji 231 Publikowanie gotowych publikacji przeznaczonych dla sieci Web 234 . Poznajemy pakiet Microsoft Office 215 Wprowadzenie do programu Publisher 2000 Program Microsoft Publisher 2000 jest produktem służącym do tworzenia publikacji za pomocą komputera desktop. Program Publisher ułatwia tworzenie profesjonalnie wyglądających publikacji, które mogą być drukowane na drukarce, maszynie drukarskiej i w punkcie usługowym lub umieszczane w sieci Worid Wide Web. Oprócz przejrzystego, prawidłowo napisanego tekstu na odbiór publikacji wpływa szata graficzna. Kolor, tekst i układ publikacji mogą zwiększyć lub zmniejszyć jej czytelność. Program Publisher jest unikatowym programem do tworzenia publikacji, ponieważ umożliwia projektowanie profesjonalnych publikacji, jest łatwy w obsłudze i oferuje zaawansowane funkcje, dzięki którym można uzyskać wspaniale prezentujące się publikacje przeznaczone do druku lub dystrybucji oniine. Funkcje, takie jak uniwersalni kreatorzy, schematy kolorów i Galeria projektów, korzystaj ą z wiedzy profesjonalnych projektantów. Można też projektować publikacje od podstaw używając szablonów pustych stron, których marginesy i układ zostały już zaprojektowane. Wykorzystanie szablonów umożliwia zaoszczędzenie czasu. Niezależnie od wybranej metody projektowania publikacji użytkownik będzie mógł pracować w „przyjaznym" środowisku programu Publisher. Program Publisher należy do biurowego pakietu Microsoft Office, dlatego wygląda i działa podobnie jak inne programy tego pakietu. Program Publisher umożliwia szybkie rozpoczęcie pracy i uzyskanie wspaniałych rezultatów. "l 216 Poznajemy pakiet Microsoft Office hdytor tekstów jest odpowiednim narzędziem do tworzenia i poprawiania prostych, oficjalnych lub prawniczych dokumentów. Jeżeli jednak planujemy dystrybucję na szeroką skalę przyciągających uwagę publikacji drukowanych lub rozpowszechnianych w trybie ominę, należy skorzystać z programu Publisher. Programu Publisher można użyć do przygotowania następujących publikacji: • Publikacji komunikujących wiadomości licznym odbiorcom. • Specjalne publikacje, takie jak biuletyny, broszury, ulotki, witryny sieci Web lub karty menu. • Rozbudowane, publikacje z profesjonalnym układem, które muszą być szybko utworzone. • Publikacje o wysokiej jakości przeznaczone do wydrukowania w drukami. Program Publisher może być efektywnie wykorzystany przez różnych użytkowników. Następujące przykłady ilustrują zakres zastosowań programu: • Duże firmy używają programu Publisher do szybkiego tworzenia profesjonalnych publikacji na użytek firmy, przystosowanych do wydrukowania lub umieszczenia w firmowej witrynie sieci Web lub sieci intranet. • Małe firmy wykorzystuj ą program Publisher jako główne źródło broszur, katalogów, ulotek, biuletynów i publikacji innego typu wymaganych w firmie, począwszy od formularzy, a skończywszy na profesjonalnie wydrukowanych ogłoszeniach. • Użytkownicy domowi mogą tworzyć wysokiej jakości zaproszenia, ulotki, transparenty, biuletyny rodzinne i materiały przeznaczone dla społeczności lokalnej lub działań społecznych. • Organizacje niedochodowe i grupy społeczne wykorzystują program Publisher do promowania idei lub grupy, ogłaszania wydarzeń i komunikowania się z członkami organizacji lub grupy. Poznajemy pakiet Microsoft Office 217 Co nowego W tej sekcji wymieniono i zwięźle opisano nowe funkcje programu Publisher 2000. Większość z tych funkcji opisano bardziej szczegółowo w paragrafie zatytułowanym „Praca z programem Publisher 2000". Zwiększanie produktywności Program Publisher 2000 ułatwia tworzenie różnego typu publikacji przeznaczonych do wydrukowania na drukarce biurowej, w lokalnym punkcie usługowym, w drukami lub do rozpowszechnienia za pomocą sieci Worid Wide Web. Pełna obsługa profesjonalnych standardów drukarskich obejmuje 4-kolorowe wyciągi barwne i kolory dodatkowe. Kreator prezentacji przenośnych przeprowadza użytkownika przez proces gromadzenia wszystkich elementów wymaganych do wydrukowania publikacji, takich jak czcionki i obrazy, a następnie zapisuje te elementy na kilku dyskach lub w określonym folderze. Dostępni są nowi kreatorzy, w tym Kreator szybkich publikacji, służący do tworzenia jednostronicowych dokumentów, i Kreator katalogów, ułatwiający tworzenie wielostronicowych katalogów. Dodatkowe zestawy projektowe oferują ponad dwadzieścia nowych opcji oprócz katalogu zawierającego ponad 2000 profesjonalnie zaprojektowanych szablonów. Niestandardowe schematy kolorów ułatwiają rozpoczęcie pracy dzięki wykorzystaniu jednego z ponad sześćdziesięciu profesjonalnie dobranych schematów kolorów. Użytkownik może również zmodyfikować i zapisać schemat koloru i wykorzystać go później. Obsługa obrazów połączonych umożliwia połączenie grafiki o wysokiej rozdzielczości w celu wydrukowania publikacji w drukami. Zaawansowany pasek narzędzi do edycji tekstu umożliwia dostęp do kluczowych narzędzi edycyjnych za pomocą jednego kliknięcia. 218 Poznajemy pakiet Microsoft Orfice Jako członek rodziny programów pakietu Office 2000 program Publisher wykorzystuje podobny interfejs jak inne programy pakietu. Program korzysta również z identycznych funkcji, takich jak moduł sprawdzania pisowni oraz Pomoc, i może być łatwo integrowany z innymi programami pakietu Orfice. Przystępne menu i paski narzędzi działają podobnie jak w innych programach pakietu Orfice 2000. Rozbudowana Pomoc zawiera ulepszoną Pomoc w języku Hypertext Markup Language (HTML) i Kreatora odpowiedzi, który odpowiada na pytania formułowane w języku potocznym. Spersonalizowany interfejs może wyświetlać tylko polecenia, które są najczęściej wykorzystywane przez użytkownika. Autoformatowanie umożliwia automatyczne tworzenie list numerowanych i punktowanych. Galeria Clip Gallery udostępnia nowe narzędzia do wyszukiwania takie jak „znajdź więcej podobnych obiektów", łatwy w obsłudze interfejs przypominający przeglądarkę oraz umożliwia szybkie wstawienie obrazów bezpośrednio do publikacji metodą „przeciągania i upuszczania". Galeria Clip Gallery może być wyświetlona na ekranie aż do chwili, kiedy zostanie zamknięta przez użytkownika. Pozwala to wybrać jednocześnie kilka obrazów. Sprawdzanie pisowni/autokorekta w tle jest wykonywana podobnie jak w edytorze tekstów Microsoft Word. Pisownia jest sprawdzana automatycznie podczas pracy w publikacji. Autokorekta automatycznie poprawia popularne literówki. Program Publisher współużytkuje niestandardowy słownik z programem Word, a słowa dodane do słownika są dostępne w obu programach. Asystent pakietu Office współpracuje interakcyjnie z użytkownikiem i oferuje porady, wskazówki i Pomoc. Daje to pewność, że użytkownik pozna program i optymalnie go wykorzysta. Powiększanie i przewijanie umożliwia bardziej intuicyjne przeglądanie publikacji dzięki użyciu urządzenia wskazującego Microsoft IntelliMouse®. Okna dialogowe Otwieranie i Zapisywanie są współużytkowane z pakietem Office 2000, umożliwiają wyświetlenie o 50 procent większej liczby plików na mniejszej powierzchni i udostępniaj ą łącza do 20-50 dokumentów, w których ostatnio pracował użytkownik, niezależnie od programu, w którym dokumenty te zostały utworzone. Polecenie Zapisz jako umożliwia zapisanie plików programu Publisher 2000 w formacie pliku programu Publisher 98. Ułatwia to współużytkowanie plików. Polecenie Zapisz jako stronę sieci Web umożliwia zapisanie pliku programu Publisher w formacie HTML, lokalnie lub w sieci Web. Poznajemy pakiet Microsoft Office 219 Praca z programem Publisher 2000 Program Publisher 2000 oferuje wiele funkcji i ulepszeń ułatwiających bardziej efektywne tworzenie lepszych publikacji. W tym paragrafie wymieniono wszystkie zadania, które mogą być wykonane za pomocą programu Publisher 2000, wraz z podstawowymi opisami odpowiednich funkcji. Więcej informacji podano w Pomocy programu Publisher. Tworzenie publikacji Przed rozpoczęciem tworzenia publikacji należy rozważyć strategię projektowania. Należy rozważyć następujące czynniki: • Dla jakich odbiorców publikacja jest przeznaczona? • Jaką wiadomość publikacja powinna przekazywać? • Jaki rodzaj zawartości będzie zgodny z intencjami użytkownika? Jest również ważne, aby rozważyć opcje dotyczące pliku wyjściowego i drukowania, ponieważ decyzje w tym zakresie wpływają na sposób projektowania publikacji. • Jakie fundusze zostaną przeznaczone na publikację? • Czy należy opublikować publikację w sieci Worid Wide Web czy wydrukować ją na papierze? Po zaplanowaniu publikacji można postępować zgodnie z następującą łatwą, logiczną sekwencją podczas projektowania publikacji. • Wybranie publikacji z Katalogu. • Użycie kreatora do przygotowania publikacji. • Dodanie tekstu i obrazów. • Sprawdzenie problemów dotyczących projektu za pomocą modułu Sprawdzanie projektu. • Wprowadzenie niezbędnych poprawek. • Wydrukowanie lub opublikowanie w sieci Web. 220 Poznajemy pakiet Microsoft Orfice konieczne może oyc opracowanie wizualne] reprezemacji nrmy wyKorzysrywane] we wszystkich ważnych dokumentach, takich jak wizytówki, koperty i broszury. Niekiedy konieczne może być jednak utworzenie publikacji określonego typu, na przykład biuletynu lub publikacji przeznaczonej dla witryny w sieci Web. Program Publisher oferuje obie opcje i umożliwia utworzenie profesjonalnej publikacji zgodnie z kompozycją projektu lub typem publikacji. Katalog programu Microsoft Publisher jest wizualnym katalogiem zawierającym publikacje, otwieranym po uruchomieniu programu. Można przeglądać te publikacje grupowane według typu (biuletyny, publikacje dla witryn w sieci Web itd.) lub według kompozycji projektu (zestaw podobnie wyglądających publikacji). Można również wybrać jedną z dostępnych pustych lub gotowych publikacji. Kreatorzy zadają serie pytań i prowadzą użytkownika przez proces gromadzenia informacji. Informacje te są wykorzystywane do automatycznego dostosowania publikacji. Można powrócić do kreatora w dowolnej chwili, aby wprowadzić globalne zmiany w publikacji. Zestawy projektów są grupami różnych publikacji ujednoliconych zgodnie z określonym projektem. Oto przykłady zestawów dostępnych w Katalogu: • Zestawy wzorcowe zawierają wizytówkę, kopertę, raport z wydatków, stronę tytułową faksu, talon, broszurę, ulotkę, kartę pocztową, ewidencję, fakturę, nagłówek listowy, biuletyn, zaproszenie na przyjęcie, cennik, zamówienie, cytat, potwierdzenie zwrotu kosztów, etykietę wysyłkową, ofertę specjalną, oświadczenie, kartę z podziękowaniami, kartę pracy, stronę główną sieci Web, tygodniową kartę pracy oraz kartę z gratulacjami. • Zestawy wydarzeń specjalnych zawieraj ą publikacje dotyczące różnych wydarzeń, takie jak broszura, ulotka, zaproszenie, pocztówka i strona sieci Web. • Zestawy świąteczne zawierają pocztówkę świąteczną z życzeniami, pocztówkę z zaproszeniem na przyjęcie świąteczne, pocztówkę z podziękowaniami, biuletyn świąteczny, świąteczną stronę sieci Web, kartę z pozdrowieniami i kartę z zaproszeniem na przyjęcie. Style wizualne umożliwiają zmianę charakteru i wymowy publikacji. Należy wybrać styl odpowiedni dla wiadomości. Każdy zestaw publikacji jest prezentowany w kilku różnych stylach wizualnych. Autokonwersja umożliwia przekształcenie istniejącego biuletynu lub broszury w wielostronicową witrynę sieci Web za pomocą jednego przycisku. Kreator szybkich publikacji udostępnia profesjonalne jednostronicowe publikacje o różnym wyglądzie i układzie, które mogą być utworzone w ciągu kilku minut. Poznajemy pakiet Microsoft Orfice 221 wyKorzystanie pusię] puDiiKacp z i^aiaiogu pozwala zaoszczęazic czas,Jezen użytkownik użyje jednego ze standardowych układów. Puste publikacje zawierają użyteczne elementy, takie jak automatyczne numery stron i linie zagięcia stron. Puste publikacje zawierają standardowe informacje dotyczące rozmiaru papieru, marginesów i linii zagięcia stron w publikacji. Rozmiar pustej publikacji jest zależny od domyślnego rozmiaru papieru w drukarce, jednak użytkownik może wybrać dowolny rozmiar publikacji. Dostępne są puste publikacje zawierające układy dla wizytówek, broszur, kart z pozdrowieniami i plakatów. Niestandardowe ustawienia strony umożliwiają wybranie specjalnych linii zagięcia stron, rozmiaru papieru, wymiarów etykiet, wymiarów kopert oraz pionowej lub poziomej orientacji strony. Edycja publikacji Program Publisher udostępnia tysiące gotowych elementów, które mogą być umieszczone w publikacji. Niekiedy konieczne jest jednak edytowanie elementów utworzonych przez użytkownika. Użytkownik może również projektować publikację od podstaw. Te same narzędzia są wykorzystywane zarówno do wprowadzania nieznacznych poprawek, jak i do tworzenia całej nowej publikacji. W tym paragrafie omówiono podstawowe narzędzia edycyjne dostępne w programie Publisher. Korzystanie z narzędzi służących do zmiany układu publikacji Narzędzia programu Publisher służące do zmiany układu publikacji są podobne do narzędzi wykorzystywanych na prawdziwym stole montażowym: linijki, narzędzia do rysowania, obszary robocze i obszary służące do przechowywania materiałów. Można również wykorzystać kilka możliwości dostępnych tylko w komputerze, takich jak automatyczne wyrównanie obiektów zgodnie z linijkami i prowadnicami. Prowadnice układu i prowadnice linijkowe mogą być wykorzystane jako cztery linie definiujące marginesy strony. Użytkownik może jednak wykorzystać dowolną liczbę prowadnic wymaganych do zdefiniowania układu wielokolumnowego. Prowadnice są wyświetlane jako linie na ekranie, jednak nie są drukowane. Linijki umożliwiają precyzyjne wyrównanie elementów publikacji. Skala linijki zmienia się podczas powiększania i zmniejszania widoku, dlatego pomiar jest zawsze dokładny. Wyrównanie obiektów za pomocą przyciągania ułatwia precyzyjne wyrównanie obiektów. Po włączeniu opcji Przyciągaj do przeciągane obiekty będą przyciągane do (ustawiane tak, aby przylegały do) najbliższej prowadnicy, znaczników linijek i innych obiektów. 222 Poznajemy pakiet Microsoft Office z publikacji. Bloki tekstu i obrazy mogą być przechowywane na pulpicie roboczym, podobnie jak arkusze papieru na prawdziwym pulpicie. Strony przeciwległe są drukowane obok siebie podobnie jak w książce. Podczas pracy w programie Publisher nad wielostronicową publikacją można wyświetlić obok siebie dwie strony przeciwległe. Zastosowanie ramek Każdy obiekt na stronie w programie Publisher, tekst lub grafika, jest umieszczony w ramce definiującej granice obiektu. Ramki nie są widoczne na wydruku, jeżeli użytkownik nie wybierze obramowań dla ramki. Z każdym obiektem publikacji jest jednak skojarzona ramka. Wspólna obsługa ramek umożliwia przesuwanie i zmianę rozmiaru wszystkich ramek w taki sam sposób. Oznacza to, że użytkownik musi poznać tylko jeden zestaw procedur obsługi ramek. Ramki tekstowe umożliwiają zastosowanie różnego układu ramek. Układy wielokolumnowe, wcięcia akapitowe i interlinie mogą być wykorzystane w każdej ramce. Ramki tekstowe mogą być również połączone ze sobą. Umożliwia to przepływ nadmiarowego tekstu z jednej ramki do drugiej. Połączone ramki mogą znajdować się na oddzielnych stronach. Na przykład artykuł z pierwszej strony może być kontynuowany na jednej ze środkowych stron publikacji. Ramki tabel są strukturami w formie siatki, organizującymi kolumny lub wiersze liczb lub tekstu. Ramki tabel mogą być również użyte do organizowania elementów projektu, takich jak przyciski i miniatury obrazów na stronach sieci Web. Ramki obiektów WordArt zawierają tekst utworzony w programie Microsoft WordArt, który współpracuje z programem Publisher w celu tworzenia efektów tekstowych, takich jak tekst zakrzywiony lub cieniowany. Podczas pracy w ramce obiektów WordArt w menu wyświetlane są polecenia i narzędzia programu WordArt. Kliknięcie poza ramką powoduje przywrócenie środowiska programu Publisher. Wprowadzanie tekstu Tekst jest dominującym elementem większości publikacji. Obrazy i układ publikacji w efekcie uściślają lub podkreślają znaczenie tekstu. Program Publisher zawiera funkcje edycyjne służące do tworzenia tekstu i edytowania importowanego tekstu. Wpisywanie tekstu jest możliwe bezpośrednio w ramce tekstowej. Większe ilości tekstu są niekiedy wprowadzane w łatwy sposób za pomocą edytora tekstów, a następnie importowane do ramki w publikacji. W ramce tekstowej można kontrolować marginesy, kolumny, rozmiar czcionki i interlinie, aby uzyskać wymagany wygląd. Poznajemy pakiet Microsoft Office 223 Autodopasowanie umożliwia dopasowanie tekstu do ramki. Najwięcej problemów związanych z układem tekstu sprawia prawidłowe dopasowanie ilości tekstu do wielkości ramki. Za pomocą autodopasowania można powiększyć ramkę lub połączyć jaz inną ramką, aby tekst przepływał z jednej ramki do drugiej. Program Publisher umożliwia również automatyczne dopasowanie wielkości tekstu po zmianie wielkości ramki lub zmniejszenie rozmiaru czcionki tak, aby cały tekst mógł być wyświetlony w ramce. Style są kolekcjami elementów formatowania znaków i akapitów zapisanych pod określoną nazwą, taką jak „Nagłówek l" lub „Lista". Style umożliwiaj ą zachowanie spójności publikacji i mogą być ponownie wykorzystane w innych publikacjach. Obrót tekstu polega na obróceniu ramki zawierającej tekst zgodnie z projektem lub układem publikacji. Dzielenie wyrazów jest domyślnie włączone. Jeżeli jednak konieczne jest ręczne kontrolowanie dzielenia wyrazów, można sprawdzić wszystkie dzielone wyrazy i zaakceptować, odrzucić lub zmienić dzielenie wyrazów proponowane przez program. Dzielenie wyrazów ma większe znacznie w wypadku tekstu umieszczonego w wąskich kolumnach. Moduł sprawdzania pisowni korzysta z rozbudowanego słownika dostarczanego z pakietem Office. W wypadku domyślnych ustawień błędy są wyróżniane przez podkreślenie słów czerwoną falistą linią. Można również sprawdzić pisownię w języku obcym, jeżeli zainstalowany jest słownik dla odpowiedniego języka. Autokorekta poprawia popularne literówki i umożliwia określenie błędów pisowni lub błędów literowych, które powinny być automatycznie poprawiane. Czcionki są wyświetlane w wygodnym formacie WYSIWYG (czyli „dostajesz to, co widzisz"), dlatego można zobaczyć wybraną czcionkę przed jej zastosowaniem. Prawidłowy dobór czcionek umożliwia utworzenie bardziej czytelnego i przyciągającego uwagę tekstu. Uwzględniając czcionki dostarczane wraz z produktami pakietu Office, dostępnych jest zazwyczaj ponad dwieście czcionek. Pomoc programu Publisher zawiera użyteczne wskazówki dotyczące wyboru czcionek dla publikacji. Kolumny tekstu są często używane w publikacjach. Kolumny zwiększają atrakcyjność i czytelność publikacji zarówno w wypadku dwukolumnowej książeczki, jak i czterokolumnowej broszury. Kolumny w programie Publisher są właściwościami ramek tekstu. Po wprowadzeniu liczby kolumn i odległości między kolumnami tekst przepłynie do wskazanego obszaru. 224 Poznajemy pakiet Microsoft Office obiekt WordArt można otaczać je tekstem również wokół konturów obrazu, a me tylko wokół krawędzi ramki. Zestawy informacji osobistych umożliwiają zapisanie często używanych informacji dotyczących użytkownika i organizacji. Jeżeli kluczowe informacje ulegną zmianie, wystarczy tylko raz edytować zestaw informacji osobistych. Zmiany zostaną odzwierciedlone podczas tworzenia lub aktualizowania publikacji. Panel adresu zwrotnego lub nagłówek formularza zamówienia są typowymi przykładami elementów publikacji zawierających informacje tego typu. Tworzenie tabeli Tabela w programie Publisher może być z powodzeniem wykorzystana do umieszczenia obiektów innych niż liczby lub tekst. Tabelę można wyobrazić sobie jako mniejszą siatkę w ogólnej siatce układu publikacji. Każda grupa niewielkich związanych obiektów może być więc uporządkowana za pomocą tabeli. Obrazy, tekst, przyciski i inne składniki mogą być umieszczone w komórkach tabeli, aby uprościć układ strony. Tabele ułatwiają organizowanie elementów takich jak krótkie bloki tekstu, pola na formularzu, łącza do stron sieci Web i miniatury obrazów w katalogu. Można tworzyć tabele w programie Publisher oraz importować całe tabele lub ich fragmenty z innych programów, takich jak Word, arkusz kalkulacyjny Microsoft Excel i baza danych Microsoft Access. Narzędzia tabel są wyświetlane po zaznaczeniu ramki tabeli. Program Publisher wyświetla wyróżniające się przyciski wierszy i kolumn wzdłuż lewej i górnej krawędzi ramki. Za pomocą tych przycisków można zaznaczyć i zmienić fragmenty tabeli lub całą tabelę. Formatowanie tabeli umożliwia zmianę wyglądu tabeli. Przecięcie wiersza i kolumny w tabeli jest określane jako komórka. Podczas formatowania tabeli można zaznaczyć pojedynczą komórkę, grupę komórek lub całą tabelę. Na przykład można zmienić kolor tła wybranej grupy komórek, aby wyróżnić ich zawartość. Można zastosować inne obramowania komórki i tabeli oraz użyć poleceń programu Publisher do sformatowania ramek tekstu lub ramek innego typu w poszczególnych komórkach. Tabela jest domyślnie powiększana zgodnie z wymiarami zawartości. Poznajemy pakiet Microsoft Office 225 Profesjonalnie przygotowane projekty ułatwiają efektywne i szybkie tworzenie publikacji. Konieczne może być jednak wprowadzenie zmian w wyglądzie publikacji. Niekiedy konieczne jest dodanie logo firmy, zamiana obrazu lub wybranie innych kolorów. Niezależnie od zakresu wprowadzanych zmian program Publisher zawiera narzędzia, które umożliwiaj ą utworzenie wyróżniającej się publikacji. Wybieranie obiektów z Galerii projektów Galeria projektów jest podobna do galerii artystycznej, która zawiera elementy publikacji. Należy zapoznać się z różnymi projektami, takimi jak logo oraz bloki tytułów i wybrać odpowiedni styl dla publikacji. Podczas pracy z projektem przeznaczonym dla sieci Web, program Publisher wyświetla specjalny zestaw elementów dla sieci Web. Na karcie Obiekty według kategorii obiekty są sortowane zgodnie z rolą jaką pełnią w publikacji. Poszczególne grupy zawieraj ą różne elementy, takie jak nagłówki, spisy treści, logo, ramki itd. Aby ulepszyć publikację, należy wybrać element, który zastąpi element w publikacji lub dodać nowy element, taki jak formularz zwrotny. Na karcie Obiekty według projektu obiekty są sortowane zgodnie z wyglądem lub kompozycją projektu; Na karcie Obiekty według projektu w oknie Galeria projektów wyświetlane są wszystkie obiekty grupowane według zestawów projektowych. Należy wybrać kilka obiektów lub cały zestaw, który zostanie dołączony do nowej publikacji. Obiekty utworzone przez użytkownika mogą być umieszczone w Galerii projektów. Podczas tworzenia lub modyfikacji elementu publikacji można zapisać dany element w sekcji Obiekty użytkownika w Galerii projektów. Szybkie Obiekty zawierają kreatorów ułatwiających zmianę wyglądu obiektu. Większość obiektów w Galerii projektów to obiekty inteligentne. Aby otworzyć stronę kreatora skojarzonego z obiektem, należy kliknąć przycisk kreatora dołączony do ramki obiektu. 226 Poznajemy pakiet Microsoft Orfice Kolor jest bardzo ważnym aspektem publikacji, począwszy od neutralnych kolorów firmowych na raporcie rocznym, a skończywszy na jaskrawych barwach podstawowych używanych na plakacie promującym koncert. Schematy kolorów w programie Publisher udostępniają zharmonizowane zestawy kolorów dla całej publikacji i dla wszystkich typów publikacji. Standardowe schematy kolorów udostępniają szeroki wybór schematów kolorów dobranych profesjonalnie w taki sposób, aby kolory współpracowały ze sobą w celu nadania publikacji określonego charakteru. Niestandardowe schematy kolorów umożliwiają tworzenie i zapisanie nowych schematów kolorów, które mogą być ponownie wykorzystane w innych publikacjach. Dodawanie obrazów Obrazy zwiększają zainteresowanie publikacją, jednak wyszukiwanie obrazów do publikacji jest procesem bardziej złożonym niż wybranie obrazu o odpowiedniej tematyce. Podczas wybierania obrazów należy rozważyć również pewne czynniki techniczne. Obrazy w sieci Web powinny być zapisane w specyficznym formacie. Program Publisher używa zarówno formatu pliku GIF (Graphic Interchange Format), jak i JPEG (Joint Photographic Experts Group). Oba te formaty są powszechnie używane ponieważ umożliwiają zapisanie grafiki w niewielkich plikach, które mogą być szybko pobrane z sieci Web. Działanie zgodne z prawem wymaga rozważenia kluczowego zagadnienia praw autorskich. Jeżeli użytkownik nie utworzył danego obrazu, to obraz ten jest własnością innej osoby. Klipy ClipArt lub fotografie zawsze zawierają informacje określające prawa użytkownika. Na przykład grafika dostarczana wraz z programem Publisher może być używana bezpłatnie przez użytkownika, jednak nie może być kopiowana i sprzedawana innym osobom jako klipy ClipArt. Obrazy graficzne są licencjonowane w różny sposób. Użytkownik, który nie zapozna się z procedurą i nie będzie przestrzegać ograniczeń prawnych, może spodziewać się pozwu sądowego ze strony właściciela rysunku. Poznajemy pakiet Microsoft Orfice 227 Źródło dodawanego obrazu Aby dodać obraz, należy Galeria Clip Gallery Wybrać kategorię, wyszukać odpowiedni klip w kategońi i kliknąć przycisk Wstaw. Skaner lub cyfrowy aparat fotograficzny Zeskanować ilustrację bezpośrednio do programu Publisher za pomocą oprogramowania standardu TWAIN. Oddzielny plik Wstawić plik bezpośrednio lub zapisać plik w galerii Clip Gallery, a następnie wstawić plik z galerii. Łącze do obrazu Utworzyć łącze do dużego pliku graficznego przechowywanego oddzielnie, aby zmiany pliku wprowadzone poza programem Publisher były odzwierciedlane w publikacji. Metoda umożliwia uzyskanie lepszej jakości w wypadku druku publikacji w drukami. Dodawanie kształtów Kształty tworzą diagramy, obramowania i tła. Pasek narzędzi Obiekty zawiera cztery narzędzia do rysowania, które mogą być użyte do utworzenia różnych kształtów. Narzędzia Linia, Elipsa i Prostokąt służą do tworzenia różnych kształtów, jednak działają tak samo. Po uaktywnieniu narzędzia należy kliknąć i przeciągnąć kursor, aby narysować kształt. Naciśnięcie klawisza SHIFT podczas rysowania umożliwia kreślenie wzdłuż linii poziomej, pionowej lub ustawionej pod kątem 45 stopni oraz kreślenie idealnego okręgu lub kwadratu. Kształty niestandardowe są umieszczane w publikacji przez kliknięcie narzędzia Kształty niestandardowe. Kształty zostaną wyświetlone w oddzielnym oknie. Użytkownik może narysować te kształty w dowolnym miejscu w publikacji, a następnie przenieść je, zmienić ich rozmiar i zmodyfikować je zgodnie z potrzebami. Kształty mogą być łączone przez obrót, grupowanie, nakładanie i wyrównanie kształtów w celu tworzenia bardziej złożonych obrazów. Formaty kształtów mogą być zmienione w następujący sposób: • Szerokość, kolor i styl linii i obramowań może być zmieniony. Można również dodać strzałki na zakończeniach linii. • Cienie mogą być dodane do dowolnego kształtu lub ramki. • Kształty mogą być wypełnione różnymi kolorami i deseniami. 228 Poznajemy pakiet Microsoft Orfice Efektywnie zastosowany kolor przyciąga uwagę czytelników. Hrogram rublisńer zawiera funkcje dotyczące koloru, które wykorzystują doświadczenie drukarzy oraz projektantów i ułatwiaj ą użytkownikowi wybranie efektywnych schematów kolorów bez konieczności studiowania teorii barw. Drukarskie systemy kolorów oferują różne możliwości. Program Publisher obsługuje trzy typy drukarskich systemów kolorów oraz system PANTONE MATCHING SYSTEM®: • Kolorowe wydruki projektów wstępnych oparte na trzech barwach podstawowych uzyskuje się z wielu kolorowych drukarek biurowych lub urządzeń kopiujących o wysokiej rozdzielczości dostępnych w punktach usługowych. • Druk kolorów dodatkowych wymaga określenia nazw nadanych przez producenta i jest zazwyczaj stosowany wraz z kolorem czarnym. Program Publisher obsługuje do dwóch kolorów dodatkowych oraz czarny kolor w publikacjach przeznaczonych do druku w drukarni. • Kolory rozbarwiane są używane w drukarniach. Stosuje się w nich cztery barwy podstawowe: błękitny, amarantowy, żółty i czarny (CMYK; Cyan, Magenta, Yellow, blacK). Program Publisher w pełni obsługuje tworzenie wyciągów barwnych dla tego systemu. Schematy kolorów grupują kolory dobrane w taki sposób, aby dobrze współpracowały w publikacji. Można wybrać dowolny z kilkudziesięciu profesjonalnie zaprojektowanych schematów kolorów lub utworzyć własny niestandardowy schemat kolorów. Dopasowywanie kolorów obrazu umożliwia dopasowanie kolorów w drukowanej publikacji do kolorów wyświetlanych na monitorze komputera. Jeżeli drukarka używa profilu dopasowywania kolorów obrazu Windows Image Color Matching Profiles (ICM), program Publisher użyje profilu wydruku dostarczonego przez producenta i lepiej dostosuje kolory na ekranie do kolorów drukarki. Przykłady kolorów przedstawiają, w jaki sposób kolory będą wyglądać po wydrukowaniu na drukarce. Należy wydrukować przykład kolorów dostarczony wraz z programem Publisher. Poznajemy pakiet Microsoft Orfice 229 Nakładające się obiekty w publikacji tworzą stos. Kolejność obiektów na stosie może być zmieniona w programie Publisher. Obiekt utworzony jako pierwszy znajduje się na dolnej warstwie, a obiekty utworzone później są umieszczane na kolejnych warstwach. Zmiana kolejności obiektów ułatwia tworzenie efektów, takich jak nagłówek lub przezroczysty kolor na tle ilustracji. Pierwszy plan i tło stanowią dwa oddzielne obszary robocze w publikacji. Tło jest podobne do strony wzorcowej. Każdy obiekt umieszczony w tle jest widoczny na wszystkich stronach publikacji. Pierwszy plan jest obszarem, w którym użytkownik wykonuje większość operacji. Obiekt na pierwszym planie jest widoczny tylko na jednej stronie. Rozmieszczanie elementów polega na zaznaczeniu poszczególnych warstw elementów, a następnie użyciu poleceń w menu Rozmieść. Warstwy mogą być przesunięte o jeden poziom w górę lub w dół oraz na najwyższy lub najniższy poziom stosu. Użytkownik może dowolnie zmienić kolejność warstw. Grupowanie obiektów umożliwia zachowanie ich ustawienia dzięki połączeniu obiektów w pojedynczej grupie. Technika ta jest użyteczna, jeżeli użytkownik rozmieścił obiekty na warstwach w określony sposób. Użytkownik może pracować z grupą podobnie jak z pojedynczym obiektem. Ułatwia to ustawianie i przenoszenie obiektów. 230 Poznajemy pakiet Microsoft Office Metodę drukowania należy wybrać na pierwszych etapach procesu planowania publikacji, ponieważ od wybranej metody będą zależeć niektóre opcje publikacji. Po wybraniu drukarki program Publisher ustawia kilka opcji zgodnie z wybraną drukarką. Rozmiar papieru, rozdzielczość podana jako liczba punktów na cal (dpi), zakres kolorów i kolejność stron są przykładem kluczowych opcji zależnych od wybranej drukarki. Po przygotowaniu publikacji do druku program Publisher udostępnia kilka narzędzi ułatwiających sprawdzenie i prawidłowe wydrukowanie publikacji. Sprawdzanie publikacji Wzrok użytkownika jest zawsze najlepszym narzędziem do sprawdzania publikacji, jednak w wypadku układu elektronicznego i publikowania oniine potencjalne problemy mogą nie być widoczne. Ponadto komputerowe moduły sprawdzania pisowni są dokładniejsze niż ręczne sprawdzanie pisowni, z wyjątkiem słów, które są napisane prawidłowo, jednak zostały użyte nieprawidłowo. Na przykład moduł sprawdzania pisowni nie wykryje błędu, jeżeli użytkownik wpisze „może" zamiast „morze". Sprawdzenie układu wykonuje się za pomocą modułu Sprawdzanie projektu, aby wyszukać problemy, które mogą nie być widoczne dla autora. Moduł Sprawdzanie projektu wykrywa takie problemy jak puste ramki, przykryte obiekty i tekst, który przepełnia (nie mieści się) wielkość ramki. Sprawdzenie pisowni wykonuje się za pomocą rozbudowanego modułu sprawdzania pisowni, współużytkowanego przez program Publisher i pakiet Orfice. Podczas tworzenia materiału należy użyć modułu sprawdzania pisowni i autokorekty do wychwycenia często występujących pomyłek podczas pisania. Poznajemy pakiet Microsoft Office 231 Publikacje mogą być adresowane automatycznie przez dodanie mtormacJi z listy wysyłkowej w programie Publisher. Korespondencja seryjna może być również użyta do umieszczenia spersonalizowanych informacji, takich jak nazwisko adresata na certyfikacie lub przezwisko w treści ogłoszenia. Panele wysyłkowe pojawiają się w większości publikacji tworzonych przez kreatorów i przeznaczonych do rozsyłania pocztą. Źródła danych takie jak listy adresowe są tworzone w programie Publisher lub importowane z programu Word, klienta komunikacyjnego i klienta współpracującego programu Microsoft Outlook®, programu Access lub innego programu. Można również nabyć listy wysyłkowe w punktach usługowych. Drukowanie dokumentów korespondencji seryjnej umożliwia zaadresowanie lub dostosowanie ograniczonej liczby dokumentów. Należy uruchomić korespondencję seryjną w programie Publisher tak, aby informacje były drukowane razem z publikacją. Jeżeli konieczne jest utworzenie dużej liczby kopii, lepszym rozwiązaniem może być skopiowanie publikacji, a następnie umieszczenie na kopiach etykiet utworzonych za pomocą modułu korespondencji seryjnej w programie Publisher. Przygotowanie publikacji do druku w drukarni Jeżeli drukarka znajduje się na biurku użytkownika lub na drugim końcu sali, to uzasadnione może być wykonanie kilku prób, aby przygotować publikację przed ostatecznym wydrukowaniem. Jeżeli publikacja zostanie przekazana do drukarskiego punktu usługowego, można zaoszczędzić czas i pieniądze, korzystając z funkcji programu Publisher służących do przygotowania publikacji do druku. Kreator prezentacji przenośnych przeprowadza użytkownika przez proces pakowania wszystkich elementów koniecznych do wydrukowania publikacji. Ułatwia to przekazanie materiałów do lokalnego biura usługowego lub drukami. Czcionki są osadzane automatycznie w publikacji. Umożliwia to prawidłowe wydrukowanie czcionek w punkcie usługowym lub drukami. 232 Poznajemy pakiet Microsoft Orfice frogram fuolisner zawiera narzędzia snizące do tworzenia puDUKacji, Które mogą oyc wydrukowane na profesjonalnych urządzeniach drukarskich. Użytkownik może tylko sporadycznie projektować tego typu publikacje, jednak wskazane może być ogólne zapoznanie się z tymi narzędziami. Pliki zawierające kolorowe obrazy o dużej rozdzielczości są bardzo duże. Program Publisher osadza informacje dotyczące wszystkich obrazów w pliku publikacji. Jeżeli plik obrazu jest zbyt duży, w publikacji jest umieszczany symbol zastępczy, który jest łączony z dużym plikiem obrazu, przechowywanym oddzielnie i pobieranym przez drukarkę. W wypadku publikacji drukowanych w drukami łączenie grafiki jest dobrym rozwiązaniem. Narzędzia drukowania komercyjnego w programie Publisher umieszczają w publikacji specjalne elementy, takie jak znaki rejestracyjne i nadlewki, które umożliwiają uzyskanie druków o odpowiedniej jakości. Należy korzystać z tych narzędzi i materiałów pomocniczych podczas przygotowania publikacji do druku w drukami. Drukowanie z użyciem czterech kolorów rozbarwianych umożliwia uzyskanie druków o jakości komercyjnej. W drukami stosowane są cztery płyty dla poszczególnych barw składowych umożliwiających uzyskanie pełnego zakresu kolorów w publikacji. Wykorzystywane są cztery barwy podstawowe: błękitny (cyan), amarantowy (magenta), żółty (yellow) i czarny (black), dlatego proces ten jest często określany jako CMYK. Czarny kolor jest oznaczony literą K, aby uniknąć skojarzeń z kolorem niebieskim (blue). Drukowanie z użyciem kolorów dodatkowych polega na użyciu specjalnie nazwanych kolorów barwników, zazwyczaj wraz z czarnym kolorem. Program Publisher obsługuje do dwóch kolorów dodatkowych i czarny kolor w publikacjach przeznaczonych do drukowania w drukarni. Poznajemy pakiet Microsoft Office 233 dla sieci Web Proces tworzenia witryny sieci Web w programie Publisherjest podobny do procesu tworzenia publikacji przeznaczonych do wydrukowania. Większość narzędzi jest identycznych. Podstawowa różnica polega na tym, że podczas projektowania publikacji należy uwzględnić pewne technologiczne możliwości i ograniczenia sieci Worid Wide Web. Korzystanie z narzędzi sieci Web Dźwięk, ruch i elementy reagujące na polecenia użytkownika mogą być w łatwy sposób umieszczone w publikacji przeznaczonej dla sieci Web. Oprócz podstawowego zestawu narzędzi program Publisher oferuje również narzędzia ułatwiające tworzenie dokumentów dla sieci Web. Kreator witryn sieci Web ułatwia skonfigurowanie gotowych stron sieci Web. Strony są przystosowane do przeglądania ze standardową rozdzielczością ekranu komputera. Kreator proponuje również wybranie dodatkowych elementów sieci Web, takich jak strona łączy lub formularz zamówienia. Konwersja witryny sieci Web na publikację Witrynę sieci Web można szybko skonwertować na biuletyn lub broszurę. Można również przekształcić biuletyn lub broszurę w witrynę sieci Web. Program Publisher zachowuje układ projektu, jednak optymalizuje układ zgodnie z nośnikiem docelowym. Jest to doskonała metoda publikowania materiałów w różny sposób. Strony sieci Web od podstaw tworzy się, wybierając z Katalogu układ pustej strony sieci Web. Następnie należy dodać niestandardowe lub gotowe elementy zgodnie z projektem. Dodawanie funkcji sieci Web Kilka funkcji programu Publisherjest przeznaczonych wyłącznie dla publikacji w sieci Web. Funkcje te zapewniają interakcyjność odróżniającą strony sieci Web od wydrukowanych stron. Hiperłącza zawierają adresy innych lokalizacji w publikacji lub w sieci Web. Można również dodać łącze e-mail. Kliknięcie hiperłącza umożliwia skok do adresu wskazywanego przez hiperłącze. Paski nawigacyjne są pionowymi lub poziomymi grupami hiperłączy, które umożliwiaj ą przemieszczanie się w dokumencie sieci Web. Podczas umieszczania nowej strony w witrynie sieci Web użytkownik może dodać adres strony do paska nawigacyjnego. 234 Poznajemy pakiet Microsoft Orfice Program Publisher oferuje formanty takie jak pola wyboru, pola list, przyciski opqi, pola tekstowe oraz przyciski służące do resetowania i przesyłania formularza. Obiekty formularza są umieszczane automatycznie przez dodanie formularzy za pomocą Kreatora witryn sieci Web lub mogą być dodane jako indywidualne formanty formularza. Animowane Obrazy pojawiają się, jeżeli przeglądarka sieci Web wyświetla szybko kolejne obrazy, podobnie jak przerzucane kartki notatnika. Kilka ilustracji jest przechowywanych w pojedynczym pliku i szybko odtwarzanych. Program Publisher zawiera kilka animowanych plików GIF w galerii Clip Gallery. Po wstawieniu do publikacji dla sieci Web pliki te dodają ruch i kolor do strony. Tło strony sieci Web może składać się z niewielkich obrazów ułożonych obok siebie (tzw. tiled). Użycie tła tego typu przyśpiesza renderowanie strony sieci Web. Okno dialogowe Schemat kolorów i tła zawiera dziesiątki stylów teł, które mogą być zastosowane na stronach sieci Web. Fotografie umieszczone na stronach sieci Web są często zapisane w dużych, wolno pobieranych plikach. Program Publisher obsługuje kompresję obrazów określanąjako JPEG, która kompresuje obrazy w stopniu 30 do l, zachowując kolory na stronach sieci Web z bardzo dużą wiernością. Punkt aktywny jest obszarem obiektu zawierającym hiperłącze. Przycisk może zawierać pojedynczy punkt aktywny z hiperłączem. Mapa graficzna może zawierać kilka punktów aktywnych z hiperłączami prowadzącymi do innych lokalizacji. Narzędzie Punkt aktywny na pasku narzędzi Obiekty umożliwia utworzenie przezroczystego punktu aktywnego zawierającego hiperłącze. Poznajemy pakiet Microsoft Orfice 235 Publikowanie w sieci Web jest procesem gromadzenia plików witryny sieci Web i przenoszenia ich do lokalizacji, w której użytkownicy będą mogli je przeglądać. Pliki mogą być zapisane na lokalnym dysku twardym lub przekazane do innej lokalizacji, na przykład wewnętrznej sieci firmy (intranet) lub komputera usługodawcy intemetowego (ISP) posiadającego połączenie z siecią Worid Wide Web o dużej przepustowości. Sprawdzanie projektu ma na celu rozwiązanie problemów, takich jak uszkodzone hiperiącza lub powolne pobieranie plików, które trudno jest zauważyć, przeglądając stronę sieci Web. Moduł Sprawdzanie projektu umożliwia identyfikację powyższych problemów oraz innych problemów i skorygowanie ich przed opublikowaniem . w sieci Web. Podgląd witryny może być wyświetlony za pomocą polecenia Podgląd witryny sieci Web, które uruchamia zarówno przeglądarkę, jak i opcjonalne Narzędzie do rozwiązywania problemów. Przed opublikowaniem witryny należy wyświetlić podgląd witryny w przeglądarce. Jeżeli jest to możliwe, należy testować witrynę w innej przeglądarce, aby upewnić się, że wygląd witryny jest zgodny z oczekiwaniami. Publikowanie witryny odbywa się przez skopiowanie plików witryny do lokalizacji, w której będą one dostępne dla użytkowników. Przeważająca większość witryn sieci Web jest publikowanych na komputerach określanych jako serwery sieci Web, obsługiwanych przez usługodawców intemetowych (ISP), którzy zapewniają całodobowy szybki dostęp do sieci Worid Wide Web. Program Publisher ułatwia zapisanie stron w odpowiednim formacie sieci Web, jednak należy skonsultować się z wybranym usługodawcą intemetowym, aby ustalić prawidłowe ustawienia i pliki pomocnicze, konieczne do prawidłowej pracy witryny w sieci Web. Publikowanie lokalnie polega na zapisaniu witryny sieci Web i wymaganych plików pomocniczych w folderze na dysku twardym, gdzie witryna może być używana przez uprawnione osoby pod warunkiem, że komputer jest włączony. Alternatywne rozwiązanie polega na umieszczeniu folderu w lokalnej sieci, w której będzie on dostępny dla wszystkich użytkowników danej sieci. 236 Poznajemy pakiet Microsoft Office Korzystanie z menedżera Smali Business Customer Manager Spis treści Praca z menedżerem Smali Business Customer Manager 238 Importowanie danych 238 Aktualizowanie danych 239 Ochrona danych 239 Zarządzanie klientami za pomocą programu Outlook 240 Współużytkowanie danych z wieloma użytkownikami 241 Analizowanie danych dotyczących klientów 241 Automatyzowanie często wykonywanych zadań w pakiecie Office 242 Poznajemy pakiet Microsoft Office 237 Praca z menedżerem Smali Business Customer Manager Menedżer Smali Business Customer Manager oferuje funkcje ułatwiające bardziej efektywne zarządzanie bazą klientów. W tym paragrafie wymieniono zadania, które mogą być wykonane za pomocą tego menedżera, oraz podano podstawowe opisy odpowiednich funkcji. Znajomość bazy klientów jest jednym z najważniejszych obowiązków właściciela lub menedżera małego przedsiębiorstwa, jednak wyszukiwanie informacji nie zawsze jest łatwe, ponieważ większość małych przedsiębiorstw przechowuje dane dotyczące klientów w różnych miejscach w nieuporządkowany sposób. Menedżer Smali Business Customer Manager rozwiązuje ten problem, łącząc wszystkie dane dotyczące klientów oraz informacje finansowe w pojedynczej bazie danych, która może być zapisana za pomocą programu Outlook. Korzystając z tego łatwego w obsłudze programu, można zarządzać bazą klientów, śledzić aktywność związaną z poszczególnymi klientami, analizować dane dotyczące sprzedaży, a nawet automatycznie wykonywać zadania za pomocą innych programów pakietu Office. Należy zapoznać się z informacjami przedstawionymi w tym paragrafie, aby zobaczyć, co menedżer Smali Business Customer Manager ma do zaoferowania. Więcej informacji podano w Pomocy menedżera Smali Business Customer Manager. Importowanie danych Większość małych przedsiębiorstw posiada informacje dotyczące finansów, sprzedaży i klientów, zapisane w plikach danych oprogramowania finansowego oraz folderach pracowników w programie Outlook. Menedżer Smali Business Customer Manager importuje wszystkie te informacje, dlatego użytkownik nie musi ponownie tworzyć ich od podstaw. Program następnie zapisuje informacje we własnej unikatowej bazie danych, która może być współużytkowana przez wszystkie osoby w biurze. !38 Poznajemy pakiet Microsoft Office Kreator zadaje pytania dotyczące lokalizacji plików danych księgowych i folderu programu Outlook zawierających informacje dotyczące kontaktów, jak również informacje dotyczące ochrony i współużytkowania danych. Import informacji finansowych wykonuje się z oprogramowania księgowego. Umożliwia to wykorzystanie pełnego zestawu funkcji menedżera Smali Business Customer Manager. Małe przedsiębiorstwa używają różnego oprogramowania księgowego. Menedżer Smali Business Customer Manager może importować dane z wielu rodzajów oprogramowania księgowego. Aby dowiedzieć się, czy dane oprogramowanie księgowe jest zgodne z menedżerem Smali Business Customer Manager, należy zapoznać się z informacjami podanymi w Pomocy. Aktualizowanie danych Menedżer Smali Business Customer Manager ułatwia aktualizację informacji dotyczących klientów i finansów przedsiębiorstwa. Aktualizacja danych finansowych w bazie danych menedżera Smali Business Customer Manager umożliwia odzwierciedlenie zmian wprowadzonych w oprogramowaniu księgowym. W ten sposób można mieć pewność, że baza danych menedżera Smali Business Customer Manager zawiera aktualne dane. Aktualizacja danych dotyczących klientów w bazie danych menedżera Smali Business Customer Manager umożliwia wykorzystanie aktualnych danych. Można aktualizować bazę danych menedżera, wykorzystywaną przez przedsiębiorstwo, za pomocą informacji z własnego folderu lub z folderu pracowników w programie Outlook. Można również aktualizować własny folder lub folder pracowników w programie Outlook, aby odzwierciedlić zmiany w bazie danych menedżera Smali Business Customer Manager. Ochrona danych Ochrona bazy danych dotyczących finansów i klientów ma duże znaczenie dla właścicieli i menedżerów małych przedsiębiorstw. Menedżer Smali Business Customer Manager umożliwia kontrolowanie dostępu poszczególnych osób do określonych informacji w bazie danych wykorzystywanej przez przedsiębiorstwo. Ochrona hasłem bazy danych menedżera Smali Business Customer Manager umożliwia pełną kontrolę dostępu do danych. Można wprowadzić nazwę użytkownika i hasło podczas tworzenia bazy danych tego menedżera. Później można dodać poszczególne osoby do listy użytkowników. Poznajemy pakiet Microsoft Office 239 wszystkich informacji dotyczących kontaktów, jednak nie powinna mieć dostępu do danych finansowych. Menedżer Smali Business Customer Manager oferuje trzy poziomy dostępu, które mogą być przypisane do poszczególnych pracowników przez właściciela, menedżera lub wyznaczonego administratora. Logowanie użytkownika musi odbywać się zawsze przed uruchomieniem menedżera Smali Business Customer Manager. Po załogowaniu użytkownika menedżer ustala poziom dostępu do danych przedsiębiorstwa i uniemożliwia przeglądanie danych użytkownikowi, który nie posiada odpowiednich uprawnień. Zarządzanie klientami za pomocą programu Outlook Ze względu na możliwości oferowane przez menedżera Smali Business Customer Manager, program Outlook 2000 jest jeszcze lepszym rozwiązaniem przeznaczonym do zarządzania kontaktami. Rozbudowane karty kontaktów umożliwiają przeglądanie większej liczby szczegółowych informacji dotyczących kontaktów w programie Outlook. Monitor aktywności przechowuje informacje dotyczące działań wykonanych ostatnio przez klienta. Aby wyświetlić listę ostatnich działań klienta, należy po prostu otworzyć Monitor aktywności i wybrać klienta. Importowanie i eksportowanie informacji dotyczących kontaktów umożliwia aktualizację kontaktów w programie Outlook zgodnie z bazą danych menedżera Smali Business Customer Manager. Upoważnieni pracownicy mogą dodawać informacje dotyczące kontaktów z bazy danych menedżera do folderu programu Outlook lub mogą dodawać informacje z folderu programu Outlook do bazy danych menedżera Smali Business Customer Manager. Scalanie duplikatów kontaktów umożliwia usunięcie dublujących się rekordów dotyczących tego samego kontaktu. Menedżer Smali Business Customer Manager umożliwia wybranie informacji dotyczących kontaktów, które powinny być zachowane. M Poznajemy pakiet Microsoft Orfice Jeżeli przedsiębiorstwo zatrudnia wielu pracowników zajmujących się sprzedażą, śledzenie informacji dotyczących klientów i sprzedaży w plikach poszczególnych pracowników może być trudnym zadaniem. Menedżer Smali Business Customer Manager stanowi pojedyncze źródło informacji dotyczących klientów i sprzedaży, które jest dostępne dla wszystkich upoważnionych pracowników. Centralne przechowywanie danych dotyczących klientów powoduje, że każdy pracownik może mieć dostęp do wszystkich danych dotyczących klientów. Umożliwia to szybkie ustalenie, kto ostatnio korespondował i z którym klientem. Menedżer Smali Business Customer Manager funkcjonuje jako centralna baza danych klientów i może wysyłać i odbierać dane dotyczące kontaktów z wielu folderów użytkowników w programie Outlook. Współużytkowanie kontaktów w programie Outlook jest dostępne dla pracowników przedsiębiorstwa. Wszyscy upoważnieni pracownicy mogą eksportować nowe lub poprawione dane dotyczące kontaktów programu Outlook do bazy danych menedżera Smali Business Customer Manager, aby inni pracownicy mogli importować te dane do własnych folderów w programie Outlook. Spersonalizowane ustawienia umożliwiają poszczególnym użytkownikom danego komputera korzystanie z niestandardowych ustawień. Użytkownicy uruchamiający menedżera Smali Business Customer Manager po raz pierwszy muszą podać informacje osobiste. Informacje te wraz z innymi spersonalizowanymi ustawieniami są zapisywane dla danego użytkownika podczas każdego logowania w nowej sesji w menedżerze Smali Business Customer Manager. Analizowanie danych dotyczących klientów Menedżer Smali Business Customer Manager ułatwia analizę danych dotyczących klientów i tworzenie arkuszy danych, które mogą być eksportowane do innych programów pakietu Office. Widoki są wstępnie zaprojektowanymi instrukcjami—określanymi jako kwerendy— ' adresowanymi do bazy danych przedsiębiorstwa obsługiwanej przez menedżera Smali Business Customer Manager i służącymi do wyświetlania określonych kategorii danych w arkuszu danych. Widoki są podzielone na cztery kategorie: Klienci, Produkty, Sprzedaż i Dochodowość. Przykładem widoku może być widok Klienci według wielkości sprzedaży. Wszystkie widoki mogą być uruchomione za pomocą prostych menu rozwijanych. Szybkie widoki są specjalnym typem widoków, które będą prawdopodobnie często używane przez pracowników małych przedsiębiorstw. Przykładem mogą być widoki Najlepsi klienci i Najlepsze produkty. Szybkie widoki mogą być używane za pomocą prostego menu rozwijanego. Poznajemy pakiet Microsoft Office 241 każdego typu widoku zwykłego lub szybkiego, dlatego można w łatwy sposób ograniczyć liczbę wyświetlanych wyników. Wysyłanie arkusza danych widoku lub widoku szybkiego do innych programów pakietu Office jest możliwe bezpośrednio z menedżera Smali Business Customer Manager. Arkusz danych może być następnie modyfikowany, sortowany lub wstawiony do raportu, prezentacji lub dokumentu komunikacyjnego. automatyzowanie często wykonywanych zadań w pakiecie Office Menedżer Smali Business Customer Manager ułatwia wykonanie różnych zadań dotyczących innych programów pakietu Office, takich jak tworzenie listu z podziękowaniami lub ulotki dotyczącej sprzedaży. Automatyzacja ułatwia wykonanie tych zadań. Można również rozpocząć wiele zadań pakietu Office bezpośrednio z menedżera Smali Business Customer Manager. Tworzenie dokumentów pakietu Office jest możliwe na podstawie wstępnie zaprojektowanych szablonów menedżera Smali Business Customer Manager. Menedżer Smali Business Customer Manager ułatwia tworzenie dokumentów opartych na pakiecie Office, takich jak listy, karty pocztowe lub ulotki, i zawiera różne szablony zaprojektowane specjalnie dla małych przedsiębiorstw. Informacje na temat wykorzystania i modyfikowania szablonów menedżera Smali Business Customer Manager podano w Pomocy. Otwieranie dokumentu pakietu Office jest możliwe bezpośrednio z menedżera Smali Business Customer Manager. Użytkownik może szybko i w łatwy sposób uzyskać dostęp do dokumentów pakietu Office. Tworzenie korespondencji seryjnej za pomocą wybranych kontaktów wymaga tylko wykonania kilku łatwych czynności. Menedżer Smali Business Customer Manager ułatwia tworzenie korespondencji seryjnej za pomocą programu Word lub Publisher dzięki wykorzystaniu pól danych dotyczących kontaktów. Lista adresatów może być generowana na podstawie rekordów arkusza danych w widoku zwykłym lub szybkim. Wysyłanie wiadomości e-mail lub faksu do klientów jest możliwe bezpośrednio z menedżera Smali Business Customer Manager. 242 Poznajemy pakiet Microsoft Office Ułatwienia dla osób niepełnosprawnych Staramy się aby wszelkie nasze produkty i usługi były jak najłatwiej dostępne dla wszystkich. Poniżej znaleźć można informacje na temat specyficznych funkcji, dodatków oraz usług, które mogą uczynić aplikacje Microsoft Office bardziej przyjaznymi dla osób niepełnosprawnych: • Ułatwienia dostępu w aplikacjach Microsoft Office • Dostosowanie systemów operacyjnych Microsoft Windows do indywidualnych potrzeb • Dokumentacja Microsoft w innych postaciach • Produkty i usługi dla niepełnosprawnych innych firm • Dodatkowe informacje i usługi dla niepełnosprawnych Uwaga: Niektóre spośród poniższych informacji odnoszą się do produktów i usług dostępnych na rynku amerykańskim, w miarę uzyskiwania od zainteresowanych środowisk, instytucji oraz firm nowych informacji przydatnych dla niepełnosprawnych użytkowników komputerów w Polsce, postaramy się sukcesywnie zamieszczać je w naszej witrynie internatowej oraz w dokumentacji nowych produktów. Poznajemy pakiet Microsoft Office 243 Ułatwienia dostępu Oprócz produktów i usług ułatwiających korzystanie z systemów Windows, w aplikacje Microsoft Office wbudowano szereg dodatkowych mechanizmów ułatwiających pracę osobom niepełnosprawnym, w celu uzyskania dodatkowych informacji prosimy zajrzeć do Pomocy. Powiększenie widoku pozwala na oglądanie dokumentów lub arkuszy przy dowolnym powiększeniu, aż do 500 procent. Powiększanie przycisków paska narzędzi poprawia widoczność powiększonych przycisków, z menu Narzędzia wybierz polecenie Dostosuj, kliknij kartę Opcje a następnie zaznacz pole wyboru Duże ikony. Powiększanie tekstu interfejsu pozwala powiększyć tekst w nagłówkach kolumn i wierszy oraz w pasku formuły i pasku statusu, z menu Narzędzia wybierz polecenie Opcje, kliknij kartę Ogólne a następnie wybierz preferowaną czcionkę i jej rozmiar. Dostosowanie pasków narzędzi pozwala na dodawanie, usuwanie i przenoszenie przycisków na paskach narzędzi, tak aby jak najlepiej dostosować je do własnego stylu pracy. Można również tworzyć całkiem nowe paski narzędzi, zawierające przyciski dla najczęściej używanych poleceń, formatów lub makr. w celu uzyskania dodatkowych informacji prosimy zajrzeć do Pomocy. Dostosowanie menu pozwala na dodanie nowego lub usunięcie istniejącego menu, oraz dostosowanie ich w taki sposób, aby zawierały najczęściej używane polecenia, formaty lub makra. 44 Poznajemy pakiet Microsoft Office Dostosowanie systemu Windows Istnieje wiele sposobów modyfikowania wyglądu i zachowania systemów Microsoft Windows tak, aby dostosować je do możliwości wzrokowych i motorycznych użytkownika, bez potrzeby stosowania żadnego dodatkowego oprogramowania lub sprzętu. Dotyczy to także modyfikowania zachowania klawiatury i myszy. • Ułatwienia dostępu zostały wbudowane w system począwszy od Windows 95. Te mechanizmy są przydatne dla osób mających trudności z pisaniem lub korzystaniem z myszy, z ograniczoną zdolnością widzenia, lub problemami ze słuchem. Mogą one zostać wybrane podczas instalacji systemu lub dodane później z dysku instalacyjnego Windows. • Wiele z ułatwień dostępnych w Windows 95, Windows 98, Windows NT 4.0 lub Windows 2000 może zostać dodanych do wcześniejszych wersji Microsoft Windows, Windows NT i MS-DOS, poprzez dodatki zwane Access Packs. Można ściągnąć je przez sieć Intemet. • W celu dostosowania wyglądu ekranu i zachowań systemu Windows do indywidualnych potrzeb i możliwości wzrokowych i motorycznych, można także użyć Panelu Sterowania (Control Panel) oraz innych funkcji wbudowanych w system operacyjny lub aplikacje użytkowe firmy Microsoft. Na przykład można dostosowywać kolory i wielkość obiektów, siłę dźwięku oraz sposób reagowania klawiatury i myszy. • W Windows 98, większość ustawień związanych z ułatwieniami dostępu można wybrać poprzez Kreatora ułatwień dostępu lub Panel sterowania. Kreator ułatwień dostępu sugeruje odpowiednie ustawienia stosownie do rodzaju upośledzenia, co ułatwia dostosowanie Windows do indywidualnych potrzeb. Kreator pozwala także na zachowanie ustawień w pliku, który może zostać wykorzystany do analogicznego dostosowania innego komputera. • W systemie dostępne są układy klawiatur Dvoraka, w których najczęściej używane znaki są łatwiej dostępne dla osób mających trudności z korzystaniem z typowych układów „QWERTY" lub „QWERTZ". Istniej ą trzy warianty układu Dvoraka: dla osób używających obu rąk, dla osób piszących jedynie lewą ręką, oraz dla osób piszących jedynie prawą ręką. Lewo- lub praworęczny układ może być również przydatny dla osób piszących przy użyciu jednego palca lub wskaźnika. Do korzystania z tych układów nie jest potrzebne żadne wyposażenie dodatkowe. Szczegółowy zakres dostępnych funkcji, to czy są one wbudowane w system, czy dostępne osobno, zależy od wersji używanego systemu operacyjnego. Poznajemy pakiet Microsoft Office 245 Pliki do ściągnięcia Temat Plik Dostosowywanie Microsoft Windows dla potrzeb osób niepełnosprawnych (opisuje wszystkie inne dokumenty z poniższej listy wraz z łączami do ich ściągnięcia; ten artykuł jest aktualizowany przy okazji wypuszczania nowych wersji systemów operacyjnych firmy Microsoft) Dostosowywanie Microsoft Windows 98 dla potrzeb osób niepełnosprawnych Dostosowywanie Microsoft Windows 95 dla potrzeb osób niepełnosprawnych Dostosowywanie Microsoft Windows NT 4.0 dla potrzeb osób niepełnosprawnych Dostosowywanie Microsoft Windows NT 3.1 i 3.5 dla potrzeb osób niepełnosprawnych (obejmuje Access Pack dla Microsoft Windows NT zawierający ułatwienia dla osób mających trudności z używaniem klawiatury lub myszy, bądź problemy ze słuchem) Dostosowywanie Microsoft Windows 3.1 dla potrzeb osób niepełnosprawnych Dostosowywanie Microsoft Windows for Workgroups 3.11 dla potrzeb osób niepełnosprawnych Dostosowywanie Microsoft Windows 3.0 dla potrzeb osób niepełnosprawnych Access Pack dla Microsoft Windows 3.0 i 3.1, zawierający ułatwienia dla osób mających trudności z używaniem klawiatury lub myszy, bądź problemy ze słuchem Układy klawiatur Dvoraka dla osób piszących jedną ręką (standardowo dostępne w systemach Windows NT 3.5 i nowszych) Artykuł Q 165486 w Microsoft Knowledge Base. Cst_W98.exe Cst_W95.exe Cst_NT4.exe Cst_NT3x.exe Cst_W3x.exe Cst_WG3x.exe Cst_W30.exe ACCP.EXE GA0650.EXE 246 Poznajemy pakiet Microsoft Orfice r——- • • Pliki te można ściągnąć w następujący sposób: • Z witryny WWW Microsoft w Internecie: http://eu.microsoft.com/enable/ Z paska nawigacyjnego po lewej stronie należy wybrać Microsoft Products a następnie wybrać odpowiedni produkt lub platformę; • Z serwerów internetowych FTP pod adresem: ftp://ftp.microsoft.com/softlib/mslfiles/ Dokumentacja Microsoft w innych postaciach Oprócz formy standardowej, dokumentacja wielu produktów firmy Microsoft jest również dostępna w innych postaciach, łatwiej przyswajalnych dla osób niepełnosprawnych. Osoby mające trudności z czytaniem lub posługiwaniem się dokumentacją w formie drukowanej lub oniine mogą nabyć większość dokumentacji produktów Microsoft (w języku angielskim) w firmie Recording for tnę Blind, Inc. Recording for the Blind prowadzi dystrybucję dokumentacji, zarówno na kasetach audio jak i na dyskietkach, dla zarejestrowanych klientów swej sieci dystrybucyjnej. Kolekcja Recording for the Blind obejmuje ponad 80 000 tytułów, w tym dokumentację produktów Microsoft oraz książki wydawnictwa Microsoft Press. Z firmą Recording for the Blind można się skontaktować pod następującym adresem lub telefonem: Recording for the Blind & Dyslexic, Inc. . Telefon: (001-609) 452 06 06 20RoszelRoad Faks: (001-609)9878116 Princeton, NJ 08540 WWW: http://www.rfbd.org/ Poznajemy pakiet Microsoft Office 247 Istnieje szeroka gama specjalistycznych produktów innych firm, zarówno oprogramowania jak i sprzętu, ułatwiających osobom niepełnosprawnym posługiwanie się komputerem osobistym. Wśród różnych kategorii produktów dla systemów operacyjnych MS-DOS i Microsoft Windows są między innymi: • Programy dla osób niedowidzących, powiększające lub zmieniające kolory prezentowanych informacji. • Urządzenia prezentujące informacje w języku Braille'a. • Programy i/lub urządzenia odczytujące informacje przy pomocy syntezatora mowy, dla osób niewidomych, niedowidzących lub mających trudności z czytaniem. • Udogodnienia sprzętowe lub programowe modyfikujące sposób reagowania klawiatury lub myszy. • Programy umożliwiające pisanie z wykorzystaniem myszy lub głosu. • Programy odgadujące słowa lub frazy, pozwalające użytkownikowi pisać szybciej i przy pomocy mniejszej ilości uderzeń w klawisze. • Alternatywne urządzenia wskazujące dla ludzi nie mogących korzystać z klawiatury i myszy, takie jak pojedynczy przełącznik lub urządzenia sterowane ustami. 48 Poznajemy pakiet Microsoft Office Poza opisanymi tu funkcjami i informacjami, istnieje jeszcze szeroka gama innych produktów, usług i zasobów oferowanych osobom niepełnosprawnym przez Microsoft oraz specjalistyczne firmy lub instytucje. Microsoft Microsoft oferuje katalog produktów i usług dla niepełnosprawnych, które można stosować w systemach operacyjnych Windows. Ten katalog (w języku angielskim) znaleźć można w witrynie intemetowej dla niepełnosprawnych pod adresem: http://www.microsoft.com/enable/ INFON Ośrodek Informacji i Promocji Postępu Naukowo-Technicznego Polskiego Związku Niewidomych w Warszawie dysponuje bazą danych INFON, zawierającą informacje o dostępnych w Polsce produktach dla niewidomych i niedowidzących. z Ośrodkiem można się skontaktować pod następującym adresem lub telefonem: Polski Związek Niewidomych Telefon/Faks: (0-22) 827 34 85 Ośrodek Informacji i Promocji Postępu Naukowo-Technicznego ul. Jasna 22 00-054 Warszawa FPMilNR Fundacja Pomocy Matematykom i Informatykom Niesprawnym Ruchowo prowadzi spis zasobów informacyjnych o produktach dostępnych w Polsce. Zasoby te można znaleźć w witrynie intemetowej Fundacji pod adresem: http://www.idn.pol.pl/fpmiinr/ Poznajemy pakiet Microsoft Office 249 Tracę R&D Center przy uniwersytecie Wisconsin-Madison wydaje KsiązKę i aysK CD-ROM opisujące produkty ułatwiające osobom niepełnosprawnym korzystanie z komputera. Książka, zatytułowana Tracę Resource Book, zawiera opisy i fotografie ok. 2 000 produktów. Dysk CD-ROM, zatytułowany CO-NET CD, zawiera bazę danych ponad 18 000 produktów i innych informacji dla osób niepełnosprawnych. Są one uaktualniane co pół roku. Z Tracę R&D Center można się skontaktować pod następującym adresem lub telefonem: WWW: http://trace.wisc.edu/ Faks: (001-608)2628848 Tracę R&D Center University of Wisconsin S-151 Waisman Center 1500 Highland Avenue Madison, WI 53705-2280 250 Poznajemy pakiet Microsort Orfice